Desenvolvimento Institucional

Comissões e Reuniões

Comissões e Reuniões

Apresentação

Esse módulo tem por funcionalidade:

  1. Possibilitar o gerenciamento das comissões do IFSP e seus membros
  2. Acompanhar o andamento dos trabalhos, verificando as reuniões, presenças dos membros e atas
  3. Votação de assuntos para pauta

Gerenciar Comissões

Gerenciar Reuniões

Gerenciar Assuntos

 

#5836 Criação de Módulo de "Comissões e Reuniões" em Des. Institucional
#5986 Gestão e avaliação de assuntos para pauta de reuniões

Comissões e Reuniões

Comissões

O módulo de comissões visa gerenciamento as comissões do IFSP, seus membros, assuntos, etc.

Criando uma Comissão

Adicionando uma comissões para gerenciamento de seus membros, reuniões, assuntos, etc.

  1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >> Comissões e Reuniões >> Comissões

  2. Acione o botão Adicionar Comissão

    Preencha as seguintes informações:
    Presidente da comissão: pesquise pelo nome, prontuário ou matrícula SIAPE do servidor
    Nome: nome completo da Comissão (ex. Comissão de Acesso aos Dados Institucionais)
    Sigla: sigla da comissão (ex. CADI-BRT)
    Descrição: breve descrição do objetivo da comissão (ex. Comissão para estudar formas de acesso aos dados do IFSP)
    Pode gerenciar assunto?: marque caso haja necessidade de votação de pautas (saiba mais do módulo de Assuntos aqui [LINK])
    Tipo: selecione Local se a comissão é restrita a membros do campus, ou GLOBAL de a comissão envolve é do Instituto
    Campus: se a comissão é local é necessário indicar de qual campus ela pertence (ex. BRT)
    Email: endereço de e-mail institucional para contato com a comissão
    Documento: documento que instituiu a comissão (ex. Portaria)
    Data Início: Data da instituição da comissão/ início dos trabalhos
    Data Fim: Data da destituição da comissão/ fim dos trabalhos

  3. Acione o botão Salvar

Gerenciando Tipos de Membros na Comissão

Para restringir os tipo de membros possíveis na comissão, tal informação é necessária para vincular um membro na comissão

Adicionando uma comissões para gerenciamento de seus membros, reuniões, assuntos, etc.

  1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões
  2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Comissão desejada
  3. Acione o botão Configurar Tipo de Membro
  4. Marque ou Desmarque as opções que deseja utilizar na comissão
  5. Acione o botão Salvar

Adicionado Membros na Comissão

Para adicionar os membros que compõem a comissão 

Para adicionar um pessoa externa à comissão e necessário cadastrá-la anteriormente. Veja em Pessoa Externa

  1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões

  2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Comissão desejada

  3. Acione o botão Adicionar Membro

    Preencha as seguintes informações:
    Membro: pesquise pelo nome, prontuário ou matrícula SIAPE do servidor
    Tipo de Membro: qual o papel do membro na comissão
    Pode administrar?: marque se o membro a ser adicionado pode gerenciar membros, marcar reuniões, etc
    Data Início: Data do ingresso na comissão/ início dos trabalhos
    Data Fim: Data da saída da comissão/ fim dos trabalhos

  4. Acione o botão Salvar

    Editando Membros da Comissão

    Para editar os membros que compõem a comissão (ex. Membro que saiu da comissão)

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões

    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Comissão desejada

    3. Acione o botão Editar Membro do Membro desejado

      Preencha as seguintes informações:
      Membro: pesquise pelo nome, prontuário ou matrícula SIAPE do servidor

      Pode administrar?: marque se o membro a ser adicionado pode gerenciar membros, marcar reuniões, etc
      Data Início: Data do ingresso na comissão/ início dos trabalhos
      Data Fim: Data da saída da comissão/ fim dos trabalhos
      Tipo de Membro: qual o papel do membro na comissão

    4. Acione o botão Salvar

    Agendando Reunião

    Marcando reunião com os membros da comissão (saiba mais do módulo de Reuniões aqui)

    Comissões e Reuniões

    Reuniões

    Visa acompanhar o andamento dos trabalhos, verificando as reuniões, presenças dos membros e atas.

    Agendando Reunião

    Para marcar reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões

    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Comissão desejada

    3. Acione o botão Agendar Reunião
      Preencha as seguintes informações:
      Título: título da reunião
      Assuntos: breve pauta da reunião
      Data início: Dia e hora de início da reunião
      Tempo de Duração (minutos): estimativa do tempo de duração da reunião
      Campus: campus que a reunião ocorrerá 
      Prédio: prédio do campus que a reunião ocorrerá
      Local: sala do prédio que a reunião ocorrerá 

    4. Acione o botão Salvar

    Visualizando Reuniões

    Para verificar as reuniões das comissões

    1. Acione na tela inicial do Suap o link Reuniões Agendadas
    2. Também é possível acessar o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões
    3. Navegue pelas abas e selecione a desejada Todas, Minhas Reuniões, Minhas Reuniões Pendentes ou Minhas Reuniões Finalizadas

     

    Reagendando / Alterando uma Reunião

    Para remarcar ou alterar dados de uma reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões

    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Reunião desejada

    3. Acione o botão Reagendar/Alterar Reunião
      Preencha as seguintes informações:
      Título: título da reunião
      Assuntos: breve pauta da reunião
      Data início: Dia e hora de início da reunião
      Tempo de Duração (minutos): estimativa do tempo de duração da reunião
      Campus: campus que a reunião ocorrerá 
      Prédio: prédio do campus que a reunião ocorrerá
      Local: sala do prédio que a reunião ocorrerá 

    4. Acione o botão Salvar

    Cancelando uma Reunião

    Para cancelar uma reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Reunião desejada
    3. Acione o botão Cancelar Reunião e preencha o Motivo do Cancelamento
    4. Acione o botão Salvar

    Registrando Presença

    Para registar os membros presentes e os que faltaram na reunião

    Só é possível registrar presença de uma reunião após a data de seu início

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Reunião desejada que já tenha ocorrido
    3. Acione o botão Registrar Presença
    4. Marque os membros que compareceram
    5. Acione o botão Salvar

    * A mensagem de sucesso aparecerá na parte superior
    *
    O botão Carregar Ata será exibido no canto superior direito
    *
    Os membros presentes serão listados na parte inferior Participantes

    Carregando Ata

    Para salvar a ata da reunião

    Só é possível realizar o upload da Ata após Registrar Prsença

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Reunião desejada que já tenha registrado presença
    3. Acione o botão Carregar Ata
    4. Acione o botão Escolher Arquivo da Ata da Reunião
    5. Acione o botão Salvar

    Comissões e Reuniões

    Assuntos

    Indicação de parecer favorável para um assunto entrar em pauta e o resultado da discussão desse após apreciação da comissão.

    Habilitando Comissão para Assuntos

    Para ser possível utilizar a funcionalidade de Assuntos a Comissão deve  Poder gerenciar assuntos

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões
    2. Edite uma Comissão (acionando o ícone de edição) ou Adicione uma Comissão (acionando o botão Adicionar Comissão)
    3. Marque a opção Pode gerenciar assuntos?

    Gerenciando Permissões dos Membros 

    Os membros da comissão precisam ter permissões específicas para interagir com a funcionalidade Assuntos

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Comissões

    2. Acione o ícone de visualização (lupa) da Comissão desejada

    3. Acionando o botão Adicionar Membro ou Editar Membro

      Marque as seguintes opções:

    4. Pode Gerenciar Assuntos/Parecer?:
      Responsável por criar e editar os assunto
      Gerenciar as datas de Registro de Parecer e Apreciação
      Registrar o Resultado da Apreciação

    5. Pode Registrar Parecer?
      Registra Parecer nos Assuntos

    6. Acione o botão Salvar

    Adicionado Assunto

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Assuntos >> Assuntos

    2. Acione o botão Adicionar Assunto

      Preencha as seguintes informações:
      Comissão: selecione a comissão que deseja submeter o assunto para apreciação
      Título: título curto que remeta à ideia proposta
      Descrição: breve relato do que se trata o assunto
      Pessoa de Origem: propositor do assunto
      Sigiloso: Se deve ser exibido publicamente
      Processo: busque o processo (aberto no Suap) que embasa o assunto

    3. Acione o botão Salvar

    Gerenciando Assunto

    Após o Assunto criado é possível executar as seguintes ações:

    Adicionando Documentos no Assunto

    Os documentos do assunto ficam disponíveis para consulta a fim de subsidiar a decisão do Parecer Favorável

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado
    3. Acione o botão Adicionar Documento e preencha:
      Título: título/nome do documento
      Url do arquivo: URL de onde o arquivo está disponível
    4. Acione o botão Salvar

    Cancelar Assunto

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado
    3. Acione o botão Cancelar
    4. Preencha a Observação do Cancelamento e acione o botão Salvar

    Limitar Data de Parecer do Assunto

    A Data Limite de Parecer impedirá o Registro de Parecer Favorável pelo membros habilitados da Comissão paral tal

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado
    3. Acione o botão Limitar Data de Parecer
    4. Preencha a Data Limite de Parecer e acione o botão Salvar

    Definir Data de Apreciação do Assunto

    Passada a data de Apreciação do Assunto (discussão e votação na reunião) o sistema habilitará para que se faça o registro do resultado

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado
    3. Acione o botão Definir Data de Apreciação
    4. Preencha a Data de Apreciação e acione o botão Salvar

    Acompanhando Indicações Favoráveis ao Assunto

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado:
      Habilitados: quantidade de membros que podem registar parecer favorável
      Favoráveis: quantidade de membros que registraram parecer favorável
      Listagem de Favoráveis: membros e data dos registros favoráveis 

    Registrar Resultado do Assunto

    Registrar o resultado após a apreciação dos assunto

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado
    3. Acione o botão Registrar Assunto e preencha:
      Resultado
      : selecione uma das opções Pendente, Aprovado, Não Aprovado ou Retirado da Pauta
      Observações do resultado
      : Coloque alguma informação que julgue pertinente (Ex. Alguma ressalva, data que vigporará, etc.)
    4. Acione o botão Salvar

    Registrando Parecer no Assunto

    Para registrar parecer no assunto é necessário:
    * Possuir a permissão Pode registrar parecer na comissão ao qual o assunto foi proposto
    * O assunto deve estar na situação Em parecer

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Assuntos
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Assunto desejado que esteja Em parecer
    3. Acione o botão Indicação Favorável
    4. Também é possível retirar a indicação dada acionando o botão Remover minha Indicação

    Visualizando Relatórios

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Assuntos >> Relatórios

    2. Configure o Filtro a ser aplicado

      Preencha as seguintes informações:
      Busca: realiza pesquisa de texto nos assuntos
      Autor: assuntos propostos por determinada pessoa
      Cancelado: assuntos que ... e foram cancelados
      Sigiloso: assuntos de acesso restrito a comissão
      Situação: Pelo status do Assunto (Em Elaboração, Em Parecer, Pautado ou Avaliado)
      Resultado: se o assunto está Pendente, foi Aprovado, Não Aprovado ou Retirado da Pauta  
      Início do Intervalo (Apreciação): assuntos abertos para a votação a partir de determinada data
      Fim do Intervalo (Apreciação): assuntos encerrados para a votação anterior a determinada
      Qtde de Pareceres(>=): Quantidade maior igual de pareceres favoráveis

    3. Configure o Campos a serem exibidos no resultado da busca

    4. Acione o botão Filtrar e o resultado será exibido

    Consulta Pública

    Assuntos SIGILOSOS não são exibidos nessa busca

    1. Na tela de login do Suap acione o botão Consulta Pública de Assuntos ou
      Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Assuntos >> Consulta Pública

    2. Configure o Filtro a ser aplicado

      Preencha as seguintes informações:
      Título/Descrição: Texto relacionado ao assunto
      Autor: assuntos propostos por determinada pessoa
      Situação: Pelo status do Assunto (Em Elaboração, Em Parecer, Pautado ou Avaliado)
      Resultado: se o assunto está Pendente, foi Aprovado, Não Aprovado ou Retirado da Pauta  
      Data de Apreciação: data que o assunto foi ??

    3. Acione o botão Filtrar e o resultado será exibido

    Comissões e Reuniões

    Cadastros

    Dados cadastrais necessários para a execução dos fluxos do módulo.

    Tipos de Membros

    Os tipos de Membros estarão disponíveis para gerenciar qual o papel de um membro na comissão. Ex. Secretário, Suplente, Titular, etc.

    Adicionado Tipo de Membro

    Para habilitar um novo papel na comissão no vínculo do membro à ela.

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >> Comissões e Reuniões >> Cadastros >> Tipos de Membros

    2. Acione o botão Adicionar Tipo de Membro

      Preencha as seguintes informações:
      Descrição: Nome do papel (ex. Representante Discente)
      Ativo: se marcado estrará disponível para vinculação dos membros nas comissões

    3. Acione o botão Salvar

    Inativando um Tipo de Membro

    Para não permitir mais que determinado papel seja vinculados aos membros ao participarem das comissões

    1. Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >> Comissões e Reuniões >> Cadastros >> Tipos de Membros
    2. Acione o ícone de visualização (lupa) do Tipo de Membro desejado
    3. Desmarque a opção Ativo
    4. Acione o botão Salvar

    Comissões e Reuniões

    Permissões

    Quem Faz o Quê?

    Grupos e Permissões do Módulo

    Ações \ Papéis comissoes_reunioes Administrador Gerente Sistêmico de Comissões Coordenador de Comissão Sistêmico Coordenador de Comissão 
    Gerenciar Grupos e Permissões X      
    Gerenciar Tipos de Membros   X    
    Gerenciar Comissões Globais     X  
    Gerenciar Comissões Locais     X X (do seu campus)
    Gerenciar Tipos de Membros na Comissão     X X (do seu campus)
    Gerenciar Membros na Comissão     X X (do seu campus)

    Comissão

    Ações \ Papéis Presidente Membro
    (Pode Administrar)
    Membro
    Agendar Reunião X X  
    Reagendar Reunião X X  
    Cancelar Reunião X X  
    Registrar Presença X X  
    Carregar Ata X X  

    Assunto

    Se a comissão "Pode gerenciar assuntos?"

    Ações \ Papéis Presidente Membro
    (Gerenciar Assuntos/Parecer)
    Membro
    (Registrar Parecer)
    Membro
    Gerenciar Assunto   X    
    Limitar Data de Parecer   X    
    Definir Data de Apreciação   X    
    Registrar / Remover Indicação Favorável     X  
    Ver Relatório   X    

     

    Gerenciar Grupos e Permissões do Módulo