# OUTRAS ATIVIDADES # OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS ## OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS Listamos aqui algumas orientações de atividades relacionadas às coordenadorias que trabalham com contratos administrativos no IFSP.
PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS (RET)
MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO ## MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO ### APRESENTAÇÃO Este manual tem por finalidade orientar, de forma clara, objetiva e padronizada, os procedimentos para **emissão**, **alteração**, **tramitação** e **cadastro** de Portarias de Fiscalização de Contratos, utilizando o sistema **SUAP** e o portal **CONTRATOS.GOV (Comprasnet Contratos)**. --- ### PARTE I – EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO #### 1. Início do Documento no SUAP 1. Acesse o **menu lateral** do SUAP. 2. Navegue até **Documentos/Processos > Documentos**. 3. Clique no botão **Adicionar Documento de Texto**. #### 2. Configuração do Tipo e Modelo Preencha os campos conforme abaixo: · **Tipo de Documento:** Requerimento · **Modelo:** CONTRATO – REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO · **Nível de Acesso:** Público · **Hipótese Legal:** (em branco) · **Setor Dono:** setor responsável (ex.: COC-PRA) No campo **Assunto**, insira o título da Portaria e clique em **Salvar e Continuar Editando**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/image.png) #### 3. Edição de Dados e Indicação dos Fiscais 1. Clique em **Editar > Texto** para preencher o conteúdo do documento. 2. Preencha corretamente os campos de: o **Nome Completo**; o **Função**; o **Matrícula** dos fiscais designados. 3. Insira também as informações do **Contrato**, **Empresa Contratada** e **Objeto do serviço**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/bXrimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/bXrimage.png) Após o preenchimento: · Clique em **Salvar e Visualizar**; · Realize a conferência das informações; · Finalize e **assine eletronicamente** o documento. Em seguida: · Clique em **Criar Processo**; · Selecione o tipo **Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções**; · Realize a tramitação **sem despacho** para o setor **GAB-RET**. #### 4. Vinculação ao Processo Eletrônico (SUAP) Após a Portaria ser emitida: 1. Acesse o **processo eletrônico principal da contratação**; 2. Anexe a Portaria ao processo; 3. Encaminhe uma **cópia da Portaria aos fiscais designados**. #### 5. Cadastro e Upload no Sistema CONTRATOS.GOV Acesse o portal: **https://contratos.comprasnet.gov.br/** ##### 5.1 Upload da Portaria 1. Localize o contrato na lista; 2. No menu lateral direito, clique no ícone da **Engrenagem**; 3. Selecione a opção **Arquivos**; 4. Faça o **upload do PDF da Portaria assinada**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/Qgvimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/Qgvimage.png) ##### 5.2 Cadastro da Equipe de Fiscalização 1. Ainda no menu da **Engrenagem**, selecione **Responsáveis**; 2. Clique em Adicionar Responsável do Contrato; 3. Insira os dados dos fiscais **Titulares e Substitutos**; 4. Selecione a função, informe o **número da Portaria** e a **data de início**; 5. Clique em **Salvar e voltar**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/p9fimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/p9fimage.png) --- [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/X4cimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/X4cimage.png) --- ### PARTE II – ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO #### 1. Início do Documento no SUAP 1. Acesse o **menu lateral esquerdo** do SUAP; 2. Navegue até **Documentos/Processos > Documentos**; 3. Clique em **Adicionar Documento de Texto**. #### 2. Configuração do Tipo e Modelo Preencha os campos conforme abaixo: · **Tipo de Documento:** Requerimento · **Modelo:** CONTRATO – REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO · **Nível de Acesso:** Público · **Hipótese Legal:** (em branco) · **Setor Dono:** setor responsável (ex.: COC-PRA) No campo **Assunto**, insira o título e clique em **Salvar e Continuar Editando**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/7bEimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/7bEimage.png) #### 3. Edição dos Dados da Alteração 1. Clique em **Editar > Texto**; 2. Preencha os campos relativos à **Alteração da Portaria**, incluindo: o Nome Completo. o Função; o Matrícula dos fiscais; 3. Insira as informações do **Contrato**, **Empresa Contratada** e **Objeto do serviço**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/K6pimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/K6pimage.png) Após o preenchimento: · Clique em **Salvar e Visualizar**; · Confira as informações; · Finalize e **assine eletronicamente** o documento. Em seguida: · Crie o processo do tipo **Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções**; · Tramite **sem despacho** para o setor **GAB-RET**. Após a emissão: · Anexe a nova Portaria ao processo original; · Envie cópia aos fiscais designados. #### 4. Atualização no Sistema CONTRATOS.GOV ##### 4.1 Upload da Nova Portaria 1. Acesse **https://contratos.comprasnet.gov.br/**; 2. Localize o contrato; 3. Clique no ícone da **Engrenagem**; 4. Selecione **Arquivos** e faça o upload do PDF da Portaria assinada. ##### 4.2 Inativação e Cadastro de Novos Membros 1. No menu **Responsáveis**, localize o fiscal a ser substituído; 2. Clique em **Editar**; 3. Informe a **data de saída** e altere a situação para **Inativo**; 4. Clique em **Salvar e Voltar**. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/PjKimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/PjKimage.png) [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/9Osimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2026-01/9Osimage.png) Para inclusão de novos fiscais: 1. Insira os dados dos fiscais **Titulares e Substitutos**; 2. Selecione a função correspondente; 3. Informe o **número da nova Portaria** e a **data de início**; 4. Clique em **Salvar**. --- ### OBSERVAÇÕES FINAIS · As informações cadastradas no CONTRATOS.GOV devem corresponder exatamente ao conteúdo das Portarias assinadas. · A correta emissão, alteração e registro das Portarias é fundamental para a regularidade da fiscalização contratual e para fins de controle interno e externo. --- #### Modelo de solicitação de dados e ciência para designação de fiscalização de contrato Prezada(o), Considerando a necessidade de designação de fiscal para acompanhamento da execução contratual, nos termos do art. 117 da Lei nº 14.133/2021, solicitamos, por gentileza, sua **ciência quanto à indicação para atuar como Fiscal do Contrato**. Para fins de formalização da Portaria de Fiscalização, solicitamos o envio das seguintes informações: · **Nome completo** · **CPF** · **Matrícula SIAPE** Pedimos, ainda, que manifeste expressamente sua **ciência e concordância** quanto às atribuições e responsabilidades inerentes à função de fiscalização contratual. Ficamos no aguardo do retorno para prosseguimento dos trâmites administrativos.
Informações gerais sobre fiscalização de contratos A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto. O TCU, com base na Lei 14.133/21, define: > **Fiscal do contrato:** agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da [Lei 14.133/2021](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm). Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O [Decreto 11.246/2022](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/decreto/d11246.htm), nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato. Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições. A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos *campi*, essa atribbuição é da Diretoria Geral do *Campus* (DRG). Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. Os responsáeis são cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado. Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e *e-mail* institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail. O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um *e-mail* com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o *e-mail* institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior. **Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap**
**Ação****Tipo de Documento****Modelo Suap****Documento elaborado por****Enviado para**
Designação de fiscais de novo contratoRequerimentoCONTRATO: REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESGINAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOCoordenadoria de Contratos COC-PRA ou Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET) ou DRG
Substituição de fiscal de contratoRequerimentoCONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOCoordenadoria de Contratos COC-PRA ou Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET) ou DRG
Destituição ou inclusão de fiscal de contratoRequerimentoCONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOCoordenadoria de Contratos COC-PRA ou Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi Gabinete da Reitoria (GAB-RET) ou DRG
Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um *e-mail* para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto. O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos. [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/UgHimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2025-12/UgHimage.png) **Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos**
MODELOS DE CERTIDÕES EXPLICATIVAS PARA PRF ### Modelos de Certidões Explicativas para PRF Eventualmente, os gestores e fiscais de contratos são chamados pela PRF para prestarem esclarecimentos sobre contratos com mão de obra, pois os trabalhadores ingressam com ações trabalhistas, colocando o IFSP como polo passivo. Desta maneira, é solicitado o preenchimento de documentos para instruir os processos com a defesa do IFSP. Os modelos estão disponíveis neste [link](https://drive.google.com/drive/folders/1MgCM_h8vV72odsKuUk-SNlR1ydy2PQgm?usp=sharing).
PLANILHA DE TERCEIRIZADOS CGU ### Planilha de Terceirizados CGU Quadrimestralmente, os gestores de contratos precisam preencher a planilha de terceirizados da CGU, que contém as informações dos contratos com mão de obra em dedicação exclusiva. Atualmente, a planilha é preenchida pelo Google Planilhas, o que demanda muita atenção, pois é uma planilha colaborativa, em que todos realizam alterações nela simultaneamente. Como a planilha possui dados pessoais, não vamos disponibilizar neste manual o link. As orientações e o link são enviados via e-mail aos gestores de contratos no início do ano, com o prazo para preenchimento.
PROTEÇÃO DE DADOS - APRESENTAÇÃO DALC A Diretoria de Licitações e Contratos realizou uma apresentação, com esclarecimentos sobre o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, referentes aos processos de contratação e aquisição do IFSP. Nela, constam a legislação, as definições, o que são dados sensíveis, o que são dados pessoais e o tratamento que deverá ser dado aos documentos no Suap. Acesse a apresentação neste [link](https://drive.google.com/file/d/1IMNf4sFg5bRD7mpOgll4k9kE1FKH19Sr/view?usp=drive_link).
# ANTECIPAGOV ## ANTECIPAGOV a) Empresa solicita antecipação de recebíveis via sistema AntecipaGov; b) Sistema manda um e-mail avisando o IFSP que a empresa fez a solicitação; c) O servidor responsável acessa o sistema do AntecipaGov (link está no e-mail do pedido); d) O servidor responsável vai localizar a Cotação cadastrada e responder o formulário do sistema. Observar: **1) Contratação sem contrato** Mandar e-mail para o setor financeiro (DAFI na Reitoria ou CCF nos *campi*), para verificar se há nota de empenho emitida para o fornecedor que está requerendo. Verificar se o valor bate com o pedido. Confirmar se essa nota já foi liquidada. **2) Com contrato** Acessar o Comprasnet Contratos, para consultar se tem empenho emitido para o fornecedor. Verificar se já houve alguma liquidação. f) Em ambos os casos, se houver alguma liquidação, selecionar na opção de redução de valor "Sim", e colocar uma observação. Por ex. "O contrato formalizado com o IFSP tem o valor de R$ 100.000,00, mas já foi pago R$ 10.000,00 para a empresa". g) Caso não haja liquidação, basta preencher com "Não" nos itens do formulário, lembrando de ler antes de selecionar. h) Após preenchido o formulário, clicar em Concluir. Em seguida, confirmar a conclusão.