# Formalização do Contrato Após a homologação do resultado da licitação, verificar no processo de aquisição/contratação o termo de homologação. Se for uma licitação com vários itens, serão emitidos um ou mais contratos, a depender do resultado por fornecedor. Para transformar a minuta em Termo de Contrato, precisamos ter em mãos algumas informações prévias: 1. O número do Termo de Contrato; 2. Os dados do Pregão; 3. Os dados do fornecedor/contratada; 4. Os dados do(s) representante(s) da empresa que vai assinar o contrato; 5. O número da nota de empenho; 6. O tipo de garantia que será apresentada pela empresa. ##### Garantia Contratual A Nova Lei de Licitações e Contratos trouxe uma alteração com relação a apresentação de garantia. Para as contratações que tiverem a previsão de garantia no Edital, fica a critério da empresa apresentar uma das três modalidades de garantia, conforme Art. 96 da Lei 14.133/2021: > § 1º Caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: > > I - **caução em dinheiro** ou em **títulos da dívida pública emitidos sob a forma escritural**, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e de custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil, e avaliados por seus valores econômicos, conforme definido pelo Ministério da Economia; > > II - **seguro-garantia**; > > III - **fiança bancária** emitida por banco ou instituição financeira devidamente autorizada a operar no País pelo Banco Central do Brasil. > > § 2º Na hipótese de suspensão do contrato por ordem ou inadimplemento da Administração, o contratado ficará desobrigado de renovar a garantia ou de endossar a apólice de seguro até a ordem de reinício da execução ou o adimplemento pela Administração. > > § 3º O edital fixará prazo mínimo de 1 (um) mês, contado da data de homologação da licitação e anterior à assinatura do contrato, para a prestação da garantia pelo contratado quando optar pela modalidade prevista no inciso II do § 1º deste artigo. (grifos nossos) A Coordenadoria de Contratos da Reitoria tem solicitado às empresas, após homologação da licitação, o preenchimento do documento "Dados para Confecção do Contrato". Nesse momento, perguntamos qual modalidade de garantia a empresa pretende apresentar para aquela contratação. Assim, temos algumas situações: a) Se a empresa optar por Seguro-Garantia; ou b) Se a empresa optar pelas outras modalidades. Para o caso da empresa optar pelas outras modalidades (caução, títulos da dívida pública ou fiança bancária), formalizamos o contrato e preenchemos no termo de contrato a modalidade escolhida pela empresa. Agora, se a empresa optar pelo seguro-garantia, ela tem 30 dias para apresentar a apólice, e precisamos aguardar o envio do documento para, só então, formalizar o contrato. ##### Editar a minuta No Suap, no menu lateral esquerdo, clicar em *Documentos/Processos* > *Documentos Eletrônicos* > *Documentos*: [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/3wwimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/3wwimage.png) O sistema abre a página com os documentos eletrônicos abertos no setor. Rolar a página até encontrar a minuta na lista de documentos, em seguida, clicar na lupa à frente do documento: [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/SOFimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/SOFimage.png) O Suap vai abrir a página do documento a ser transformado em Termo de Contrato. Clicar no botão "*Retornar para Rascunho*". [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/Ri0image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/Ri0image.png) O sistema vai abrir uma janela para realizar a confirmação da operação. Clicar no botão "*OK*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/Y4Vimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/Y4Vimage.png) Em seguida, o sistema vai confirmar a operação e o documento estará pronto para edição. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/iV6image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/iV6image.png) Clicar no botão "*Editar*" > "*Texto*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/OvJimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/OvJimage.png) O Suap vai abrir a página Editar Documento. O editor de texto do sistema fica numa pequena janela. Para melhor visualização, clicar no botão "*Maximizar*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/tT5image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/tT5image.png) Com o editor expandido, a visualização fica melhor. O documento possui margens e tabelas parametrizadas pela equipe do IFSP Digital, para que, na hora de transformá-lo em ".*pdf*", o documento não fique cortado e desconfigurado. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/rP6image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/rP6image.png)

Na Reitoria, padronizamos o preenchimento do número do contrato no seguinte formato: A numeração é sequencial, mais os três últimos dígitos da UASG. Ex.: Reitoria – Contrato nº *01-154/20....*; *02-154/20....* etc. Campus Araraquara – Contrato nº *01-581/20....*; *02-581/20....* etc. Possuímos uma planilha compartilhada no setor, para evitar a repetição de números.

Preencher o Termo de Contrato com as informações oriundas da licitação, tais como o número do pregão eletrônico, dados da empresa contratada e do seu representante, preço unitário e total do objeto contratado, entre outros. Depois de totalmente preenchido o contrato, revisar e formatar tudo para uma cor só. Em seguida, clicar no botão "*Minimizar"* o editor. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/pyQimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/pyQimage.png) Clicar no botão "*Salvar e Visualizar"*. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/44Rimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/44Rimage.png) O sistema vai confirmar a edição do documento na parte superior da página. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/vBhimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/vBhimage.png) Clicar no botão "*Concluir*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/aCpimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/aCpimage.png) O sistema vai abrir uma janela pedindo confirmação. Clicar em "*OK*". ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/embedded-image-cwitepoj.png) O sistema vai confirmar a conclusão do documento e o *status* passa a ser "*Concluído*". [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/Lgsimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/Lgsimage.png) ##### Assinando o documento Clicar no botão "*Assinar*" > "*Com Senha*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/9EWimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/9EWimage.png) O Suap vai abrir a página para definir o nº do documento. Esse número é gerado automaticamente, seguindo a sequência de documentos do mesmo tipo criados dentro do setor. Na Reitoria, nesta tela, deixamos o número gerado automaticamente pelo sistema. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/Akgimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/Akgimage.png) Clicar no botão "*Definir Identificador*". O sistema vai abrir a página para assinatura do documento. Selecionar o perfil desejado e preencher com a senha de acesso ao Suap. Em seguida, clicar no botão "*Assinar Documento*". [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/oqMimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/oqMimage.png) O sistema vai confirmar a assinatura do documento. O *status* do documento passa a ser "*Assinado*". [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/iMximage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/iMximage.png) Na última página do documento vai constar a assinatura, contendo o nome e o cargo do signatário, a data e hora da assinatura, o Código verificador, o Código de autenticação e o QRCode. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/joMimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/joMimage.png) ##### Solicitando assinatura no documento Para solicitar assinatura no documento, clicar no botão "*Solicitar*" > "*Assinatura*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/AIzimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/AIzimage.png) O sistema vai abrir a página para inclusão dos nomes dos demais signatários dos documentos. Na barra de busca "*Pessoa*", digitar o nome da pessoa que vai assinar o documento, o sistema realiza a busca. Localizar a pessoa que vai assinar o documento na lista que o sistema apresentar, clicar em cima do nome da pessoa. Se for necessário, clicar em "*Adicionar Solicitação*" para incluir mais signatários: ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/embedded-image-loxglmtq.png) Após selecionar as pessoas que vão assinar o documento, clicar no botão "*Enviar Solicitações*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/HRTimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/HRTimage.png) O sistema vai confirmar a solicitação de assinaturas. O status do documento fica "*Aguardando assinatura*" e, caso necessário verificar se foi assinado, clicar em "*Solicitação de Assinaturas*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/uRBimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/uRBimage.png) Assim que todos assinarem, o sistema envia um aviso que as assinaturas foram concluídas. O status do documento volta a ser "*Assinado*", sendo possível, assim, finalizar o documento. ##### Finalizando o documento Clicar no botão "*Finalizar Documento*": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/9ggimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/9ggimage.png) O sistema vai abrir uma caixa para confirmação da operação. Clicar no botão "OK": [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/6xZimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/6xZimage.png) O Suap vai apresentar a mensagem de confirmação. O *status* do documento é alterado para "*Finalizado*". [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/2Laimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/2Laimage.png) Agora, o documento está pronto para ser enviado para assinatura pelo representante da empresa. Clicar no botão "*Ações*" > "*Exportar para PDF/A (Carta)*" [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/Xvpimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/Xvpimage.png) Salvar o documento em formato PDF.