Ponto - vigência após 01/03/2023

[000] Fluxo

 Normativas: Instrução Normativa nº 8/2022 retificada pela Instrução Normativa nº 11/2022

Fluxo básico do registro de frequência.

01 - [CGP.1] Cadastrar folha de horário

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/cgp1-cadastrar-folha-de-horario

02 - [Servidor.0] Registrar Frequência (biometria)

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor0-registrar-frequencia-biometria

03 - [Servidor.1] Registrar Frequência Manualmente

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor1-registrar-frequencia-manualmente-fb7

04 - [Servidor.2] Solicitar abono

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor2-solicitar-abono

05 - [Chefia.3] Autorizar abono

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/chefia3-autorizar-abono

06 - [Servidor.4] Solicitar compensação

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor4-solicitar-compensacao

07 - [Chefia.4] Autorizar compensação

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/chefia4-autorizar-compensacao

08 - [Servidor.3] Solicitar banco

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor3-solicitar-banco

09 - [Chefia.5] Autorizar banco

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/chefia5-autorizar-banco

10 - [Servidor.5] Informar afastamento

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor5-informar-afastamento

11 - [Chefia.1] Avaliar Frequências (Homologação)

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/chefia1-avaliar-frequencias

Os manuais sobre o Ponto Vigência a partir de 01/03/2023 encontram-se disponíveis em:

https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/chapter/ponto-vigencia-apos-01032023

[000] Perguntas Frequentes

?????? Folha de Horário

1. O que acontece se um servidor não enviar a folha de horário até o dia 10 de fevereiro de 2023? 

Caso o servidor não envie a folha de horário até o dia 10 de fevereiro de 2023, será atribuído a jornada de trabalho padrão de segunda à sexta-feira, das 08 às 17 horas, considerando o intervalo de almoço de 1 hora entre 12 e 13 horas.

2. Um novo servidor ingressou na instituição, mas ainda não possui número de matrícula, como faço para adicionar a folha de horário? 

A folha de horário só poderá ser cadastrada após o servidor ter sido cadastrado no SIAPE e importado para o SUAP, assim como ocorre no cadastro biométrico, no período em que o servidor ficou sem folha de horário e sem cadastro biométrico, este deverá informar manualmente os horários cumpridos e sua chefia deverá aprovar, conforme seção Registrar Frequência Manualmente

3. Posso cadastrar uma jornada diária de mais de 8 horas (descontado o intervalo entre as jornadas)? 

Não. O sistema apresentará a seguinte mensagem de erro: 

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?????? Registro de Frequência

1. Tenho que registrar manualmente a minha frequência todos os dias? 

Não, caso o servidor tenha registrado corretamente o número de batidas previsto, o sistema irá preencher automaticamente os horários na manhã do dia seguinte ao registro.

2.  Por que as minhas marcações não estão sendo registradas na folha de frequência, mesmo após eu ter registrado todas as batidas?

Se o servidor registrou as suas marcações de forma adequada, mas elas não aparecem no módulo de ponto no dia seguinte, isso pode ser atribuído a um problema de sincronização entre o terminal de ponto e o módulo de ponto. Nessas situações, é importante registrar as frequências manualmente, inserindo o horário correspondente de acordo com os registros. conforme seção Registrar Frequência (biometria).

3. Registrei menos batidas do que o previsto, por que preciso inserir manualmente o horário? 

O horário deve ser inserido manualmente para que seja possível informar o horário em que o registro não foi feito, possibilitando assim que a carga horária cumprida no dia seja contabilizada corretamente.

4. Registrei mais batidas do que o previsto, por que preciso inserir manualmente o horário? 

O horário deve ser inserido manualmente para que seja possível informar qual horário deve ser descartado, possibilitando assim que a carga horária cumprida no dia seja contabilizada corretamente.

5. Caso eu tenha esquecido de registrar uma das batidas e tenha informado o horário manualmente, minha chefia pode discordar do que informei? 

Sim, a chefia poderá aprovar o horário informado ou corrigir informando outro horário.

6. Devo fazer algum registro referente à afastamentos como férias, licença capacitação, licenças para tratamento de saúde (própria ou de familiar) ou dias de trabalho na modalidade teletrabalho (PGD)? 

Não. No início do mês seguinte ao da ocorrência, desde que devidamente lançados no SIGEPE, o SUAP fará o registro automático dos afastamentos e da frequência dos(as) servidores(as) que aderiram ao PGD. Vide Art. 5º da IN n.º 8/2022 - RET/IFSP. Neste último caso, constará na carga horária realizada a quantidade de horas previstas na folha de horário do servidor, no entanto, se  este(a) realizar o registro de sua frequência, não haverá sobreposição de informação, permanecendo a frequência registrada inicialmente.

Servidores(as) e chefias deverão acompanhar os relatórios de frequência até sua homologação, informando à CGP do Câmpus ou CCP-DGP (para os setores vinculados à reitoria) sobre eventuais inconsistências. 

6. Se eu realizar menos de 01 (uma) hora de intervalo para refeições, esse horário será contabilizado na minha jornada diária?

Não. Para jornada de 08 (oito) horas diárias o sistema realizará o desconto de no mínimo 01 (uma) hora de intervalo para refeições, mesmo que o(a) servidor(a) tenha realizado o registro biométrico (saída-entrada) em tempo inferior a 01 (uma) hora.

7. Se eu ou minha chefia realizar o apontamento de falta, como devo proceder?

O apontamento de falta é irreversível. Caso aconteça equivocadamente, o(a) servidor(a) deverá solicitar o abono (justificando) ou a compensação de horas (se for o caso).

8. Como fica a carga horária planejada de um(a) servidor(a) que não tem folha de horário cadastrada?

A carga horária planejada fica igual a zero e é exibida a carga horária realizada.

Apesar de aparecer o botão "solicitar banco", servidores(as) sem folha de horário cadastrada não podem solicitar banco de horas, pois a validação da solicitação é realizada ao clicar no botão.

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9. Sou servidor Técnico-Administrativo e aderi ao PGD, a partir de quando será considerado na minha frequência a justificativa correspondente? 

A justificativa de PGD do servidor Técnico-Administrativo considerará a data de início do primeiro plano de trabalho cadastrado. Lembrando que esta informação constará no primeiro dia útil do mês subsequente, vide exemplo abaixo:

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?????? Outros

1. Qual documento estabelece o procedimento padrão para o registro regular da jornada de trabalho?

O documento que estabelece o procedimento padrão para o registro regular da jornada de trabalho é a INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP, que foi retifica pela INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 11/2022 - RET/IFSP, de 7 de outubro de 2022.

2. Qual o prazo para o servidor efetuar as justificativas na frequência ou informar as compensações?

O prazo para efetuar as compensações é até o término do mês subsequente ao da ocorrência (Disposto no Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP), sendo limitada a 2 horas diárias a mais que a jornada prevista. Se a compensação ocorrer em dia em que não houver previsão de trabalho, o sistema deve considerar as horas trabalhadas, até o limite de 10 horas (descontando o intervalo, quando houver).

3. Qual o prazo para a chefia efetuar as avaliações da frequência?

Prazo para homologação: A Chefia imediata do servidor terá até o décimo dia útil do mês posterior ao prazo estabelecido para compensação de débitos. Exemplo: O prazo para homologar a folha de março/2023 inicia em primeiro de maio/2023 e termina no décimo dia útil do mesmo mês (Disposto no § 3º, Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

4. Não encontrei a minha dúvida, o que devo fazer?

Envie sua dúvida para a área responsável pelo módulo, no caso a Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP), caso seja algo que precise ser alterado no sistema, a área enviará a solicitação por chamado para a Diretoria de Sistemas da Informação (DSI).

[CGP.1] Cadastrar folha de horário

Quem faz? CGP Câmpus / DGP

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Folha de Horário 
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Folha de Horário

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2. Para Adicionar Folha Tae ou Estagiário

Clicar em "Adicionar Folha TAE". Horário de estagiário deverá ser inserido utilizando essa mesma função.

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Em:

      1) Preencha com a Matrícula do(a) servidor(a);

      2) Preencha com o número do Processo SUAP que contém a folha de horário encaminhada pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. O sistema não permite o cadastro do horário sem o número do processo SUAP.

      3) Preencha com a data de início do novo horário a ser cadastrado. Não é possível cadastrar datas retroativas. O início da vigência deve ser em data futura.

      4) O campo deverá ser desmarcado para servidores que fizeram adesão à jornada flexibilizada ou que possuem redução de jornada para autocapacitação.

      5) Campo para uso de horários iguais para todos os dias da semana.

      6) Clicar no botão "Copiar horários" para replicar de segunda a sexta-feira.


Em casos de horários diferentes durante a semana utilizar o espaço abaixo:

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      6) Ao terminar os lançamentos, clicar no botão "Salvar Folha". A seguinte tela será apresentada:

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      7) Caso a folha vigente possua erro, cadastrar uma nova folha de horário clicando no botão "Cadastrar TAE".


3. Para Adicionar Folha Docente

Clicar em "Adicionar Folha Docente"

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Em:

      1) Preencha com a Matrícula do(a) servidor(a);

      2) Preencha com o número do Processo SUAP que contém a folha de horário encaminhada pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. O sistema não permite o cadastro do horário sem o número do processo SUAP.

      3) Preencha com a data de início do novo horário a ser cadastrado. Não é possível cadastrar datas retroativas. O início da vigência deve ser em data futura.

      4) Campo para uso de horários iguais para todos os dias da semana. Os docentes que trabalham em três turnos deverão registrar entrada e saída em cada período.

      5) Clicar no botão "Copiar horários" para replicar de segunda a sexta-feira.


Em casos de horários diferentes durante a semana utilizar o espaço abaixo:

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      6) Ao terminar os lançamentos, clicar no botão "Salvar Folha". A seguinte tela será apresentada:

image-1654869942068.jpg

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      7) Caso a folha vigente possua erro, cadastrar uma nova folha de horário clicando no botão "Cadastrar Docente".


4. Para pesquisar Folha de Horário

Clicar em "Pesquisar"

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Em:

      1) Preencha com a Matrícula do(a) servidor(a) (campo obrigatório);

      2) Clicar em "Pesquisar"

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      3) Clicar na "Lupa" para visualizar a folha cadastrada.

      4) Em caso de correção de folha de horário cadastrada incorretamente, o sistema apresentará para consulta todas as folhas lançadas. 

[CGP.2] Confirmar Afastamentos

Quem faz? CGPs dos Campus, CCP da Reitoria e CSS (Coordenadoria de Assistência de Saúde do Servidor).

Quando será necessário confirmar afastamento? quando for registrado afastamento sem a marcação de "Afastamento deferido" no momento do cadastro.

Não há necessidade de informar afastamentos já cadastros no SIGEPE, pois estas informações migram para o sistema de ponto do SUAP no início no mês subsequente ao cadastro. Por exemplo, um afastamento ocorrido em março/2023 e lançado durante o mês de março/2023, serão inseridos na frequência do servidor no início de abril/2023, desde que haja o processamento do afastamento no SIGEPE.

Para lançamentos efetuados no SIGEPE após a data de extração (1º dia útil do mês subsequente), em que os dados migram do SIGEPE para o módulo do ponto no SUAP, é possível atualizar novos lançamentos por meio do botão "Reprocessar folha", constante na área de frequência do servidor. 

Os tipos de afastamentos a serem informados estão listados no Art. 5º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP, transcrito abaixo:
Art. 5º As licenças e afastamentos listados neste artigo serão inseridos automaticamente no ponto eletrônico do Suap no primeiro dia útil do mês seguinte ao da ocorrência, desde que haja o processamento do afastamento no Siape.
Parágrafo único. Os servidores deverão apresentar os respectivos documentos comprobatórios, conforme a norma instituída pelo IFSP, até o quinto dia útil após a ocorrência.
I - Quando ocorrer qualquer ausência prevista abaixo, o interessado deverá abrir processo no Suap, anexar a documentação comprobatória e realizar a tramitação ao setor constante no § 2° do Art. 2º desta IN: 
a) Alistamento ou recadastramento eleitoral;
b) Afastamento para Juri e Outros Serviços obrigatórios por Lei;
c) Doação de Sangue;
d) Eleitores convocados para compor as mesas receptoras, juntas eleitorais ou
requisitados para auxiliar seus trabalhos.
II - Quando ocorrer qualquer ausência prevista abaixo, o interessado deverá abrir processo no Suap, anexar Requerimento específico, bem como, a documentação comprobatória e realizar a tramitação ao setor constante no § 2° do Art. 2º desta IN:
a) Licença Adotante e sua prorrogação;
b) Licença Gala (Casamento ou Celebração de união estável por meio de escritura
devidamente lavrada em cartório);
c) Licença por falecimento do cônjuge, companheiro, pai, mãe, madrasta, padrasto,
filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela e irmãos do servidor;
d) Licença maternidade e sua prorrogação;
e) Paternidade e sua prorrogação.
III - Quando ocorrer ausência por atestado médico (Art. 202 da Lei nº 8.112/90) ou pelo acompanhamento por motivo de doença em pessoa da família (Art. 83 da Lei n° 8.112/90), o atestado deverá ser submetido por meio do aplicativo “SouGov”. [Para conferir o tutorial de envio de atestado via SouGov, acesse: https://www.gov.br/servidor/pt-br/acesso-a-informacao/faq/sou-gov.br/minha-saude/atestado/1-como-incluir-atestado-de-saude-no-aplicativo-sou-gov-br ].
IV - Nas situações abaixo, após o processamento da Portaria de concessão no SIAPE:
a) Afastamento do País;
b) Afastamento para qualificação profissional;
c) Licença Capacitação;
c) Participação em programa de Treinamento Regularmente;
e) Afastamentos sem remuneração.

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Confirmar Afastamentos
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequências -> Gestão de Pessoas -> Confirmar Afastamentos

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2. A pesquisa pode ser feita de forma individualizada (servidor) ou por campus:

2.1. Para fazer uma pesquisa por servidor informar: 

1) Matrícula do(a) servidor(a);

2) Mês desejado;

3) Ano da consulta;

4) Campus;

5) Clicar no botão "Filtrar" para visualizar os afastamentos.

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2.2. Para fazer uma pesquisa por campus informar: 

1) Mês desejado;

2) Ano da consulta;

3) Campus;

4) Clicar no botão "Filtrar" para visualizar os afastamentos.

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3. Após clicar em "Filtrar" aparecerá a lista de servidores com afastamento pendente de confirmação, clique na lupa para visualizar cada um:

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4. Na página seguinte, constará a(s) data(s) onde o servidor informou afastamento, escolha entre as opções de "Deferir" ou "Indeferir":

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Consulta relacionada: https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/cgp11-informar-afastamento.

[CGP.3] Histórico de Setores no Suap (Correção Manual)

Quem faz? A atividade é descentralizada, a CGP do servidor faz a referida verificação/correção.

O histórico de setores do Suap é preenchido automaticamente a través da sincronização das informações do Siape com o Suap, todavia, eventualmente pode ter um falha na migração e o histórico dos setores do Suap constar errado. Nestes casos a solução é corrigir manualmente o histórico de Setores no Suap.

O referido erro impede, por exemplo, o correto funcionamento do ajuste do ponto, e autorização para PGD. Nestes casos verifique o Histórico de Setores do Suap do servidor e de sua chefia, se ambos estão corretos.

Para a verificação do Histórico de Setores no Suap, e sua correção manual, seguem passos:

01. Histórico de Setores no Siape, histórico de referência

O histórico de setores do Siape é o correto, e por isso é a nossa referência.

a) No Siape entre no comando >CACONLOTAC

b) No campo MATRICULA digite F1 e pesquise pelo servidor que deseja, selecione-o e tecle Enter

c) Informado o campo MATRÍCULA, escolha com um "X" a opção "LOCALIZACOES DE EXERCICIO DO SERVIDOR" e tecle Enter

d) Será apresentado os PCAs do servidor, escolha o que ainda está vigente, ou seja, o que não consta data de término, selecione com um "X" e tecle Enter, vide exemplo abaixo

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e) Será apresentado o Histórico Correto de setores do servidor, print esta tela para comparar com o Histórico de Setores do Suap.

Perceba que no exemplo abaixo o setor "CTI-CBT", não tem a informação em "DATA FIM" isso significa que este é o setor atual do servidor, a mesma situação devemos verificar no Histórico de Setores do Suap, e em caso negativo, realizar a correção manual no Suap.

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02. Histórico de Setores no Suap, consulta e edição

a) No Suap, em seu campo de pesquisas de funcionalidades digite "Histórico de Setores" e clique no resultado correspondente, vide imagem abaixo

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b) No campo texto informe o nome ou a matrícula Siape do servidor e clique em Filtrar, vide imagem abaixo

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c) Será apresentado o Histórico de Setores no Suap, verifique se o mesmo corresponde com a Histórico de Setores do Siape, caso seja necessário correção clique no símbolo de edição para correção, vide imagem abaixo

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A linha com o setor atual do servidor não deve ter informação no campo "Data fim no setor", se isso acontecer, edite a referida linha, e no campo "Data fim no setor" delete a informação deixando o campo em branco e clique em Salvar.

Problemas de Ponto ou PGD devem ser corrigidos com esta edição manual do Histórico de Setores no Suap, o erro pode estar no histórico do servidor ou de sua chefia.

Por qualquer motivo, caso a CGP não consiga fazer as correções seguindo as orientações deste manual, segue link para manual alternativo, que só deve ser utilizado em último caso: link

Qualquer dúvida, entrar em contato com a CCP-DGP ccp@ifsp.edu.br

[CGP.3_1] Histórico de Setores no SUAP

Quem faz? A atividade é descentralizada, a CGP do servidor.

O histórico de setores no SUAP é preenchido automaticamente por meio da sincronização das informações do SIAPE com o SUAP. Caso a sincronização não ocorra, siga o manual Correção manual de Histórico de Setores para realizar as correções manualmente.

Eventualmente, pode haver uma falha na migração, resultando em informações incorretas no histórico dos setores no SUAP. Esse erro pode afetar o correto funcionamento do ajuste do ponto e a autorização para o PGD. Nestes casos, verifique o Histórico de Setores no Suap do servidor e do seu superior para garantir que ambos estejam corretos.

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. Para CONSULTAR o Histórico de Setores, siga estas etapas abaixo:

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3. Na sequência, você encontrará o Histórico de Setores no SUAP, que deve estar em conformidade com as informações do SIAPE. Para facilitar a busca e consulta, você tem a opção de filtrar os resultados utilizando dois critérios a seguir:

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4. Após a busca, se for necessário realizar CORREÇÕES clique no botão de edição para correção, vide imagem abaixo:

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Certifique-se de que a linha correspondente ao setor atual do servidor não contenha informações no campo "Data fim no setor". Caso encontre alguma informação nesse campo, proceda da seguinte forma: edite a linha em questão e, no campo "Data fim no setor", apague qualquer informação presente, deixando o campo em branco. Em seguida, clique em "Salvar" para confirmar as alterações

Problemas com o PGD, com relação a setor errado ou similar, devem ser corrigidos por meio da edição manual no Histórico de Setores no SUAP. É importante ressaltar que o erro pode estar presente tanto no Histórico de Setores do servidor quanto no da sua chefia.
Já possíveis problemas com o módulo do Ponto, por exemplo, como setor e/ou atribuição errada de chefia, não são corrigidos com esta alteração de setor, e sim com a extração dos dados do SIAPE para o SUAP, visto que o módulo do Ponto enxerga esses dados que vem do SIAPE como referência.

5. Para ADICIONAR informações de setores a um servidor específico, siga as seguintes etapas abaixo:

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Qualquer dúvida, entrar em contato com a CCP-DGP ccp@ifsp.edu.br

[CGP.4] Liberações (Abonos Coletivos)

A CGP de cada Câmpus deverá lançar quaisquer ocorrências que desobrigue/libere seus servidores do registro do ponto, como: feriados, recessos, dispensa por motivo de dedetização e afins.

Após a integração do sistema de ponto, algumas restrições foram adicionadas ao cadastro e edição de liberações, verifique as alterações no final deste manual.

Para inserir Liberações, siga:
  1. Clicar em Gestão de Pessoas;
  2. Clicar em Administração de Pessoal;
  3. Clique na opção Ponto;
  4. Clique em Liberações;
  5. Por fim, clique em Adicionar Liberações.

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Na próxima tela:
  1. Escolha o Câmpus;
  2. Informe o início da ocorrência de Abono Coletivo;
  3. Informe o fim da ocorrência de Abono Coletivo;
  4. Detalhar a ocorrência e informar o Documento Legal criado para tal, de preferência um documento com assinatura do Diretor Geral, para maior respaldo;
  5. Existem 2 tipos de liberações:
    1. Feriados, recessos e pontos facultativos: deve ser utilizada quando os servidores estão dispensados do expediente. Atenção ao utilizar esta opção, pois servidores que registrarem o ponto nesta data terão direito ao banco de horas integral do dia.
    2. Liberação de ponto: deve ser utilizada quando apenas o registro de ponto está dispensado e não o expediente. Exemplos: falta de água/energia na instituição, problema no terminal de ponto, entre outros. Esse tipo de liberação irá permitir o banco de horas apenas após o cumprimento da jornada prevista para o dia.
  6. Categoria: não alterar, pois as liberações mostradas aqui são para aquelas que liberam o dia inteiro, e que afetam todos os servidores, para outras situações de liberação do ponto, entrar em contato com a CCM-DGP.
  7.  Confirmar duração da liberação em dias, ou seja, para o cadastro de uma liberação do dia 24/12 a 25/12, deve ser informado o valor 2. O campo será utilizado apenas para evitar cadastro de informação indevida. 
  8. Por fim, Salvar.

Obs.: demais opções (C.H. Máxima, Categoria, e Cargo) 

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Liberação cadastrada com sucesso.

As informações cadastradas só constarão no sistema de ponto no início do mês subsequente.

Existem algumas restrições no cadastro, edição e remoção das liberações, conforme descrito a seguir.

Restrições para liberações do tipo: Feriados, recessos e pontos facultativos
Restrições para liberações do tipo: Liberação de ponto

[CGP.5] Monitorar Frequências

Quem faz? CGP Câmpus / DGP

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Monitorar Frequências 
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequências -> Gestão de Pessoas -> Monitorar Frequências

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2. Para efetuar o Monitoramento da Frequência

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Em:

      1) Preencha com a Matrícula do(a) servidor(a). Caso deixe em branco o sistema retornará todas as matrículas disponíveis.

      2) Preencha com o mês referência.

      3) Preencha com o ano da consulta.

      4) Escolha a opção "Sim" para folha homologada e "Não" para folhas não homologadas.

      5) Clicar no botão "Filtrar" para visualizar os dados disponíveis.

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      6) Clicar na "Lupa" para visualizar a frequência.

Na página seguinte aparecerá as informações de "Dados da Folha" e "Frequências"

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  7) Ao clicar no botão "Logs" será possível verificar o histórico das ações realizadas na folha de horário do servidor, conforme exemplo abaixo:

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[CGP.6] Relatório de Débitos

Quem faz? CGP Câmpus / DGP

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Relatório de Débitos 
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequências -> Gestão de Pessoas -> Relatório de Débitos

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2. Para acessar os registros de débitos

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Em:

      1) Selecione o Câmpus.

      2) Preencha com o mês referência.

      3) Preencha com o ano da consulta.

      4) Escolha a opção "Integrado" para débitos que já formam informados (opção Integrar Débitos image-1655290859671.png)

e "Não Integrado" para débitos que ainda não foram informados.

      5) Escolha a opção "Atraso" ou "Falta".

      6) Informar o número da Matrícula Siape.

      7) Clicar no botão "Pesquisar" para visualizar os dados disponíveis.


[CGP.7] Relatório de adicional noturno

Quem pode executar este procedimento? CGP Câmpus

A Chefia imediata do servidor terá até o décimo dia útil do mês posterior ao prazo estabelecido para compensação de débitos (Vide Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP). Exemplo: O prazo para homologar a folha de março/2023 termina no décimo dia útil do mês de maio/2023 (Disposto no § 3º, Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

O servidor que trabalhar no período compreendido entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte, excetuados os participantes do PGD, tem direito ao recebimento de adicional no percentual de 25% sobre o valor da hora diurna. (Disposto no Art. 75, parágrafo único da Lei nº 8.112/90).

O relatório de adicional noturno estará disponível após o terceiro mês subsequente ao período da folha.

Para gerar o relatório de adicional noturno, siga os passos abaixo:

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. No menu do SUAP, vá para "Gestão de Pessoas", depois selecione "Administração de Pessoal" e em seguida "Frequência". Clique em "Relatório de Adicional Noturno".  

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3 . Preencha as informações do filtro conforme a imagem fornecida:

a) Selecione a opção "Qualquer Unidade" para gerar o relatório para todas as unidades disponíveis, ou escolha um campus específico ou a Reitoria para filtrar os resultados. 

b) Informe o mês desejado (o período precisa estar fechado para gerar o relatório, que será mensal) - campo obrigatório.

c) Informe o ano - campo obrigatório.

d) Caso queira pesquisar um(a) servidor(a) específico(a), inclua o número da matrícula SIAPE ou o Nome - campo opcional

4 . Clique em "Pesquisar".

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Certifique-se de ter as informações corretas para preencher o filtro e gerar o relatório com precisão. 

5 . Relatório.

Após a pesquisa, o relatório será apresentado com as informações do servidor (a)/servidores (as) para o mês e o ano pesquisado, mostrando as horas de adicional noturno contabilizadas por minuto, conforme ilustrado na imagem:

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[CGP.8] Relatório de Desconto de Vale-Transporte

Quem pode executar este procedimento? CGP Câmpus

São beneficiários do Auxílio Transporte, no âmbito do IFSP, os servidores efetivos do quadro permanente, os contratados por tempo determinado nos termos da Lei nº 8.745/1993, os servidores em exercício no IFSP em caráter provisório e os ocupantes de cargo em comissão sem vínculo efetivo (Disposto no Art. 2º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 001, DE 02 DE MAIO DE 2019 - RET/IFSP). 

Para acessar o relatório de registros de desconto de vale-transporte no sistema SUAP, siga os passos abaixo:
  1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
  2. No menu do SUAP, vá para "Gestão de Pessoas", depois selecione "Administração de Pessoal" e em seguida "Frequência". Clique em "Relatório de Desconto de Vale-Transporte".


    image.png
  3. Para definir os filtros corretamente, siga as orientações abaixo: 

     

          a) Selecione a opção "Qualquer Unidade" para gerar o relatório para todas as unidades disponíveis. Caso queira                filtrar os resultados por um campus específico ou a Reitoria, escolha a unidade desejada. 

     

          b) Informe o mês desejado (o período precisa estar fechado para gerar o relatório, que será mensal) - campo                    obrigatório.

     

          c) Informe o ano - campo obrigatório.

     

          d) Selecione o tipo de busca no filtro que gera o desconto de vale-transporte. Por exemplo, você pode selecionar            entre "Afastamento", "Falta com desconto de salário", "Falta sem desconto de salário", "Férias" e "Liberação". 

     

  4.  Após preencher todas as informações do filtro conforme necessário, clique no botão "Pesquisar".

    image.png


  5. Relatório.

O relatório será gerado com as informações dos servidores para o mês e o ano pesquisados, mostrando as informações por tipo de busca, conforme ilustrado na imagem:

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[CGP.9] Dispensas

Quem pode executar este procedimento? DGP

São dispensados do controle de frequência os ocupantes de cargos: e) de Professor da Carreira de Magistério Superior do Plano Único de Classificação e Retribuição de Cargos e Empregos. Referido no Art. 4º do DECRETO Nº 1.867, DE 17 DE ABRIL DE 1996.

Essa modalidade de dispensa não é aplicável para os casos de feriados e recessos, que devem ser registrados nas Liberações do módulo do ponto.

Para acessar o menu de Dispensas no sistema SUAP, siga os passos abaixo:
  1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
  2. No menu do SUAP, vá para "Gestão de Pessoas", depois selecione "Administração de Pessoal" e em seguida "Frequência". Clique em "Dispensas".

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Durante o período de dispensa, não é necessário que o servidor faça o registro de ponto

1. Lista

Para listar os servidores atualmente sob regime de dispensa, siga as orientações abaixo para definir os filtros corretamente:

            a) Faça a pesquisa pelo nome desejado ou pela matrícula.

            b) Escolha o critério de ordenação, optando entre nome ou número de matrícula.

            c) Após fornecer todos os dados requeridos nos filtros, finalize o procedimento clicando no botão "Enviar"

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2. Adicionar Dispensa

Detalhes Relevantes:

  1. - Ocupante de Cargo de Professor da Carreira de Magistério Superior
  2. - Ocupante de Cargo de Procurador Federal.

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Períodos abertos, sem a data de fim, serão exibidos apenas com a data de início.

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3. Cancelar Dispensa

Para efetuar o cancelamento, é necessário clicar no botão 'Editar' localizado na tela inicial de dispensa, na coluna de "Ação".

O cancelamento pode ser realizado somente antes do início do período. As dispensas canceladas serão desconsideradas e não terão efeito algum sobre as frequências. Após o início do período, somente o término poderá ser modificado.

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OBS.: Após o registro da dispensa, a frequência ficará da mesma forma que a frequência registrada no PGD.

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[DGP] Integrar Débitos

Quem faz? DGP

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Integrar Débitos
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequências -> Gestão de Pessoas -> Integrar Débitos

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2. Para enviar arquivo

Enviar um arquivo compactado, com extensão .zip, contendo todos os arquivos de débitos devidamente assinados.

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Em:

      1) Selecione o arquivo com as informações para envio.

      2) Clicar no botão "Enviar" para visualizar os dados disponíveis.

   

[Chefia.1] Avaliar Frequências

Quem faz? Chefia

Prazo para homologação: A Chefia imediata do servidor terá até o décimo dia útil do mês posterior ao prazo estabelecido para compensação de débitos (Vide Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP). Exemplo: O prazo para homologar a folha de março/2023 termina no décimo dia útil do mês de maio/2023 (Disposto no § 3º, Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

Não será possível homologar a folha se: existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia e/ou houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Registrar Frequências 
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Chefias -> Avaliar Frequências

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2. Escolha o mês de frequência

Escolha o mês, ano e setor, depois clique no botão "Filtrar" para buscar as frequências que deverão ser avaliadas. image.png

Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

image-1651000091953.jpg

3. Avaliar frequência

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

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Caso o(a) servidor(a) não tenha informado a frequência solicitar que efetue a ação, com urgência, de modo que os prazos não sejam perdidos. Clique no botão "Registrar falta" para os casos de ausência.

Para servidores(as) que efetuarem o registro manual da frequência, será preciso que a chefia valide essa frequência utilizando o botão "Validar frequência"

O botão "Visualizar frequência" exibirá os registros e justificativas informadas pelo(a) servidor(a).

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Ao clicar no botão "Validar frequência", será disponibilizada a seguinte tela:

image.png

  1) Clique no campo "Horário" para corrigir as informações registradas pelo(a) servidor(a), caso julgue necessário.

  2) Clique no campo "Motivo alteração" para informar o motivo da alteração.

Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

image.pngNote que no exemplo constam 4 horas de carga horária realizada e 4 horas de débito. O(a) servidor(a) deverá solicitar a compensação ou abono do saldo pendente e esta solicitação deverá ser avaliada novamente pela chefia.

Passado o período para o servidor solicitar compensação/abono, e caso não o tenha feito, nas frequências com débitos, irá aparecer para a chefia a opção de "Avaliar abono", veja imagens abaixo:

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4. Informações gerais

Na tela de frequências temos disponíveis as informações sobre os Dados da Folha e os seguintes botões:

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  1) Clique no botão "Reprocessar folha" para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet.

Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

image-1655205814152.png

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  2) Clique no botão "Homologar folha" para : 

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  3) Clique no botão "Voltar" para voltar à página anterior.

  4) Clique no botão "Logs" para visualizar o histórico de registros de ações efetuadas pelo(a) servidor(a) ou chefia imediata.

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[Chefia.2] Substituições de Chefia

Quem faz? Titular da função

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Substituições de Chefia
No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Substituições de Chefia

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2. Adicionar substituição

Clique em "Adicionar" para cadastrar um período de substituição e permitir que o(a) substituto(a) possa efetuar ações referentes à frequência dos(as) servidores(as) do setor. 

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  1) Digite o nome, matrícula ou e-mail do(a) servidor(a) titular da função. Os campus SIAPE e NOME serão preenchidos automaticamente.

  2) Digite o nome, matrícula ou e-mail do(a) servidor(a) que fará a substituição. Os campus SIAPE e NOME serão preenchidos automaticamente.

  3) Digite as datas de início e término do período de substituição. A data de início da vigência não pode ser menor do que a data atual.

  4) Clique no botão "Salvar" para gravar essas informações.

A seguinte tela será exibida com o resumo das informações. Clique no botão "Cadastrar" para inserir uma nova substituição.

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A CGP, em caso de impossibilidade da chefia fazê-lo, terá acesso para realizar o cadastro de substituições.

3. Pesquisar Substituição de Chefia

Clique em "Pesquisar". Será apresentada tela com informações sobre as substituições lançadas.

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  1) Digite o nome do(a) titular da função.

  2) Clique em "Pesquisar" para filtrar as informações.

  3) Utilize o ícone image-1655301273042.pngcaso precise editar a data da finalização da substituição.

  4) Utilize o ícone da "Lupa" para visualizar as informações cadastradas.


4. Poder de chefe

No menu, abra: DOCUMENTOS/PROCESSOS -> Gerenciamento de Permissões

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Clique na Guia "Poder de Chefe" para cadastrar o(a) substituto(a).

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[Chefia.3] Conceder ou negar abono

Quem faz? Chefia imediata

Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para dias em que ocorrer débitos na carga horária, seja por atrasos, saídas antecipadas ou faltas justificadas que não constem nas descritas no Art. 5º da IN n.º 8/2022 - RET/IFSP ou que sejam dispensadas de compensação conforme Art. 7º da IN n.º 8/2022 - RET/IFSP.

Acesse o Suap com sua conta IFSP

1. Acesse Avaliar Frequências 

No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Chefias -> Avaliar Frequências

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2. Escolha o mês de frequência

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Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

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3. Na página seguinte, na data com registro de débito, escolha entre "Conceder abono ou "Negar abono".

As opções de "Conceder abono" e "Negar abono" só ficarão disponíveis após solicitação do servidor interessado, ou, passado o prazo para o servidor ajustar sua frequência, se este não o fizer, durante o período determinado para homologação por parte da chefia (Entre o 5º e o 10º dia útil do segundo mês subsequente), nas frequências com débitos pendentes o sistema apresentará a opção de "Avaliar abono", vide imagem abaixo:

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Nas frequências com ocorrência de abono constará a informação de "Frequência com débito abonada.

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    [Chefia.4] Autorizar/negar compensação

    Quem faz? Chefia imediata

    Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para dias com ocorrência de débitos na carga horária, seja por atrasos, saídas antecipadas, faltas injustificadas e afastamentos legalmente previstos, quando estes excederem os limites de tempo com dispensa de compensação (Vide detalhamento no Art. 7º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

    Acesse o Suap com sua conta IFSP

    1. Acesse Avaliar Frequências 

    No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Chefias -> Avaliar Frequências

    image.png

    2. Escolha o mês de frequência

    image.png

    Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

    image-1651000091953.jpg

    3. Na página seguinte, na data com registro de débito, escolha entre "Avaliar abono", "Autorizar compensação" ou "Negar compensação".

    image.png

    As opções de "Autorizar compensação" ou "Negar compensação" só ficarão disponíveis após solicitação do servidor interessado.

    Nas frequências com ocorrência de compensação constará a informação de "Frequência com débito compensado.

    image.png

    Caso a chefia opte por "Negar compensação" o débito permanecerá, e este não poderá ser objeto de compensação futura, no entanto, ainda será possível abonar tal débito.

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    Sugestão de consulta complementar: https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor4-solicitar-compensacao.

      [Chefia.5] Autorizar banco de horas

      Quem faz? Chefia

      Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para datas com ocorrência de saldo na carga horária do dia (Previsão no Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

      A contabilização das horas armazenadas não poderão exceder a:
      a) 2 (duas) horas diárias;
      b) 40 (quarenta) horas no mês;
      c) 100 (cem) horas no período de 12 meses.


      No entanto, em dias em que não houver previsão de trabalho, o sistema deve considerar as horas trabalhadas, até o limite de 10 horas (descontando o intervalo, quando houver).                                                               

      Servidores Técnico Administrativo com redução de carga horária em razão de autocapacitação profissional, jornada flexibilizada (Vide § 1º, Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP) ou com adesão ao PGD (Previsto no Art. 22 PORTARIA NORMATIVA N.º 46/2022 - RET/IFSP, DE 25 DE ABRIL DE 2022) não poderão armazenar banco de horas.


      Acesse o Suap com sua conta IFSP

      1. Acesse Registrar Frequências 

      No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Chefias -> Avaliar Frequências

      image.png


      2. Escolha o mês de frequência e clique em "Filtrar":

      image.png

      3. Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências do(s) servidor(es):

      image-1651000091953.jpg

      4. Na data com registro de saldo escolha entre as opções de "Autorizar banco de horas" ou "Negar banco de horas".

      As opções de "Autorizar banco de horas" ou "Negar banco de horas" só ficarão disponíveis na área da chefia após solicitação do servidor interessado.

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      5. Quando o saldo é transferido para o banco o "Saldo disponível" será zerado, conforme o exemplo abaixo:

      image.png

      Caso a chefia opte por "Negar banco de horas" o saldo permanecerá como disponível, porém não aparecerá, na área do servidor, a opção de transferir o crédito para o banco de horas.

      image.png

       O saldo ficará disponível para utilização, em até 12 meses (Vide II, Art. 6ª da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

      Para compensar os débitos o sistema irá utilizar o saldo disponível no banco do servidor, começando pelo mais antigo. 

      Servidores docentes também não poderão armazenar banco de horas. O Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP prevê a possibilidade de armazenar banco de horas apenas para servidor Técnico Administrativo. A ausência de previsão se justifica devido ao fato de o professor cumprir sua jornada de trabalho em parte presencial e em parte de forma remota. Desta forma, se o docente tem uma carga horária de 40h/semanais, sendo previsto na folha de horário 20h presenciais e realizar 24h em determinada semana, não poderia afirmar que este excedeu a carga horária semanal (40h), tendo em vista que não se tem o controle, de forma sistêmica, das horas que foram cumpridas remotamente.

        [Chefia.6] Validar frequência (Registro manual)

        Quem faz? Chefia

        Prazo para homologação: A Chefia imediata do servidor terá até o décimo dia útil do mês posterior ao prazo estabelecido para compensação de débitos (Vide Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP). Exemplo: O prazo para homologar a folha de março/2023 termina no décimo dia útil do mês de maio/2023 (Disposto no § 3º, Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

        Não será possível homologar a folha se: existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia e/ou houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

        Acesse o Suap com sua conta IFSP

        1. Acesse Registrar Frequências 
        No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Chefias -> Avaliar Frequências

        image-1650992938042.png

        2. Escolha o mês de frequência

        Escolha o mês/ano e depois clique no botão "Filtrar" para buscar as frequências que deverão ser avaliadas. 

        image-1650993327608.png

        Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

        image-1651000091953.jpg

        3. Avaliar frequência

        Em cada frequência há indicação da chefia responsável pela avaliação, observar esta informação principalmente em caso de mudança de setor e consequentemente de chefia, vide imagem abaixo:

        image.png

        A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

        image-1655209415470.jpg

        Caso o(a) servidor(a) não tenha informado a frequência solicitar que efetue a ação, com urgência, de modo que os prazos não sejam perdidos. Clique no botão "Registrar falta" para os casos de ausência.

        Na tela de frequências temos disponíveis as informações sobre os Dados da Folha e os seguintes botões:

        image-1655205671466.jpg

          1) Clique no botão "Reprocessar folha" para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet.

        Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

        image-1655205814152.png

        image-1655212189456.png

          2) Clique no botão "Homologar folha" para : 

        image-1655205844308.png

        image.png

          3) Clique no botão "Voltar" para voltar à página anterior.

          4) Clique no botão "Logs" para visualizar o histórico de registros de ações efetuadas pelo(a) servidor(a) ou chefia imediata.

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        [Servidor.0] Registrar Frequência (biometria)

        Quem faz? Servidor

        O registro biométrico diário deverá ser igual ao número de entradas e saídas declaradas na folha de horário do(a) servidor(a), desde que este horário esteja devidamente cadastrado no sistema SUAP. Quando o(a) servidor(a) efetuar o número correto de registros esperados no dia, o sistema realizará a atribuição da frequência de forma automática no dia seguinte.

        Para dias em que o registro não é esperado (não existe carga horária declarada na folha de horário), o sistema só permitirá registros de forma biométrica. Não será possível registrar a frequência manualmente para os dias em que o(a) servidor(a) não possui carga horária cadastrada. 

        O sistema de ponto não permitirá informar, de forma manual, registros excedentes, ou seja, em quantidades maiores do que as programadas no dia, conforme declarado na folha de horário do(a) servidor(a). Ex: Servidor(a) deveria ter registrado a biometria 02 vezes no dia (entrada-saída), mas por algum motivo necessitou realizar mais registros. O sistema não aceitará registro manual dessa frequência. Somente será contabilizado se tal registro ocorrer de forma biométrica.

        O SUAP fará o registro automático da frequência dos(as) servidores(as) que aderiram ao PGD, no início do mês seguinte ao da ocorrência, desde que estejam devidamente lançados como cadastradores de plano no SUAP.  Neste caso, constará na carga horária realizada a quantidade de horas previstas na folha de horário do(a) servidor(a). No entanto, se este(a) realizar o registro de sua frequência, não haverá sobreposição de informação, permanecendo a frequência registrada pelo(a) servidor(a).

        O Art. 25.  da PORTARIA NORMATIVA Nº 82/2023 - RET/IFSP, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2023 altera o Art. 17 da Portaria Normativa nº 46/2022 – RET/IFSP, de 25 de abril de 2022, que passa a vigorar com a seguinte redação: “Art. 17 Todos os participantes do teletrabalho, independente do regime de execução, estão dispensados do registro de frequência.”

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        Servidores(as) e chefias deverão acompanhar os relatórios de frequência até sua homologação, informando à CGP do Campus ou CCP-DGP (para os setores vinculados à reitoria) sobre eventuais inconsistências. 

        Se o servidor registrou as suas marcações de forma adequada, mas elas não aparecem no módulo de ponto no dia seguinte, isso pode ser atribuído a um problema de sincronização entre o terminal de ponto e o módulo de ponto. Nessas situações, é importante registrar as frequências manualmente, inserindo o horário correspondente de acordo com as suas marcações.

        Para fazer isso, acesse a sua folha de frequência e localize o dia em que as marcações foram feitas, mas não foram computadas pelo sistema. Em seguida, clique no botão "Registrar Frequência". Isso o direcionará para a tela de registro da frequência. 

        Ao realizar o registro referente à entrada, selecione o primeiro horário registrado. Nos demais registros, selecione os horários correspondentes para início e fim do intervalo, assim como para a saída, como no exemplo abaixo. Isso garantirá que a sua frequência seja registrada.

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          [Servidor.1] Registrar Frequência Manualmente

          Quem faz? Servidor

          Prazo para fazê-lo: o sistema de ponto implementado no SUAP do IFSP permitirá ajustes nas frequências do mês, por parte do servidor, até o 5º dia útil do mês posterior ao subsequente. Exemplo: na folha de frequência de julho/2023 o ajuste é possível até 07/09/2023.

          Essa opção somente deverá ser utilizada quando ocorrer uma divergência em relação aos registros biométricos realizados e os esperados, conforme cadastro da folha de horário do servidor. Ex: Servidor(a) deveria ter registrado a biometria 04 vezes no dia (entrada-saída, entrada-saída), mas por algum motivo realizou menos ou mais registros.

          Para os casos em que o(a) servidor(a) efetuar o número correto de registros esperados no dia, o sistema realizará a atribuição da frequência de forma automática no dia seguinte.

          Acesse o Suap com sua conta IFSP

          1. Acesse Registrar Frequências 

          No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Servidores -> Registrar Frequências

          image-1650480479821.png


          2. Escolha o mês de frequência

          image-1650480589907.png


          3. Escolha o dia para efetuar o registro

          image-1678732205078.png

          4. Botão Registrar Frequência

           Ao clicar no botão "Registrar frequência" será apresentada a seguinte tela (referente à data selecionada):

          image-1650896298158.jpg

          image-1650896314205.jpg

             1) para os casos em que o registro biométrico foi efetuado em quantidade menores ou maiores do que 04 vezes, associar os horários existentes à Entrada, Início de Intervalo, Fim de Intervalo e Saída.

          Servidores técnico-administrativos, se necessário, poderão informar a entrada e saída dispensando o intervalo entre as jornadas, desde que na data a carga horária realizada seja inferior a 08 horas. Exemplo: um servidor com previsão de 8 horas de trabalho, que tenha cumprido 5 horas, este poderá informar apenas a entrada e saída.

          Para jornada diária a partir de 8h é necessário 4 registros (entrada, início do intervalo, volta do intervalo e saída). Vide § 5º, Art. 2º da IN.º 8/2022 - RET/IFSP. Caso o servidor(a) não tenha realizado os registros do intervalo, por exemplo, o sistema irá calcular a jornada realizada no dia descontando o horário máximo de intervalo (3h).

          image.png

             2) para os casos em que o registro biométrico não foi efetuado, utilizar a opção de lançamento manual, informando a data e horários correspondentes.

             3) justificativa sobre a ausência de registro biométrico (Exemplos: esquecimento de registro de ponto, atividade externa - formatura, problema no terminal de ponto, etc.).

          Finalizados os apontamentos, clicar no botão "Registrar".

          Deverá aparecer a mensagem image-1650896967899.png


          Em casos de mensagens de erro, verificar qual o apontamento feito pelo sistema para efetuar o registro corretamente.

          Exemplo: 

          image-1678732673460.png

          Nesse caso, a folha de horário foi cadastrada prevendo apenas um período nesse dia da semana, com previsão de registro de uma entrada e uma saída. O(a) servidor(a) não conseguirá registrar manualmente o acréscimo de mais um ou dois períodos (entrada e saída) nessa data. O sistema somente aceitará as marcações realizadas por meio da batida de ponto biométrico. 
          ATENÇÃO! Esta regra se aplica apenas para docentes.


          5. Frequência Registrada

          Utilizar o botão "Remover frequência" para os casos em que seja necessário refazer os lançamentos e o botão "Visualizar frequência" para verificar as informações lançadas no dia.

          image-1650972615573.png

          As frequências com horário(s) informado(s) manualmente serão submetidas à validação da chefia responsável, sendo que esta poderá informar horários distintos dos registrados inicialmente pelo servidor.

          6. Após o registro da frequência e validação da chefia, serão disponibilizadas informações sobre carga horária realizada, débitos ou saldos, se houver, veja o exemplo abaixo:

          image.png

            [Servidor.2] Solicitar abono

            Quem faz? Servidor

            Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para dias em que ocorrer débitos na carga horária, seja por atrasos, saídas antecipadas ou faltas justificadas que não constem nas descritas no Art. 5º da IN n.º 8/2022 - RET/IFSP ou que sejam dispensadas de compensação conforme Art. 7º da IN n.º 8/2022 - RET/IFSP.

            Prazo: as solicitações de abono ficam disponíveis aos servidores até o 5º dia útil do mês posterior ao subsequente, a contar do mês de ocorrência. Ex.: para débitos de março/2023 é possível solicitar abono até 08/05/2023.

            Acesse o Suap com sua conta IFSP

            1. Acesse Registrar Frequências 

            No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Servidores -> Registrar Frequências

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            2. Escolha o mês de frequência

            image-1650480589907.png

            A opção para solicitação de abono só ficará disponível em frequências com "Carga horária realizada" menor que a "Carga horária planejada", ou seja, com débitos. 

            3. Na data com registro de débito, clique no botão "Solicitar abono".

            image.png

            4. Na página seguinte, no campos "Justificativa" abra a aba do canto superior direito e selecione uma entre as opções "Consultas e Exames" e Outra; em "Outra justificativa" informe a justificativa para o abono; no campos "Documento" insira arquivo da documentação pertinente, se houver, por último, clique no botão "Enviar".

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            5. Após o(a) servidor(a) solicitar o abono, este(a) deve aguardar aprovação da chefia.

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            Abaixo, imagem com um exemplo de frequência com registro de falta abonada pela chefia:

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            Observe que a informação de "Débito pendente" foi zerada.

            ATENÇÃO! Enquanto a chefia não conceder o abono o débito permanece pendente.

            6. Caso seja necessário, altere a solicitação de abono clicando em "Solicitação de abono":

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            7. Na página seguinte corrija as informações: 

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              [Servidor.3] Solicitar banco

              Quem faz? Servidor

              Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para datas com ocorrência de saldo na carga horária do dia (Previsão no Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

              A contabilização das horas armazenadas não poderão exceder a:
              a) 2 (duas) horas diárias;
              b) 40 (quarenta) horas no mês;
              c) 100 (cem) horas no período de 12 meses.
              No entanto, em dias em que não houver previsão de trabalho, o sistema deve considerar as horas trabalhadas, até o limite de 10 horas (descontando o intervalo, quando houver).                                                               

              Servidores Técnico Administrativo com redução de carga horária em razão de autocapacitação profissional, jornada flexibilizada (Vide § 1º, Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP) ou com adesão ao PGD (Previsto no Art. 22 PORTARIA NORMATIVA N.º 46/2022 - RET/IFSP, DE 25 DE ABRIL DE 2022) não poderão armazenar banco de horas.

              Servidores docentes também não poderão armazenar banco de horas. O Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP prevê a possibilidade de armazenar banco de horas apenas para servidor Técnico Administrativo. A ausência de previsão se justifica devido ao fato de o professor cumprir sua jornada de trabalho em parte presencial e em parte de forma remota. Desta forma, se o docente tem uma carga horária de 40h/semanais, sendo previsto na folha de horário 20h presenciais e realizar 24h em determinada semana, não poderia afirmar que este excedeu a carga horária semanal (40h), tendo em vista que não se tem o controle, de forma sistêmica, das horas que foram cumpridas remotamente.

              Acesse o Suap com sua conta IFSP

              1. Acesse Registrar Frequências 

              No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Servidores -> Registrar Frequências

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              2. Escolha o mês de frequência

              image-1650480589907.png

              3. Na data com registro de saldo, clique no botão "Solicitar banco".

              image.png

              Enquanto o pedido estiver pendente de avaliação por parte da chefia a frequência do dia solicitado constará com status de "Banco solicitado, aguardando deferimento da chefia."

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              4. Após autorizado pela chefia, clique no botão "Banco de Horas" para que os créditos sejam transferidos para o banco.

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              5. Quando o saldo é transferido para o banco ficará conforme exemplo abaixo:

              image.png

              Pronto! O saldo já estará disponível para utilização, em até 12 meses (Vide II, Art. 6ª da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

              Para compensar os débitos o sistema irá utilizar o saldo disponível no banco do servidor, começando pelo mais antigo. 

                [Servidor.4] Solicitar compensação

                Quem faz? Servidor

                Quando utilizar esta opção? Esta solicitação deve ser utilizada para dias com ocorrência de débitos na carga horária, seja por atrasos, saídas antecipadas, faltas injustificadas e afastamentos legalmente previstos, quando estes excederem os limites de tempo com dispensa de compensação (Vide detalhamento no Art. 7º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP).

                Atenção: O prazo para efetuar as compensações é até o término do mês subsequente ao da ocorrência (Disposto no Art. 4º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP), sendo limitada a 2 horas diárias a mais que a jornada prevista. Se a compensação ocorrer em dia em que não houver previsão de trabalho, o sistema deve considerar as horas trabalhadas, até o limite de 10 horas (descontando o intervalo, quando houver).

                Acesse o SUAP com sua conta IFSP

                1. Acesse Registrar Frequências 

                No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Servidores -> Registrar Frequências

                image.png

                2. Escolha o mês de frequência

                image-1650480589907.png

                3. Na data com registro de débito, clique em "Solicitar compensação".

                image.png

                4. Após o(a) servidor(a) solicitar a compensação, aguarde a autorização da chefia para que possa efetuá-la.

                image.png

                5. Após autorizada compensação, o servidor deve clicar no botão "Compensar débito",  conforme indicado abaixo:

                image.png

                Obs.: O botão "Compensar débito" só será exibido quando a compensação tiver sido autorizada pela chefia e quando o servidor possuir saldo no "banco de horas" para utilização.

                Por fim, o sistema irá utilizar o saldo disponível no banco do servidor, começando pelo mais antigo, para compensar os débitos.

                Servidores Técnico Administrativo com redução de carga horária em razão de autocapacitação profissional ou jornada flexibilizada (Vide § 1º, Art. 6º da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP) não poderão armazenar banco de horas. Portanto, não será possível acumular horas trabalhadas acima da carga horária prevista em folha de horário para utilização futura. Por este motivo, em caso de necessidade de compensação, nestes casos, diferente de quem está autorizado a armazenar banco de horas, o sistema só irá considerar os saldos gerados em datas posteriores as frequências com débitos pendentes, e dentro do limite previsto para tal, conforme prazo informado acima. 

                As datas com débitos compensados ficarão da seguinte forma:

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                6. Caso a chefia negue a solicitação de compensação, aparecerá para o servidor a opção de "Solicitar abono", veja exemplo abaixo:

                image.png

                Sugestão de consulta complementar: https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/servidor3-solicitar-banco.

                [CGP.11] Registrar afastamento

                Quem faz? membros de gestão de pessoas

                Esta opção só ficará disponível no mês subsequente ao da ocorrência.

                Quando utilizar esta opção? deve ser utilizada para dias com ocorrência de afastamentos previstos no  Art. 5º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 8/2022 - RET/IFSP, que por algum motivo não foram processados automaticamente pelo sistema. Ex: Servidor(a) aguardando parecer sobre pedido de reconsideração de afastamento para tratamento de própria saúde de período que esteja em vias de ser homologado pelo setor responsável (CSS) deverá informar afastamento para que não ocorra o desconto automático desse período na folha de pagamento.

                Informar afastamento no sistema de ponto NÃO dispensa a necessidade de entrega do atestado médico, que poderá ser incluído pelo SouGov, consultar orientações na página de acesso na página: https://www.gov.br/servidor/pt-br/acesso-a-informacao/faq/sou-gov.br/minha-saude/atestado/1-como-incluir-atestado-de-saude-no-aplicativo-sou-gov-br.

                Art. 5º As licenças e afastamentos listados neste artigo serão inseridos automaticamente no ponto eletrônico do Suap no primeiro dia útil do mês seguinte ao da ocorrência, desde que haja o processamento do afastamento no Siape.
                Parágrafo único. Os servidores deverão apresentar os respectivos documentos comprobatórios, conforme a norma instituída pelo IFSP, até o quinto dia útil após a ocorrência.
                I - Quando ocorrer qualquer ausência prevista abaixo, o interessado deverá abrir processo no Suap, anexar a documentação comprobatória e realizar a tramitação ao setor constante no § 2° do Art. 2º desta IN:                            a) Alistamento ou recadastramento eleitoral;
                b) Afastamento para Juri e Outros Serviços obrigatórios por Lei;
                c) Doação de Sangue;
                d) Eleitores convocados para compor as mesas receptoras, juntas eleitorais ou
                requisitados para auxiliar seus trabalhos.
                II - Quando ocorrer qualquer ausência prevista abaixo, o interessado deverá abrir processo no Suap, anexar Requerimento específico, bem como, a documentação comprobatória e realizar a tramitação ao setor constante no § 2° do Art. 2º desta IN:
                a) Licença Adotante e sua prorrogação;
                b) Licença Gala (Casamento ou Celebração de união estável por meio de escritura
                devidamente lavrada em cartório);
                c) Licença por falecimento do cônjuge, companheiro, pai, mãe, madrasta, padrasto,
                filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela e irmãos do servidor;
                d) Licença maternidade e sua prorrogação;
                e) Paternidade e sua prorrogação.
                III - Quando ocorrer ausência por atestado médico ou por acompanhamento por motivo de doença em pessoa da família, de acordo com o previsto no Art. 83 da Lei n° 8.112/90, o atestado deverá ser submetido por meio do aplicativo “Atestado Web”.
                IV - Nas situações abaixo, após o processamento da Portaria de concessão no SIAPE:
                a) Afastamento do País;
                b) Afastamento para qualificação profissional;
                c) Licença Capacitação;
                c) Participação em programa de Treinamento Regularmente;
                e) Afastamentos sem remuneração.

                Antes de informar o afastamento, efetuar o reprocessamento da folha no Botão "Reprocessar folha" para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no SIGEPE. 

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                Acesse o SUAP com sua conta IFSP

                1. Acesse Monitorar Frequências 

                No menu, abra: GESTÃO DE PESSOAS -> Administração de Pessoal -> Frequência -> Gestão de Pessoas -> Monitorar Frequências:

                image.png

                2. Preencha os campos abaixo:

                image.png

                3. Na data de ocorrência clique em "Registrar afastamento".

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                4. Observe as orientações contidas na página e preencha os campos apresentados:

                image.png

                Os afastamentos que foram registrados sem indicação de "Afastamento deferido" constarão com status de "Confirmada: Não" e ficarão com pendência de deferimento, vide manual "[CGP.2] Confirmar Afastamentos" (https://manuais.ifsp.edu.br/books/gest%C3%A3o-de-pessoas/page/cgp2-confirmar-afastamentos):

                image.png

                Os afastamentos que foram registrados com indicação de "Afastamento deferido" constarão com status de "Confirmada: Sim":

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                [CGP.10] Histórico de Funções no Suap (Correção Manual)

                Quem faz? A atividade é descentralizada, a CGP do servidor faz a referida verificação/correção.

                O histórico de Funções do Suap é preenchido automaticamente em até 3 dias úteis através da sincronização das informações do Siape com o Suap, todavia, eventualmente pode ter um falha na migração e o histórico de Funções do Suap constar errado. Nestes casos a solução é corrigir manualmente o histórico de Funções no Suap.

                O referido erro impede, por exemplo, o correto funcionamento do ajuste do ponto, e autorização para PGD. Nestes casos verifique o Histórico de Funções do Suap da sua chefia, se está correto em relação ao mesmo histórico só que do Siape.

                Para a verificação do Histórico de Funções no Suap, e sua correção manual, seguem passos:

                01. Histórico de Funções no Siape (histórico de referência)

                O histórico de funções do Siape é o correto, e por isso é a nossa referência.

                a) No Siape entre no comando >CACODETPFU, selecione a opção 1 com um "X", e informe o CPF do servidor que deseja verificar o histórico de funções e tecle "Enter" vide print abaixo.

                image.png

                b) Será apresentada todo o histórico de Funções do servidor, seja funções como Titular ou Substituto, para o nosso caso, só interessa verificar as funções como titular, estas estão indicadas com a letra "T" na coluna "TSR" vide print abaixo, e é este históricos de funções como Titular "T" do Siape que devem estar corretamente replicados no Suap.

                image.png

                Perceba no print acima do Siape, que não há a informação fim do período de Exercício de Função iniciado em 29AGO2023, isso significa que esta é a Função atual do servidor e também deve constar "Data Fim" em branco para o referido período no Suap.

                02. Histórico de Funções no Suap, consulta e edição

                a) No Suap:

                1.  em seu campo de pesquisas de funcionalidades digite "Histórico de Funções";
                2.  clique no resultado correspondente, vide imagem abaixo.

                image.png

                b) Na próxima tela:

                1. No campo texto informe o nome ou a matrícula Siape do servidor;
                2.  e clique em "Filtrar", vide imagem abaixo

                image.png

                c) Será apresentado o Histórico de Funções no Suap, verifique se o mesmo corresponde com a Histórico de Funções do Siape, e, caso seja necessário, faça as correção clicando no símbolo de edição, e salve as alterações necessárias, vide imagem abaixo

                image.png

                Correção manual de Funções realizada com sucesso.

                Qualquer dúvida, entrar em contato com a CCP-DGP ccp@ifsp.edu.br

                [CGP.10_1] Histórico de Funções no SUAP

                Quem faz? A atividade é descentralizada, a CGP do servidor faz a referida verificação/correção.

                O histórico de Funções do SUAP é preenchido automaticamente por meio da sincronização das informações do SIAPE com o SUAP, normalmente dentro de um período de até três dias úteis após a alteração no SIAPE. 

                No entanto, se a sincronização não acontecer no prazo mencionado, a CGP do servidor pode realizar as correções no histórico de funções manualmente, seguindo as orientações do manual Histórico de Funções no SUAP (Correção Manual) para realizar as correções manualmente.

                1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

                2. Para CONSULTAR o Histórico de Funções dos Servidores, siga estas etapas abaixo:

                                           image.png

                ​​3. Na sequência, você encontrará o Histórico de Funções no SUAP, que deve estar em conformidade com as informações do SIAPE. Para facilitar a busca e consulta, você tem a opção de filtrar os resultados utilizando os seguintes critérios a seguir:

                image.png

                4. Após a busca, se for necessário realizar EDIÇÕES clique no botão de edição para correção, conforme imagem abaixo:

                image.png

                5. Para EDITAR informações de um servidor específico, siga as seguintes etapas abaixo:

                Certifique-se de que o campo "Data fim na Função" está em branco caso essa seja a função atual do servidor. Caso encontre alguma informação nesse campo, proceda da seguinte forma: edite a linha em questão e, no campo "Data fim na Função", apague qualquer informação presente, deixando o campo em branco. Em seguida, clique em "Salvar" para confirmar as alterações.

                image.png

                A funcionalidade Adicionar Histórico de Função do Servidor está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Coordenador de Gestão de Pessoas; Coordenador de Gestão de Pessoas Sistêmico; Operador de Gabinete; Operador de Gabinete Sistêmico e; Operador de Gestão de Pessoas.

                6. Para ADICIONAR o histórico de função de um novo servidor, siga as seguintes etapas abaixo:

                image.png

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