OUTRAS ATIVIDADES

OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS
OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS
Listamos aqui algumas orientações de atividades relacionadas às coordenadorias que trabalham com contratos administrativos no IFSP.
PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS (RET)
 
MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
 
APRESENTAÇÃO
Este manual tem por finalidade orientar, de forma clara, objetiva e padronizada, os procedimentos para emissão, alteração, tramitação e cadastro de Portarias de Fiscalização de Contratos, utilizando o sistema SUAP e o portal CONTRATOS.GOV (Comprasnet Contratos).
 
PARTE I – EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
1. Início do Documento no SUAP
1.      Acesse o menu lateral do SUAP.
2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos.
3.      Clique no botão Adicionar Documento de Texto.
 
2. Configuração do Tipo e Modelo
Preencha os campos conforme abaixo:
·         Tipo de Documento: Requerimento
·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
·         Nível de Acesso: Público
·         Hipótese Legal: (em branco)
·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)
No campo Assunto, insira o título da Portaria e clique em Salvar e Continuar Editando.
3. Edição de Dados e Indicação dos Fiscais
1.      Clique em Editar > Texto para preencher o conteúdo do documento.
2.      Preencha corretamente os campos de:
o   Nome Completo;
o   Função;
o   Matrícula dos fiscais designados.
3.      Insira também as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.
 
Após o preenchimento:
·         Clique em Salvar e Visualizar;
·         Realize a conferência das informações;
·         Finalize e assine eletronicamente o documento.
Em seguida:
·         Clique em Criar Processo;
·         Selecione o tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;
·         Realize a tramitação sem despacho para o setor GAB-RET.
 
4. Vinculação ao Processo Eletrônico (SUAP)
Após a Portaria ser emitida:
1.      Acesse o processo eletrônico principal da contratação;
2.      Anexe a Portaria ao processo;
3.      Encaminhe uma cópia da Portaria aos fiscais designados.
5. Cadastro e Upload no Sistema CONTRATOS.GOV
Acesse o portal: https://contratos.comprasnet.gov.br/
5.1 Upload da Portaria
1.      Localize o contrato na lista;
2.      No menu lateral direito, clique no ícone da Engrenagem;
3.      Selecione a opção Arquivos;
4.      Faça o upload do PDF da Portaria assinada.
5.2 Cadastro da Equipe de Fiscalização
1.      Ainda no menu da Engrenagem, selecione Responsáveis;
2.      Clique em Adicionar Responsável do Contrato;
3.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;
4.      Selecione a função, informe o número da Portaria e a data de início;
5.      Clique em Salvar e voltar.
 
 
 
 
 
PARTE II – ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
 
1. Início do Documento no SUAP
1.      Acesse o menu lateral esquerdo do SUAP;
2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos;
3.      Clique em Adicionar Documento de Texto.
2. Configuração do Tipo e Modelo
Preencha os campos conforme abaixo:
·         Tipo de Documento: Requerimento
·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
·         Nível de Acesso: Público
·         Hipótese Legal: (em branco)
·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)
No campo Assunto, insira o título e clique em Salvar e Continuar Editando.
 
3. Edição dos Dados da Alteração
1.      Clique em Editar > Texto;
2.      Preencha os campos relativos à Alteração da Portaria, incluindo:
o   Nome Completo.
o   Função;
o   Matrícula dos fiscais;
3.      Insira as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.
 
Após o preenchimento:
·         Clique em Salvar e Visualizar;
·         Confira as informações;
·         Finalize e assine eletronicamente o documento.
Em seguida:
·         Crie o processo do tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;
·         Tramite sem despacho para o setor GAB-RET.
Após a emissão:
·         Anexe a nova Portaria ao processo original;
·         Envie cópia aos fiscais designados.
4. Atualização no Sistema CONTRATOS.GOV
4.1 Upload da Nova Portaria
1.      Acesse https://contratos.comprasnet.gov.br/;
2.      Localize o contrato;
3.      Clique no ícone da Engrenagem;
4.      Selecione Arquivos e faça o upload do PDF da Portaria assinada.
4.2 Inativação e Cadastro de Novos Membros
1.      No menu Responsáveis, localize o fiscal a ser substituído;
2.      Clique em Editar;
3.      Informe a data de saída e altere a situação para Inativo;
4.      Clique em Salvar e Voltar.
 
Para inclusão de novos fiscais:
1.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;
2.      Selecione a função correspondente;
3.      Informe o número da nova Portaria e a data de início;
4.      Clique em Salvar.
 
 
OBSERVAÇÕES FINAIS
·         As informações cadastradas no CONTRATOS.GOV devem corresponder exatamente ao conteúdo das Portarias assinadas.
·         A correta emissão, alteração e registro das Portarias é fundamental para a regularidade da fiscalização contratual e para fins de controle interno e externo.
 
 
Modelo de solicitação de dados e ciência para designação de fiscalização de contrato
Prezada(o),
Considerando a necessidade de designação de fiscal para acompanhamento da execução contratual, nos termos do art. 117 da Lei nº 14.133/2021, solicitamos, por gentileza, sua ciência quanto à indicação para atuar como Fiscal do Contrato.
Para fins de formalização da Portaria de Fiscalização, solicitamos o envio das seguintes informações:
·         Nome completo
·         CPF
·         Matrícula SIAPE
Pedimos, ainda, que manifeste expressamente sua ciência e concordância quanto às atribuições e responsabilidades inerentes à função de fiscalização contratual.
Ficamos no aguardo do retorno para prosseguimento dos trâmites administrativos.
 
 
 
Informações gerais sobre fiscalização de contratos
A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto.
O TCU, com base na Lei 14.133/21, define:
Fiscal do contrato: agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da Lei 14.133/2021. Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O Decreto 11.246/2022, nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato.
Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições.
A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos campi, essa atribbuição é da Diretoria Geral do Campus (DRG).
Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. Os responsáeis são cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado.
Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e e-mail institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail. 
O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um e-mail com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o e-mail institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior.
Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap
Ação
Tipo de Documento
Modelo Suap
Documento elaborado por
Enviado para
Designação de fiscais de novo contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESGINAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Substituição de fiscal de contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Destituição ou inclusão de fiscal de contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um e-mail para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto. 
O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos.
Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos
MODELOS DE CERTIDÕES EXPLICATIVAS PARA PRF
Modelos de Certidões Explicativas para PRF
Eventualmente, os gestores e fiscais de contratos são chamados pela PRF para prestarem esclarecimentos sobre contratos com mão de obra, pois os trabalhadores ingressam com ações trabalhistas, colocando o IFSP como polo passivo. Desta maneira, é solicitado o preenchimento de documentos para instruir os processos com a defesa do IFSP.
Os modelos estão disponíveis neste link.
PLANILHA DE TERCEIRIZADOS CGU
Planilha de Terceirizados CGU
Quadrimestralmente, os gestores de contratos precisam preencher a planilha de terceirizados da CGU, que contém as informações dos contratos com mão de obra em dedicação exclusiva. 
Atualmente, a planilha é preenchida pelo Google Planilhas, o que demanda muita atenção, pois é uma planilha colaborativa, em que todos realizam alterações nela simultaneamente.
Como a planilha possui dados pessoais, não vamos disponibilizar neste manual o link. As orientações e o link são enviados via e-mail aos gestores de contratos no início do ano, com o prazo para preenchimento.
PROTEÇÃO DE DADOS - APRESENTAÇÃO DALC
A Diretoria de Licitações e Contratos realizou uma apresentação, com esclarecimentos sobre o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, referentes aos processos de contratação e aquisição do IFSP. 
Nela, constam a legislação, as definições, o que são dados sensíveis, o que são dados pessoais e o tratamento que deverá ser dado aos documentos no Suap.
Acesse a apresentação neste link.

ANTECIPAGOV
ANTECIPAGOV
a) Empresa solicita antecipação de recebíveis via sistema AntecipaGov;
b) Sistema manda um e-mail avisando o IFSP que a empresa fez a solicitação;
c) O servidor responsável acessa o sistema do AntecipaGov (link está no e-mail do pedido);
d) O servidor responsável vai localizar a Cotação cadastrada e responder o formulário do sistema. Observar: 
1) Contratação sem contrato
Mandar e-mail para o setor financeiro (DAFI na Reitoria ou CCF nos campi), para verificar se há nota de empenho emitida para o fornecedor que está requerendo. Verificar se o valor bate com o pedido. Confirmar se essa nota já foi liquidada. 
2) Com contrato
Acessar o Comprasnet Contratos, para consultar se tem empenho emitido para o fornecedor. Verificar se já houve alguma liquidação. 
f) Em ambos os casos, se houver alguma liquidação, selecionar na opção de redução de valor "Sim", e colocar uma observação. Por ex. "O contrato formalizado com o IFSP tem o valor de R$ 100.000,00, mas já foi pago R$ 10.000,00 para a empresa".
g) Caso não haja liquidação, basta preencher com "Não" nos itens do formulário, lembrando de ler antes de selecionar. 
h) Após preenchido o formulário, clicar em Concluir. Em seguida, confirmar a conclusão.