Emissão e Registro de Diplomas e Certificados

Processo de emissão e Registro de Diplomas e Certificados

0. Vídeo de Apresentação do Diploma Digital no IFSP
1. Orientações Iniciais
2. Como Receber e Analisar os Processos Eletrônicos de Solicitações de Emissão e Registro de Diplomas
3. Como Verificar se o(a) Estudante Cumpriu todos os Requisitos de Conclusão do Curso
4. Como Verificar se a data de Conclusão do Curso está correta
5. Confirmar Dados de Autorização Interna do Curso
6. Como Emitir e Registrar um Diploma
6. Confirmar dados de Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento dos Cursos
7. Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital
8. Parte 2 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital
9. Como Corrigir a Titulação de Docente Aposentado ou Temporário com Contrato Encerrado no SUAP
10. Como Enviar o Diploma e Histórico Final Digital para o(a) Estudante
11. Como Suspender um Diploma Digital
12. Como Revogar e Cancelar um Diploma Digital

0. Vídeo de Apresentação do Diploma Digital no IFSP

Segue o link com o material e a vídeo realizada em 04/05/2022 sobre o Diploma Digital no IFSP: Pasta com o Material Apresentado e a Vídeo Gravada.

Segue o link com o material e a vídeo realizada no dia 26/08/2022 sobre a atualização do Diploma Digital na versão XSD 1.04.1: Pasta com o Material e a Vídeo Gravada.

Segue o link com o material e a vídeo realizada no dia 17/10/2022 sobre a atualização do Diploma Digital na versão XSD 1.04.1 - PARTE 2: Pasta com o Material e a Vídeo Gravada

1. Orientações Iniciais

O processo de Emissão e Registro de Diplomas, Certificados e Histórico Escolar é regulamentado pela Portaria IFSP n.º Portaria IFSP nº 2162, de 18 de abril de 2022

A Diretoria de Dados e Gestão Acadêmica (DDGA-PRE), mais precisamente a Coordenadoria de Registro de Diplomas da Pró-reitoria de Ensino (CRDI-PRE) é responsável pela emissão e registro de diplomas dos cursos superiores de graduação, e de pós-graduação stricto sensu, no IFSP.

Os prazos para emissão e registro de diplomas são os seguintes:

De 120 (cento e vinte) dias corridos a partir do pedido do(a) estudante para Diplomas de Cursos de Pós-Graduação stricto sensu;
De 120 (cento e vinte) dias corridos a partir da data da realização da colação de grau do(a) estudante, sem necessidade do requerimento do estudante, para Diplomas de Cursos de Graduação;

A Coordenadoria de Registros Acadêmicos ou setor equivalente do campus deverá encaminhar a solicitação da expedição do Diploma e registro para a PRE, mediante a abertura de Processo Eletrônico, direcionado à Coordenadoria de Registro de Diplomas da Pró-Reitoria de Ensino – CRDI-PRE, após realizar a verificação dos dados do estudante, e cumprimento dos requisitos de conclusão do curso.

O Processo Eletrônico deverá ser aberto, individualmente, para cada estudante, selecionado como “tipo de processo” a opção “Ensino: Certificados e Diplomas”.

O processo deverá conter o estudante como interessado(a), para que este acompanhe no Sistema Acadêmico a tramitação do processo.

No assunto do Processo Eletrônico deverá conter o nome completo do(a) estudante, o prontuário e o curso.

A CRA do Câmpus, ou setor responsável, deverá enviar o Processo Eletrônico para a CRDI-PRE em até 30 dias corridos, da colação de grau, para os cursos de graduação, e do pedido do(a) estudante, para os cursos de pós-graduação stricto sensu.

A abertura do Processo Eletrônico deverá seguir este Tutorial: Como Criar um Processo Eletrônico no SUAP para Solicitação de Emissão e Registro de Diploma

Para os diplomas de pós-graduação stricto sensu, caso não haja nenhuma divergência, a CRDI-PRE realizará a impressão, o registro do Diploma e coletará as assinaturas, pertinentes aos servidores da Reitoria.

Após os procedimentos citados anteriormente, a CRDI-PRE encaminhará os Diplomas via malote, sendo o Processo Eletrônico tramitado para o Câmpus, nos casos de cursos de pós-graduação stricto sensu.

Os certificados finais dos cursos de Graduação em Formação Pedagógica para Docentes ainda permanece sua emissão somente no formato físico.

A CRDI-PRE deverá ter um controle dos diplomas recebidos via Processo Eletrônico no Sistema Acadêmico, e encaminhados via malote para o Câmpus, conforme ANEXO V - Controle de recebimento e envio de diplomas.

Para os diplomas de Cursos Superiores de Graduação, caso não haja nenhuma divergência, a CRDI-PRE realizará a emissão do Diploma e Histórico Escolar Final Digital, o seu registro e solicitará as assinaturas do Reitor e do Diretor Geral do Câmpus.

Após a finalização das assinaturas, o XML do Diploma Digital e do Histórico Escolar Final Digital, além de suas Representações Visuais, serão enviados automaticamente, pelo SUAP, para o(a) estudante via e-mails institucionais e particulares, nos endereços eletrônicos, cadastrados no Sistema Acadêmico.

No mesmo Processo Eletrônico, a CRDI-PRE anexará a cópia da Representação Visual do Diploma Digital emitido e registrado.

A CRDI-PRE finalizará o Processo Eletrônico no Sistema Acadêmico, após os procedimentos realizados nos itens anteriores.

Após finalizar o processo eletrônico, a CRDI-PRE deverá fazer o download do processo eletrônico e subir o arquivo na nuvem.

Orientações Iniciais Finalizadas.

2. Como Receber e Analisar os Processos Eletrônicos de Solicitações de Emissão e Registro de Diplomas

Pré-requisitos:

É preciso que o servidor esteja lotado na CRDI-PRE para receber os processos eletrônicos de emissão e registro de diploma dos cursos superiores de graduação e pós-graduação stricto sensu

Clique na aba "A Receber":

Procure pelos processos com o assunto: “Ensino: Certificados e Diplomas”

Clique no número do processo para visualizar seu conteúdo.

A partir de 29/08/2022, os documentos obrigatórios do aluno, que eram apresentados no processo eletrônico, passaram a ser registrados na "Pasta Documental" do aluno. Agora, é preciso conferir se a pasta documental contém todos os documentos mínimos para emissão do diploma, conforme este tutorial: Como Verificar se a Pasta Documental do(a) Estudante está completa para emissão do Diploma

Caso o campus esqueceu de enviar algum documento, será preciso devolver o processo eletrônico e solicitar a correção.

Primeiro, clique em "Receber":

Clique em "Encaminhar" e depois "Com despacho":

Preencher os itens abaixo, conforme as seguintes orientações:

Preencha o despacho, de acordo com o exemplo na imagem abaixo;

"Buscar setor de destino", selecione a opção "Auto Completar";

"Setor de Destino" Escreva a sigla do setor de destino;

Perfil: escolha o perfil que assinará o despacho do processo;

Insira a mesma senha de login no suap;

no final, clique em "Salvar".

Quando o processo retornar a CRDI-PRE, é preciso verificar se o documento pendente inserido na "Pasta Documental" do aluno.

Depois disso, insira o número do processo no controle interno, que consta no drive, para prosseguirmos com o processo de registro e emissão do diploma.

Recebimento e Análise do processo eletrônico finalizada.

3. Como Verificar se o(a) Estudante Cumpriu todos os Requisitos de Conclusão do Curso

Pré-requisitos:

É preciso ler as orientações iniciais: Orientações Iniciais

Receber os Processos de Solicitação de Emissão e Registro de Diplomas

No SUAP, clique no Menu: Ensino>>Alunos e Professores>>Alunos. Depois insira o prontuário do(a) Estudante no campo "Texto", e clique em "Filtrar", conforme a imagem abaixo:

Após localizar o(a) estudante, clique no botão com o desenho de uma lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no aba "Requisitos de Conclusão". Depois verifique se todos os requisitos estão com a situação de "Cumprido" e se a barra de carga horária alcançou o 100%

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Os Requisitos de Conclusão foram analisados.

4. Como Verificar se a data de Conclusão do Curso está correta

Pré-requisitos:

É preciso ler as orientações iniciais: Orientações Iniciais

Receber os Processos de Solicitação de Emissão e Registro de Diplomas

Verificar se o(a) Estudante Cumpriu todos os Requisitos de Conclusão do Curso

No SUAP, clique no Menu: Ensino>>Alunos e Professores>>Alunos. Depois insira o prontuário do(a) Estudante no campo "Texto", e clique em "Filtrar", conforme a imagem abaixo:

Após localizar o(a) estudante, clique no botão com o desenho de uma lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique na aba "Dados Acadêmicos"

Localize as datas de conclusão e colação, conforme a imagem abaixo:

De acordo com a Portaria IFSP n.º 1.452, de 26 de abril de 2019, sua alínea "b", artigo 18:

"Art. 18 - b) a data de colação de grau será posterior a data de conclusão para os cursos de graduação, sendo a conclusão a data que o(a) estudante cumpriu todos os requisitos do curso com exceção da colação de grau"

Dessa forma, a partir da publicação dessa portaria, a data de conclusão de curso passou a ser anterior a data de colação de grau.

Antes da publicação dessa portaria, a data de conclusão e colação de grau eram a mesma data. Logo, caso o(a) estudante concluiu o curso antes 26/04/2019, sua data de conclusão será a mesma data da colação de grau.

É preciso verificar se o SUAP realizou os cálculos corretos da data de conclusão, conforme as regras acima.

Caso o SUAP não tenha realizado o cálculo correto da data de conclusão, seguir os procedimentos abaixo para correção:

A data de algum requisito de conclusão pode ter sido registrado de forma errada, exemplos: data da apresentação do TCC, finalização do estágio, data de uma atividade complementar, data de finalização de uma disciplina, de acordo com o calendário acadêmico. Em cada um desses exemplos, é preciso identificar nas abas abaixo, se há algum registro equivocado de alguma data.

Caso haja alguma data registrada aparentemente errada, é preciso entrar em contato com o campus para verificar se o registro está correto.

Exceções: Há casos em que o último dia do calendário das disciplinas coincidiu com a colação de grau, ou mesmo com o registro de alguma AC, da finalização do estágio, etc. Porém, não é normal essas situações. Nesses casos, a data de conclusão e colação de grau serão iguais.

Há casos em que a data de conclusão está posterior a data de colação de grau, devido ao registro da data da prova do ENADE, mesmo o(a) estudante sendo dispensado(a) de realizar a prova. Nesses casos, o SUAP registra de forma incorreta a data de conclusão, e será preciso corrigir.

Print a tela abaixo, pois deveremos utilizá-la no final do processo deste manual.

Clique na aba "ENADE" e verifique se a data de conclusão do curso se refere a data da prova do ENADE. Caso isso ocorra, e a data de conclusão seja posterior a de colação de grau, então siga os passos abaixo para realizar a correção da data de conclusão do curso:

No nosso exemplo, conforme imagem acima, o aluno realizou o ENADE como concluinte na edição 2019. A situação está como "Regular", ou seja, o(a) estudante realizou a prova de fato. Contudo, caso a situação estivesse "dispensado", o(a) estudante não teria realizado a prova. Neste último caso, é o que geralmente temos problemas na data de conclusão do curso, já que o SUAP, às vezes, considera a data de conclusão do curso como a data da prova do ENADE, o que fica incorreto, nos casos de estudantes dispensados(as) de realizar a prova.

Os(as) estudantes estão obrigados a ter no mínimo uma situação de concluinte em seu histórico escolar para o exame do ENADE, e uma Situação de ingressante, nos casos de início no curso a partir de 2018.

Na tela do aluno, clique em: Editar>>Situação.

Altere a situação do aluno de "Formado" para "Matriculado". E clique no botão "Salvar".

Depois, clique em: Ensino>>Procedimento de Apoio>>Convocação do ENADE

O(A) estudante deverá ser avaliado(a) pelo exame do ENADE, caso o edital publicado no referido ano relacione o curso do(a) estudante para ser analisado, e o(a) estudante tenha no mínimo 75% de carga horária concluída no curso (superior de tecnologia) ou 80% de carga horária concluída no curso ( superior de bacharelado ou licenciatura).

No nosso exemplo, o aluno é de um curso bacharelado. Logo, ele precisa ter no mínimo 80% de conclusão da carga horária do curso para ser inscrito na prova do ENADE. Além disso, o edital de 2019 precisaria relacionar este curso como um dos que seriam avaliados. Contudo, identificamos que o curso do referido estudante não estava na relação do edital de 2019, dessa forma, o estudante será dispensado de realizar a prova.

Identificamos que o SUAP está indicando a data de conclusão do curso, sendo a data da prova do ENADE, o que não deve ocorrer neste caso, já que o estudante foi dispensado de realizar a prova.

Na tela abaixo, insira o número "2019" no campo "texto", e depois clique em "Filtrar". Em seguida, verifique a descrição "cursos não convocados", e clique no botão "editar".

Vá até o campo "Data de Realização da Prova". Copie esta data e cole em algum documento de texto do programa word. Depois apague a data da prova do referido campo, e clique em "Salvar".

Esta data da realização da prova será utilizada posteriormente, então guarde esta data em algum documento do programa word.

Depois clique no botão da "Lupa" do referido período com a descrição "cursos não convocados".

Em seguida, aperte as teclas "Ctrl" + "F" e insira o código do curso do estudante. Após localizar o curso na lista, clique na imagem da lupa ao lado do código do curso.

Clique em "Concluintes":

Depois, aperte as teclas "Ctrl" + "F" e insira o prontuário do estudante. Após localizar o estudante na lista, clique na caixa de seleção ao lado do prontuário do estudante, e clique em "Excluir Registro" no final da página.

Em seguida, clique no botão "Adicionar aluno avulso":

Insira o prontuário do estudante, e selecione "concluinte" no tipo de convocação. Em seguida, clique em "Salvar":

De volta na tela do estudante, clique na aba do "ENADE". Agora é preciso lançar a situação que constava lá no início deste manual para o ENADE 2019. No caso, o estudante foi dispensado, devido ao ciclo avaliativo do curso. Então clique em "Lançar Situação".

Selecione a situação como "Dispensado", e a justificativa como "em razão do ciclo avaliativo", e clique em salvar.

Após a realizar estes lançamentos, a data de conclusão do estudante será regularizada.

Volte para a área de convocação do ENADE, conforme a imagem abaixo:

Na tela abaixo, insira o número "2019" no campo "texto", e depois clique em "Filtrar". Em seguida, verifique a descrição "cursos não convocados", e clique no botão "editar".

Vá até o campo "Data de Realização da Prova", e insira a data da prova do ENADE novamente, e clique em "Salvar".

A data de conclusão de curso foi verificada.

5. Confirmar Dados de Autorização Interna do Curso

Verificar se os dados de Autorização interna do curso se foram preenchidos corretamente, conforme o seguinte tutorial: Como Vincular a Estrutura Curricular no Curso

Consulte a Resolução de Autorização(Implantação) do curso na seguinte pasta: Projetos Pedagógicos dos Cursos

Os dados de Autorização(Implantação) do curso foram confirmados.

6. Como Emitir e Registrar um Diploma

Pré-requisitos:

É preciso ler as orientações iniciais: Orientações Iniciais

Receber os Processos de Solicitação de Emissão e Registro de Diplomas

Verificar se o(a) Estudante Cumpriu todos os Requisitos de Conclusão do Curso

Verificar se a data de conclusão do curso está correta

Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Emitir Diploma, conforme a imagem a seguir:

Insira o prontuário do aluno e depois clique em "Continuar":

Insira o número do processo eletrônico aberto para emissão e registro do diploma. Caso seja um diploma em formato físico, insira o número do papel moeda. Em seguida, clique em "Enviar".

Agora, clique no botão "Registrar Diploma", conforme a imagem abaixo:

O diploma foi emitido e registrado.

6. Confirmar dados de Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento dos Cursos

Verificar se os de Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento dos cursos se estão atualizados, conforme orientações descritas neste tutorial: Como Cadastrar as Informações de Reconhecimento de Curso no SUAP

Os dados de Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento de Curso foram confirmados.

7. Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital

Pré-requisitos:

Como Emitir e Registrar um Diploma

Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Registro de Emissão, de acordo com a imagem abaixo:

Insira o prontuário do estudante e depois clique no botão "Filtrar":

Clique no desenho da lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no botão "Assinar/Registrar Diploma Digital":

Selecione o modelo de diploma, e em seguida, clique em "Enviar":

Na área da imagem abaixo sempre teremos um interação entre o SUAP e o sistema RAP Sign, desenvolvido e controlado pela RNP.

O RAP Sign é o sistema que será utilizado para assinatura dos diplomas digitais.

O status do diploma é "Aguardando Processamento", então, clique em "Sincronizar":

Após sincronizar, clique no botão "Continuar":

Conforme Portaria IFSP nº 1002, de 15 de fevereiro de 2022 :

Art. 7º Os(As) servidores(as) ocupantes das funções responsáveis pela assinatura dos diplomas digitais e das documentações acadêmicas no IFSP serão os seguintes:

I. O(A) Reitor(a), que será responsável pela assinatura apenas do diploma digital, utilizando certificado digital do tipo E-CPF, seguindo Padrão Brasileiro de Assinatura Digital ICP-Brasil;

II. O(A) Diretor(a) Geral (DRG) do campus, que será responsável pela assinatura da documentação acadêmica, utilizando certificado digital do tipo E-CPF, seguindo Padrão Brasileiro de Assinatura Digital ICP-Brasil;

III. O(A) Coordenador(a) de Registro de Diplomas (CRDI) da Pró-Reitoria de Ensino será responsável pela assinatura do diploma digital, utilizando certificado digital do tipo E-CPF, seguindo Padrão Brasileiro de Assinatura Digital ICP-Brasil. Além disso, fará a assinatura da documentação acadêmica, do diploma digital, do histórico digital final ou parcial, empregando o certificado digital do tipo E-CNPJ, seguindo Padrão Brasileiro de Assinatura Digital ICP-Brasil.

Logo, O XML da documentação acadêmica será assinado pelo DRG do campus, utilizando certificado digital do tipo E-CPF, e pelo CRDI-PRE, utilizando certificado digital do tipo E-CNPJ.

Já o XML do diploma digital será assinado, utilizando certificado digital do tipo E-CPF, pelo Reitor e CRDI-PRE, e este também assinará com certificado digital do tipo E-CNPJ.

E o XML do histórico final ou parcial será assinado pela CRDI-PRE, utilizando o certificado digital do tipo E-CNPJ.

Na imagem abaixo identificamos que o status do diploma digital mudou para "Aguardando assinatura" do XML da Documentação Acadêmica. Então, primeiramente, é preciso a assinatura dos certificados digitais do tipo E-CPF, e por último a do CNPJ. O XML da documentação acadêmica deverá ser assinado pelo DRG do campus com o certificado digital do tipo E-CPF. Depois o CRDI-PRE deverá assinar com o certificado digital E-CNPJ, uma de forma institucional, e outra para arquivamento:

Para assinar o diploma digital, acesso o RAP Sign, no seguinte link: https://diplomas-rapsign.ifsp.edu.br/#/

No primeiro acesso ao RAP Sign, clique no seu certificado digital do lado esquerdo, e depois clique no botão "Autenticar" na parte central da página. O RAP Sign pedirá que você insira a senha do certificado digital.

Selecione o XML da "Documentação Acadêmica", e depois clique no botão com um formato de "Olho", caso deseja verificar os dados do estudante que serão validados através da assinatura do servidor.

Todos os dados abaixo são retirados do SUAP. Os dados se mantem congelados a partir do momento que o diploma é registrado, e só poderão ser alterados a partir da Revogação do diploma.

O DRG deverá realizar a assinatura do XML da documentação acadêmica voltando para a tela anterior, e clicando no botão com um símbolo de "um papel com um clipes":

Ou poderá realizar a assinatura em lote para todos os estudantes de uma única vez. Clique na caixa de seleção ao lado da palavra "Nome" para selecionar todos os XML disponíveis na página atual. E depois clique no símbolo de "uma folha com um clipes" na parte superior direta da tela:

Cuidado: Poderá ter mais XML da documentação acadêmica de outros estudantes nas páginas seguintes. Por isso, verifique quantos documentos estão sendo exibidos na página, conforme indicado no final da página:

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Depois é preciso clicar em "Prosseguir"

Em seguida, insira a senha PIN do certificado digital:

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Pronto, o XML da documentação acadêmica foi assinada pelo DRG do campus, com certificado digital do tipo E-CPF.

Agora, o coordenador da CRDI-PRE deverá assinar de forma institucional, o XML da documentação acadêmica, com o certificado digital do tipo E-CNPJ:

Com o Certificado digital do tipo E-CNPJ plugado no PC, o coordenador da CRDI deverá autenticar o certificado, conforme os passos anteriores, e na tela do RAP Sign filtrar os documentos do tipo "Documentação acadêmica" para assinatura, conforme já mostrado anteriormente, em seguida realizar os procedimentos abaixo:

Clique em "Apenas apto a coleta da assinatura institucional", conforme a imagem a seguir:

Serão filtrados apenas os diplomas aptos à coleta da assinatura institucional por E-CNPJ. Agora, basta seguir os mesmos procedimentos descritos anteriormente para assinatura do XML da documentação acadêmica. Clicando no botão de "Assinar" com o símbolo de "uma folha com um clipes", e prosseguir com os demais passos.

Para finalizar as assinaturas do XML da documentação Acadêmica, mantendo o certificado E-CNPJ, o coordenador da CRDI deverá clicar em " Apenas Aptos à coleta da assinatura para arquivamento", conforme a imagem abaixo:

Serão filtrados apenas os diplomas aptos à coleta da assinatura para arquivamento por E-CNPJ. Agora, basta seguir os mesmos procedimentos descritos anteriormente para assinatura do XML da documentação acadêmica. Clicando no botão de "Assinar" com o símbolo de "uma folha com um clipes", e prosseguir com os demais passos.

Caso você seja um DRG ou um CRDI substituto deverá realizar a assinatura do XML da documentação acadêmica voltando para a tela anterior, e clicando em "Configurações":

Insira o CPF do DRG ou CRDI Titular; selecione "Sou um Substituto" e depois clique na imagem do disquete:

Caso o servidor seja um substituto, é preciso realizar a configuração acima, antes de prosseguir com os passos das assinaturas.

Após a realização das três assinaturas do XML da documentação acadêmica, volte para o SUAP, na área do diploma digital do estudante. Clique no botão "Sincronizar", e perceba que o XML da documentação acadêmica mudou o status para "Processando Registro", e que as três assinaturas foram finalizadas, conforme a imagem a seguir:

Depois, clique novamente no botão "Sincronizar". Isso finalizará o registro do XML da documentação acadêmica, possibilitando que o coordenador da CRDI realize o download do XML:

XML da documentação acadêmica assinado.

Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital Finalizado.

8. Parte 2 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital

Pré-requisitos:

Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma Digital

Agora, vamos assinar o XML do histórico final e do diploma digital.

No SUAP: Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Registro de Emissão, de acordo com a imagem abaixo:

Insira o prontuário do estudante e depois clique no botão "Filtrar":

Clique no desenho da lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no botão "Registro Diploma Digital":

O histórico final é assinado pelo coordenador da CRDI utilizando o certificado digital do tipo E-CNPJ.

Na imagem abaixo, o Histórico Final Digital está aguardando a assinatura E-CNPJ:

O Coordenador da CRDI-PRE deverá acessar o RAP Sign (https://diplomas-rapsign.ifsp.edu.br/#/ ), com certificado digital do tipo E-CNPJ, e proceder com a assinatura:

Em seguida, Selecione o XML do "Histórico Final", e depois clique no botão com um formato de "Olho", caso deseja verificar os dados do estudante que serão validados através da assinatura do servidor.

Todos os dados abaixo são retirados do SUAP. Os dados se mantem congelados a partir do momento que o diploma é registrado, e só poderão ser alterados a partir da Revogação do diploma.

Volte para tela anterior e clique em: "Apenas apto a coleta da assinatura para arquivamento", conforme a imagem a seguir:

É possível realizar a assinatura de forma individual, conforme a imagem abaixo, ou em lote, conforme já explicado neste tutorial: Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma e Histórico Final Digital

Em seguida, insira a senha PIN do certificado digital:

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Depois, volte para o SUAP, na área do registro do diploma digital do aluno, e clique no botão "Sincronizar":

O XML do Histórico Final será finalizado. Em seguida, o SUAP começará a gerar a Representação Visual do Histórico Escolar Final. Caso não gere de imediato, talvez seja necessário clicar em "Sincronizar" após um tempo.

Após a finalização da representação visual, é possível clicar em "Baixar PDF":

Sendo possível visualizar o Histórico Escolar Final assinado:

O Histórico Escolar Digital terá a assinatura digital, em sua última página, e o QR Code, e a URL para autenticação do documento.

Agora, falta apenas as assinaturas no XML do Diploma Digital.

Este documento é assinado com o certificado digital do tipo E-CPF do Reitor e do coordenador da CRDI-PRE. E por fim temos a assinatura com certificado do tipo E-CNPJ para o coordenador da CRDI-PRE.

Na imagem abaixo, temos o XML do diploma digital, no SUAP, aguardando as assinaturas listadas acima:

O Reitor e o Coordenador da CRDI-PRE deverão acessar o RAP Sign (https://diplomas-rapsign.ifsp.edu.br/#/ ), com certificado digital do tipo E-CPF, e proceder com as assinaturas:

Selecione o XML do "Diploma Digital", e depois clique no botão com um formato de "Olho", caso deseja verificar os dados do estudante que serão validados através da assinatura do servidor.

Todos os dados abaixo são retirados do SUAP. Os dados se mantem congelados a partir do momento que o diploma é registrado, e só poderão ser alterados a partir da Revogação do diploma.

O Reitor e o Coordenador da CRDI-PRE deverão realizar a assinatura do XML do diploma digital voltando para a tela anterior, e clicando no botão com um símbolo de "um papel com um clipes":

Depois é preciso clicar em "Prosseguir"

Em seguida, insira a senha PIN do certificado digital:

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Tanto o Reitor como o Coordenador da CRDI-PRE deverão realizar o procedimento acima para assinatura do diploma digital, com certificado digital do tipo E-CPF.

Agora, o Coordenador da CRDI-PRE deverá realizar a assinatura do diploma digital com o certificado digital do tipo E-CNPJ:

Com o Certificado digital do tipo E-CNPJ plugado no PC, o coordenador da CRDI deverá autenticar o certificado, conforme os passos anteriores, e na tela do RAP Sign filtrar os documentos do tipo "Diploma" para assinatura, conforme já mostrado anteriormente, em seguida realizar os procedimentos abaixo:

O coordenador da CRDI deverá clicar em " Apenas Aptos à coleta da assinatura para arquivamento", conforme a imagem abaixo:

Serão filtrados apenas os diplomas aptos à coleta da assinatura para arquivamento por E-CNPJ. Agora, basta seguir os mesmos procedimentos descritos anteriormente para assinatura do XML do diploma digital. Clicando no botão de "Assinar" com o símbolo de "uma folha com um clipes", e prosseguir com os demais passos.

Após a realização das três assinaturas do XML do diploma digital, volte para o SUAP, na área do diploma digital do estudante. Clique no botão "Sincronizar", e perceba que o XML do diploma digital está disponível para download, e que as três assinaturas foram finalizadas, conforme a imagem a seguir:

Perceba que no final da página, o SUAP inicia a finalização da Representação Visual do Diploma.

Aguarde alguns segundos, e depois clique no botão "Sincronizar" novamente:

A Representação visual do diploma será finalizada, e poderá ser realizado o download do arquivo em formato pdf, conforme a imagem a seguir:

O Diploma Digital e o Histórico Escolar Final Digital foi registrado e assinado.

9. Como Corrigir a Titulação de Docente Aposentado ou Temporário com Contrato Encerrado no SUAP

Esta atualização da Titulação Docente é Exclusiva para Emissão dos Diplomas e Históricos Escolares dos Estudantes.

Normativas: Portaria MEC n.º 1.095/2018; Portaria MEC n.º 554/2019 e Portaria IFSP n.º 2.162/2022.

Os diplomas digitais dos cursos de graduação e históricos escolares, dos mesmos tipos de cursos, exigem que cada disciplina apresente a titulação de cada docente que ministrou o componente curricular. Dessa forma, é preciso que os docentes sempre mantenham sua titulação atualizada no SUAP.

Contudo, no caso de professores aposentados e de temporários que encerrou o contrato, e caso esses docentes não tenham a titulação cadastrada no SUAP, será preciso corrigir. Esta correção está disponível apenas para os servidores com o perfil "Adm Acadêmico", no sistema.

Para cadastrar uma nova titulação, ou para revisar os dados cadastrados, siga os passos a seguir:

Depois vá até o menu: Ensino>>Alunos e Professores>>Professores, conforme a imagem abaixo:

No campo "Texto", insira o nome completo do professor, ou seu SIAPE, ou CPF, e depois clique em "Filtrar":

Depois, clique no desenho da "Lupa":

Clique na aba "Titulações". Caso alguma titulação esteja com a informação incorreta, clique no botão editar, conforme a imagem abaixo:

Faça as correções necessárias, e no final clique no botão "Enviar":

Clique no botão "Adicionar Titulação":

Caso deseje inserir um novo Título, faça o seguinte:

Insira os dados do novo Título, e no final clique em "Enviar":

A Titulação Docente foi corrigida ou adicionada.

10. Como Enviar o Diploma e Histórico Final Digital para o(a) Estudante

Pré-requisitos:

Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma Digital

Parte 2 - Como Registrar e Assinar um Diploma Digital

Este procedimento só deve ser realizado, caso o estudante alegue não ter recebido o Diploma e Histórico Escolar Final Digital, já que o SUAP envia o e-mail, contendo o Diploma e Histórico, de forma automática, após uma hora da finalização dos documentos no sistema.

Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Registro de Emissão, de acordo com a imagem abaixo:

Insira o prontuário do estudante e depois clique no botão "Filtrar":

Clique no desenho da lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no botão "Registro Diploma Digital":

Clique no Botão "Ações" e depois em "Enviar por e-mail ao Aluno":

Serão enviados ao e-mail institucional e secundário do aluno, o XML do diploma digital e o pdf da Representação Visual do Diploma Digital. Em outro e-mail será enviado o XML do Histórico Escolar Final Digital, e sua Representação Visual.

Na imagem abaixo, é indicada a data e hora do recebimento do e-mail pelo aluno:

Segue os dois modelos de e-mails que serão enviados pelo SUAP:

Envio do Histórico Final Digital:

Envio do Diploma Digital:

XML do diploma e histórico digitais e a Representação Visual do Diploma e histórico enviados para o aluno.

11. Como Suspender um Diploma Digital

Pré-requisitos:

Parte 1 - Como Registrar e Assinar um Diploma Digital

Parte 2 - Como Registrar e Assinar um Diploma Digital

A Suspensão do diploma digital deverá ocorrer caso foi identificada alguma irregularidade na emissão e registro de um diploma digital, por exemplo: o aluno não cumpriu todos os requisitos do curso; algum registro foi realizado de forma equivocada, como o nome civil do estudante, etc. No caso da "Suspensão" é uma situação que ainda está sendo investigada a irregularidade, que ao final poderá ser desconsiderada, caso seja identificado que ela nunca existiu.

Contudo, caso haja essa suspeita de irregularidade, é importante que o diploma fique suspenso até que seja finalizada a investigação.

Então, siga os passos abaixo para suspender o diploma digital:

Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Registro de Emissão, de acordo com a imagem abaixo:

Insira o prontuário do estudante e depois clique no botão "Filtrar":

Clique no desenho da lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no botão "Registro Diploma Digital":

Clique no Botão "Ações" e depois em "Suspender":

Insira o Motivo da Suspensão e depois clique em "Enviar".

É importante que a informação da suspensão fique a melhor escrita possível, pois esta será visualizada por pessoas externas, quando alguém tentar autenticar a Representação visual do diploma.

Evite escrever informações pessoais do estudante que são desnecessárias, e que sejam dados pessoais. Isso permitirá que dados do aluno não sejam expostos a terceiros.

Depois, clique no botão "Sincronizar"

O XML da documentação acadêmica e do diploma digital, além da Representação visual ficarão todos com o status de "Suspenso":

Caso seja identificado que não houve nenhuma irregularidade na emissão do diploma digital, então é possível cancelar a suspensão.

Clique no botão "Ações" e depois em "Cancelar Suspensão":

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Indique o motivo do cancelamento da Suspensão, e clique em "Enviar":

Depois, clique no botão "Sincronizar"

O XML do diploma digital e dos demais documentos voltarão para o status "Registrado" novamente.

Suspensão e cancelamento da suspensão realizados.

12. Como Revogar e Cancelar um Diploma Digital

Pré-requisitos:

Como Suspender um Diploma Digital

Após a suspensão do diploma digital, caso seja identificado que houve irregularidade no processo de emissão e registro do diploma, então este deverá ser revogado em definitivo, e ter seu registro no livro cancelado.

Para realizar a revogação do diploma digital siga os passos abaixo:

Clique em: Ensino>>Diplomas e Certificados>>Diplomas>>Registro de Emissão, de acordo com a imagem abaixo:

Insira o prontuário do estudante e depois clique no botão "Filtrar":

Clique no desenho da lupa, conforme a imagem a seguir:

Clique no botão "Registro Diploma Digital":

Clique no Botão "Ações" e depois em "Revogar Definitivamente":

Insira o Motivo da Revogação e depois clique em "Enviar".

É importante que a informação da revogação fique a melhor escrita possível, pois esta será visualizada por pessoas externas, quando alguém tentar autenticar a Representação visual do diploma.

Evite escrever informações pessoais do estudante que são desnecessárias, e que sejam dados pessoais. Isso permitirá que dados do aluno não sejam expostos a terceiros.

Após alguns minutos, clique no botão "Sincronizar". A revogação poderá demorar um tempo maior, pois o SUAP realiza uma comunicação com o RAP Sign para revogar os documentos.

No final, é preciso que todos os documentos estejam com o status "Revogados", e o SUAP fará este procedimento individualmente para cada documento: XML do diploma digital, XML da documentação acadêmica, e Representação visual:

Após realizar a Revogação de todos os documentos, será preciso cancelar o registro do diploma no livro. Logo, siga os passos abaixo:

Clique no código do registro do diploma:

Em seguida, clique em "Cancelar Registro":

Insira o Motivo e clique em "Enviar":

O diploma digital foi revogado e cancelado em definitivo.