OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS Listamos aqui algumas orientações de atividades relacionadas às coordenadorias que trabalham com contratos administrativos no IFSP. PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS (RET)   MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO   APRESENTAÇÃO Este manual tem por finalidade orientar, de forma clara, objetiva e padronizada, os procedimentos para emissão , alteração , tramitação e cadastro de Portarias de Fiscalização de Contratos, utilizando o sistema SUAP e o portal CONTRATOS.GOV (Comprasnet Contratos) .   PARTE I – EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO 1. Início do Documento no SUAP 1. Acesse o menu lateral do SUAP. 2. Navegue até Documentos/Processos > Documentos . 3. Clique no botão Adicionar Documento de Texto .   2. Configuração do Tipo e Modelo Preencha os campos conforme abaixo: · Tipo de Documento: Requerimento · Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO · Nível de Acesso: Público · Hipótese Legal: (em branco) · Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA) No campo Assunto , insira o título da Portaria e clique em Salvar e Continuar Editando . 3. Edição de Dados e Indicação dos Fiscais 1. Clique em Editar > Texto para preencher o conteúdo do documento. 2. Preencha corretamente os campos de: o Nome Completo ; o Função ; o Matrícula dos fiscais designados. 3. Insira também as informações do Contrato , Empresa Contratada e Objeto do serviço .   Após o preenchimento: · Clique em Salvar e Visualizar ; · Realize a conferência das informações; · Finalize e assine eletronicamente o documento. Em seguida: · Clique em Criar Processo ; · Selecione o tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções ; · Realize a tramitação sem despacho para o setor GAB-RET .   4. Vinculação ao Processo Eletrônico (SUAP) Após a Portaria ser emitida: 1. Acesse o processo eletrônico principal da contratação ; 2. Anexe a Portaria ao processo; 3. Encaminhe uma cópia da Portaria aos fiscais designados . 5. Cadastro e Upload no Sistema CONTRATOS.GOV Acesse o portal: https://contratos.comprasnet.gov.br/ 5.1 Upload da Portaria 1. Localize o contrato na lista; 2. No menu lateral direito, clique no ícone da Engrenagem ; 3. Selecione a opção Arquivos ; 4. Faça o upload do PDF da Portaria assinada . 5.2 Cadastro da Equipe de Fiscalização 1. Ainda no menu da Engrenagem , selecione Responsáveis ; 2. Clique em Adicionar Responsável do Contrato; 3. Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos ; 4. Selecione a função, informe o número da Portaria e a data de início ; 5. Clique em Salvar e voltar .           PARTE II – ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO   1. Início do Documento no SUAP 1. Acesse o menu lateral esquerdo do SUAP; 2. Navegue até Documentos/Processos > Documentos ; 3. Clique em Adicionar Documento de Texto . 2. Configuração do Tipo e Modelo Preencha os campos conforme abaixo: · Tipo de Documento: Requerimento · Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO · Nível de Acesso: Público · Hipótese Legal: (em branco) · Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA) No campo Assunto , insira o título e clique em Salvar e Continuar Editando .   3. Edição dos Dados da Alteração 1. Clique em Editar > Texto ; 2. Preencha os campos relativos à Alteração da Portaria , incluindo: o Nome Completo. o Função; o Matrícula dos fiscais; 3. Insira as informações do Contrato , Empresa Contratada e Objeto do serviço .   Após o preenchimento: · Clique em Salvar e Visualizar ; · Confira as informações; · Finalize e assine eletronicamente o documento. Em seguida: · Crie o processo do tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções ; · Tramite sem despacho para o setor GAB-RET . Após a emissão: · Anexe a nova Portaria ao processo original; · Envie cópia aos fiscais designados. 4. Atualização no Sistema CONTRATOS.GOV 4.1 Upload da Nova Portaria 1. Acesse https://contratos.comprasnet.gov.br/ ; 2. Localize o contrato; 3. Clique no ícone da Engrenagem ; 4. Selecione Arquivos e faça o upload do PDF da Portaria assinada. 4.2 Inativação e Cadastro de Novos Membros 1. No menu Responsáveis , localize o fiscal a ser substituído; 2. Clique em Editar ; 3. Informe a data de saída e altere a situação para Inativo ; 4. Clique em Salvar e Voltar .   Para inclusão de novos fiscais: 1. Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos ; 2. Selecione a função correspondente; 3. Informe o número da nova Portaria e a data de início ; 4. Clique em Salvar .     OBSERVAÇÕES FINAIS · As informações cadastradas no CONTRATOS.GOV devem corresponder exatamente ao conteúdo das Portarias assinadas. · A correta emissão, alteração e registro das Portarias é fundamental para a regularidade da fiscalização contratual e para fins de controle interno e externo.     Modelo de solicitação de dados e ciência para designação de fiscalização de contrato Prezada(o), Considerando a necessidade de designação de fiscal para acompanhamento da execução contratual, nos termos do art. 117 da Lei nº 14.133/2021, solicitamos, por gentileza, sua ciência quanto à indicação para atuar como Fiscal do Contrato . Para fins de formalização da Portaria de Fiscalização, solicitamos o envio das seguintes informações: · Nome completo · CPF · Matrícula SIAPE Pedimos, ainda, que manifeste expressamente sua ciência e concordância quanto às atribuições e responsabilidades inerentes à função de fiscalização contratual. Ficamos no aguardo do retorno para prosseguimento dos trâmites administrativos.       Informações gerais sobre fiscalização de contratos A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto. O TCU, com base na Lei 14.133/21, define: Fiscal do contrato: agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da Lei 14.133/2021 . Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O Decreto 11.246/2022 , nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato. Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições. A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos  campi , essa atribbuição é da Diretoria Geral do Campus (DRG). Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. Os responsáeis são cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado. Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e e-mail institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail.  O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um e-mail com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o e-mail institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior. Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap Ação Tipo de Documento Modelo Suap Documento elaborado por Enviado para Designação de fiscais de novo contrato Requerimento CONTRATO: REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESGINAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO Coordenadoria de Contratos COC-PRA   ou   Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET)   ou   DRG Substituição de fiscal de contrato Requerimento CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO Coordenadoria de Contratos COC-PRA   ou   Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET)   ou   DRG Destituição ou inclusão de fiscal de contrato Requerimento CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO Coordenadoria de Contratos COC-PRA   ou   Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET)   ou   DRG Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um e-mail para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto.  O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos. Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos MODELOS DE CERTIDÕES EXPLICATIVAS PARA PRF Modelos de Certidões Explicativas para PRF Eventualmente, os gestores e fiscais de contratos são chamados pela PRF para prestarem esclarecimentos sobre contratos com mão de obra, pois os trabalhadores ingressam com ações trabalhistas, colocando o IFSP como polo passivo. Desta maneira, é solicitado o preenchimento de documentos para instruir os processos com a defesa do IFSP. Os modelos estão disponíveis neste link . PLANILHA DE TERCEIRIZADOS CGU Planilha de Terceirizados CGU Quadrimestralmente, os gestores de contratos precisam preencher a planilha de terceirizados da CGU, que contém as informações dos contratos com mão de obra em dedicação exclusiva.  Atualmente, a planilha é preenchida pelo Google Planilhas, o que demanda muita atenção, pois é uma planilha colaborativa, em que todos realizam alterações nela simultaneamente. Como a planilha possui dados pessoais, não vamos disponibilizar neste manual o link. As orientações e o link são enviados via e-mail aos gestores de contratos no início do ano, com o prazo para preenchimento. PROTEÇÃO DE DADOS - APRESENTAÇÃO DALC A Diretoria de Licitações e Contratos realizou uma apresentação, com esclarecimentos sobre o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, referentes aos processos de contratação e aquisição do IFSP.  Nela, constam a legislação, as definições, o que são dados sensíveis, o que são dados pessoais e o tratamento que deverá ser dado aos documentos no Suap. Acesse a apresentação neste link .