Desenvolvimento Institucional
Comissões e Reuniões
Apresentação
Esse módulo tem por funcionalidade:
- Possibilitar o gerenciamento das comissões do IFSP e seus membros
- Acompanhar o andamento dos trabalhos, verificando as reuniões, presenças dos membros e atas
- Votação de assuntos para pauta
Gerenciar Comissões
Gerenciar Reuniões
Gerenciar Assuntos
#5836 Criação de Módulo de "Comissões e Reuniões" em Des. Institucional
#5986 Gestão e avaliação de assuntos para pauta de reuniões
Comissões
O módulo de comissões visa gerenciamento as comissões do IFSP, seus membros, assuntos, etc.
Criando uma Comissão
Adicionando uma comissões para gerenciamento de seus membros, reuniões, assuntos, etc.
Gerenciando Tipos de Membros na Comissão
Para restringir os tipo de membros possíveis na comissão, tal informação é necessária para vincular um membro na comissão
Adicionando uma comissões para gerenciamento de seus membros, reuniões, assuntos, etc.
Adicionado Membros na Comissão
Para adicionar os membros que compõem a comissão
Para adicionar um pessoa externa à comissão e necessário cadastrá-la anteriormente. Veja em Pessoa Externa
Editando Membros da Comissão
Para editar os membros que compõem a comissão (ex. Membro que saiu da comissão)
Agendando Reunião
Marcando reunião com os membros da comissão (saiba mais do módulo de Reuniões aqui)
Reuniões
Visa acompanhar o andamento dos trabalhos, verificando as reuniões, presenças dos membros e atas.
Agendando Reunião
Para marcar reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão
Visualizando Reuniões
Para verificar as reuniões das comissões
- Acione na tela inicial do Suap o link Reuniões Agendadas
- Também é possível acessar o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Comissões e Reuniões >> Reuniões
- Navegue pelas abas e selecione a desejada Todas, Minhas Reuniões, Minhas Reuniões Pendentes ou Minhas Reuniões Finalizadas
Reagendando / Alterando uma Reunião
Para remarcar ou alterar dados de uma reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão
Cancelando uma Reunião
Para cancelar uma reunião e enviar e-mail de aviso aos membros da comissão
Registrando Presença
Para registar os membros presentes e os que faltaram na reunião
Só é possível registrar presença de uma reunião após a data de seu início
* A mensagem de sucesso aparecerá na parte superior
* O botão Carregar Ata será exibido no canto superior direito
* Os membros presentes serão listados na parte inferior Participantes
Carregando Ata
Para salvar a ata da reunião
Só é possível realizar o upload da Ata após Registrar Prsença
Assuntos
Indicação de parecer favorável para um assunto entrar em pauta e o resultado da discussão desse após apreciação da comissão.
Habilitando Comissão para Assuntos
Para ser possível utilizar a funcionalidade de Assuntos a Comissão deve Poder gerenciar assuntos
Gerenciando Permissões dos Membros
Os membros da comissão precisam ter permissões específicas para interagir com a funcionalidade Assuntos
Adicionado Assunto
Gerenciando Assunto
Após o Assunto criado é possível executar as seguintes ações:
Adicionando Documentos no Assunto
Os documentos do assunto ficam disponíveis para consulta a fim de subsidiar a decisão do Parecer Favorável
Cancelar Assunto
Limitar Data de Parecer do Assunto
A Data Limite de Parecer impedirá o Registro de Parecer Favorável pelo membros habilitados da Comissão paral tal
Definir Data de Apreciação do Assunto
Passada a data de Apreciação do Assunto (discussão e votação na reunião) o sistema habilitará para que se faça o registro do resultado
Acompanhando Indicações Favoráveis ao Assunto
Registrar Resultado do Assunto
Registrar o resultado após a apreciação dos assunto
Registrando Parecer no Assunto
Para registrar parecer no assunto é necessário:
* Possuir a permissão Pode registrar parecer na comissão ao qual o assunto foi proposto
* O assunto deve estar na situação Em parecer
Visualizando Relatórios
Consulta Pública
Assuntos SIGILOSOS não são exibidos nessa busca
- Na tela de login do Suap acione o botão Consulta Pública de Assuntos ou
Acesse o menu: DES. INSTITUCIONAL >>Assuntos >> Consulta Pública
- Configure o Filtro a ser aplicado
Preencha as seguintes informações:
Título/Descrição: Texto relacionado ao assunto
Autor: assuntos propostos por determinada pessoa
Situação: Pelo status do Assunto (Em Elaboração, Em Parecer, Pautado ou Avaliado)
Resultado: se o assunto está Pendente, foi Aprovado, Não Aprovado ou Retirado da Pauta
Data de Apreciação: data que o assunto foi ?? - Acione o botão Filtrar e o resultado será exibido
Cadastros
Dados cadastrais necessários para a execução dos fluxos do módulo.
Tipos de Membros
Os tipos de Membros estarão disponíveis para gerenciar qual o papel de um membro na comissão. Ex. Secretário, Suplente, Titular, etc.
Adicionado Tipo de Membro
Para habilitar um novo papel na comissão no vínculo do membro à ela.
Inativando um Tipo de Membro
Para não permitir mais que determinado papel seja vinculados aos membros ao participarem das comissões
Permissões
Quem Faz o Quê?
Grupos e Permissões do Módulo
Ações \ Papéis | comissoes_reunioes Administrador | Gerente Sistêmico de Comissões | Coordenador de Comissão Sistêmico | Coordenador de Comissão |
Gerenciar Grupos e Permissões | X | |||
Gerenciar Tipos de Membros | X | |||
Gerenciar Comissões Globais | X | |||
Gerenciar Comissões Locais | X | X (do seu campus) | ||
Gerenciar Tipos de Membros na Comissão | X | X (do seu campus) | ||
Gerenciar Membros na Comissão | X | X (do seu campus) |
Comissão
Ações \ Papéis | Presidente | Membro (Pode Administrar) |
Membro |
Agendar Reunião | X | X | |
Reagendar Reunião | X | X | |
Cancelar Reunião | X | X | |
Registrar Presença | X | X | |
Carregar Ata | X | X |
Assunto
Se a comissão "Pode gerenciar assuntos?"
Ações \ Papéis | Presidente | Membro (Gerenciar Assuntos/Parecer) |
Membro (Registrar Parecer) |
Membro |
Gerenciar Assunto | X | |||
Limitar Data de Parecer | X | |||
Definir Data de Apreciação | X | |||
Registrar / Remover Indicação Favorável | X | |||
Ver Relatório | X |