| *Elaborado em 19/10/2022 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD* *Revisado em 08/02/2023 pela CPGID* *Revisão da diagramação em 09/02/2023 por Regiani A Silva - CEPR-PRD* |
**Após o encaminhamento do processo, a CPGID aguarda o recebimento da devolutiva do processo. A área gestora irá realizar as ações 3, 4, 5, 6 e 7.**
**Para detalhe das ações da área gestora (Diretoria/Pró-reitoria) [CLICAR AQUI](https://manuais.ifsp.edu.br/books/implementacao-de-consulta-publica-de-processos-no-ifsp/page/orientacoes-para-pro-reitorias-e-diretorias-sistemica-etapa-1-AyM)**
##### **Ação 8- Receber os processos da ETAPA 1** Trata-se do recebimento das **devolutivas dos gestores** responsáveis pelos tipos de processos identificados como prioritários pelo TCU. ##### **Ação 9- Verificar se foi anexado a Autorização de Consulta Pública no processo** Uma vez recebido o processo, a CPGID verifica se foi anexada a **Autorização de Consulta Pública**, devidamente preenchida e assinada pelo gestor responsável. ##### **Ação 10- Autorização com a indicação "Não se Aplica"** Se o processo retornou à CGPID **com o documento de Autorização, devidamente assinado**, com a indicação de que a área **não é responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU**, a CPGID irá **finalizar o processo**. ##### **Ação 11- Autorização com indicação de datas para a ativação da consulta pública** Se o processo retornou à CGPID **com o documento de Autorização, devidamente assinado**, informando a **existência de tipo de processo prioritário pelo TCU**, então **a comissão irá [abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital](https://manuais.ifsp.edu.br/books/ifsp-digital/page/tutorial-abrindo-chamado-na-central-de-servicos-para-suporte-do-ifsp-digital)** solicitando a **ativação da consulta pública** dos tipos de processos elencados no documento de autorização. **Figura - 3** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-02/abertura-de-chamado.jpg)**Após a abertura do chamado, a CEPR-IFSP Digital irá realizar as ações 12 e 13. A CPGID ficará aguardando a Notificação da lista de tipos de processos liberados para consulta pública elaborada pela equipe do IFSP Digital.**
##### **Ação 14- Inserir Notificação da equipe IFSP Digital no processo Etapa 1.** Ao receber a **notificação da lista de tipos de processos prioritários pelo TCU** cadastrados para ativação de consulta pública, a CPGID irá **anexar ao Processo Eletrônico Etapa 1** e finalizá-lo.| *Elaborado em 08/11/2022 por Suzana M. I. Chardulo* *Revisão diagramação em 09/02/2023 por Regiani A da Silva* *Revisado em 14/02/2023 pela CPGID* |
**Conferir a lista dos "NOVOS ENUNCIADOS CGU" que esclarece os assuntos que devem ser públicos. ([https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2\_9.54.pdf](https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf)).**
#### **Ação 5- Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU.** ##### Após certificar-se de que a área **não possui** tipos de processos que se enquadram na lista do TCU, **devolver** o processo com **manifestação de inexistência** de tipo de prioritário. ##### **Exemplo de devolutiva de minuta com manifestação de inexistência de processo prioritário:** Este exemplo mostra a **minuta #1543** criada pela CPGID, anexada ao **processo 23305.023172.2022-46**, que foi encaminhado ao Gabinete da Reitoria. O Suap gerou o **documento eletrônico 423984** a partir dessa minuta. O Gabinete deverá editar o referido documento e colher a manifestação das várias áreas que foram agrupadas neste documento, ou seja: - Chefia de Gabinete - GAB-RET - Procurador Chefe - PRF-RET - Coordenador da Ouvidoria - OUV-RET - Diretor da Diretoria de Comunicação Social – DICON-RET - Diretor Diretoria de Relações Institucionais – DRIN-RET **Figura - 14** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/minuta-gab.jpg) ##### **5.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)** ##### **5.2. Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU** Quando a área **não for responsável** por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta **não deverá ser preenchida**, conforme figura abaixo: **Figura - 15** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/tabela.jpg) ##### **5.3. Assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA"** No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores. **Figura - 16** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-02/image-1676067926890.png) ##### **5.4. ASSINAR o documento e SOLICITAR a assinatura dos demais gestores.** A Diretora de Gabinete irá assinar o documento e solicitar a assinatura dos demais gestores #### **Ação 6- Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU** ##### Preencher a Minuta de Autorização ##### **6.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)** ##### **6.2. Preencher a tabela de liberação de consulta pública do tipo de processo.** As figuras que se seguem demonstram como exemplo o preenchimento da Autorização pela DLA-PRA **Figura - 17** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/minuta-dla.jpg) ##### **6.2.1 - Coluna "SETOR"** Nesta coluna preencher a **sigla do setor** pertencente à Diretoria/Pró-reitoria que é r**esponsável direta pelo tipo de processo**, ou seja, é aquele setor que elabora os manuais, informativos e instruções de como se deve autuar o processo do tipo relacionado com suas rotinas de trabalho. **Figura - 18** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/621-setor.jpg)**O setor indicado deverá recomendar as medidas necessárias para a PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS**
> **Uma boa prática que se recomenda é a disponibilização das orientações sobre autuação e tramitação do processo eletrônico no SUAP no momento em que o servidor está abrindo o processo. Veja na Figura - 19 um exemplo de orientação para abertura do processo para o tipo de processo "Ensino: Recuperação Paralela".** **Figura - 19** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/orientacoes-do-processo.jpg)Para c**adastrar as orientações para abertura de Processo**, basta **abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital**, selecionar a **aba "Processos Eletrônicos"** e em seguida o **serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos"**. Se tiver dúvida para abrir o chamado **[clique aqui](https://manuais.ifsp.edu.br/books/ifsp-digital/page/tutorial-abrindo-chamado-na-central-de-servicos-para-suporte-do-ifsp-digital)** para ver o tutorial.
##### **6.2.2 - Coluna "TIPO DE PROCESSO (\*)"** Algumas minutas de autorização encontrarão esta coluna pré-preenchida com indicações de tipos de processos sugeridos pela CPGID aos gestores para análise e validação da sugestão. Os gestores poderão apagar ou inserir outros tipos que não foram identificados. **Figura - 20** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/622-tipo-de-processo.jpg) ##### **6.2.3 - Coluna "CONSULTA PÚBLICA ATIVA A PARTIR DE "** Nesta coluna o gestor irá informa a **data** a partir da qual será **permitida a visualização e download do processo eletrônico** marcados **a qualquer pessoa externa ao IFSP**. **Figura - 21** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/623-data-ativacao.jpg)**Recomendamos que a data de ativação ocorra após as devidas orientações de pPROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS no ato a autuação do processo.**
##### **6.2.4 - Coluna "MP(\*\*)"** Nesta coluna será indicado o **número** de identificação do **macroprocesso prioritário pelo TCU**. Conforme **Figura - 11** do item 4.1 desta página. **Figura - 22** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/624-mp.jpg) #### **Ação 7- Encaminhar o processo à CGI-DDI (CPGID foi extinta em junho/2024)** Depois que o **documento de autorização** for **assinado e finalizado**, clicar em **"Adicionar a Processo"** e buscar o número do processo de solicitação de preenchimento da consulta pública - ETAPA 1, ou seja, o mesmo processo da minuta. **Figura - 23** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-11/despacho.jpg)**Após o despacho do processo, a CGI-DDI dará continuidade ao projeto de implementação de consulta pública para realizar as ações 8 à 11 do fluxo geral.**
| *Elaborado em 08/11/2022 e atualizado em 27/02/2023 por Suzana M. I. Chardulo* *Revisão diagramação em 10/02/2023 por Regiani A da Silva* *Revisado em 08/02/2023 pela CPGID* *Atualizado em 23/09/2024 por Regiani A da Silva - CGI-DDI* |
Todos os processos do **tipo ativado para consulta pública** estarão disponíveis para **acesso de transparência ativa** a partir da data cadastrada. Os processos anteriores à data informada não terão permissão de visualização e download do processo, devendo o interessado solicitar acesso via transparência passiva.
Quando o usuário abrir um novo processo, aparecerá no **Campo: Orientações para Abertura de Requerimento:** a mensagem: **"ESTE TIPO DE PROCESSO ESTÁ ATIVADO PARA CONSULTA PÚBLICA EM INTEIRO TEOR"** **Figura - 4** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-02/orientacao-para-abertura-de-processo.jpg) ##### **Ação 13 - Divulgar a Lista dos Tipos de Processos Liberados para Consulta Pública**| *Elaborado em 08/11/2022 por Suzana M. I. Chardulo* *Revisão diagramação em 14/02/2023 por Regiani A da Silva* *Revisado em 08/02/2023 pela CPGID* |
**Observar o [Comunicado 2/2023 - CPGID/RET/IFSP](https://drive.google.com/file/d/12gFn0fcyTsF2zb8CMRSHm8HB_vrHaegK/view).**
--- ##### **Ações dos operadores de processos eletrônicos na Etapa 1 - (15 à 20)** *Clicar na imagem para visualização ampliada.* **Figura - 2** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-03/passo-15-a-20.jpg) #### **Ação 15 - Abrir ou receber processo do tipo ativado para consulta pública** Os operadores de processos eletrônicos já estão acostumados a abrir e receber processos, inserir documentos internos e externos, fazer despacho para o setor de destino e realizar os devidos encaminhamentos. Porém, quando o processo estiver ativado para consulta pública + nível de acesso do processo eletrônico for público, significa que qualquer cidadão poderá ter acesso ao conteúdo do processo em seu inteiro teor. Portanto, a seleção de nível de acesso dos documentos inseridos será fundamental para respeitar a [Lei de Acesso à Informação - LAI, de 2011](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm) e a [Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGDP, de 2018](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm).**Mas, como saber se o processo que você está abrindo ou recebendo está ativado para consulta pública?**
##### **15.1 - Será que o processo que estou abrindo está ativado para consulta pública?** No procedimento de abertura do processo, ao selecionar o tipo de processo irá aparecer logo embaixo o campo de "Orientação para abertura do processo", onde constará a informação de que o processo está ou será ativado para consulta pública em uma data determinada. Veja exemplo do tipo de processo "Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios". **Figura - 3** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-08/W7Jimage.png) ##### **15.2 - Será que o processo que estou recebendo está ativado para consulta pública?** Para verificar se o processo que você recebe está ativado para consulta pública, veja as "Orientações para Abertura de Requerimento" para ver a informação de ativação do processo para a consulta pública. **Figura - 4**
"Consoante o item 9.2.5 do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, consigna-se que o presente processo está em formato eletrônico e está disponível para consulta pública no módulo de Pesquisa Pública para qualquer cidadão, ressalvadas as informações sob restrição de acesso nos termos da Lei 12.527/2011, mediante acesso à ferramenta SUAP (link: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/), atendendo, portanto, aos itens 9.1.1 e 9.1.2 da deliberação da Corte de Contas."
**Figura - 5** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-08/v05image.png) --- ##### **Ações 16, 17 e 18 - Verificar se o documento a ser anexado no processo possui dado pessoal/sensível ou hipótese de restrição de informação para poder classificá-lo com nível de acesso restrito ou público.** ##### **Ação 16 - Verificar o conteúdo do documento** Esta ação consiste em analisar o conteúdo do documento, antes de anexá-lo ao processo eletrônico, com o objetivo de identificar a existência de dado pessoal como CPF, RG ..., dado pessoal sensível como biometria, saúde ..., e dados relacionados a crianças e adolescentes. Além disto, analisar se existem informações que se enquadram nas hipóteses legais de restrição/sigilo, apontadas pela Controladoria Geral da União (CGU) em "[Aplicação da Lei de Acesso à Informação na Administração Pública Federal - 3ª edição](https://repositorio.cgu.gov.br/bitstream/1/29957/15/aplicacao_lai_3a_ed.pdf)", tais como: - sigilo bancário; - sigilo fiscal; - segredo de justiça; - sigilo industrial; - sigilo decorrente de direitos autorais; - sigilo empresarial; - sigilo de sociedades anônimas; - sigilo decorrente de risco à governança empresarial; - restrição especial - documento preparatório - informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais; - outras hipóteses legais de restrição/sigilo.**Você poderá consultar alguns exemplos de dados pessoais e dados pessoais sensíveis na primeira página do manual "Ferramentas para tarjamento de dados pessoais/sensíveis". Para acessá-lo [clique aqui](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-materiais-com-links-publicados-no-suap-pagina-ifsp-drive/chapter/tarjando-dados-pessoaispessoais-sensiveis-em-documentos-eletronicos-e-externos-pdf).**
##### **16.1 - Exemplo de documento com dados pessoais: Ofício para pagamento de bolsas pesquisa, classificar o nível de acesso como restrito.** **Figura - 6** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-08/Vmuimage.png) ##### **16.2 - Exemplo de documento sem dados pessoais: Nota fiscal, classificar o nível de acesso como público** **Figura - 7** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-03/Ngiimage.png) ##### **Ação 17 - Classificar o documento com o nível de acesso "Público", quando:** Caso o documento **não** apresente dados pessoais, dados pessoais sensíveis, ou informações que se enquadrem nas hipóteses legais de restrição/sigilo relacionadas na Ação 16, o nível de acesso deverá ser classificado como **público**. ##### **Ação 18 - Classificar o documento com o nível de acesso "Restrito" ou "Sigiloso", quando:** Caso o documento **apresente** dados pessoais, dados pessoais sensíveis, ou informações que se enquadrem nas hipóteses legais de restrição/sigilo relacionadas na Ação 16, o nível de acesso deverá ser classificado como **restrito ou sigiloso**. --- #### **Ações19 e 20 - Inserir o documento no processo e encaminhar ou finalizar o processo.** ##### **Ação 19 - Inserir o documento no processo** Atribuir o nível de acesso adequado para não correr o risco de exposição de dados/informações indevidamente. ##### **Ação 20 - Encaminhar ou Finalizar o processo** Depois de inserido os documentos, dar encaminhamento a outro setor para continuidade dos trâmites ou finalizar o processo.| *Elaborado em 20/03/2024 por Suzana M. I. Chardulo (CEPR-PRD)* *Revisão diagramação em 26/03/2024 por Regiani A da Silva (CEPR-PRD)* |
| Tipo de processo no SUAP: |
| Macroprocesso prioritário pelo TCU: |
| Consulta pública ativada a partir da data: |
| O \*\* ATENÇÃO! Este processo será ATIVADO PARA CONSULTA PÚBLICA a partir de 02/01/2024\*\* Ao abrir este processo atentar para a proteção de dados pessoais / pessoais sensíveis dos documentos O QUE É A PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO: BOLSAS E AUXÍLIOS? Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. QUEM ABRE O PROCESSO? Servidores lotados na Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (ou sub-setores) na Reitoria ou na Coordenadoria de Pesquisa e Inovação (ou setor correlato) no Câmpus. QUE DOCUMENTOS INSERIR NO PROCESSO? Neste processo podem ser inseridos vários documentos da administração, desde que relativos às ações de bolsa ou auxílio à pesquisa. \*\* Se houver dados pessoais/pessoais sensíveis no documento \*\*, será necessário selecionar o nível de acesso restrito e e inserir cópia do documento anonimizado (tarjado) com nível de acesso público. QUAL O TRÂMITE DO PROCESSO ATÉ SUA FINALIZAÇÃO? 1\. A PRP (ou sub-setores) ou a CPI (ou setor correlato) insere os documentos (ofício, termo, entre outros) no processo conforme orientado e o encaminha ao setor a que se destina; 2\. Após a resposta vados os casos em que a identificação dos beneficiários puder expor informação pessoal sensível.do setor, o processo retorna ao setor de origem para os demais trâmites e/ou finalização, podendo ser finalizado no setor de destino após os trâmites. ONDE ENCONTRAR ORIENTAÇÕES PARA TARJAMENTO https://manuais.ifsp.edu.br/books/ferramentas-para-tarjamento-de-dados-pessoaissensiveis No caso de BOLSAS e AUXÍLIOS, a cópia do documento público deve conter o nome do beneficiário com CPF/SIAPE protegido (tarjado) e o valor do benefício (sem tarja), ressal |
| [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/3Y9image.png) |