# 2. Fiscalização Administrativa
MANUAL DA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS ## MANUAL DA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS ### 1. INTRODUÇÃO A fiscalização administrativa de contratos é uma atividade essencial para garantir a correta execução dos serviços que utilizam mão de obra com dedicação exclusiva, e o cumprimento das obrigações assumidas pelas empresas contratadas perante a Administração Pública. Cabe ao fiscal administrativo acompanhar de forma sistemática a execução contratual, atuando na conferência documental, no ateste das notas fiscais e na liberação para pagamento, de acordo com a legislação vigente e as cláusulas estabelecidas no contrato. Esse processo tem como objetivo assegurar a transparência, a legalidade e a eficiência da gestão pública, resguardando os interesses da Administração e prevenindo riscos de irregularidades que possam resultar em prejuízos financeiros ou administrativos. Neste manual, apresentamos um passo a passo das principais funções da fiscalização administrativa relacionadas à análise e conferência de documentos, à emissão de atestes e à liberação de pagamentos, servindo como guia prático para o desempenho das atribuições de forma padronizada, segura e eficiente. ### 2. ABERTURA DO PROCESSO DE PAGAMENTO O processo de pagamento será aberto, preferencialmente, pela fiscalização técnica, ou na impossibilidade, poderá ser aberto pela fiscalização administrativa e encaminhado para a fiscalização técnica para inclusão do IMR (Instrumento de Medição de Resultado) e Termo Circunstanciado de Ateste Provisório dos Serviços, conforme anexos do Termo de Referência da contratação. A fiscalização administrativa deve se atentar para eventuais informações de glosa apontadas no IMR. ### 3. CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS A contratada enviará mensalmente para a fiscalização administrativa a documentação trabalhista e tributária para conferência, conforme segue: **3.1. ****Primeira Medição** Na primeira medição a contratada deverá enviar os seguintes documentos para conferência: a) Cartões de ponto referente ao primeiro mês de prestação de serviços; b) Folha de pagamento analítica referente ao primeiro mês de prestação de serviços; c) Comprovante de pagamento dos salários do primeiro mês de prestação de serviços; d) Comprovante de disponibilização do vale refeição referente ao primeiro mês de prestação de serviços; e) Comprovante de disponibilização do vale transporte referente ao primeiro mês da prestação de serviços; f) Certidões de regularidade fiscal, trabalhista e tributária. Os documentos admissionais devem ser encaminhados no início do contrato e devem ser anexados ao processo da primeira medição, além de ser mantidos em arquivo digital para eventuais consultas. **3.2. ****A partir da segunda medição** a) Cartão de ponto do mês da prestação de serviço; b) Comprovante de disponibilização do Vale Refeição e/ou Alimentação do mês da prestação de serviço; c) Comprovante de disponibilização de Vale Transporte do mês da prestação de serviço; d) Folha de pagamento analítica do mês da prestação de serviço; e) Holerites e comprovantes dos depósitos dos salários referente mês da prestação de serviços; f) Relatório da declaração completa, Relatório de crédito e resumo de créditos, Relatório de débito e resumo de débitos, Extrato de Processamento e Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários – DCTFWeb referente ao mês anterior ao da prestação do serviço; g) DARF e Comprovante de pagamento referente as contribuições previdenciárias referentes ao mês anterior ao da prestação dos serviços; h) Relatório FGTS Digital referente ao mês anterior ao da prestação do serviço; i) GUIA FGTS Digital e comprovante de pagamento referente ao mês anterior ao da prestação do serviço; j) Certidões que comprovem a regularidade fiscal, tributária e trabalhistas (Certidão positiva com efeitos de negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da união/Certidão negativa de débitos Trabalhistas/Certidão negativa de débitos municipais/Certidão negativa de débitos estaduais, etc); k) Certificado de regularidade do FGTS na validade; l) Certidão TCU; m) SICAF; n) Cadin Federal. ### 4. O QUE CONFERIR EM CADA DOCUMENTO APRESENTADO Para facilitar a conferencia da documentação, aconselha-se a utilização de uma planilha onde conste todas de informações básicas do contrato como nome do(s) funcionário(s), CPF, salários, adicionais, benefícios, valor do posto, e outras informações que se julguem necessárias. Manter essa planilha atualizada ajudará também no momento do preenchimento da planilha da CGU que deve ser enviada quadrimestralmente, conforme modelo anexo I, deste manual. ** ** **a) ****Cartões de ponto ** A fiscalização técnica verificará se os cartões de ponto foram preenchidos corretamente, se constam faltas ou atrasos passiveis de glosa, fazendo tais apontamentos no Termo de Recebimento Provisório dos Serviços. A frequência também será analisada para os casos em que cabe o pagamento do prêmio assiduidade, que só é devido quando o funcionário tem 100% de presença (mesmo falta justificada não é aceita para pagamento do prêmio). Eventuais glosas serão informadas à fiscalização administrativa através do Termo Circunstanciado de Ateste Provisório dos Serviços. **b) ****Folha de pagamento analítica** Deve-se conferir se todos os funcionários lotados nos postos constam na folha de pagamento, se todos os valores previstos na planilha de custos estão sendo devidamente pagos (incluindo adicionais de insalubridade/periculosidade) e se os descontos estão dentro do permitido na legislação (6% do VT, participação do VR). Caso na planilha de custos a empresa não tenha previsto a participação do funcionário no VR, ou qualquer outro tipo de desconto, este não poderá ser descontado na folha. **c) ****Comprovante de pagamento dos salários** A empresa deverá apresentar a comprovação de depósito dos salários, preferencialmente via comprovante de deposito bancário, que devem ser realizados **até** o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao da prestação do serviço, sendo que o artigo 459, §1º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) considera o sábado como dia útil nesta contagem. Conferir se o valor depositado confere com o líquido apresentado na folha de pagamento. Caso a empresa efetue o pagamento fora do prazo legal previsto em lei, a fiscalização deverá notificá-la solicitando o pagamento da multa correspondente. **d) ****Comprovante de disponibilização do vale refeição/alimentação** A fiscalização deverá conferir se os valores estão sendo pagos nos valores, quantitativos e datas corretas, de acordo com o sindicato utilizado na licitação. Existem casos em que o sindicato determina o pagamento antecipado, preferencialmente no primeiro dia útil do mês, outros que o pagamento pode ser feito até o 5º dia útil do mês, ou ainda os que são pagos no mês posterior, a título indenizatório. Importante sempre verificar o que determina cada sindicato e exigir que a contratada cumpra o que foi por ele determinado. O valor de face do benefício a ser pago deve ser o determinado pelo sindicato, caso haja o desconto referente a participação do empregado (até 20% do valor do benefício, conforme PAT) este deverá ocorrer na folha de pagamento. Conforme já informado no item b, como a participação do empregado é facultativa, caso a empresa não tenha considerado o desconto na planilha de custos, não poderá efetua-lo posteriormente. **e) ****Comprovante de disponibilização do vale transporte** Para os funcionários que fizeram a opção pelo recebimento do vale transporte, a contratada deverá efetuar o pagamento de forma antecipada, preferencialmente por meio de cartão de transporte (bilhete único) garantindo que o funcionário tenha como se dirigir ao local de trabalho sem que tenha que financiar a própria condução. A legislação diz que o funcionário arcará com o custo de parte do transporte, limitado a 6% do salário bruto. Este desconto deverá ser feito na folha e não no valor de face da passagem. Alguns sindicatos permitem o que o valor do vale transporte seja pago em dinheiro, se for este o caso, o desconto dos 6% permanecem ocorrendo na folha a não no liquido do vale. **IMPORTANTE:** A não apresentação dos comprovantes de pagamento de salários e benefícios é impeditivo para liberação da medição. Não se deve liberar a emissão da nota fiscal até que se comprove a regularidade. **f) ****Relatório da declaração completa, Relatório de crédito e resumo de créditos, Relatório de débito e resumo de débitos, Extrato de Processamento e Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários – DCTFWeb** Todos os relatórios apresentados devem ser correspondentes ao mesmo período de apuração e os valores na totalização do recibo de entrega deve refletir os valores dos demais relatórios. Algumas empresas por ter créditos vinculados, devido as retenções da Lei 9711/98 não possuem saldo a pagar, ou possuem abatimentos, devendo sempre ser considerado como saldo devido os valores constantes no recibo de entrega relativos as contribuições previdenciárias. Se atentar ao período de referência do documento que deve ser de no máximo do mês anterior ao período da medição que está sendo conferida, por exemplo, no início do mês de outubro faremos a conferencia da medição de setembro. A documentação da DFTFWeb deverá ser referente ao mês de Agosto com recolhimento até o dia 20 de setembro. **g) ****DARF e Comprovante de pagamento referente as contribuições previdenciárias ** A fiscalização deverá conferir se o valor do DARF corresponde ao do Recibo de Entrega da declaração e se o pagamento foi devidamente efetuado. O vencimento do DARF ocorre até o dia 20 do mês subsequente ao da apuração. Caso a empresa não apresente comprovação do pagamento, a fiscalização poderá liberar a medição, porém deverá solicitar ao setor financeiro que retenha o valor correspondente ao INSS e oficializar a irregularidade para o órgão competente, conforme anexo II deste manual. **h) ****Relatórios Per/Dcomp** Existem casos em os valores retidos da fonte ultrapassam o valor devido pela empresa, neste caso ela fará jus a compensação entre créditos e débitos próprios através do Per/Dcomp e não haverá DARF para pagamento, ou o DARF será em valor reduzido mediante compensação parcial. **i) ****Relatório FGTS Digital** A fiscalização deverá verificar se os trabalhadores alocados no contrato constam no relatório, se a base de cálculo e valor do FGTS a ser recolhido, informados no relatório, são os mesmos informados na folha de pagamento correspondente. Na medição será apresentado o relatório do mês anterior ao da prestação de serviços, desta forma deverão ser confrontados os dados da folha do mês de referência ao relatório e não a folha do mês de referência da medição. **j) ****GUIA FGTS Digital e comprovante de pagamento** Conferir se a raiz do CNPJ e Razão Social pertencem a contratada, se o valor total da GUIA confere com o informado no relatório. O vencimento da GUIA se dá **até** o dia 20 do mês subsequente ao da prestação dos serviços e a empresa deve apresentar o comprovante de recolhimento. Caso a empresa não apresente comprovação do pagamento, a fiscalização poderá liberar a medição, porém deverá solicitar ao setor financeiro que retenha o valor correspondente ao FGTS, devendo ainda oficializar a irregularidade para o órgão competente, conforme anexo III deste manual. A fiscalização administrativa poderá a apresentação dos extratos de FGTS dos funcionários lotados dos postos, o que poderá ocorrer de forma integral, ou por amostragem a qualquer momento da execução contratual. **k) ****Certidões de regularidades Fiscal, Tributária e Trabalhista** A fiscalização poderá solicitar, em complemento as informações constantes no SICAF, que a empresa apresente as certidões que comprovem sua regularidade fiscal, tributária, mobiliaria e trabalhistas junto a união, estado e município atualizadas. **l) ****Certidão TCU, SICAF e CADIN Federal** Efetuar a consulta do CNPJ da contratada para ter acesso às informações constantes no TCU, CNJ, CEIS e CNEP, SICAF e CADIN Federal através dos links: [https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/](https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/) [https://www3.comprasnet.gov.br/sicaf-web/index.jsf](https://www3.comprasnet.gov.br/sicaf-web/index.jsf) [https://cadin.pgfn.gov.br/#/home](https://cadin.pgfn.gov.br/#/home) A empresa deve ser notificada para que regularize sua situação caso haja algum tipo de pendência nas consultas acima, porém o pagamento não pode ser retido, uma vez que o serviço tenha sido devidamente prestado. ** ** ### 5. LIBERAÇÃO PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL Após a conferência da documentação, a fiscalização administrativa deve lavrar o Termo Circunstanciado de Ateste Provisório Documental, anexar ao processo de pagamento junto com a documentação mensal e encaminhar para o gestor do contrato que será responsável por emitir o Termo de Recebimento Definitivo com a respectiva liberação da emissão da nota fiscal. O processo será devolvido para que a fiscalização administrativa envie o TRD (Termo de recebimento Definitivo) para a empresa autorizando que a nota fiscal seja emitida. Caso sejam constatadas glosas, sejam elas por faltas, pontuação no IMR, desconto de materiais não entregues na totalidade, estas deverão já ser calculadas e a empresa deve emitir a nota já no valor correto. ### 6. CONFERÊNCIA DAS INFORMAÇÕES DA NOTA FISCAL Conferir se está emitida para o CNPJ e nome da Unidade contratante. Verificar valores, descrição dos serviços e período de referência e se consta dados bancários para crédito do valor. Garantir que os valores estejam de acordo com o contrato vigente. Apenas documentos válidos e atualizados permitem seguir para o ateste. ### 7. ATESTE O ateste é a declaração formal do fiscal de que o serviço foi efetivamente prestado, conforme previsto no contrato. **Passo a passo:** O ateste deverá ser efetuado no sistema de contratos no ComprasNet, [https://contratos.comprasnet.gov.br/inicio](https://contratos.comprasnet.gov.br/inicio), seguindo o caminho: Gestão Contratual=> Meus Contratos: Após localizar e selecionar o contrato a ser atestado, clicar na seta do ícone ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/embedded-image-yio9wl6n.png)e selecionar a opção Instrumento de Cobrança, em seguida selecionar Adicionar Instrumento de Cobrança. Seguir o passo a passo do Manual de Ateste no Comprasnet Contratos ### 8. LIBERAÇÃO PARA PAGAMENTO Após efetuar o ateste e inclui-lo no processo deve-se fazer a tramitação para o setor responsável pelo pagamento. Caso tenha que ocorrer algum tipo de retenção, como por exemplo FGTS e INSS não pagos, este deve ser informado ao setor financeiro, via ofício anexado ao processo. ### 9. OBSERVAÇÕES IMPORTANTES

O fiscal administrativo não assume responsabilidade pessoal pelo pagamento, mas responde pela correta conferência e registro das informações. Em caso de irregularidade, o pagamento deve ser suspenso até regularização. Todo o processo deve ser registrado de forma transparente e arquivado para eventual auditoria.

--- ### ANEXOS #### **Orientações sobre retenção de INSS e FGTS em atraso** **Fluxo de Comunicação de Irregularidades (Item IV – Orientação nº 33/2020)** [**https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/orientacoes-e-procedimentos/33-orientacoes-sobre-o-pagamento-direto-de-contribuicoes-previdenciarias-e-de-fgts-quando-do-inadimplemento-por-parte-das-empresas-contratadas-para-a-prestacao-de-servicos-continuados-com-dedicacao-exclusiva-de-mao-de-obra**](https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/orientacoes-e-procedimentos/33-orientacoes-sobre-o-pagamento-direto-de-contribuicoes-previdenciarias-e-de-fgts-quando-do-inadimplemento-por-parte-das-empresas-contratadas-para-a-prestacao-de-servicos-continuados-com-dedicacao-exclusiva-de-mao-de-obra) ** ** **Detecção da irregularidade** Verificação pela fiscalização do contrato (ausência de guias pagas, extratos de FGTS, etc.). Deve fazer o registro formal no relatório de fiscalização. **Elaboração do ofício** Preencher modelo correspondente (Receita, Caixa, MPT ou SRTE). Anexar documentação comprobatória: - Contrato administrativo e identificação do vínculo; - Relatórios de fiscalização; - Certidões negativas vencidas ou positivas com efeito de negativa; - Extratos de FGTS (quando aplicável); - Outros comprovantes (guias não pagas, notificações). **Definição do órgão destinatário e canal de envio**
**Órgão Competente** **Irregularidade** **Canal preferencial** **Alternativo**
Receita Federal Contribuições previdenciárias **e-Processo (e-CAC, certificado digital)** Protocolo físico na unidade da RFB
Caixa Econômica FGTS **Conectividade Social ICP** Agência da Caixa / Gerência FGTS
MPT Obrigações trabalhistas **MPT Digital** Protocolo físico em Procuradoria
Superintendência Regional do Trabalho Obrigações trabalhistas **SEI (quando disponível)** Protocolo físico na SRTE / e-Ouv
**Protocolo e comprovação** Registrar o envio no **processo administrativo** do contrato. Arquivar cópia do ofício e **comprovante do protocolo** (nº do processo, recibo digital ou carimbo físico). #### MODELOS ##### **MODELO I ** **Planilha Modelo para Controle de Dados Básicos** ** ** **![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/embedded-image-pqzdc5tz.png)** ** ** **![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/embedded-image-tj1kb8au.png)** ** ** As informações constantes acima são apenas sugestões e devem ser adaptadas para a realidade ou tipo de contrato de cada Campus. Elas visam facilitar a conferencia da documentação mensal e preenchimento da planilha da CGU. ** ** ** ** ##### **MODELO II** ** Ofício de Comunicação à Receita Federal do Brasil – Contribuições Previdenciárias** **Ofício nº \_/\_\_** (Local), \_\_\_ de \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ de 20\_\_\_ **À** Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil \[Endereço completo\] **Assunto:** Comunicação de inadimplemento de contribuições previdenciárias – Contrato Administrativo nº \_\_\_\_\_\_ Senhor(a) Superintendente, Em cumprimento ao disposto no **item IV da Orientação nº 33/2020 do Portal de Compras do Governo Federal**, comunicamos a Vossa Senhoria que a empresa **\[nome da contratada\]**, inscrita no CNPJ sob nº \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_, contratada por este órgão para a execução de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, encontra-se **inadimplente no recolhimento de contribuições previdenciárias** de seus empregados vinculados ao contrato em referência. Encaminhamos em anexo documentação comprobatória da irregularidade (certidões negativas vencidas, relatórios fiscais e demais evidências). Solicitamos que sejam adotadas, no âmbito dessa Receita Federal, as providências cabíveis à espécie. Atenciosamente, Nome do responsável\] \[Cargo\] \[Órgão/Unidade\] \[Telefone / e-mail institucional\] -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Forma de Envio: **Receita Federal (contribuições previdenciárias)** - **Meio preferencial**: **e-Processo** (disponível no portal e-CAC, acesso com certificado digital). - **Alternativo**: protocolo físico na unidade da Receita Federal da jurisdição da empresa. - **Obs.**: o e-Processo gera número de protocolo e possibilita anexar documentos digitalizados. ##### **MODELO III** ** Ofício de Comunicação à Caixa Econômica Federal – FGTS** **Ofício nº \_/\_\_** (Local), \_\_\_ de \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ de 20\_\_\_ **À** Gerência Regional da Caixa Econômica Federal \[Endereço completo\] **Assunto:** Comunicação de inadimplemento de FGTS – Contrato Administrativo nº \_\_\_\_\_\_ Senhor(a) Gerente, Em atendimento ao **item IV da Orientação nº 33/2020 do Portal de Compras do Governo Federal**, comunicamos que a empresa **\[nome da contratada\]**, inscrita no CNPJ sob nº \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_, contratada por este órgão para a execução de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, encontra-se **inadimplente no recolhimento do FGTS** de seus empregados vinculados ao contrato em questão. Em anexo, seguem documentos comprobatórios da situação (extratos de FGTS, relatórios fiscais e demais evidências). Diante do exposto, solicitamos que sejam adotadas, no âmbito dessa Caixa Econômica Federal, as medidas pertinentes. Atenciosamente, \[Nome do responsável\] \[Cargo\] \[Órgão/Unidade\] \[Telefone / e-mail institucional\] -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Formas de Envio: **Caixa Econômica Federal (FGTS)** - **Meio preferencial**: **Conectividade Social ICP** (plataforma digital usada para assuntos de FGTS). - **Alternativo**: protocolo físico na **Gerência de Filial FGTS** ou na **agência da Caixa** responsável pela localidade da contratada. - **Obs.**: alguns órgãos públicos têm convênios com a Caixa para envio direto. ##### **MODELO IV** ** Ofício ao Ministério Público do Trabalho / Superintendência Regional do Trabalho – Obrigações Trabalhistas** **Ofício nº \_/\_\_** (Local), \_\_\_ de \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ de 20\_\_\_ **À** \[Procuradoria do Trabalho da Região / Superintendência Regional do Trabalho\] \[Endereço completo\] **Assunto:** Comunicação de irregularidade trabalhista – Contrato Administrativo nº \_\_\_\_\_\_ Senhor(a) \[Procurador(a)/Superintendente\], Nos termos do **item IV da Orientação nº 33/2020 do Portal de Compras do Governo Federal**, vimos comunicar que a empresa **\[nome da contratada\]**, inscrita no CNPJ sob nº \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_, contratada por este órgão para a execução de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, apresenta **irregularidades no cumprimento de obrigações trabalhistas**, especialmente quanto ao recolhimento de contribuições previdenciárias e/ou FGTS de seus empregados vinculados ao contrato. Encaminhamos em anexo os documentos comprobatórios da situação, para conhecimento e adoção das providências cabíveis no âmbito desse órgão. Atenciosamente, \[Nome do responsável\] \[Cargo\] \[Órgão/Unidade\] \[Telefone / e-mail institucional\] -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Formas de Envio: **Ministério Público do Trabalho (MPT)** - **Meio preferencial**: **Sistema MPT Digital** (https://www.mpt.mp.br) – permite protocolar representações com anexos digitalizados. - **Alternativo**: protocolo físico nas Procuradorias Regionais ou do Trabalho. - **Obs.**: ao registrar a representação, recomenda-se anexar relatório da fiscalização do contrato. **Superintendência Regional do Trabalho (SRTb)** - **Meio preferencial**: **Sistema SEI** (caso o órgão público já utilize e tenha interoperabilidade com o Ministério do Trabalho). - **Alternativo**: protocolo físico nas **Superintendências Regionais do Trabalho** (antigas DRTs). - **Obs.**: pode ser feito também via **Ouvidoria do Ministério do Trabalho** (e-Ouv), mas o protocolo formal é mais indicado para contratos administrativos. #### ** PAGAMENTO DIRETO** **Manual Orientativo – Pagamento Direto a Funcionários Terceirizados e Cálculo de Verbas Rescisórias** **1. Contextualização** Nos contratos de terceirização, a Administração Pública ou a empresa contratante pode ser responsabilizada, subsidiária ou solidariamente, pelo descumprimento das obrigações trabalhistas. Caso a empresa contratada deixe de pagar salários ou verbas rescisórias, a Administração poderá efetuar o pagamento direto aos trabalhadores, a fim de resguardar seus direitos. **2. Hipóteses de Pagamento Direto** O pagamento direto poderá ocorrer quando a contratada deixar de efetuar o pagamento de: - Salários até o 5º dia útil; - Verbas rescisórias em até 10 dias após o fim do contrato; - Depósitos de FGTS; - Situações de recuperação judicial ou falência. No caso de salários, a Administração somente poderá efetuar o pagamento direto após **15 (quinze) dias de atraso**, utilizando como base o último holerite encaminhado pela empresa. **3. Procedimentos Gerais** **a) Notificar a empresa para regularização** A fiscalização técnica ou administrativa deverá emitir notificação à empresa, solicitando providências imediatas para a regularização dos salários em atraso ou pagamento das verbas rescisórias. Por se tratar de verbas de natureza alimentar, não se deve conceder prazo dilatado para pagamento. Recomenda-se fixar como limite o final do expediente bancário do mesmo dia da notificação, sob pena de aplicação das sanções previstas em lei. **b) Comprovar o inadimplemento (holerites, guias, extratos)** Se a empresa não atender à notificação, deverá ser iniciado o processo de pagamento direto aos trabalhadores terceirizados. A comprovação da inadimplência poderá ser feita mediante: - Extrato da conta salário/corrente/poupança/benefícios (solicitar aos funcionários), para o caso de salários e benefícios; - Extrato da conta vinculada do FGTS, para o caso de não deposito do FGTS; - No caso de salários, a base de cálculo será o último holerite recebido. **c) Autorizar administrativamente o pagamento** A fiscalização administrativa deverá providenciar ofício contendo todas as informações que fundamentam a solicitação de pagamento direto, inclusive mencionando se já existe processo para apuração da responsabilidade da empresa contratada. O documento deve ser assinado pela fiscalização e pela gestão do contrato, incluindo: - Cálculos efetuados, conforme exemplo;
**NOME DO FUNCIONÁRIO**
**Vencimentos** **Ref.** **Valor**
Salário Base 07/2025 30 1.699,23
Vale Transporte 08/2025 22 228,80
Vale Refeição 08/2025 21 489,30
Cesta Básica 08/2025 1 163,83
Prêmio Assiduidade 1 100,00
**Descontos**
Vale transporte 6% 101,95
INSS 7,66% 130,16
**Resumo**
Total Vencimentos 2.681,16
Total Descontos 232,11
**Liquido a receber ** ** ** **2.449,05**
** **
As rubricas e referências são apenas demonstrativas, devendo serem adaptadas para a realidade de cada contrato. - Dados pessoais dos funcionários, (nome, CPF, Banco, Agencia, Conta, Chave PIX), conforme exemplo:
FUNCIONÁRIOCPF BANCO AGENCIA CONTA TIPO CHAVE PIX VALOR
XXXXXXXxxx.xxx.xxx-xx 104-CEF 1234 00012345678-9 Poupança xxxxxxxxxxxx R$ 2.449,05
XXXXXXXxxx.xxx.xxx-xx 001-BB 1234 000123-4 Corrente xxxxxxxxxxxx R$ 2.449,05
**d) Efetuar o pagamento das verbas ao trabalhador** - Caso a empresa tenha emitido nota fiscal, o valor a ser pago diretamente aos funcionários deve ser abatido do saldo desta. Não sendo suficiente o saldo, deve-se utilizar saldo do contrato para complementar o valor. - Se não houver emissão de nota fiscal, a despesa deverá ser apropriada diretamente do saldo contratual, utilizando-se a nota de empenho correspondente. Em ambos os casos, a fiscalização realizará o ateste da nota ou do ofício no sistema ComprasNet Contratos, encaminhando o processo ao setor responsável pela apropriação e pagamento. Também poderá ser solicitado o resgate da conta garantia (somente para as hipóteses de 13º, férias, verbas rescisórias e encargos previdenciários) ou da apólice de seguro garantia, mediante PAC. Neste caso o seguro garantia funcionará como reembolso das despesas já pagas, uma vez que não será possível aguardar o recebimento do seguro para pagamento aos funcionários. **Observação:** - O valor correspondente ao INSS deverá ser retido no setor financeiro para recolhimento via depósito judicial. - O valor referente ao FGTS deverá ser retido para recolhimento por meio de guia emitida pela empresa, pagamento direto ao trabalhador ou depósito judicial, conforme o caso. **4. Cenários Práticos para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)**
**Situação** **Procedimento** **Exemplo**
Empresa recolheu FGTS e multa de 40% Pagar apenas as verbas rescisórias. \--
Empresa recolheu FGTS, mas não recolheu a multa de 40% Pagar verbas rescisórias e multa de 40% via GFD (Guia do FGTS Digital), se a empresa emitir. Caso contrário, pagar diretamente ao funcionário. Salário R$ 2.000,00 | 12 meses de serviço | FGTS depositado R$ 1.920,00 Multa R$ 768,00
Empresa recolheu FGTS parcial e não recolheu a multa de 40% Pagar verbas rescisórias, FGTS não depositado e multa de 40% sobre os valores devidos, via GFD, se a empresa emitir. Caso contrário, pagar diretamente ao funcionário. Salário R$ 2.000,00 | 12 meses | 6 meses depositados | FGTS depositado R$ 960,00 | FGTS devido R$ 960,00 | Multa total R$ 768,00
Empresa não recolheu FGTS Calcular FGTS devido (8%) + multa de 40%. Efetuar recolhimento em guia própria, caso a empresa emita. Caso contrário, efetuar o pagamento direto na rescisão. Salário R$ 2.000,00 | 12 meses | FGTS devido R$ 1.920,00 | Multa R$ 768,00
**Nota:** Para atualização dos valores de FGTS, deverá ser utilizada a **tabela JAM da Caixa Econômica Federal**, disponível em [https://www.caixa.gov.br/site/Paginas/downloads.aspx](https://www.caixa.gov.br/site/Paginas/downloads.aspx), opção FGTS – SEFIP/GRF - Tabela Coeficientes FGTS em Atraso- TF, utilizando a última atualização disponível.
Modelo Suap e Checklist Servidores que atuam na fiscalização administrativa no IFSP fazem a análise dos documentos trabalhistas apresentados pela empresa mensalmente, emitindo o Termo Circunstanciado de Recebimento Provisório da Fiscalização Administrativa. No Suap, no menu lateral esquerdo, clicar em DOCUMENTOS/PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Documentos: ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/embedded-image-glcmhxm0.png) Clicar no botão: "Adicionar Documento de Texto": ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/embedded-image-q51v80wd.png) **Tipo de Documento:** Termo **Modelo:** CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 06.01 – TERMO CIRCUNSTANCIADO DE ATESTE PROVISÓRIO – FISCAL ADMINISTRATIVO ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/embedded-image-lnob1tzx.png) ##### **Documentos a serem apresentados pelas empresa, orientações para conferência e periodicidade ** Baixe [aqui ](https://docs.google.com/document/d/1whkR7XWNo_UvPwqjr8X9_0PeeeNrhb6UuKR_LXmy3ZQ/edit?usp=sharing)o check list.
PRIMEIRA MEDIÇÃO No início da prestação dos serviços, a empresa contratada deverá apresentar a seguinte documentação, de acordo com o Termo de Referência e IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, a: 1. Documentos Admissionais: a) Relação dos Funcionários alocados nos postos; b) Cópia contrato de trabalho; c) Cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) ou print do registro na CTPS Digital; d) Exames médicos admissionais; e) Cópia do RG e CPF dos empregados; f) Comprovantes de cursos de formação específica, caso exigível; g) Relação dos empregados que optaram por receber ou não o vale transporte. 2\. Documentos da medição da prestação de serviços: a) Cartões de ponto referente ao primeiro mês de prestação de serviços; b) Folha de pagamento analítica referente ao primeiro mês de prestação de serviços; c) Comprovante de pagamento dos salários do primeiro mês de prestação de serviços; d) Comprovante de disponibilização do vale refeição, vale alimentação ou cesta básica referente ao primeiro mês de prestação de serviços; e) Comprovante de disponibilização do vale transporte referente ao primeiro mês da prestação de serviços; f) Certidões de regularidade fiscal, trabalhista e tributária.
MENSALMENTE
Relação de Funcionários No primeiro mês da prestação dos serviços, a empresa deverá encaminhar uma lista com a **relação dos funcionários** que prestarão serviços no IFSP, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, a.1: > relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso; Algumas empresas costumam enviar mensalmente a relação de funcionários. A exigência é no início da prestação dos serviços, mas não há impedimento se a empresa quiser encaminhar todo mês.
Cartão de Ponto Caso previsto no Termo de Referência, as empresas deverão apresentar mensalmente para a fiscalização administrativa os **cartões de ponto** referentes ao mês da prestação de serviços, ou do mês anterior, de todos os funcionários. Na ocorrência de falta sem reposição, será necessário fazer o cálculo da glosa do dia. O cálculo padrão de glosa é:

GLOSA: Valor Mensal/30 (mês comercial) = Valor diário \* dias de falta sem reposição

O valor mensal pode ser dividido por 22 dias? Pode, desde que este cálculo esteja previsto no Termo de Referência. Se não, sugerimos utilizar o padrão. Pode atualizar o valor direto na planilha de custos, debitando o dia de falta no valor do salário mensal, mantendo equipamentos e uniformes? Pode, desde que este cálculo esteja previsto no Termo de Referência. Caso não esteja previsto, sugerimos seguir o cálculo padrão.
Folha de Pagamento Analítica A empresa deve apresentar a **folha de pagamento** analítica dos funcionários, do mês da prestação de serviços ou do mês anterior, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.2: > cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante; A folha de pagamento precisa ser conferida em conjunto com as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT) das categorias contratadas e as planilhas de custos apresentadas na licitação. Observar se os salários, adicionais, benefícios estão de acordo com a CCT. Observar se há faltas e atrasos.
Holerites Caso previsto no Termo de Referência, a empresa deverá apresentar os **holerites** dos empregados que prestam serviços no IFSP, do mês da prestação de serviços ou do mês anterior, de acordo com a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3: > cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; Entretanto, obrigatoriamente, a empresa deverá enviar aos funcionários os holerites referente ao mês anterior ao da prestação de serviços, em cumprimento ao Art. 464 da CLT. O documento serve para informar aos funcionários o que recebeu de salário, adicionais, benefícios, descontos e retenções.
Comprovantes de Depósitos de Salários Mensalmente, a empresa contratada deverá enviar para conferência da fiscalização administrativa os comprovantes de depósito de salários dos funcionários. A IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3 exige: > cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

**IMPORTANTE!!! [COMUNICADO N.º 1/2023 - COC-PRA/DALC-PRA/DLA-PRA/PRO-ADM/RET/IFSP](https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/656903/)** Os pagamentos aos funcionários contratados pelas empresas terceirizadas que prestam serviços no IFSP devem ocorrer, de acordo com o art. 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. A contagem do prazo para pagamento deve excluir os domingos e feriados, mas deve incluir o sábado, conforme art. 14 da Instrução Normativa MPT Nº 02 de 08/11/2021. O pagamento deverá ser efetuado em conta bancária de titularidade do funcionário, até o quinto dia útil ao mês posterior à prestação do serviço, sendo que sábado é considerado dia útil. Em caso de atraso de pagamento, as empresas deverão pagar multa e correção monetária. O Tribunal Superior do Trabalho manifesta: Súmula 381: “O pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido não está sujeito à correção monetária. Se essa data limite for ultrapassada, incidirá o índice da correção monetária do mês subsequente ao da prestação dos serviços, a partir do dia 1º.” Precedente Normativo 72: “Estabelece-se multa de 10% sobre o saldo salarial, na hipótese de atraso no pagamento de salário até 20 dias, e de 5% por dia no período subsequente.” Portanto, em caso de atraso, a empresa deverá arcar com as penalidades previstas na Súmula 381 e Precedente Normativo 72, do TST, em favor dos empregados. Além disso, deve ser consultada a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) eleita na contratação, que poderá estabelecer o percentual por dia de atraso no pagamento dos salários dos empregados. Havendo divergência entre o percentual do Precedente Normativo e a CCT, recomenda-se seguir a CCT. Se as ocorrências de atrasos nos atrasos de pagamentos de salários se tornarem frequentes, orientamos as equipes de fiscalização de contratos realizar a abertura de processo administrativo contratual para aplicação de penalidades.

Com o Pix, as empresas conseguem efetuar os pagamentos aos sábados, que, para fins de pagamento de salário, **sábados** **são considerados dias úteis**. É bom reforçar nos Termos de Referência, nas reuniões iniciais da gestão e fiscalização de contratos, para que não haja o atraso nos pagamentos de salários. A empresa deve apresentar todos os meses os comprovantes de depósitos de salários de todos os funcionários, referentes ao mês da prestação de serviços, ou o mês anterior.
Benefícios Os benefícios pagos aos funcionários da empresa devem ser comprovados, mediante apresentação de extrato de disponibilização ou comprovantes de pagamentos de boletos de empresas de disponibilização de benefícios, e a exigência consta na IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.4: > comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; e Para realizar esta conferência, a fiscalização deve ter em mãos a Convenção Coletiva de Trabalho da categoria, a planilha de custos e os comprovantes de disponibilização dos benefícios. Pode ser elaborada uma planilha para facilitar o controle das informações.

**Resumo de documentos:** Comprovante de disponibilização de Vale Alimentação do mês da prestação do serviço; Comprovante de disponibilização de Vale Refeição do mês da prestação do serviço; Comprovante de disponibilização de Vale Transporte do mês da prestação do serviço; Demais comprovantes de concessões de benefícios, como cesta básica.

FGTS Os relatórios relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS deverão ser enviados mensalmente pela empresa contratada. Para a fiscalização administrativa, deve ser encaminhado o **relatório completo do FGTS Digital**, contendo os seguintes relatórios: - Relação de Trabalhadores - Relação de Categorias - Relação de Estabelecimentos - Relação de Tipos de Valor - Relação de Tomadores de Serviço [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/DSwimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/DSwimage.png) Além dos relatórios do FGTS Digital, a empresa deverá enviar a **Guia do FGTS Digital - GFD** e seu respectivo **comprovante de pagamento**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/3q4image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/3q4image.png)

**Observar!** 1. Se o código de barras da guia bate com o comprovante; 2. Se o valor da guia é o valor que foi pago no comprovante; 3. Se a competência corresponde ao mês da prestação dos serviços que está sendo verificado.

**Resumo de Documentos - FGTS:** Relatório completo de FGTS do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior; Guia do FGTS Digital- GFD do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior; Comprovante de pagamento da Guia do FGTS do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior.

INSS A documentação relativa ao INSS consta nos relatórios da **DCTFWeb:** - Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários - RELATÓRIO DA DECLARAÇÃO COMPLETA - RELATÓRIO DE CRÉDITOS - RELATÓRIO DE DÉBITOS - RELATÓRIO RESUMO DE CRÉDITOS [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/3INimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/3INimage.png) E, dependendo do caso, a empresa poderá apresentar também o **RECIBO DE ENTREGA DA DECLARAÇÃO DE COMPENSAÇÃO:** - PER/DCOMP WEB [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/0aQimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/0aQimage.png) Se a empresa não possuir créditos a compensar, terá que realizar o recolhimento do INSS. Neste caso, deverá apresentar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF e o seu respectivo comprovante de pagamento. ![](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-05/embedded-image-koyvmuni.png)

**Observar!** 1. Se o código de barras da guia bate com o comprovante; 2. Se o valor da guia é o valor que foi pago no comprovante; 3. Se a competência corresponde ao mês da prestação dos serviços que está sendo verificado.

**Resumo de Documentos - INSS:** Relatório completo da DCTFWeb do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior; PER D/COMP Web (Se for o caso) do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior; DARF (Se for o caso)do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior; Comprovante de pagamento da DARF (Se for o caso) do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior.

**PARCELAMENTO** Existindo a situação em que a empresa apresente o parcelamento do INSS junto ao RFB, cabe a fiscalização acompanhar mês a mês se a obrigação vem sendo cumprida, solicitando os comprovantes ou relatórios de pagamento que são emitidos pela página do E-CAC. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-11/scaled-1680-/RYAimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-11/RYAimage.png) A empresa pode fazer quantos parcelamentos forem permitidos pela RFB cabendo ao tomador (no caso o IFSP), somente acompanhar os pagamentos, enquanto perdurar o contrato. O fato da empresa ter um ou mais parcelamentos ativos não é impeditivo para renovação de contrato ou de rescisão contratual, uma vez que cumprindo com os pagamentos, sua situação junto a RFB está regular.
Certidões de Regularidade A fiscalização poderá emitir consulta ao Sicaf ou a empresa pode encaminhar as certidões de regularidade, conforme a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, b, podendo ser elas: - Consulta de regularidade CADIN Estadual e Municipal - Certidão de Regularidade Fiscal Mobiliária - Certidão de Débitos Tributários Não Inscritos na Dívida Ativa do Estado de São Paulo - Certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da união - Certidão Negativa de Débitos Tributários da Dívida Ativa do Estado de São Paulo - Certidão Negativa Débitos Trabalhistas - Certificado de Regularidade do FGTS

Na Reitoria, incluímos as certidões apresentadas pela empresa e: [Sicaf](https://www3.comprasnet.gov.br/sicaf-web/private/geral/consultarSituacaoFornecedor.jsf) [Certidão Consolidada TCU](https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/) [Certidão Negativa Correcional CGU](https://certidoes.cgu.gov.br/) [CADIN](https://cadin.pgfn.gov.br/#/home)

RESCISÃO/FIM DO CONTRATO Conforme a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, d, as empresas deverão apresentar a seguinte documentação comprobatória: > d.1. termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria; > d.2. guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais; > d.3. extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado; > d.4. exames médicos demissionais dos empregados dispensados. Observar! Item d.2: É possível emitir uma guia à parte de FGTS para a rescisão contratual. Porém, não é possível emitir uma guia de INSS. Item d.4: Alguns casos, é possível dispensar o exame demissional: a) quando o funcionário é dispensado por justa causa; b) quando o funcionário realizou um exame médico ocupacional periódico em 135 dias anteriores (empresas de baixo risco) ou 90 dias anteriores (empresas de alto risco).