Diários de Classe

• 1- Atendimento de Solicitações de Relançamento de Etapa; Prorrogação de Posse de Etapa; ou Relançamento de Diário
• 2 - Como Localizar os Diários com Assinatura e Entrega Pendentes
• 3 - Relançamento de Diário e Lançamento de Notas Pendentes em Situações de Exceção
• 4 - Assinatura de Diários de Classe do ano de 2023 - Professores Aposentados; Falecidos; Afastados; Substitutos com Contrato Encerrado

1- Atendimento de Solicitações de Relançamento de Etapa; Prorrogação de Posse de Etapa; ou Relançamento de Diário

Pré-Requisitos: O docente deverá realizar a Solicitação de Relançamento de Etapa; Prorrogação de Posse de Etapa; ou Relançamento de Diário

As solicitações de Relançamento de Etapa e Prorrogação de Posse poderão ser atendidas pela Coordenação do Curso do respectivo diário ou pela Coordenação de Registros Acadêmicos. 

A solicitação de Relançamento de Diário só poderá ser autorizada pela Coordenação de Registros Acadêmicos. 

As solicitações de Relançamento de Etapa, Prorrogação de Posse e Relançamento de Diário podem ser visualizadas na página inicial do SUAP pelas Coordenadorias de Registros Acadêmicos. Essas solicitações estão disponíveis no quadro "Secretaria Acadêmica", conforme ilustrado na imagem abaixo:

Para as Coordenações de Curso, as solicitações de Relançamento de Etapa ou Prorrogação de Posse também são acessíveis na página inicial do SUAP. No entanto, essas solicitações são listadas como "Solicitações de Usuários" no quadro denominado "Coordenação de Curso".

Ao acessar uma solicitação de Prorrogação de Posse, conforme mostrado na imagem abaixo, é possível escolher as opções "Deferir" ou "Indeferir". Após selecionar todos os pedidos desejados, clique em "Aplicar" para deferir ou indeferir todas as solicitações simultaneamente. Contudo, vale ressaltar que, nessa situação, a posse será prorrogada por apenas três dias corridos, caso deferida.

Caso deseje que a prorrogação de posse seja por um período personalizado, clique no ícone da "lupa", conforme a ilustração acima, especificamente para um pedido de prorrogação de posse de diário. Na nova área do sistema, você também poderá verificar o motivo da solicitação de prorrogação de posse, conforme definido pelo docente. Após selecionar "Deferir", será possível inserir a data máxima para a prorrogação da posse, especificamente para a etapa do diário solicitada, conforme as imagens abaixo:

Para atender aos casos de solicitação de relançamento de etapa, o SUAP notifica quando a data prevista para a posse já tiver encerrado, conforme a mensagem destacada na ilustração abaixo. Nessas situações, é recomendável avaliar cada caso individualmente clicando no ícone da "lupa". Neste ambiente, também é possível definir a data personalizada de prorrogação da posse para o docente. Caso contrário, após a aprovação do relançamento de etapa em lote, a prorrogação da posse da etapa será de apenas três dias corridos. 

Ao clicar no ícone da "lupa", conforme mostrado na imagem acima, será exibida a ilustração abaixo. Ao selecionar "Deferir", você também terá a opção de indicar uma data personalizada para a prorrogação da posse.

Além dos casos acima, há também o pedido de "Relançamento de Diário", esse caso ocorre quando o docente já realizou a assinatura e entrega do diário via SUAP. Essas solicitações são atendidas apenas pelas Coordenadorias de Registros Acadêmicos. 

As solicitações de "Relançamento de Diário" são exibidas no quadro "Secretaria Acadêmica" na página inicial do SUAP, como já ilustrado no início deste tutorial. 

Esses casos são avaliados apenas individualmente, não sendo possível realizar avaliações em lote.

Na imagem abaixo, ao clicar em "Deferir", o diário antigo, previamente assinado pelo docente, será cancelado, mas ainda poderá ser consultado na aba "Histórico de Assinaturas" do diário. Com isso, o diário será reaberto para novos lançamentos pelo docente e terá a posse prorrogada por mais três dias corridos.

Em todos os casos, seja Relançamento de Etapa, Prorrogação de Posse de Etapa, ou Relançamento de Diário, caso o período já esteja fechado conforme previsão no calendário, pode ser necessário solicitar à Coordenação de Registros Acadêmicos a reabertura do período do diário.

Dessa forma, a Coordenação de Registros Acadêmicos deverá acessar o menu Ensino>>Procedimento de apoio>>Reabrir Período: 

Insira o ano e semestre letivo do diário; escolha o tipo "Por diário"; insira o código do diário, por último clique em Continuar:

Na próxima página, serão listados os alunos vinculados ao diário cujo período será reaberto. Vale lembrar que, para alunos com diploma já emitido, não é possível a reabertura do período. Nessas situações, será necessário cancelar o diploma emitido, conforme as orientações da Portaria IFSP n.º 2.162, de 18 de abril de 2022.

Clique em "Confirmado" e depois em "Finalizar". 

Em seguida será realizado o processamento de reabertura de período do diário. 

O período será fechado automaticamente após a assinatura final de todos os docentes vinculados no diário, conforme este tutorial: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe 

Atendimento de Solicitações de Relançamento de Etapa; Prorrogação de Posse de Etapa; ou Relançamento de Diário Concluídos. 

2 - Como Localizar os Diários com Assinatura e Entrega Pendentes

Para entender o fluxo de forma completa, leia este tutorial: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe

Diários de cursos com periodicidade anual, abertos a partir de 2023, deverão ser assinados digitalmente, conforme orientações do tutorial: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe . Os diários de cursos com periodicidade semestral também deverão ser assinados digitalmente, mas apenas aqueles abertos a partir do segundo semestre de 2023, conforme o mesmo tutorial já mencionado. Para diários anteriores aos períodos indicados, deverão ser seguidas as orientações de assinatura e entrega vigentes na época.

Para descobrir quais são os diários que estão com pendência de assinatura e entrega de seu campus, a Coordenação do Curso ou a Coordenadoria de Registros Acadêmicos poderão acessar o menu: Ensino>>Turmas e Diários>>Diários: 

Na próxima área, clique na aba "Assinatura Pendente". Como mostrado na imagem abaixo, observa-se que existem 324 diários com assinatura pendente referentes ao ano de 2024. No entanto, conforme orientado no início deste tutorial, também é necessário aplicar o filtro para o ano de 2023. Adicionalmente, note que é possível exportar a relação para o formato "xls" para fins de controle.

 

Relatório de Diários com Assinatura e Entrega Pendentes Gerado. 

3 - Relançamento de Diário e Lançamento de Notas Pendentes em Situações de Exceção

Pré-Requisito: O diário final precisa estar assinado pelo docente no caso de "Relançamento de Diário", conforme este tutorial: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe

Pré-Requisito: No caso de "Lançamento de Notas Pendentes" é preciso que a etapa do diário esteja na posse do Registro.

Existem situações em que identificamos erros no registro de um diário, como em notas, faltas ou outros registros que estejam incorretos. Caso o docente responsável pelo diário não esteja mais ativo no IFSP, seja por aposentadoria ou término de contrato de docente substituto, será necessário corrigir o registro para evitar prejuízos aos alunos.

É importante salientar que todos os diários assinados e entregues pelos docentes não poderão ser mais alterados pela Coordenadoria de Registros Acadêmicos, exceto conforme o procedimento descrito neste tutorial.

Para realizar qualquer alteração em um diário que já foi assinado e entregue digitalmente no SUAP, será necessário criar um processo eletrônico na plataforma. Este processo deve incluir um formulário de correção de dados do diário, conforme o modelo disponível no SUAP (em construção). O formulário deve ser assinado tanto pelo Coordenador de Curso quanto pelo Diretor Adjunto Educacional, detalhando os dados que precisam ser alterados no diário. Após a conclusão, o formulário e o processo eletrônico devem ser encaminhados para a Coordenadoria de Registros Acadêmicos (CRA), que será responsável por efetuar as alterações no diário.

A CRA deverá acessar o diário, e clicar no botão "Solicitar Relançamento de Diário", conforme a imagem abaixo: 

Inserir o número do processo eletrônico, descrever o motivo, e clicar em "Enviar". 

Depois, a própria CRA deverá acessar a página inicial do SUAP e aprovar a solicitação de "Relançamento de Diário", conforme este tutorial: 1- Atendimento de Solicitações de Relançamento de Etapa; Prorrogação de Posse de Etapa; ou Relançamento de Diário

Após proceder as alterações no diário, clique no botão "Ações" e em "Fechar Diário": 

Todas as assinaturas dos diários realizadas pelos docentes, bem como os relançamentos efetuados pela Coordenadoria de Registros Acadêmicos (CRA), ficam registrados na aba "Histórico de Assinaturas" do diário. Nessa aba, também é possível acessar os PDFs de cada versão do diário, desde a primeira entrega realizada pelos docentes vinculados ao diário até o último diário final assinado.

Além do caso de Relançamento de Diários já mencionado, existem situações em que o docente ainda não assinou o diário, mas já entregou as etapas para o registro. Nessas circunstâncias, foi identificado que falta o lançamento de notas para alguns estudantes. Especificamente nos cursos técnicos, onde as médias são calculadas por agrupamento, essa ausência de notas pode prejudicar o aluno, impedindo a geração da média do agrupamento devido à lacuna nos registros. Neste contexto, caso o diário não esteja assinado e as etapas já tenham sido entregues para o registro, a Coordenadoria de Registros Acadêmicos tem a possibilidade de inserir nota zero para todas as notas pendentes na etapa específica do diário, conforme ilustrado abaixo:

Na área do diário, clique em "Registrar Notas Pendentes":

Na próxima imagem, você identificará a quantidade de alunos e notas pendentes na respectiva etapa do diário. Clique na caixa de seleção e "Enviar", com isso as notas pendentes passarão a ficar com zero: 

Finalizado. 

4 - Assinatura de Diários de Classe do ano de 2023 - Professores Aposentados; Falecidos; Afastados; Substitutos com Contrato Encerrado

Diários de cursos com periodicidade anual, abertos a partir de 2023, deverão ser assinados digitalmente. Os diários de cursos com periodicidade semestral também deverão ser assinados digitalmente, mas apenas aqueles abertos a partir do segundo semestre de 2023. Para diários anteriores aos casos mencionados, deverão ser seguidas as orientações de assinatura e entrega vigentes na época.

Contudo, em situações em que um único docente era responsável pelo diário e se aposentou, afastou-se, faleceu, ou era substituto e teve seu contrato encerrado em 2023, será necessário seguir este tutorial para a finalização desses diários.

Caberá ao atual coordenador de curso assinar e entregar o diário finalizado ou incompleto. 

Para isso, o coordenador do curso deverá acessar o diário em: Ensino>>Turmas e Diários>>Diários:

Realize o filtro do respectivo diário de classe, e após localizar, clique na figura de uma lupa: 

Por se tratar de um diário de 2023, ele possivelmente estará fechado, então clique em: Ações>>Abrir diário:

No final da página, clique em "Adicionar Professor"

Insira os dados do coordenador de curso, conforme o exemplo abaixo: 

Depois, acesse o menu "Ensino>>Turmas e Diários>>Meus Diários":

Localize o respective diário e acesse. 

Agora, se o diário estiver com a carga horária completa, basta assinar seguindo este tutorial: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe

Após a finalização da assinatura do coordenador de curso, é possível acessar a aba "Histórico de Assinaturas" do diário. Clique no ícone da "Lupa." Depois, ao clicar no ícone em formato de lixeira, você pode apagar a solicitação de assinatura do docente no diário, finalizando assim as pendências em assinaturas deste diário.

Nos casos de diários atribuídos a mais de um docente, se um deles aposentou-se, faleceu, encerrou o contrato como substituto ou afastou-se, o professor que permanece em exercício deverá assinar o diário sozinho, sem a necessidade de assinatura do coordenador de curso. Após assinar, o docente em exercício deve seguir o procedimento para apagar a solicitação de assinatura do diário do docente que não está mais ativo, conforme descrito acima. 

Se a carga horária do diário não foi finalizada, será preciso assinar o diário seguindo este tutorial: 2 - Assinatura de Diários Incompletos (Encerramento de Contrato de Professores Substitutos; Aposentadoria, Afastamentos, etc)

Lembrando que, a partir de 2024, para diários de docentes aposentados, substitutos com contrato encerrado ou afastados, o docente responsável deverá realizar o seguinte procedimento para a assinatura de diários incompletos: 2 - Assinatura de Diários Incompletos (Encerramento de Contrato de Professores Substitutos; Aposentadoria, Afastamentos, etc), e este procedimento para diários completos: 3 - Assinatura e Entrega de Diários de Classe 

Finalizado.