Manuais de Operação do CKAN

• CKAN - IFSP
• Fazendo Upload de Conjuntos de Dados.
• Padronizando as Informações.
• Como ordenar e reordenar os conjuntos de dados
• Como abrir um novo conjunto de dados.
• Dicionário de Dados
• Como restaurar um conjunto de dados excluído.
• PDA 2025-2026

CKAN - IFSP

Fazendo Upload de Conjuntos de Dados.

Ckan é o sistema de gerenciamento de dados de código aberto utilizado pelo IFSP.

1. Acessar o Google Drive e clicar sobre a pasta Dados Abertos compartilhada no link  CKAN

Figura - 1

2. Escolher a pasta de seu interesse. Vamos utilizar como exemplo o Conjunto Servidores do Grupo Gestão de Pessoas.

Figura - 2

3. Clicar na pasta do ano de interesse. Usaremos 2023. 

Figura - 3

4 . Clicar na planilha.

Figura - 4

5 - Abrir a planilha que foi importada do Drive - IFSP -  Converter em planilha Google clicando em Abrir com a Planilhas Google.

Figura - 5

6 - Planilha convertida.

Figura - 6

7 - No menu principal clicar em: ARQUIVO  - COMPARTILHAR - PUBLICAR NA WEB.

Figura - 7

8  - Aparecerá um menu desta forma.

 Figura - 8

9 - Clicar em Pagina de Web e selecionar a opção "Valores separados por virgula (.csv)"

Figura - 9

10 - Clicar em Conteúdo publicado e configurações.

Figura - 10

11 - Configurar conforme abaixo:

Figura - 11

12 - Clicar em Publicar e em seguida em OK.

Figura - 12

13 - Copiar o link.

Figura 13

14 - Fazer o login no CKAN - Abrir o conjunto a ser adequado - Clicar em Gerenciar.

Figura - 14

15. Aparecerá a tela baixo. 

 

16 - Clicar em Recursos

Figura - 15

 

15 - Colar o link no campo URL e em seguida clicar no botão Atualizar Recurso

Figura - 16

16 - Aparecerá dessa forma, com a Grade completa.

Figura - 17

17 - Na pasta do Drive Google apagar o arquivo AZUL

Figura - 18

Figura - 19

18 - Observações.

• Após a conclusão do passo a passo, a planilha estará configurada no Drive Google para atualizar automaticamente no CKAN, não sendo necessário realizar o upload após qualquer alteração realizada.
• As planilhas do DRIVE - IFSP serão excluídas. 
• Caso não visualize a Grade logo após subir o arquivo, clicar em F5. 

Padronizando as Informações.

Padronização é um conceito utilizado para manter a estabilidade nos processos, garantindo que as atividades realizadas sempre da mesma forma, obtendo elevada qualidade. Informações organizadas facilitam o acesso, uso, reutilização e produção de resultados dos dados.

1 - Apresentação da Estrutura do Sistema.

•  Organização - Grupos - Conjuntos - Planilhas.

O Ckan do IFSP conta com uma única organização, sete grupos e quarenta conjuntos. Neste manual veremos como organizar todos os conjuntos de uma mesma forma, seguindo um padrão único, passando por tanta facilidade na inserção como a busca por informações no sistema.

Figura 1 - Organização.

Figura 2 - Grupos.

 Figura 3 - Conjuntos.

Figura 4 - Planilhas.

2 - Descrição dos Conjuntos.

Utilizaremos como exemplo o conjunto Informações Campus IFSP.

A apresentação do conjunto deve seguir o seguinte padrão. 

• Resumo do conjunto iniciado com a descrição:

        Os conjuntos de dados apresentados (descrição a que o conjunto se refere; por exemplo: orçamento - bolsas - informações do campus) do IFSP com as seguintes informações: + a descrição dos dados que compõem as planilhas de acordo com o PDA vigente.

• Referência para localização do conjunto de dados:

       Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados clicando aqui (link para o conjunto de dados).

• Indicação para converter os conjuntos em outros formatos: 

     Para abrir os arquivos no formato Comma-Separated Values(CSV) veja o tópico Formas de abrir arquivos .CSV em https://dados.ifsp.edu.br/organization/about/ifsp

*Ao abrir ou atualizar o conjunto, copiar estas informações, abrir a aba gerenciar, colar o conteúdo no campo descrição e preencher com as informações do conjunto. 

Figura 5 - Botão Gerenciar.

Figura 6 - Campo Descrição

3 - Dados e recursos.

Neste item são inseridas as informações das planilhas de dados e devem estar apresentadas da seguinte forma. 

• Titulo do conjunto - com inicial maiúscula.
• Período de referência - Período: + ano.
• * Quando a atualização for semestral utilizar  - Período: semestre + ano.
• Data de extração com mês e ano: Data de atualização + mês (minúsculo + ano).
  

Figura 7 - Padrão das Informações das Planilhas.

4 - Etiquetas.

As etiquetas são "palavras chave" onde o usuário pode localizar os itens de sua pesquisa por assunto. 

Figura 8 - Filtro etiquetas

Devem sempre serem cadastradas em letra minúscula.

Figura 9 - Modelo padrão 

Elas podem referenciar conjuntos de um mesmo grupo, bem como de grupos diferentes.

Figura 10 - Demonstração de variedade.

5 - Informações adicionais.

São os metadados do sistema. Indicam as informações básicas do conjunto quanto a sua administração. Podem ser editadas no botão     de cada conjunto.

Os itens editáveis são: 

• Autor - Diretoria responsável.
• Mantenedor - Diretoria responsável.
• Categorias no VCGE - vocabulário controlado para indexar informações (documentos, bases de dados, sites etc) no governo federal.
• Frequência de Atualização - Ano (Mês) - com as iniciais em guardas.

Figura 11 - Padrão das Informações Adicionais.

Como ordenar e reordenar os conjuntos de dados

Para melhor visualização, busca e uso dos dados, é importante que eles estejam sempre organizados de uma forma que facilite para o usuário. Para o Ckan, a maneira mais adequada é uma listagem por assunto.

1 - Organização das Informações.

Usaremos como exemplo o Conjunto Compras e contratações, pois este conjunto é carregado em três planilhas separadas devido a sua especificidade, sendo divididas em: Compras Sem Licitação IFSP, Licitações IFSP, Contratos IFSP.

Figura 1 - Sem agrupamento por assunto.

2 - Ordenar e reodenar planilhas por assunto

Logado no CKAN, abra o conjunto que deseja reordenar e clique no botão de gerenciamento.

Figura 2 - Botão Gerenciar.

Selecionar uma opção  

Figura 3 - Recursos

Abra uma opção de recursos.

 Figura 4 - Recursos

Com o mouse posicionado na cruzeta, segure e arraste 

Figura 5 - Conjuntos Arrastar

Organize os assuntos em ordem alfabética seguida da cronológica e clique no botão Salvar ordem 

   Figura 6 - Salvar

Voltar à parte inicial e verificar.

Figura 7 - Organização por assunto.

Como abrir um novo conjunto de dados.

Faça login no Ckan.

Clique em Adicionar Conjunto de Dados

 

Preencha todos os campos

Clique em Próximo: Adicionar Dados

Preencha os dados de conforme manual de Padronização e clique em Finalizar

Caso deseje abrir outro conjunto você deve

Salvar & Adicionar outro

Dicionário de Dados

O que é?

Um dicionário de dados é uma coleção de metadados que contém definições e representações de elementos de dados.

Qual sua função?

O dicionário de dados serve como um ponto de partida, de comum acordo, objetivo e sem ambiguidades, a partir do qual é possível se reconstruir o contexto em que a informação foi coletada, melhorando significativamente a qualidade das análises de dados construídas a partir dos dados coletados.

Como inserir no CKAN?

No Ckan, faça o login e abra o conjunto desejado. Clique no botão gerenciar.

Copie e Texto padrão e cole no campo DESCRIÇÃO

Após conversão da planilha google conforme o manual Fazendo Upload de Conjuntos de Dados copie o link gerado e cole no texto. 

Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados [clique aqui](https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vR-1mhL1KgbrjkfgUV7lo_-dDY2PoBjvmpDfRfFL4WgmLi8EZ2RDQQYbxz3xRl5kQ/pubhtml).

É de suma importância que o texto e o link estejam neste formato.

 O [clique aqui] entre colchetes e o link (https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vR-1mhL1KgbrjkfgUV7lo_-dDY2PoBjvmpDfRfFL4WgmLi8EZ2RDQQYbxz3xRl5kQ/pubhtml) entre parênteses.

[escreva clique aqui](cole o link aqui) - Sem espaços entre os colchetes e os parênteses []()

Clique em Atualizar conjunto de Dados . 

 O conjunto será publicado conforme padrão.

Como restaurar um conjunto de dados excluído.

Abra o Ckan e faça o login.

Clique na aba Fluxo de Atividades.

No local que aparecer a informação da exclusão clique sobre o conjunto de dados

Aberto o conjunto clique em Gerenciar.

No campo estado altere de excluído para ativo.

Verificar se o conjunto foi restaurado. 

PDA 2025-2026

Criação dos manuais de operação do sistema.

Inserção do link na pagina inicial do CKAN para facilitar para o operador.

Abertura dos conjuntos 

Jovem Aprendiz da PRX. 

Elaboração do inventario de Dados para a LGPD

 

Grupo ensino

Matrículas IFSP e o Número de Alunos por Situação forma descontinuados e colocados em status privado pois continham as mesmas informações do Cursos - Ingressantes e Matriculados.

Em virtude de manutenções necessárias no sistema, para obtenção dos dados, não é possível que os dados sejam disponibilizados semestralmente como proposto no PDA 2017, dessa forma através desse PDA , desta forma foi realizada a retificação da periodicidade.

Informamos que, pelos motivos abaixo expostos, houve a necessidade de alteração na periodicidade das bases de dados relacionadas:

 

Informamos que, pelos motivos abaixo expostos, houve a necessidade de alteração na descrição das bases de dados relacionadas: