ETAPA 1 - PRIORITÁRIOS PELO TCU - NOVOS PROCESSOS

• Visão Geral do Fluxo da ETAPA 1
• O papel da CPGID na Etapa 1
• O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas - Etapa 1
• O papel da Equipe IFSP Digital - CEPR/PRD - Etapa 1
• Orientações às pessoas que operam processos eletrônicos do tipo ativado para consulta pública - Etapa 1

Visão Geral do Fluxo da ETAPA 1

Fluxo da ETAPA 1 - Prioritários pelo TCU - NOVOS PROCESSOS - Clique na imagem para ampliar o desenho.

A ETAPA 1 é representada no fluxo em duas fases:

Figura - 1 

Figura - 2 

Elaborado em 19/10/2022 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD Revisado em 08/02/2023 pela CPGID Revisão da diagramação em 09/02/2023 por Regiani A Silva - CEPR-PRD

O papel da CPGID na Etapa 1

CPGID

A Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID foi formalizada pela portaria PORTARIA No 5480/IFSP, DE 16 DE SETEMBRO DE 2022, substituindo o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital e está representada na primeira raia da piscina do desenho do Fluxo da ETAPA 1 - Prioritário pelo TCU - NOVOS PROCESSOS.

Ações da CPGID na Etapa 1 - (1, 2, 8, 9, 10, 11 e 14)

Figura - 1

Ação 1- Abrir Processo Eletrônico - ETAPA 1 

A CGPID inicia a abertura de processos eletrônicos para encaminhar a minuta de autorização para consulta pública de tipos de processos que estão sob a responsabilidade dos gestores do processo, ou seja, são os responsáveis em orientar os servidores sobre os procedimentos de abertura, tramitação e finalização dos processos identificados no diagrama pelas Diretorias-RET e Pró-reitoras.

Ação 2- Anexar ofício e minuta de autorização e encaminhar ao gestor responsável

A CGPID irá:

a) Anexar ao processo dois documentos eletrônicos:

• ofício de solicitação de preenchimento da minuta com orientações
• minuta de autorização de consulta pública.

b) Encaminha à Diretoria ou Pró-reitoria responsável.

Figura - 2 - Exemplo de Minuta de Autorização

Após o encaminhamento do processo, a CPGID aguarda o recebimento da devolutiva do processo.  A área gestora irá realizar as ações 3, 4, 5, 6 e 7. 

Para detalhe das ações da área gestora (Diretoria/Pró-reitoria) CLICAR AQUI

Ação 8- Receber os processos da  ETAPA 1 

Trata-se do recebimento das devolutivas dos gestores responsáveis pelos tipos de processos identificados como prioritários pelo TCU.

Ação 9- Verificar se foi anexado a Autorização de Consulta Pública no processo

Uma vez recebido o processo, a CPGID verifica se foi anexada a Autorização de Consulta Pública, devidamente preenchida e assinada pelo gestor responsável.

Ação 10- Autorização com a indicação "Não se Aplica" 

Se o processo retornou à CGPID com o documento de Autorização, devidamente assinado, com a indicação de que a área não é responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a CPGID irá finalizar o processo.

Ação 11- Autorização com indicação de datas para a ativação da consulta pública

Se o processo retornou à CGPID com o documento de Autorização, devidamente assinado, informando a existência de tipo de processo prioritário pelo TCU, então a comissão irá abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital solicitando a ativação da consulta pública dos tipos de processos elencados no documento de autorização.

Figura - 3

Após a abertura do chamado, a CEPR-IFSP Digital irá realizar as ações 12 e 13. A CPGID ficará aguardando a Notificação da lista de tipos de processos liberados para consulta pública elaborada pela equipe do IFSP Digital.

Ação 14- Inserir Notificação da equipe IFSP Digital no processo Etapa 1.

Ao receber a notificação da lista de tipos de processos prioritários pelo TCU cadastrados para ativação de consulta pública, a CPGID irá anexar ao Processo Eletrônico Etapa 1 e finalizá-lo.

Elaborado em 08/11/2022 por Suzana M. I. Chardulo Revisão diagramação em 09/02/2023 por Regiani A da Silva Revisado em 14/02/2023 pela CPGID

O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas - Etapa 1

O objetivo desta seção é detalhar os procedimentos a serem realizados pelos responsáveis por autorizar a consulta pública dos tipos de processos classificados como prioritários pelo TCU - ETAPA 1, que permitirá o acesso do inteiro teor de processos eletrônicos às pessoas externas ao IFSP, de acordo com a data definida para liberação.

Pró-Reitorias, Diretorias Sistêmicas e Gabinete

Os responsáveis por tipos de processos cadastrados no SUAP encontram-se na Reitoria do IFSP, pois são eles que estabelecem procedimentos e diretrizes a serem seguidas institucionalmente, conforme consta no Regimento Geral do IFSP.

Figura - 1

Ações das Pró-Reitorias e Diretorias-RET - (3, 4, 5, 6 e 7)

Aqui extraímos do fluxo geral as atividades da raia da Diretoria-RET/Pró-Reitoria, que se iniciam após o despacho do processo eletrônico pela CPGID ao gestor responsável pela autorização da ativação de consulta pública.

Figura - 2

Ação 3- Receber o processo da ETAPA 1

Realizar o recebimento do processo encaminhado pela CPGID, que solicita o preenchimento da minuta de Autorização para ativação de consulta pública de tipos de processos e verificar:

3.1. Os documentos anexados ao processo:

Ao receber o processo eletrônico, verificar se foram anexados os seguintes documentos:

Figura - 3

3.2. A aba "Minutas":

Aparecerá um documento não editável denominado "Minuta" no processo eletrônico.

Figura - 4

3.3. A aba de "Documentos": 

Quando uma minuta é inserida em um processo eletrônico, automaticamente aparecerá um registro na aba "Documentos" com o tipo de documento que foi utilizado e o número sequencial dentro do Suap. No exemplo temos a seguinte identificação: "Autorização: Documento 380982".

Figura - 5

3.3.1. Acessar o documento:

a) Para acessar o documento originado da minuta, copiar o número (no exemplo: 380982) e dentro do "Módulo de Documentos Eletrônicos > Documentos > Documentos de Texto", colar ou digitar o número no campo "Texto" e clicar em "Filtrar".

Figura - 6

b) Com a filtragem, o documento será mostrado na consulta. A área gestora deverá clicar na "Lupa" para acessar o documento.

Figura - 7

c) Com o documento aberto, clicar em "Retornar para Rascunho" e, na janela que se abre, será apresentada a seguinte pergunta: "Tem certeza que deseja continuar?", clicar em "OK"

Figura - 8

d) Clicar em "Editar" e escolher a opção "Texto"

Figura - 9

e) Na tela do modo Editar Documento, o gestor deve preencher o documento com as informações solicitadas, de acordo com os procedimentos descritos a partir da Ação 4 desta página..

Figura - 10

Ação 4- Verificação de responsabilidade de tipos de processos prioritários pelo TCU

Os anexos 1 a 4 que foram ineridos  no processo eletrônico de solicitação de preenchimento da minuta de autorização servem para auxiliar os gestores na tarefa de verificação de: 

4.1. Será que a minha área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU?

No Acórdão do TCU foram elencados 9 macroprocessos prioritários para transparência ativa. Para saber se a sua área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU, basta identificar se o assunto está relacionado ao escopo de trabalho. Se a sua área não é responsável por nenhum macroprocesso, pule para o passo 5 desta página.

A figura abaixo mostra um diagnóstico preliminar de identificação de áreas responsáveis pelos macroprocessos prioritários pelo TCU: 

Figura - 11

4.2. Quais tipos de processos que estão sob a responsabilidade da minha área e que são prioritários pelo TCU?

Uma vez identificado um macroprocesso prioritário, a área gestora irá identificar quais tipos de processos que estão sob sua responsabilidade. Por exemplo: o gestor de PRA identifica que o macroprocesso "1. Dispensa e Inexigibilidade" está sob sua responsabilidade pois é a Diretoria de Logística e Aquisição DLA/PRA que disponibiliza as orientações para montagem e tramitação dos processos.

Então, a área deverá consultar nos anexos 2, 3 e 4 os tipos de processos relativos a dispensa e inexigibilidade, conforme figura abaixo:

Figura - 12

A figura a seguir se refere a um recorte do conteúdo do Anexo 2, onde estão listados os tipos de processos com acesso Público e que se enquadram na classificação dos Macroprocessos Prioritários do TCU:

Figura - 13

Conferir a lista dos "NOVOS ENUNCIADOS CGU" que esclarece os assuntos que devem ser públicos. (https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf). 

Ação 5- Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU.

Após certificar-se de que a área não possui tipos de processos que se enquadram na lista do TCU, devolver o processo com manifestação de inexistência de tipo de prioritário.

Exemplo de devolutiva de minuta com manifestação de inexistência de processo prioritário: 

Este exemplo mostra a minuta #1543 criada pela CPGID, anexada ao processo 23305.023172.2022-46, que foi  encaminhado ao Gabinete da Reitoria.

O Suap gerou o documento eletrônico 423984 a partir dessa minuta.

O Gabinete deverá editar o referido documento e colher a manifestação das várias áreas que foram agrupadas neste documento, ou seja:  

• Chefia de Gabinete - GAB-RET
• Procurador Chefe - PRF-RET
• Coordenador da Ouvidoria - OUV-RET
• Diretor da Diretoria de Comunicação Social – DICON-RET
• Diretor Diretoria de Relações Institucionais – DRIN-RET

Figura - 14

5.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)

5.2. Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU

Quando a área não for responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta não deverá ser preenchida, conforme figura abaixo:

Figura - 15

5.3. Assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA" 

No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores. 

Figura - 16

5.4. ASSINAR o documento e SOLICITAR a assinatura dos demais gestores.

A Diretora de Gabinete irá assinar o documento e solicitar a assinatura dos demais gestores

Ação 6- Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU 

Preencher a Minuta de Autorização

6.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)

6.2. Preencher a tabela de liberação de consulta pública do tipo de processo.

As figuras que se seguem demonstram como exemplo o preenchimento da Autorização pela DLA-PRA

Figura - 17

6.2.1 - Coluna "SETOR"

Nesta coluna preencher a sigla do setor pertencente à Diretoria/Pró-reitoria que é responsável direta pelo tipo de processo, ou seja, é aquele setor que elabora os manuais, informativos e instruções de como se deve autuar o processo do tipo relacionado com suas rotinas de trabalho.

Figura - 18

 

O setor indicado deverá recomendar as medidas necessárias para a PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS

Uma boa prática que se recomenda é a disponibilização das orientações sobre autuação e tramitação do processo eletrônico no SUAP no momento em que o servidor está abrindo o processo. Veja na Figura - 19  um exemplo de orientação para abertura do processo para o tipo de processo "Ensino: Recuperação Paralela".

Figura - 19

Para cadastrar as orientações para abertura de Processo, basta abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, selecionar a aba "Processos Eletrônicos" e em seguida o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos". Se tiver dúvida para abrir o chamado clique aqui para ver o tutorial.

6.2.2 - Coluna "TIPO DE PROCESSO (*)"

Algumas minutas de autorização encontrarão esta coluna pré-preenchida com indicações de tipos de processos sugeridos pela CPGID aos gestores para análise e validação da sugestão. Os gestores poderão apagar ou inserir outros tipos que não foram identificados.

Figura - 20

6.2.3 - Coluna  "CONSULTA PÚBLICA ATIVA A PARTIR DE "

Nesta coluna o gestor irá informa a data a partir da qual será permitida a visualização e download do processo eletrônico marcados a qualquer pessoa externa ao IFSP.

Figura - 21

Recomendamos que a data de ativação ocorra após as devidas orientações de pPROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS no ato a autuação do processo.

6.2.4 - Coluna "MP(**)"

Nesta coluna será indicado o número de identificação do macroprocesso prioritário pelo TCU. Conforme Figura - 11 do item 4.1 desta página.

Figura - 22

Ação 7- Encaminhar o processo à CGI-DDI (CPGID foi extinta em junho/2024)

Depois que o documento de autorização for assinado e finalizado, clicar em "Adicionar a Processo" e buscar o número do processo de solicitação de preenchimento da consulta pública - ETAPA 1, ou seja, o mesmo processo da minuta.

Figura - 23

Após o despacho do processo, a CGI-DDI dará continuidade ao projeto de implementação de consulta pública para realizar as ações 8 à 11 do fluxo geral.

Elaborado em 08/11/2022 e atualizado em 27/02/2023 por Suzana M. I. Chardulo Revisão diagramação em 10/02/2023 por Regiani A da Silva Revisado em 08/02/2023 pela CPGID Atualizado em 23/09/2024 por Regiani A da Silva - CGI-DDI

O papel da Equipe IFSP Digital - CEPR/PRD - Etapa 1

A equipe do IFSP Digital da Coordenadoria de Escritório de Processos PRD irá atender ao chamado da Central de Serviços aberto pela CPGID para ativação de consulta pública no SUAP.

Ações do IFSP Digital - (12 e 13)

Figura - 1

Ação 12 - Atender ao chamado de Ativação de Consulta Pública

12.1. Atender ao chamado na Central de Serviços IFSP Digital

Figura - 2

12.2. Cadastrar a data de início da Consulta Pública.

Em Cadastro de Tipos de Processos no Suap, informar a data citada no documento de autorização para o início da Consulta Público.

Figura - 3

Todos os processos do tipo ativado para consulta pública estarão disponíveis para acesso de transparência ativa a partir da data cadastrada. Os processos anteriores à data informada não terão permissão de visualização e download do processo, devendo o interessado solicitar acesso via transparência passiva.

Quando o usuário abrir um novo processo, aparecerá no Campo: Orientações para Abertura de Requerimento: a mensagem: "ESTE TIPO DE PROCESSO ESTÁ ATIVADO PARA CONSULTA PÚBLICA EM INTEIRO TEOR"

Figura - 4

Ação 13 - Divulgar a Lista dos Tipos de Processos Liberados para Consulta Pública

Elaborado em 08/11/2022 por Suzana M. I. Chardulo Revisão diagramação em 14/02/2023 por Regiani A da Silva Revisado em 08/02/2023 pela CPGID

Orientações às pessoas que operam processos eletrônicos do tipo ativado para consulta pública - Etapa 1

O objetivo desta seção é orientar os servidores e prestadores de serviços no ato de autuação dos processos eletrônicos, ativados para consulta pública, onde qualquer cidadão poderá visualizar e baixar em seu inteiro teor.

Operadores de documentos e processos eletrônicos no SUAP.

São servidores e prestadores de serviços cadastrados no módulo de "Gerenciamento de Permissões de Processos e Documentos Eletrônicos", pela chefia de um setor, para operar e criar processos eletrônicos e a ler e editar documentos eletrônicos no SUAP.

Figura - 1 

Com a ativação de consulta pública de alguns tipos de processos, os operadores de documentos e processos eletrônicos deverão aumentar os cuidados com informações pessoais/sensíveis de forma a proteger a privacidade das pessoas internas e externas ao IFSP. Para auxiliar os agentes de autuação de processos eletrônicos será detalhado nesta seção as ações 15 à 20 do Fluxo geral as atividades da raia Criadores de Processos Eletrônicos.

Observar o Comunicado 2/2023 - CPGID/RET/IFSP. 

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Ações dos operadores de processos eletrônicos na Etapa 1 - (15 à 20)

Clicar na imagem para visualização ampliada.

Figura - 2

Ação 15 - Abrir ou receber processo do tipo ativado para consulta pública

Os operadores de processos eletrônicos já estão acostumados a abrir e receber processos, inserir documentos internos e externos, fazer despacho para o setor de destino e realizar os devidos encaminhamentos. Porém, quando o processo estiver ativado para consulta pública + nível de acesso do processo eletrônico for público, significa que qualquer cidadão poderá ter acesso ao conteúdo do processo em seu inteiro teor. Portanto, a seleção de nível de acesso dos documentos inseridos será fundamental para respeitar a Lei de Acesso à Informação - LAI, de 2011 e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGDP, de 2018.

Mas, como saber se o processo que você está abrindo ou recebendo está ativado para consulta pública?

15.1 - Será que o processo que estou abrindo está ativado para consulta pública?

No procedimento de abertura do processo, ao selecionar o tipo de processo irá aparecer logo embaixo o campo de "Orientação para abertura do processo", onde constará a informação de que o processo está ou será ativado para consulta pública em uma data determinada. Veja exemplo do tipo de processo "Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios".

Figura - 3

15.2 - Será que o processo que estou recebendo está ativado para consulta pública?

Para verificar se o processo que você recebe está ativado para consulta pública, veja as "Orientações para Abertura de Requerimento" para ver a informação de ativação do processo para a consulta pública.

Figura - 4

Outra maneira de saber se o processo está ativado para consulta pública, basta clicar no botão "Baixar/Visualizar Processo", selecionar "Visualizar Processo", em seguida, verificar se aparece a mensagem na capa do processo com os dizeres:

"Consoante o item 9.2.5 do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, consigna-se que o presente processo está em formato eletrônico e está disponível para consulta pública no módulo de Pesquisa Pública para qualquer cidadão, ressalvadas as informações sob restrição de acesso nos termos da Lei 12.527/2011, mediante acesso à ferramenta SUAP (link: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/), atendendo, portanto, aos itens 9.1.1 e 9.1.2 da deliberação da Corte de Contas."

Figura - 5

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Ações 16, 17 e 18 - Verificar se o documento a ser anexado no processo possui dado pessoal/sensível ou hipótese de restrição de informação para poder classificá-lo com nível de acesso restrito ou público.

Ação 16 - Verificar o conteúdo do documento

Esta ação consiste em analisar o conteúdo do documento, antes de anexá-lo ao processo eletrônico, com o objetivo de identificar a existência de dado pessoal como CPF, RG ...,  dado pessoal sensível como biometria, saúde ..., e dados relacionados a crianças e adolescentes.

Além disto, analisar se existem informações que se enquadram nas hipóteses legais de restrição/sigilo, apontadas pela Controladoria Geral da União (CGU) em "Aplicação da Lei de Acesso à Informação na Administração Pública Federal - 3ª edição", tais como:

• sigilo bancário;
• sigilo fiscal;
• segredo de justiça;
• sigilo industrial;
• sigilo decorrente de direitos autorais; 
• sigilo empresarial;
• sigilo de sociedades anônimas;
• sigilo decorrente de risco à governança empresarial;
• restrição especial - documento preparatório
• informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais;
• outras hipóteses legais de restrição/sigilo.

 Você poderá consultar alguns exemplos de dados pessoais e dados pessoais sensíveis na primeira página do manual  "Ferramentas para tarjamento de dados pessoais/sensíveis". Para acessá-lo clique aqui.

16.1 - Exemplo de documento com dados pessoais: Ofício para pagamento de bolsas pesquisa, classificar o nível de acesso como restrito.

Figura - 6

16.2 - Exemplo de documento sem dados pessoais: Nota fiscal, classificar o nível de acesso como público

Figura - 7

Ação 17 - Classificar o documento com o nível de acesso "Público", quando:

Caso o documento não apresente dados pessoais, dados pessoais sensíveis, ou informações que se enquadrem nas hipóteses legais de restrição/sigilo relacionadas na Ação 16, o nível de acesso deverá ser classificado como público.

Ação 18 - Classificar o documento com o nível de acesso "Restrito" ou "Sigiloso", quando:

Caso o documento apresente dados pessoais, dados pessoais sensíveis, ou informações que se enquadrem nas hipóteses legais de restrição/sigilo relacionadas na Ação 16, o nível de acesso deverá ser classificado como restrito ou sigiloso.

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Ações19 e 20 - Inserir o documento no processo e encaminhar ou finalizar o processo.

Ação 19 - Inserir o documento no processo

Atribuir o nível de acesso adequado para não correr o risco de exposição de dados/informações indevidamente.

Ação 20 - Encaminhar ou Finalizar o processo

Depois de inserido os documentos, dar encaminhamento a outro setor para continuidade dos trâmites ou finalizar o processo.

Elaborado em 20/03/2024 por Suzana M. I. Chardulo (CEPR-PRD) Revisão diagramação em 26/03/2024 por Regiani A da Silva (CEPR-PRD)