ETEP

Documentação sobre o módulo do ETEP, presente no SUAP. A função deste módulo é gerenciar aspectos da vida acadêmica dos estudantes pela perspectiva do setor sóciopedagógico do IFSP.

Além do Acompanhamento: Uma ferramenta de Gestão da CSP

O ETEP além do acompanhamento discente

Quem faz? Todos os servidores da Coordenação SócioPegagógica ou setores similiares 

Foi pensando em conjunto com a informatização do processo de atendimento ao discente um ferramenta onde o setor pudesse se organizar quanto as suas atividades. Isso resultou na função “atividades” dentro do módulo ETEP. Trata-se de uma área do módulo para registro de atividades que serão ou foram desenvolvidas pela coordenadoria sóciopedagógica. Todos os "Membros ETEP" podem gerir essas informações.

Os objetivos da função “atividades” são:

Todos esses aspectos trazem maior organização ao arquivamento das atividades, a possibilidade de fácil rastreamento e a criação, de maneira automática, de um portfólio de ações dos setores sóciopedagógico na instituição e um histórico local de atividades.

Adicionando uma Atividade

A adição de uma atividade pode ser feita através do seguinte caminho de menu: “ENSINO → ETEP → Atividades”. Será aberta uma nova página com o botão de adição de atividade, na parte superior. Note que há também as abas de visualização das atividades já inseridas, que são para todas as atividades (atividades locais e as que outros campus compartilharam), as atividades locais ao câmpus e depois, somente as compartilhadas. Essa descrição é ilustrada na imagem abaixo:

22_atividade_etep.png

Nota: Como outros cadastros, tipos de Atividades são inseridos pela administração do módulo ETEP. Se não exite uma
Atividade que o setor realizou ou pretende, entre em contato com a Administração do Módulo para cadastro.

Na imagem a seguir é mostrado uma tela de inserção de uma atividade já preenchida. Note que o botão de visibilidade está marcado, o que indica que outros câmpus terão acesso a descrição textual e a possíveis anexos desta atividade.

Inserindo documentos em uma Atividade

Para inserir um documento a uma determinada atividade deve-se acessar, via menu, “ENSINO → ETEP → Documentos”. Os passos para a adição de um documento são:

  1. Escolha o documento local para upload no SUAP;
  2. Escolha o tipo de documento. Será importante escolher corretamente para, posteriormente, usar filtros para rastrear e recuperar os anexos;
  3. Por último vincule o documento a atividade em da qual o documento faz parte.

Na imagem abaixo é são relacionados os passos acima com os campos no formulário de inserção de documentos.

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FAQs: Perguntas Frequentes

1. Como solicitar adesão ao ETEP?

Quem faz? Setores de sóciopedagógico que ainda não utilizam de maneira efetiva o módulo ETEP

Se o câmpus ainda não utiliza o módulo ETEP deve solicitar ao setor de gestão do módulo ETEP, dentro da PRE, a atribuição aos respectivos servidores as permissões para tal. Deve-se enviar um e-mail para "suporte.moduloetep@ifsp.edu.br" com a lista de servidores que deverão ter acesso aos dados sensíveis vinculados ao ETEP e posteriormente, ler a documentação para se ter a base de uso do módulo. Eventuais dúvidas podem ser encaminhadas ao mesmo e-mail.

Atenção: Quando um servidor sair do setor que tem acesso ao ETEP deve-se enviar um e-mail para "suporte.moduloetep@ifsp.edu.br" solicitando a retirada do mesmo as permissões de utilização do ETEP como "Membro ETEP". Caso contrário, mesmo após sua saída do setor, o servidor ainda continuará a ter acesso aos dados sensíveis/confidenciais do ETEP.


2. Como adicionar uma solicitação no ETEP?

Quem faz? Docentes e Técnicos Administrativos podem adicionar solicitações.

As solicitações podem ser adicionadas em uma tela específica para a tarefa. Para visualizar a tela deve-se, através do menu do SUAP, seguir o caminho “ENSINO → ETEP → Adicionar Solicitação”.

Será apresentada uma tela como a imagem abaixo. Todos os campos são obrigatórios: nome do aluno, a descrição da solicitação e o tipo da mesma. Os tipos são cadastrados pelo administrador geral do módulo, ou seja, a área fim que o módulo atende. Neste caso, estes cadastros são inseridos através da Coordenadoria de Ações Pedagógicas e Inclusivas (PRE/DPAP/CAPI). Após o preenchimento e a submissão da solicitação, ela poderá ser deferida ou indeferida pelo setor.

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3. O que é "ciência" nos registros e encaminhamentos?

Quem faz? Qualquer servidor que seja inserido como "Interessado" em um registro ou encaminhamento. Habitualmente será usado para o docente/demandante ficar a par do trabalho desenvolvido

Para criar um vínculo de acompanhamento do solicitante junto ao trabalho do sóciopedagógico foi concebida a ação de “ciência”. Para que, em cada nova iteração em cima do acompanhamento, de forma online, o solicitante afirme que teve conhecimento dessa ação, ou seja, tome ciência do registro efetuado pela coordenadoria sóciopedagógica, tornando o feedback mais rápido e simples.

Nota: As ações de ciência só poderão ser efetuadas para itens do acompanhamento onde exista “visibilidade” ao
solicitante.

Será disparado um e-mail a cada nova iteração aos envolvidos. Porém, para marcar ciência afim que o sóciopedagógico tenha conhecimento da ciência de um registro, deve-se, pelo menu, seguir o caminho “ENSINO → ETEP → Ciências Pendentes”. Abaixo há uma tela que ilustra a situação.

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4. Como a CSP visualiza o histórico de solicitações de um aluno?

Quem faz? Todos os servidores da Coordenação SócioPegagógica ou setores similiares 

É possível visualizar o histórico de todas as solicitações ETEP de um aluno através do página de visualização do mesmo, clicando na "aba ETEP". Essa tela reúne todas as informações do aluno, desde dados pessoais aos dados acadêmicos. É possível chegar a essa tela clicando sobre o nome de um aluno quando este nome está hiperlincado. A imagem abaixo mostra, na página de visualização, onde se encontra a aba ETEP e o histórico de solicitações de acompanhamento abaixo. Função disponível apenas para "Membro ETEP".

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Gerando Relatórios

Quem faz? Todos os servidores da Coordenação SócioPegagógica ou setores similiares 

Uma importante tela da perspectiva de gestão é a de relatórios. Nessa tela um membro ETEP pode ter uma visão geral dos acompanhamentos de todo o IFSP, mesmo que na maioria das vezes utilizará filtros correspondente ao seu campus. Note que a visão será apenas dos dados básicos do acompanhamento (tais como câmpus/tipo) e não haverá acesso diretamente aos dados do acompanhamento. Para chegar até a função de relatórios, acesse, via menu, “ENSINO → ETEP → Relatório de Acompanhamentos ”.

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Introdução

Sobre o SUAP e o módulo ETEP

1-ifsp_suap.pngO SUAP – Sistema Unificado de Administração Pública é um sistema informatizado que visa abranger todos os processos administrativos e acadêmicos do Instituto Federal. Ele foi concebido no IFRN e, a partir de 2016, foi adotado pelo IFSP como principal sistema de informação para suporte as atuações da instituição. Tem como grande vantagem o reaproveitamento de código de software e processos de outras instituições, podendo aproveitar boas práticas já adotadas em outras regiões do país. E, quando necessário, permite a implementação das especifidades administrativas e educacionais do IFSP. O SUAP é dividido em módulos: cada módulo é responsável por determinada área de atuaçãodentro da instituição, tais como o módulo específico para a gestão de recursos humanos eoutro específico para o controle acadêmico, de ntre vários módulos, que se trocam dadosentre em si.

O módulo ETEP é um dos módulos do SUAP. ETEP é um acrônimo para “Equipe Técnico Pedagógica” e este módulo tem o objetivo de servir como ferramenta de apoio as ações da coordenadoria sóciopedagógica. A princípio o módulo ETEP compreende as solicitações da comunidade interna ao sóciopedagógico, em conjunto aos registros de acompanhamento dessas solicitações, tendo como opção, além dos registros textuais, anexar diversos tipos de arquivos. Também dá a possibilidade gerenciar as atividades do setor, servindo como apoio ao planejamento. 

O estudo para a implantação deste módulo no IFSP se dá a partir da portaria Portaria 3046 de 24/07/17 que nomeia a uma comissão interna para sistematização dos documentos, fluxos de procedimentos, e de desenvolvimento e implantação do módulo da coordenação sóciopedagógica no SUAP. Com o módulo implantado visa-se trazer ao setor uma ferramenta para auxílio e registro de seu trabalho, com destaque:

A dinâmica do módulo ETEP

O módulo ETEP é uma ferramenta informatizada que leva em consideração a integração de todos os profissionais envolvidos no processo ensino aprendizagem no aluno. Toda situação que envolva o aluno que se julgue necessário um registro pode-se utilizar da ferramenta, que poderá prover ganhos com organização, economia de espaço físico, maior rastreabilidade e possibilidade de dados estatísticos.

Assim sendo, um professor, já em sala de aula, poderá abrir uma solicitação de atendimento. A solicitação passará por uma triagem inicial e, se aceita, poderá ser encaminhada a um profissional específico ou um atendimento em conjunto de mais de um profissional da coordenadoria sóciopedagógica. A imagem abaixo representa o fluxo básico de atendimento.

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Reportar Problemas e Sugestões

Quem faz? Qualquer usuário do ETEP: Docente, CSP, PRE ou outros TAEs

Para reportar um problema ou alguma sugestão ao módulo ETEP basta enviar um e-mail para "suporte.moduloetep@ifsp.edu.br". A partir desse e-mail será analisada a questão pela área fim, ou seja, o setor responsável dentro da Pró Reitoria de Ensino e se for pertinente entrará em contato a Diretoria de Sistemas de Informação para possível correção ou análise para nova "tarefa de desenvolvimento".

Uso na Pró Reitoria de Ensino

Cadastros

Quem faz? Todos os servidores da PRE com permissões para gerenciar o ETEP

Todos os parâmetros do fluxo de abertura de uma solicitação são cadastrados pela administração do módulo. Cada item de cadastro é um “tipo”. Esses tipos servem como um catálogo de serviços padronizado disponibilizado ao sóciopedagógico.

Sobre os tipos:

Abaixo uma imagem do menu do SUAP com os links para cadastros dos tipos.

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O fluxo para cadastro de todos os tipos são idênticos. Cada tipo tem sua própria tela, que pode ser acessado cada qual em seu item de menu, como mostra a imagem ao lado.

Sendo assim, será tomado como exemplo os tipos de encaminhamento como exemplo de cadastro. Para isso, iremos até “ETEP → Cadastros →Tipos de Encaminhamento”. Será aberta a tela exibindo todos os itens já cadastrados e, no canto superior, há um botão verde com o rótulo “Adicionar Tipo de Encaminhamento”, como mostrado na imagem abaixo.

25_tipos_encaminhamentos.png

Agora, para cadastrar um item, clique no botão supracitado. Na próxima tela irá aparecer, geralmente, dois campos: o nome do tipo e a descrição.

Nota: é necessário inserir uma descrição que de fato apresente o contexto do tipo. Essa descrição será usada como “ajuda” a quem for inserir uma nova solicitação, pois, ao deixar o mouse em cima do item, será mostrado o texto da descrição afim de orientar o solicitante referente ao tipo que irá escolher.

Feito isso basta clicar em “Salvar” que será executada a operação. Um exemplo desta tela é mostrado na figura abaixo.

26_tipo_encaminha.png

Gestão de Usuários

Quem faz? Todos os servidores da PRE com permissões para gerenciar o ETEP

Além dos cadastros o administrador exerce um papel de fundamental importância: a gestão de usuários que terão acesso ao módulo ETEP, em especial aos “MEMBRO ETEP”. 

Sobre o “MEMBRO ETEP”: O perfil “Membro ETEP” é a denominação do conjunto de permissões e funções no sistema que será atribuído a todos os membros da coordenadoria sóciopedagógica dos câmpus. Todos os membros do grupo “Membro ETEP” no SUAP terão acesso e gerenciamento as solicitações vindas do público interno da instituição (docentes e outros setores envolvidos no âmbito educacional). Também poderão adicionar outros “interessados” a solicitação, como por exemplo, coordenadores de curso.

Nota: é de grande importância a retirada de um servidor do grupo “membro etep” quando ele sai do setor. Caso contrário ele continuará tendo acesso a dados sigilosos dos acompanhamentos dos alunos.

As solicitações de inserção e remoção de usuários da coordenadoria sóciopedagógica como “MEMBRO ETEP” acontecerão sempre quando um servidor entrar ou sair da alocação do setor.

Para acessar a tela de gestão de usuários, como administrador, acesse o menu “ENSINO →ETEP → Gerenciamento de Usuário”. Outro caminho para acessar a tela de gerenciamento de usuário é via o atalho na tela inicial, como mostrado na figura abaixo.

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Para gerenciar os usuários do ETEP, selecione “Grupos” no campos “Tipo de Busca” e “ETEP”, no campo “Busca por Módulo”, como mostra a imagem abaixo:

28_users_etep.png

A partir daí será apresentado a tela de gerenciamento em si. Na parte superior há três abas:

Como caso de uso, levando em consideração que o fluxo é o mesmo para as três abas, vamos adotar o “Membro ETEP” como exemplo:

  1. Clicar no botão verde, no canto superior, “Adicionar Usuário ao Grupo”;
  2. Será aberta uma tela onde poderá ser buscado o servidor (por nome ou prontuário) que será adicionado. Selecionado o servidor (o nome será exibido em verde, acima do campo de busca), clique em “Enviar”. A imagem abaixo ilustra a ação.29_add_user.png
  3. Após realizada a ação de “número 2” ainda é necessário realizar vínculo do setor do servidor com seu perfil. Essa ação é fundamental, visto que ação de adicionar o usuário ao grupo por si só não dá à ele o acesso aos dados das solicitações de seu campus. Para realizar o vínculo, no usuário em questão, clique no botão azul “Vincular Setor”, como mostra a imagem ao lado. Será aberta uma janela para escolher o setor e campus que o servidor terá vínculo. O padrão é sigla do setor acompanhado pela sigla do campus. Por exemplo, a coordenadoria sóciopedagógica do campus Campinas será “SSP-CMP”. Após selecionado o setor e clicado no botão “Salvar” o servidor já poderá ter acesso as solicitações de seu campus.

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Nota: Nas abas “Administrador” ou “Interessado” não é necessário realizar vínculo de setor.

Caso seja necessário a remoção de um servidor do grupo “Membro ETEP” por se desligar da coordenadoria sóciopedagógica do campus é necessário apenas, no servidor em questão, clicar no botão “Remover do Grupo”, que o mesmo não terá mais acesso aos dados e informações das solicitações e acompanhamentos da coordenadoria sóciopedagógica de seu campus.

 

Uso no sociopedagógico

Utilização Básica

Quem faz? Todos os procedimentos deste capítulo são realizáveis pelos servidores da Coordenação SócioPegagógica ou setores similiares 

O perfil “Membro ETEP” é a denominação do conjunto de permissões e funções no sistema que é atribuído a todos os membros da coordenadoria sóciopedagógica dos câmpus. Ou seja, os componentes do sóciopedagógico deverão estar com este perfil para acesso total as funcionalidades do ETEP. Todos os usuários do SUAP que estarem no grupo “Membro ETEP” terão acesso e gerenciamento as solicitações vindas do público interno da instituição do respectivo câmpus (docentes e outros setores envolvidos no âmbito educacional). "Membros ETEP" também poderão adicionar outros “interessados” a solicitação, como por exemplo, coordenadores de curso.

Quando um servidor sair do setor e não puder mais ter acessos as informações dos  atendimentos ele deverá ser retirado do grupo “Membro Etep”. A retirada deve ser solicitada à PRE e, depois disso, o servidor não poderá mais ter acesso as funcionalidades e informações do módulo ETEP no SUAP.

O demandante irá adicionar no sistema uma “solicitação de acompanhamento”, onde deverá conter o aluno a qual se solicita o acompanhamento, o tipo do acompanhamento (que é cadastrado pelo administrador do módulo, que é área fim dentro da reitoria) e uma descrição. Ao longo do atendimento da solicitação mais dados poderão ser adicionados.
Na imagem a seguir é ilustrado algumas etapas e dados a serem adicionados em uma solicitação:

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Adicionando uma solicitação

As solicitações podem ser adicionadas em uma tela específica para a tarefa. Para visualizar a tela deve-se, através do menu do SUAP, seguir o caminho “ENSINO → ETEP → Adicionar Solicitação”. Será apresentada uma tela como a imagem abaixo. Todos os campos são obrigatório: nome do aluno, a descrição da solicitação e o tipo da mesma.

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Todos os Docentes e Técnicos Administrativos podem adicionar solicitações. Ou seja, o próprio sócio pode abrir uma solicitação, registrando assim uma demanda gerada internamente e não externa.

Os tipos são cadastrados pelo administrador geral do módulo, ou seja, a área fim que o módulo atende. Neste caso, estes cadastros são inseridos através da Coordenadoria de Ações Pedagógicas e Inclusivas (PRE/DPAP/CAPI). Após o preenchimento e a submissão da solicitação, ela poderá ser deferida ou indeferida pelo setor. A tela onde quem abre a solicitação 

Atendendo uma solicitação

Existem duas formas de visualizar a tela de solicitações do módulo ETEP:

  1. Logo após o login, os “membros ETEP” terão na página inicial um quadro resumo onde poderão acessar as solicitações. Uma imagem ilustrando o quadro resumo para acesso as solicitações é mostrada abaixo. Dica: é possível, ao clicar e manter pressionado na palavra "ETEP" no quadro, mover e deixá-lo na posição que mais se adequade as suas necessidades na tela inicial.5_quadro_resumo_etep.png
  2. A segunda opção de acesso as solicitações será através do menu do SUAP. Como visto na imagem ao lado, o caminho de menu é “ENSINO → ETEP → Solicitações”.

6_caminho_menu_etep.png

Deferimento ou não da solicitação

As solicitações podem ou não serem deferidas. Para deferir uma solicitação deve-se estar na tela de “Solicitações de Acompanhamentos”, ou clicando no aviso de “solicitações pendentes” no quadro resumo. Ao estar na tela de solicitações, clique na lupa para ter uma ação sobre a solicitação.

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Depois do clique na lupa, aparecerá a tela onde será possível deferir ou indeferir a solicitação, como ilustrado na próxima imagem. Ao clicar em Deferir/Acompanhar você será redirecionado a tela inicial do acompanhamento, onde será mostrada com mais detalhes no próximo item deste manual. Clicando em Indeferir será apresentado ao usuário uma caixa de texto para digitar a razão do indeferimento. Esse texto será mostrado ao solicitante como justificativa do indeferimento da solicitação de acompanhamento.

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Por dentro do Acompanhamento

A solicitação de acompanhamento, após o deferimento, se torna um acompanhamento. Para acessar os acompanhamentos, pelo menu, acesso “ENSINO → ETEP →Acompanhamentos”. Um acompanhamento tem três situações:

Abaixo é apresentado a primeira parte da tela de um acompanhamento.

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Linha do Tempo

A linha do tempo é uma visão geral e cronológica, onde toda interação com o acompanhamento irá resultar em uma entrada na linha do tempo, facilitando a visualização de todas as ocorrências pertencentes àquele acompanhamento. A figura abaixo mostra a linha do tempo. Note que é uma imagem do início do acompanhamento, ainda sem registros ou encaminhamentos.

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Registros

Um Registro é uma interação com o acompanhamento onde são adicionados todas as interações diretas com o solicitante, discente ou outros profissionais envolvidos no acompanhamento. Ele é textual e pode também ter anexos como apoio, servindo assim como repositório para arquivar documentos ou formulários. Em breve será mostrado um fluxo.

Abaixo há uma imagem para ilustrar a tela de registros.

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Encaminhamentos

Os Encaminhamentos são ações padronizadas ou comuns que visam nortear os desdobramentos de um acompanhamento. São cadastrados pelo administrador do módulo ETEP e um acompanhamento pode ter vários encaminhamentos. Abaixo, uma imagem da aba de encaminhamentos.

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Interessados

Um acompanhamento não precisa ser estático do ponto de vista de atores envolvidos. Pode-se adicionar, como já dito, diferentes profissionais de outras áreas, como, por exemplo, um coordenador de curso para visualizar os novos registros e encaminhamentos para o acompanhamento. Nesse caso, o profissional adicionado ao acompanhamento é um Interessado. Um acompanhamento pode ter vários interessados. Segue uma imagem da aba dos “interessados”.

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Adicionando Dados

Registros, Interessados e Encaminhamentos

Em cada aba, no canto direito, há um botão para adicionar um respectivo item. Para adicionar um registro, deve-se clicar no botão “Adicionar Registro” e será aberta a seguinte tela, onde é possível inserir registros textuais e anexar arquivos:

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Note que o “Professor” foi marcado na opção de “Tornar visível para interessados”. Ou seja, não basta um profissional ser adicionado como interessado. Ele também deverá ser marcado em “visível para interessados” na interação do acompanhamento
(seja um registro ou um encaminhamento) para poder visualizá-lo. Isso impede que um profissional externo tenha acesso a alguma informação sigilosa que deva ser tratado somente internamente ao setor do sóciopedagógico.

Nota : Quando um professor, por exemplo, é marcado como visível em um registro ou acompanhamento é disparado para ele um aviso para que ele possa visualizar a interação em questão e tomar ciência daquela ação. O processo de tomar ciência é feito também pelo sistema. Em seu perfil, através de “ENSINO → ETEP → Ciências Pendentes” ele deverá clicar no botão “Estou Ciente”. Isso faz com que o demandante do acompanhamento fique sempre atualizado e que a coordenadoria sóciopedagógica tome conhecimento que o solicitante acompanha o trabalho relativo a sua solicitação.

Sempre é possível adicionar mais interessados. Em algum momento do acompanhamento pode ser necessário incluir não só um professor ou um coordenador, mas imagine que o suporte de alguém da Coordenadoria de Apoio ao Ensino seja necessário, por exemplo. Para adicioná-lo, pode-se, na aba de interessados clicar no botão “Adicionar Novo Interessado”, que abrirá uma tela como a seguir:

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Após adicionado, o novo interessado pode, como feito anteriormente, ter visibilidade em determinados registros ou encaminhamentos.

Em contrário a adição de interessados também é possível inativar um interessado. Assim não será mais possível selecioná-lo nas opções de visibilidade de um registro/encaminhamento. Essa ação é ilustrada na figura abaixo:

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Após uma triagem inicial e inserção de registros, pode-se concluir um encaminhamento para o acompanhamento. Encaminhamentos, como já apresentados, são ações pontuais que, decerta forma, já são tomadas pela coordenadoria sóciopedagógica. Para inserir um dado de ação tomada em relação a um acompanhamento, ou seja, um encaminhamento, deve-se, na aba“Encaminhamentos”, clicar “Adicionar Encaminhamento”, conforme a imagem abaixo:

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Pode-se escolher mais de uma acompanhamento de uma vez. Basta selecioná-los e clicar no botão “Enviar”. Essa ação é exemplificada na próxima imagem.

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Informações sigilosas

Em casos específicos, principalmente as situações inerentes ao cargo de psicólogo e assistente social, é possível a geração de informações sigilosas no chamado. Entretanto não é recomendado ainda a inserção de informações sigilosas no ETEP.

Atenção: o módulo ETEP ainda não está preparado para gerir dados sigilosos pertinentes a uma categoria de profissional.

 Todos os dados inseridos no ETEP serão acessados pelos membros do sócio e outros interessados marcados como "visível". As informações sigilosas, por enquanto, devem ser centralizadas em outras bases, como por exemplo em arquivos físicos ou em compartilhamentos de arquivos em rede local específicos para esse objetivo. 

Alterando a Situação do Acompanhamento

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Após todas as interações necessárias em um acompanhamento e julgando possível encerrá-lo ou marcá-lo como “prioritário”, podemos alterar sua situação. Na tela do acompanhamento, no canto superior direito, é possível visualizar o botão azul de "Alterar Situação”.

No caso, iremos marcar o acompanhamento como “Finalizado”, encerrando assim o ciclo da solicitação. Ao clicar no botão “Alterar Situação” aparecerá uma pop-up com as opções. Escolha a “Acompanhamento Finalizado”. O sistema irá retornar uma mensagem validando que o acompanhamento foi finalizado.

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Visualizar o histórico ETEP de alunos

É possível visualizar o histórico de todas as solicitações ETEP de um aluno através do página de visualização do mesmo, clicando na "aba ETEP". Essa tela reúne todas as informações do aluno, desde dados pessoais aos dados acadêmicos. É possível chegar a essa tela clicando sobre o nome de um aluno quando este nome está hyperlincado. A imagem abaixo mostra, na página de visualização, onde se encontra a aba ETEP e o histórico de solicitações de acompanhamento abaixo.

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