OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS

A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto.

O TCU, com base na Lei 14.133/21, define:

Fiscal do contrato: agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da Lei 14.133/2021. Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O Decreto 11.246/2022, nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato.

Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições.

A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos campi, essa atribbuição é da Diretoria Geral do Campus (DRG).

Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. São cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado.

Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e e-mail institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail. 

O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um e-mail com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o e-mail institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior.

Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap

Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um e-mail para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto. 

O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos.

Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos

Modelos de Certidões Explicativas para PRF

Eventualmente, os gestores e fiscais de contratos são chamados pela PRF para prestarem esclarecimentos sobre contratos com mão de obra, pois os trabalhadores ingressam com ações trabalhistas, colocando o IFSP como polo passivo. Desta maneira, é solicitado o preenchimento de documentos para instruir os processos com a defesa do IFSP.

Os modelos estão disponíveis neste link.

Planilha de Terceirizados CGU

Quadrimestralmente, os gestores de contratos precisam preencher a planilha de terceirizados da CGU, que contém as informações dos contratos com mão de obra em dedicação exclusiva. 

Atualmente, a planilha é preenchida pelo Google Planilhas, o que demanda muita atenção, pois é uma planilha colaborativa, em que todos realizam alterações nela simultaneamente.

Como a planilha possui dados pessoais, não vamos disponibilizar neste manual o link. As orientações e o link são enviados via e-mail aos gestores de contratos no início do ano, com o prazo para preenchimento.

A Diretoria de Licitações e Contratos realizou uma apresentação, com esclarecimentos sobre o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, referentes aos processos de contratação e aquisição do IFSP. 

Nela, constam a legislação, as definições, o que são dados sensíveis, o que são dados pessoais e o tratamento que deverá ser dado aos documentos no Suap.

Acesse a apresentação neste link.