Manuais de Operação do CKAN
Passo a passo de como inserir ou alterar os conjuntos de dados no sistema.
CKAN - IFSP
Tutoriais referentes aos dados abertos que podem ser livremente acessados, utilizados, modificados e compartilhados por qualquer pessoa, estando sujeito a, no máximo, exigências que visem preservar sua proveniência e abertura.
Fazendo Upload de Conjuntos de Dados.
Ckan é o sistema de gerenciamento de dados de código aberto utilizado pelo IFSP.
1. Acessar o Google Drive e clicar sobre a pasta Dados Abertos compartilhada no link CKAN
Figura - 1
2. Escolher a pasta de seu interesse. Vamos utilizar como exemplo o Conjunto Servidores do Grupo Gestão de Pessoas.
Figura - 2
3. Clicar na pasta do ano de interesse. Usaremos 2023.
Figura - 3
4 . Clicar na planilha.
Figura - 4
5 - Abrir a planilha que foi importada do Drive - IFSP - Converter em planilha Google clicando em Abrir com a Planilhas Google.
Figura - 5 
6 - Planilha convertida.
Figura - 6
7 - No menu principal clicar em: ARQUIVO - COMPARTILHAR - PUBLICAR NA WEB.
Figura - 7
8 - Aparecerá um menu desta forma.
Figura - 8
9 - Clicar em Pagina de Web e selecionar a opção "Valores separados por virgula (.csv)"
Figura - 9
10 - Clicar em Conteúdo publicado e configurações.
Figura - 10
11 - Configurar conforme abaixo:
Figura - 11 
12 - Clicar em Publicar e em seguida em OK.
Figura - 12
13 - Copiar o link.
Figura 13
14 - Fazer o login no CKAN - Abrir o conjunto a ser adequado - Clicar em Gerenciar.
Figura - 14
15. Aparecerá a tela baixo.
16 - Clicar em Recursos
Figura - 15
15 - Colar o link no campo URL e em seguida clicar no botão Atualizar Recurso
Figura - 16
16 - Aparecerá dessa forma, com a Grade completa.
Figura - 17
17 - Na pasta do Drive Google apagar o arquivo AZUL
Figura - 18
Figura - 19 
18 - Observações.
- Após a conclusão do passo a passo, a planilha estará configurada no Drive Google para atualizar automaticamente no CKAN, não sendo necessário realizar o upload após qualquer alteração realizada.
- As planilhas do DRIVE - IFSP serão excluídas.
- Caso não visualize a Grade logo após subir o arquivo, clicar em F5.
Padronizando as Informações.
Padronização é um conceito utilizado para manter a estabilidade nos processos, garantindo que as atividades realizadas sempre da mesma forma, obtendo elevada qualidade. Informações organizadas facilitam o acesso, uso, reutilização e produção de resultados dos dados.
1 - Apresentação da Estrutura do Sistema.
- Organização - Grupos - Conjuntos - Planilhas.
O Ckan do IFSP conta com uma única organização, sete grupos e quarenta conjuntos. Neste manual veremos como organizar todos os conjuntos de uma mesma forma, seguindo um padrão único, passando por tanta facilidade na inserção como a busca por informações no sistema.
Figura 1 - Organização.
Figura 2 - Grupos.
Figura 3 - Conjuntos.
Figura 4 - Planilhas.
2 - Descrição dos Conjuntos.
Utilizaremos como exemplo o conjunto Informações Campus IFSP.
A apresentação do conjunto deve seguir o seguinte padrão.
- Resumo do conjunto iniciado com a descrição:
Os conjuntos de dados apresentados (descrição a que o conjunto se refere; por exemplo: orçamento - bolsas - informações do campus) do IFSP com as seguintes informações: + a descrição dos dados que compõem as planilhas de acordo com o PDA vigente.
- Referência para localização do conjunto de dados:
Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados clicando aqui (link para o conjunto de dados).
- Indicação para converter os conjuntos em outros formatos:
Para abrir os arquivos no formato Comma-Separated Values(CSV) veja o tópico Formas de abrir arquivos .CSV em https://dados.ifsp.edu.br/organization/about/ifsp
*Ao abrir ou atualizar o conjunto, copiar estas informações, abrir a aba gerenciar, colar o conteúdo no campo descrição e preencher com as informações do conjunto.
Figura 5 - Botão Gerenciar.
Figura 6 - Campo Descrição
3 - Dados e recursos.
Neste item são inseridas as informações das planilhas de dados e devem estar apresentadas da seguinte forma.
- Titulo do conjunto - com inicial maiúscula.
- Período de referência - Período: + ano.
- * Quando a atualização for semestral utilizar - Período: semestre + ano.
- Data de extração com mês e ano: Data de atualização + mês (minúsculo + ano).
Figura 7 - Padrão das Informações das Planilhas.
4 - Etiquetas.
As etiquetas são "palavras chave" onde o usuário pode localizar os itens de sua pesquisa por assunto.
Figura 8 - Filtro etiquetas
Devem sempre serem cadastradas em letra minúscula.
Figura 9 - Modelo padrão
Elas podem referenciar conjuntos de um mesmo grupo, bem como de grupos diferentes.
Figura 10 - Demonstração de variedade.
5 - Informações adicionais.
São os metadados do sistema. Indicam as informações básicas do conjunto quanto a sua administração. Podem ser editadas no botão 
de cada conjunto.
Os itens editáveis são:
- Autor - Diretoria responsável.
- Mantenedor - Diretoria responsável.
- Categorias no VCGE - vocabulário controlado para indexar informações (documentos, bases de dados, sites etc) no governo federal.
- Frequência de Atualização - Ano (Mês) - com as iniciais em guardas.
Figura 11 - Padrão das Informações Adicionais.
Como ordenar e reordenar os conjuntos de dados
Para melhor visualização, busca e uso dos dados, é importante que eles estejam sempre organizados de uma forma que facilite para o usuário. Para o Ckan, a maneira mais adequada é uma listagem por assunto.
1 - Organização das Informações.
Usaremos como exemplo o Conjunto Compras e contratações, pois este conjunto é carregado em três planilhas separadas devido a sua especificidade, sendo divididas em: Compras Sem Licitação IFSP, Licitações IFSP, Contratos IFSP.
Figura 1 - Sem agrupamento por assunto.
2 - Ordenar e reodenar planilhas por assunto
Logado no CKAN, abra o conjunto que deseja reordenar e clique no botão de gerenciamento.
Figura 2 - Botão Gerenciar.
Selecionar uma opção 
Figura 3 - Recursos
Abra uma opção de recursos.
Figura 4 - Recursos
Com o mouse posicionado na cruzeta, segure e arraste
Figura 5 - Conjuntos Arrastar
Organize os assuntos em ordem alfabética seguida da cronológica e clique no botão Salvar ordem
Figura 6 - Salvar
Voltar à parte inicial e verificar.
Figura 7 - Organização por assunto.
Como abrir um novo conjunto de dados.
Faça login no Ckan.
Clique em Adicionar Conjunto de Dados
Preencha todos os campos
Clique em Próximo: Adicionar Dados
Preencha os dados de conforme manual de Padronização e clique em Finalizar
Caso deseje abrir outro conjunto você deve
| Salvar & Adicionar outro |
Dicionário de Dados
O que é?
Um dicionário de dados é uma coleção de metadados que contém definições e representações de elementos de dados.
Qual sua função?
O dicionário de dados serve como um ponto de partida, de comum acordo, objetivo e sem ambiguidades, a partir do qual é possível se reconstruir o contexto em que a informação foi coletada, melhorando significativamente a qualidade das análises de dados construídas a partir dos dados coletados.
Como inserir no CKAN?
No Ckan, faça o login e abra o conjunto desejado. Clique no botão gerenciar.
Copie e Texto padrão e cole no campo DESCRIÇÃO
Após conversão da planilha google conforme o manual Fazendo Upload de Conjuntos de Dados copie o link gerado e cole no texto.
Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados [clique aqui](https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vR-1mhL1KgbrjkfgUV7lo_-dDY2PoBjvmpDfRfFL4WgmLi8EZ2RDQQYbxz3xRl5kQ/pubhtml).
É de suma importância que o texto e o link estejam neste formato.
O [clique aqui] entre colchetes e o link (https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vR-1mhL1KgbrjkfgUV7lo_-dDY2PoBjvmpDfRfFL4WgmLi8EZ2RDQQYbxz3xRl5kQ/pubhtml) entre parênteses.
[escreva clique aqui](cole o link aqui) - Sem espaços entre os colchetes e os parênteses []()
Clique em Atualizar conjunto de Dados .
O conjunto será publicado conforme padrão.
Como restaurar um conjunto de dados excluído.
Abra o Ckan e faça o login.
Clique na aba Fluxo de Atividades.
No local que aparecer a informação da exclusão clique sobre o conjunto de dados
Aberto o conjunto clique em Gerenciar.
No campo estado altere de excluído para ativo.
Verificar se o conjunto foi restaurado.