OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS

MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO

APRESENTAÇÃO

Este manual tem por finalidade orientar, de forma clara, objetiva e padronizada, os procedimentos para emissão, alteração, tramitação e cadastro de Portarias de Fiscalização de Contratos, utilizando o sistema SUAP e o portal CONTRATOS.GOV (Comprasnet Contratos).

PARTE I – EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO

1. Início do Documento no SUAP

1.      Acesse o menu lateral do SUAP.

2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos.

3.      Clique no botão Adicionar Documento de Texto.

2. Configuração do Tipo e Modelo

Preencha os campos conforme abaixo:

·         Tipo de Documento: Requerimento

·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO

·         Nível de Acesso: Público

·         Hipótese Legal: (em branco)

·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)

No campo Assunto, insira o título da Portaria e clique em Salvar e Continuar Editando.

3. Edição de Dados e Indicação dos Fiscais

1.      Clique em Editar > Texto para preencher o conteúdo do documento.

2.      Preencha corretamente os campos de:

o   Nome Completo;

o   Função;

o   Matrícula dos fiscais designados.

3.      Insira também as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.

Após o preenchimento:

·         Clique em Salvar e Visualizar;

·         Realize a conferência das informações;

·         Finalize e assine eletronicamente o documento.

Em seguida:

·         Clique em Criar Processo;

·         Selecione o tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;

·         Realize a tramitação sem despacho para o setor GAB-RET.

4. Vinculação ao Processo Eletrônico (SUAP)

Após a Portaria ser emitida:

1.      Acesse o processo eletrônico principal da contratação;

2.      Anexe a Portaria ao processo;

3.      Encaminhe uma cópia da Portaria aos fiscais designados.

5. Cadastro e Upload no Sistema CONTRATOS.GOV

Acesse o portal: https://contratos.comprasnet.gov.br/

5.1 Upload da Portaria

1.      Localize o contrato na lista;

2.      No menu lateral direito, clique no ícone da Engrenagem;

3.      Selecione a opção Arquivos;

4.      Faça o upload do PDF da Portaria assinada.

5.2 Cadastro da Equipe de Fiscalização

1.      Ainda no menu da Engrenagem, selecione Responsáveis;

2.      Clique em Adicionar Responsável do Contrato;

3.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;

4.      Selecione a função, informe o número da Portaria e a data de início;

5.      Clique em Salvar e voltar.

PARTE II – ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO

1. Início do Documento no SUAP

1.      Acesse o menu lateral esquerdo do SUAP;

2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos;

3.      Clique em Adicionar Documento de Texto.

2. Configuração do Tipo e Modelo

Preencha os campos conforme abaixo:

·         Tipo de Documento: Requerimento

·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO

·         Nível de Acesso: Público

·         Hipótese Legal: (em branco)

·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)

No campo Assunto, insira o título e clique em Salvar e Continuar Editando.

3. Edição dos Dados da Alteração

1.      Clique em Editar > Texto;

2.      Preencha os campos relativos à Alteração da Portaria, incluindo:

o   Nome Completo.

o   Função;

o   Matrícula dos fiscais;

3.      Insira as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.

Após o preenchimento:

·         Clique em Salvar e Visualizar;

·         Confira as informações;

·         Finalize e assine eletronicamente o documento.

Em seguida:

·         Crie o processo do tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;

·         Tramite sem despacho para o setor GAB-RET.

Após a emissão:

·         Anexe a nova Portaria ao processo original;

·         Envie cópia aos fiscais designados.

4. Atualização no Sistema CONTRATOS.GOV

4.1 Upload da Nova Portaria

1.      Acesse https://contratos.comprasnet.gov.br/;

2.      Localize o contrato;

3.      Clique no ícone da Engrenagem;

4.      Selecione Arquivos e faça o upload do PDF da Portaria assinada.

4.2 Inativação e Cadastro de Novos Membros

1.      No menu Responsáveis, localize o fiscal a ser substituído;

2.      Clique em Editar;

3.      Informe a data de saída e altere a situação para Inativo;

4.      Clique em Salvar e Voltar.

Para inclusão de novos fiscais:

1.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;

2.      Selecione a função correspondente;

3.      Informe o número da nova Portaria e a data de início;

4.      Clique em Salvar.

OBSERVAÇÕES FINAIS

·         As informações cadastradas no CONTRATOS.GOV devem corresponder exatamente ao conteúdo das Portarias assinadas.

·         A correta emissão, alteração e registro das Portarias é fundamental para a regularidade da fiscalização contratual e para fins de controle interno e externo.

Modelo de solicitação de dados e ciência para designação de fiscalização de contrato

Prezada(o),

Considerando a necessidade de designação de fiscal para acompanhamento da execução contratual, nos termos do art. 117 da Lei nº 14.133/2021, solicitamos, por gentileza, sua ciência quanto à indicação para atuar como Fiscal do Contrato.

Para fins de formalização da Portaria de Fiscalização, solicitamos o envio das seguintes informações:

·         Nome completo

·         CPF

·         Matrícula SIAPE

Pedimos, ainda, que manifeste expressamente sua ciência e concordância quanto às atribuições e responsabilidades inerentes à função de fiscalização contratual.

Ficamos no aguardo do retorno para prosseguimento dos trâmites administrativos.

A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto.

O TCU, com base na Lei 14.133/21, define:

Fiscal do contrato: agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da Lei 14.133/2021. Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O Decreto 11.246/2022, nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato.

Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições.

A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos campi, essa atribbuição é da Diretoria Geral do Campus (DRG).

Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. Os responsáeis são cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado.

Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e e-mail institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail. 

O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um e-mail com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o e-mail institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior.

Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap

Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um e-mail para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto. 

O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos.

Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos