Estágios e Afins

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Competências do Coord. de Extensão/Coord. de Estágio no Módulo ‘‘Estágio e Afins”

Documentação Vigente

Como acessar o Módulo

Menu Lateral> Extensão> Estágio e Afins> Estágios

 

Tela inicial do Módulo “Estágios”

 

Como baixar relatórios em Excel com as informações de estágios

Informações Disponíveis no Excel

Como acompanhar e filtrar as situações de estágio

Situações e Abas de Estágio

 

  1. Todos: todos os cadastros de estágios já realizados no câmpus
  2. Em andamento: estágios cadastrados dentro de seu período normal
  3. Matrículas Irregulares: cancelada, trancada voluntariamente
  4. Atingiu a Data Prevista de Encerramento: cadastros que já cumpriram seu prazo, porém possuem pendências
  5. Pendência de Relatório de Atividades do Estagiário: cadastros que não possuem um ou mais relatórios do estagiário inseridos
  6. Pendência de Relatório de Atividades do Supervisor: cadastros que não possuem um ou mais relatórios do supervisor inseridos
  7. Apto para Conclusão: cadastros que não possuem pendências e podem ser encerrados pelo CEX
  8. Concluídos: estágios concluídos no sistema

 

Tela Inicial de estágios -Informações das colunas

  1. Tipo: sempre deve ser estágio; serve apenas para registro
  2. Estagiário: nome do estagiário e matrícula
  3. Situação do Estagiário: se o estudante está ou não matriculado, por exemplo
  4. Situação da Matrícula no Período: situação do estudante no período (se trancou, por exemplo)
  5. Câmpus: câmpus ao qual pertence o estudante
  6. Concedente: local em que é realizado o estágio e seu CNPJ
  7. Professor Orientador: nome e matrícula do Professor Orientador
  8. Data de Início: data cadastrada como início do estágio
  9. Data Prevista para Encerramento: previsão de término, porém vigora a data inserida no Encerramento
  10. Data do Encerramento: data de fato em que o estágio foi encerrado
  11. Aditivos Contratuais: lista de aditivos inseridos

 


Filtrar situações dos estágios

 

  1. Selecionar uma das abas (Todos, Em andamento, Matrículas Irregulares, etc)
  2. Utilizar filtros do sistema (Tipo, Estagiário, Situação do Estagiário, etc)

Como visualizar um cadastro de estágio

Conhecendo o cadastro de estágio

Visualizar informações do estágio: Clicar na Lupa ?
Obs.: Esta visualização inicial permite ter acesso a algumas informações pontuais do estágio sem ter que necessariamente abrir o cadastro. 

 

1ª Aba: Informações Gerais (Dados Gerais, Bolsa, Carga Horária, Seguro, Supervisor e Relação de Atividades do Estágio). 

 

 

2ª Aba: Documentação e Aditivos (Plano de Atividades, Termo de Compromisso,  Documentação comprobatória, Aditivos Contratuais).

3ª Aba: Notificações de Pendências (e-mails enviados pelo sistema informando as pendências aos usuários).

4ª Aba: Visitas do Orientador (Visitas registradas pelo Prof. Orientador e datas limite para a realização das visitas).
Obs.: O Prof. Orientador deve registrar a visita e somente por motivo de força maior o CEX deverá realizar o registro.

 

5ª Aba: Atividades de Orientação (O Prof. Orientador deve registrar as orientações realizadas com o estagiário).

 

6ª Aba: Relatório de Atividades - Estagiário (Relatórios inseridos pelo estudante e períodos de referência para a entrega dos relatórios).
Obs.: O estudante que deve registrar este relatório e somente por motivo de força maior o CEX deverá realizar o registro.

 

 

7ª Aba: Relatório de atividades - Supervisor (Relatórios inseridos pelo supervisor e períodos de referência para a entrega dos relatórios).
Obs.: O Supervisor  recebe um e-mail de pendência com informações de acesso ao SUAP e pode registrar este relatório. Se necessário, o CEX poderá realizar o registro.

 

 

8ª Aba: Dados do Encerramento (Registrar e editar dados de encerramento do estágio e ver informações inseridas).

 

 

Como adicionar um estágio (cadastro)

ATENÇÃO: Todos os procedimentos de formalização, de acompanhamento e de encerramento são iguais tanto para o estágio obrigatório quanto para o estágio não obrigatório. Assim, todas as orientações aqui contidas são válidas para ambos os tipos de estágio.  

Documentação exigida:
  1. Termo de Compromisso
  2. Plano de Atividades
Adicionar Estágio:
  1. Clicar no botão verde: “Adicionar Estágio”
  2. Preencher as informações solicitadas

 

 

Apresentação do Formulário de Cadastro de Estágio (1/3)

 

Apresentação do Formulário de Cadastro de Estágio (2/3)

 

Apresentação do Formulário de Cadastro de Estágio (3/3)

 

 

Como cadastrar uma concedente

Caso a concedente não esteja cadastrada, ela deve ser inserida primeiramente no cadastro de pessoa jurídica ou física, e assim poderá ser encontrada no cadastro de estágio.

Cadastrando uma concedente:
Menu Lateral> Administração> Cadastros> Pessoas Físicas, Pessoas Jurídicas, Pessoas Jurídicas Estrangeiras, Pessoas Jurídicas Vinculadas

Cadastro de Pessoa Física:
1. Clicar no botão verde: “Adicionar Pessoa Física”
2. Preencher as informações solicitadas

 

Cadastro de Pessoa Jurídica:
1. Clicar no botão verde: “Adicionar Pessoa Jurídica”
2. Preencher as informações solicitadas

 

Cadastro de Pessoa Jurídica Estrangeira:
1. Clicar no botão verde: “Adicionar Pessoa Jurídica Estrangeira”
2. Preencher as informações solicitadas

 

Cadastro de Pessoa Jurídica Vinculada:
1. Clicar no botão verde: “Adicionar Pessoa Jurídica Vinculada”
2. Preencher as informações solicitadas

 

Preencha os campos observando as orientações no quadro abaixo:

Uma vez cadastrada a escola, pode ser realizado o registro do Estágio ou alterado o registro com concedente cadastrada com erro.
Acesse o Menu EXTENSÃO > Extensão > Estágio e Afins > Estágios
No campo Concedente, busque pela Escola adicionada como Pessoa Jurídica vinculada

 

 

ATENÇÃO

Caso a Pessoa Jurídica já tenha sido cadastrada, verifique se o CNPJ está correto;
Cadastrar atentamente o nome e o CNPJ. Apenas a PRX pode editar erros no cadastro.
Deve ser feita a solicitação via o e-mail dci@ifsp.edu.br;
O formato do CNPJ deverá ser o padrão 00.000.000/0000-00;
Os registros importados do Nambei estão com o CNPJ no formato N/A – 000000 e não devem ser utilizados.

 

 

 

 

Editando um cadastro de estágio

Editar um Registro de Estágio
 
 

 

 

 

 

Como apagar um cadastro de estágio

Apagando um estágio:

Clicar em Editar informações do cadastro: Clicar no símbolo

Apagar informações de Cadastro de Estágio: clicar em apagar, no canto inferior direito da tela de edição

Como cadastrar uma visita

Documentação exigida:
  1. Relatório de Visita à Concedente – Supervisor

Segundo o inciso III do Art. 20 da Portaria IFSP 1.204/2011, a visita do Prof. Orientador à concedente não é obrigatória. Caso a visita não seja realizada:

Caso a visita seja realizada:

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Visitas do Orientador> Registrar Visita

 

Apresentação do Formulário de Cadastro de Visita

 

 

 

EDITANDO UM RELATÓRIO DE VISITA DO ORIENTADOR

Em casos onde se tem a necessidade de fazer o "upload" do relatório assinado, após já cadastrada a visita, deve-se editar o cadastro conforme imagens abaixo:

1- Clicar na aba Visitas do Orientador

2-Clicar no ícone de edição

3- Localizar o campo para "upload" do arquivo PDF e enviar.

4- Então o relatório de visita do orientador será atualizado, passando para a situação realizada.

Como cadastrar um Relatório de Atividades - Estagiário

Documentação exigida:

  1. Relatório de Atividades – Estagiário

Cadastrando um Relatório de Atividades - Estagiário:

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Relatório de Atividades - Estagiário> Registrar Relatório

 

  1. Preencher as informações de acordo com o Relatório de Atividades – Estagiário;
  2. Inserir Relatório de Atividades - Estagiário digitalizado e assinado pelo Estagiário, Orientador e Supervisor (exigência devido a necessidade de “visto” do Supervisor e do Orientador no Relatório Documento previsto no §1º do Art. 3º e inciso IV do Art. 7º da Lei 11.788/08).

Obs.: a) Se houver atividades desenvolvidas pelo estagiário que não estão no Plano de Atividades, solicitar/elaborar Termo Aditivo modificando o Plano;

b) Esse relatório deve ter periodicidade não superior a 6 meses (para cada período de 6 meses completos ou não, deve ser feito um relatório).

Ex. 1: Estágio de 2 meses: 1 relatório;

Ex. 2: Estágio de 8 meses: 2 relatórios;

Ex. 3: Estágio de 1 ano e 7 meses: 4 relatórios.

Apresentação do Formulário de Registro de Relatório de Atividades - Estagiário

IMPORTANTE:

 

  1. Embora a periodicidade de entrega dos relatórios varie de acordo com o PPC, a solicitação de relatórios semestrais no SUAP foi determinada para responder à periodicidade mínima prevista no Art. 7º, inciso IV, da Lei 11.788/2008.

    Assim, considerando a diversidade de cursos, periodicidades e formatos de relatórios no IFSP, o sistema trabalha com a regra mais geral. Além de responder à solicitação legal, o objetivo é que os relatórios estejam salvos para compor a memória e documentação do estágio realizado.

    Entretanto, a inclusão semestral do relatório para fins de registro no SUAP não isenta o estudante da apresentação de relatórios na periodicidade determinada pelo PPC.

  2. O relatório a ser anexado deve ser o mais recente em relação à data de registro obrigatório.

Como cadastrar um Relatório de Atividades - Supervisor

Documentação exigida:
  1. Relatório de Atividades – Supervisor

Cadastrando um Relatório de Atividades - Supervisor:

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Relatório de Atividades - Supervisor> Registrar Relatório

  1. Preencher as informações de acordo com o Relatório de Atividades do Estagiário;
  2. Inserir Relatório de Atividades digitalizado e assinado pelo Estagiário, Orientador e Supervisor (Exigência devido a necessidade de “visto” do Estagiário no Relatório. Documento previsto no inciso VII do Art. 9º da Lei 11.788/08).

Obs.: a) Se houver atividades desenvolvidas pelo estagiário que não estão no Plano de Atividades, solicitar/elaborar Aditivo modificando o Plano;

b) Esse relatório deve ter periodicidade não superior a 6 meses (para cada período de 6 meses completos ou não deve ser feito um relatório).

Ex. 1: Estágio de 4 meses: 1 relatório;

Ex. 2: Estágio de 7 meses: 2 relatórios;

Ex. 3: Estágio de 1 ano e 2 meses: 3 relatórios.

Apresentação do Formulário de Registro de Relatório de Atividades - Supervisor

Como cadastrar um Termo Aditivo

Documentação exigida:
  1. Termo Aditivo

Inserindo um Aditivo:

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Documentação e Aditivos> Cadastrar Aditivo 

  1. Escolher quais informações fazem parte do Aditivo: Professor Orientador, Remuneração, Transporte, Outros Benefícios, Tempo, Carga Horária, Plano de Atividade, Supervisor e Horário
  2. Inserir a nova informação
  3. Informar Início da Vigência do Aditivo
  4. Anexar o Aditivo digitalizado
  5. Inserir uma Descrição para o Aditivo e Salvar 

 

Exemplo: ao clicar no Tipo de Aditivo, deve aparecer a área de preenchimento para as novas informações

As novas informações substituem as anteriores no cadastro. Na área de Aditivos Contratuais, é possível ter acesso a um breve histórico das mudanças realizadas.

 

Como encerrar um estágio e/ou registrar rescisão

NOTA de ATUALIZAÇÃO:

O registro dos dados de encerramento do estágio no SUAP, antes da nova atualização, apresentava como data apenas o campo “Data do Encerramento”. Esse campo era registrado pela Coordenadoria de Extensão do Campus (CEX) como o registro em que o aluno finalizou suas atividades na empresa ou instituição concedente do estágio. Contudo, o(a) aluno(a) ainda precisava entregar na CEX o Relatório do Estágio que era analisado posteriormente pelo seu orientador. Dessa forma, caso o(a) aluno(a) demorasse na entrega desse relatório, a finalização do estágio e a emissão dos documentos de conclusão do curso, caso o estágio fosse o último pré-requisito de conclusão,poderia gerar um erro na data de conclusão do curso. Porém, a data real de finalização do estágio, ou seja, após o retorno do orientador com a análise do relatório de estágio, não era registrada no SUAP. Logo, a data de conclusão do curso poderia ser apresentada de forma incorreta, já que apenas a data de finalização na empresa concedente era registrada. Então, para resolver esse problema, no SUAP, foram criados dois novos campos: “Data de Encerramento na Concedente”e “Data de Finalização da Documentação”.

1) “Data do encerramento na concedente’’, onde deve ser registrada a data em que o estudante encerrou suas atividades na escola ou na empresa.

2) “Data da finalização da documentação’’, onde deve ser registrada a data em que o estudante entregou o relatório final com as devidas avaliações e assinaturas do Orientador de Estágio e do Supervisor.

O campo “Data do encerramento’’ permanece e nele deve ser registrada a data da finalização da documentação. 

Lembramos que esses novos campos são válidos para registros realizados a partir de junho de 2020. Para registros anteriores que eventualmente necessitarem de correção, deve ser solicitada a reabertura para a inclusão das datas corretas conforme consta nesse manual mais a baixo.

 

Documentação exigida:

  1. Termo de Realização de Estágio

Registrando um Encerramento/Rescisão:

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Dados do Encerramento> Registrar Encerramento

Preencher as informações solicitada

Inserir Termo de Realização de Estágio digitalizado e assinado pelo Estagiário, Supervisor e Responsável pela Concedente (Exigência devido a necessidade de “visto” do Estagiário no documento. Documento previsto no inciso V do Art. 9º da Lei 11.788/08)

Obs.: Esse documento é exigido em qualquer situação de desligamento do estagiário

Apresentação do Formulário de Registro de Encerramento/Rescisão

Detalhamento do Registro de Encerramento/Rescisão:

Rescisão - Inserir a motivação do Desligamento/Encerramento e se souber informações adicionais sobre a rescisão, informar no campo: Motivação da Rescisão.

A “Data Prevista para Encerramento” do Estágio precisa ser igual a “Data do Encerramento na Concedente”.

Detalhes sobre a Rescisão - Se a rescisão ocorrer com até 90 dias da data inicial do estágio não são exigidas: visita e relatórios para o encerramento;

- Caso o estudante deseje utilizar o tempo para a sua prática profissional, é necessário que sejam inseridas todas a informações;

- Caso a rescisão ocorra a partir de 91 dias, são cobradas todas as exigências processuais de um estágio comum.

Registro do Estágio foi Encerrado e Finalizado.

 Caso algum(a) aluno(a) que concluiu o curso ficou com a data de Conclusão errada, sendo o estágio o último requisito de conclusão do curso, é possível alterar a data de finalização de estágio. Logo, a Coordenadoria de Registros Acadêmicos do Campus precisará reabrir o último período do(a)aluno(a)registrado no SUAP:

A Coordenadoria de Registros Acadêmicos deverá entrar em:

ENSINO>>ALUNOS E PROFESSORES>>ALUNOS

É preciso identificar qual foi o último período cursado pelo(a) aluno(a). No caso abaixo foi 2019/1:

Após a reabertura do último período do(a) aluno(a) a Coordenadoria de Extensão do Campus poderá realizar a alteração da data de término do Estágio. Dessa forma, basta seguir as orientações anteriores, inserindo a “Data do Encerramento na Concedente” e a “Data de Finalização da Documentação”. Após esses registros, a Coordenadoria de Registros Acadêmicos do Campus poderá fechar o último período do aluno clicando em:

Ensino>>Procedimento de Apoio>>Fechar Período.

 

Como solicitar cancelamento de encerramento de Estágio e Afins

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Dados do Encerramento

A PRX é quem analisa as solicitações de cancelamento

Como registrar encerramento por abandono/matrículas irregulares

MATRÍCULAS IRREGULARES

Deve ser verificado constantemente se há estagiários com matrículas irregulares (casos de evasão, trancamento, cancelamento, transferência), pois há um prazo final para a regularização da matrícula.

ABANDONO

Enquadra-se como abandono, por exemplo, o estudante que não entregar os relatórios exigidos. Nesse caso, o IFSP pode rescindir o Termo de Compromisso.   

Abrir o cadastro de estágio do aluno> Aba: Dados do Encerramento

 

 

Como cadastrar Atividades Profissionais Efetivas

Devem ser registrados aqui os casos de:

Equiparação (projetos de iniciação científica, de extensão ou de ensino);

Aproveitamento de atividades profissionais (quando o estudante é autônomo ou prestador de serviços; empregado na iniciativa privada ou pública; proprietário de empresa; servidor ou funcionário público);

Aproveitamento de horas realizadas no âmbito do Programa Residência Pedagógica (ver Instrução Normativa nº 001, de 19 de dezembro de 2018 ).

Apresentação do Formulário de Registro de Atividade Profissional Efetiva

Para casos de equiparação, selecionar ‘‘Outro(a)’’ em ‘‘Filtrar por Tipo desta Atividade Profissional Efetiva’’.

Apresentação do Formulário de Registro de Atividade Profissional Efetiva

 

Como cadastrar Atividades Profissionais Efetivas

Devem ser registrados aqui os casos de:

equiparação (projetos de iniciação científica, de extensão ou de ensino);

aproveitamento de atividades profissionais (quando o estudante é autônomo ou prestador de serviços; empregado na iniciativa privada ou pública; proprietário de empresa; servidor ou funcionário público);

aproveitamento de horas realizadas no âmbito do Programa Residência Pedagógica (ver Instrução Normativa nº 001, de 19 de dezembro de 2018 ).