Quando o contrato estiver próximo do fim da vigência o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a prorrogação de prazo = renovação do contrato. (Utilizar o Roteiro 002 CTADP – SERV CONT SEM DEDICAÇÃO MO)

A fiscalização técnica deverá responder com o documento 

Tipo de documento: Relatório de Atividade – Geral 
Modelo de documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO

Se a fiscalização achar pertinente, pode realizar uma pesquisa de preços via Painel de Preços/Fonte de Preços, e elaborar a análise crítica: 

Tipo de Documento: Estudo 
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 02 – ANÁLISE CRÍTICA DA PESQUISA DE PREÇOS

OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.

Verificar no Termo de Referência (TR) as regras relativas ao reajuste.

Se constar no TR que a empresa deverá encaminhar solicitação de reajuste, no ato da prorrogação de prazo, a empresa deve enviar o ofício com a concordância da prorrogação da vigência do contrato e solicitar o reajuste junto;

Se não constar a necessidade do pedido da empresa, a Administração deverá conceder o reajuste de ofício.

OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.

Caso seja necessária alguma alteração no contrato, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a alteração, ou a própria fiscalização poderá enviar um ofício ao gestor com as justificativas da necessidade de alteração. (Utilizar Roteiro 005 – CTADV)

A fiscalização poderá utilizar o modelo de documento “CTADP 03”, alterando a fundamentação legal e incluindo as justificativas da necessidade de alterar o contrato.

Tipo de Documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de Documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO

OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.

Quando o contrato estiver próximo do fim da vigência, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a prorrogação de prazo = renovação do contrato. (Utilizar o Roteiro 001 CTADP – SERV CONT COM DEDICAÇÃO MO)

A fiscalização técnica deverá responder com o documento

Tipo de documento: Relatório de Atividade – Geral 
Modelo de documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO

Se a fiscalização achar pertinente, pode realizar uma pesquisa de preços via Banco de Preços, e realizar análise crítica

Tipo de Documento: Estudo 
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 02 – ANÁLISE CRÍTICA DA PESQUISA DE PREÇOS

A empresa deverá enviar um ofício para o IFSP, assim que a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) for HOMOLOGADA no Ministério do Trabalho, requerendo a repactuação

A empresa deverá encaminhar as planilhas de custos com os novos valores indicados na CCT

A fiscalização administrativa abre o processo de repactuação no Suap, relaciona ao processo original de contratação, inclui os documentos, realiza as análises pertinentes e envia para a PRF. (Utilizar o Roteiro 007 – CTREP)

Caso seja necessária alguma alteração no contrato, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a alteração, ou a própria fiscalização poderá enviar um ofício ao gestor com as justificativas da necessidade de alteração. (Utilizar Roteiro 005 – CTADV)

A fiscalização poderá utilizar o modelo de documento “CTADP 03”, alterando a fundamentação legal e incluindo as justificativas da necessidade de alterar o contrato.

Tipo de Documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de Documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO

Para as aquisições, os contratos de fornecimentos mensais, os contratos por escopo e os contratos de serviços continuados sem mão de obra em dedicação exclusiva, é possível utilizar um único processo eletrônico de pagamento. Para esse tipo de contratação, a documentação necessária é: a nota fiscal e o ateste no Comprasnet Contratos.

Para os serviços com mão de obra em dedicação exclusiva, é necessário abrir um processo eletrônico de pagamento por mês de execução de serviços. Isso porque a quantidade de documentos encaminhada para fins de recebimento dos serviços é muito grande. A empresa deve enviar toda documentação trabalhista referente ao mês da prestação dos serviços, e as guias de pagamento dos tributos de caráter trabalhista devem estar quitadas. 

Normalmente, a documentação trabalhista apresentada pelas empresas é a seguinte:

• • • Cartão de ponto 
    • Folha de pagamento
    • Holerites 
    • Comprovantes de depósitos de salários, realizados em ..... /..../......
    • Comprovante de disponibilização de VA e VR em ..... /..../......
    • Relatório da DCTWeb e demais documentos relacionados, como Resumo de créditos e débitos, Recibo da entrega da declaração, Extrato de Processamento
    • Guia e comprovante de recolhimento do FGTS
    • Guia e comprovante de recolhimento do INSS (se não houver saldo a compensar)
    • Relação dos Trabalhadores - RE no arquivo SEFIP
    • Resumo do Fechamento - Tomador de serviços/obra - Modalidade "Branco"
    • Resumo das Informações à Previdência Social
    • Relação de tomador/obra
    • Relatório analítico da GRF (FGTS)
    • Relatório analítico da GPS (INSS)
    • Protocolo de envio de arquivos "CONECTIVIDADE SOCIAL"
    • Certidões de regularidade fiscais 
    • Podemos tirar o Sicaf e Certidão Consolidada TCU

Toda essa documentação pode ser compactada em um único arquivo ".pdf", e incluída no Suap, com acesso "Restrito", em virtude das informações pessoais e dados sensíveis.

O sistema Suap oferece a possibilidade de elaborar documentos para inclusão nos processos, os quais chamamos de documentos internos, e também, de realizar o upload de documentos criados fora dele, que chamamos de documentos externos. 

No processo de pagamento do serviço que será atestado, na aba Documentos, localizar o botão "Upload de Documento Externo".

 O sistema abrirá a página para inclusão do documento externo.

Clicar no botão "Escolher arquivo". O sistema abrirá a caixa de diálogo para selecionar o arquivo ".pdf" salvo em sua máquina. Localizar o arquivo, clicar uma vez sobre o arquivo desejado e clicar em "Abrir" (ou duplo clique sobre o arquivo desejado).

Em seguida, é necessário preencher os campos para inclusão do documento. Em seguida, clicar no botão "Salvar":

O sistema abrirá a página para selecionar o perfil do signatário e para preenchimento da senha (a mesma senha de acesso ao Suap). Clicar em "Assinar Documento":

 O sistema vai confirmar a inclusão do documento com a mensagem "Documento anexado com sucesso":

 O documento externo passará a figurar no processo:

No menu lateral esquerdo, acessar o módulo Documentos/Processos. Clicar em Documentos Eletrônicos, em seguida, clicar em Documentos.

O sistema abrirá a página de inclusão de documentos eletrônicos. Clicar no botão "Adicionar Documento de Texto".

Os modelos de Termos Circunstanciados de Recebimento, Provisórios e Definitivo, que estão disponíveis no Suap são:

Preencher os dados solicitados e clicar em Salvar:

O sistema vai apresentar a mensagem de cadastro de documento realizado com sucesso. O status do documento é Rascunho. Para adequar a redação do Termo Circunstanciado, clicar no botão "Editar":

O Suap vai abrir a página Editar Documento. O editor de texto do sistema fica numa pequena janela. Para melhor visualização, clicar no botão "Maximizar":

Com o editor expandido, a visualização fica melhor. O documento possui margens e tabelas parametrizadas pela equipe do IFSP Digital, para que, na hora de transformá-lo em ".pdf", o documento não fique cortado e desconfigurado:

Após o preenchimento das informações, é necessário clicar novamente no botão de "Minimizar" o editor.

 Clicar no botão "Salvar e Visualizar". 

O sistema vai confirmar a edição do documento na parte superior da página. A situação do documento ainda permanece como Rascunho. Clicar no botão "Concluir":

O sistema vai apresentar a mensagem de confirmação da conclusão do documento.
Clicar no botão "Assinar" > "Com senha":

O sistema vai abrir a página de identificação do documento. Clicar no botão "Definir Identificador":

O sistema vai abrir a página da assinatura. Clicar no botão "Assinar Documento":

O sistema vai confirmar a assinatura do documento, com a mensagem "Documento assinado com sucesso". Em seguida, clicar no botão "Finalizar Documento".

O sistema vai abrir a caixa de diálogo, pedindo a confirmação. Clicar em OK:

 O sistema vai confirmar a operação, e o status do documento será alterado para Finalizado.

Agora que o documento foi elaborado e finalizado, será necessário incluí-lo no processo. 

No processo de pagamento do serviço que será atestado, na aba Documentos, localizar o botão "Adicionar Documento Interno":

O sistema vai abrir a página de documentos passíveis de serem incluídos no processo. Localizar o documento, clicar em "Adicionar ao Processo":

O sistema vai confirmar a inclusão do documento interno ao processo. O documento vai figurar na aba Documentos do processo:

No primeiro mês da prestação dos serviços, a empresa deverá encaminhar uma lista com a relação dos funcionários que prestarão serviços no IFSP, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, a.1:

relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;

Algumas empresas costumam enviar mensalmente a relação de funcionários. A exigência é no início da prestação dos serviços, mas não há impedimento se a empresa quiser encaminhar todo mês.

Caso previsto no Termo de Referência, as empresas deverão apresentar mensalmente para a fiscalização administrativa os cartões de ponto referentes ao mês da prestação de serviços, ou do mês anterior, de todos os funcionários. 

Na ocorrência de falta sem reposição, será necessário fazer o cálculo da glosa do dia. O cálculo padrão de glosa é:

GLOSA: Valor Mensal/30 (mês comercial) = Valor diário * dias de falta sem reposição 

O valor mensal pode ser dividido por 22 dias? Pode, desde que este cálculo esteja previsto no Termo de Referência. Se não, sugerimos utilizar o padrão.

Pode atualizar o valor direto na planilha de custos, debitando o dia de falta no valor do salário mensal, mantendo equipamentos e uniformes? Pode, desde que este cálculo esteja previsto no Termo de Referência. Caso não esteja previsto, sugerimos seguir o cálculo padrão.

A empresa deve apresentar a folha de pagamento analítica dos funcionários, do mês da prestação de serviços ou do mês anterior, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.2:

cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;

A folha de pagamento precisa ser conferida em conjunto com as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT) das categorias contratadas e as planilhas de custos apresentadas na licitação. Observar se os salários, adicionais, benefícios estão de acordo com a CCT. Observar se há faltas e atrasos. 

Caso previsto no Termo de Referência, a empresa deverá apresentar os holerites dos empregados que prestam serviços no IFSP, do mês da prestação de serviços ou do mês anterior, de acordo com a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3:

cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

Entretanto, obrigatoriamente, a empresa deverá enviar aos funcionários os holerites referente ao mês anterior ao da prestação de serviços, em cumprimento ao Art. 464 da CLT. O documento serve para informar aos funcionários o que recebeu de salário, adicionais, benefícios, descontos e retenções. 

Mensalmente, a empresa contratada deverá enviar para conferência da fiscalização administrativa os comprovantes de depósito de salários dos funcionários. A IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3 exige:

cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

IMPORTANTE!!!


COMUNICADO N.º 1/2023 - COC-PRA/DALC-PRA/DLA-PRA/PRO-ADM/RET/IFSP


Os pagamentos aos funcionários contratados pelas empresas terceirizadas que prestam serviços no IFSP devem ocorrer, de acordo com o art. 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

A contagem do prazo para pagamento deve excluir os domingos e feriados, mas deve incluir o sábado, conforme art. 14 da Instrução Normativa MPT Nº 02 de 08/11/2021.

O pagamento deverá ser efetuado em conta bancária de titularidade do funcionário, até o quinto dia útil ao mês posterior à prestação do serviço, sendo que sábado é considerado dia útil. Em caso de atraso de pagamento, as empresas deverão pagar multa e correção monetária. O Tribunal Superior do Trabalho manifesta: 

Súmula 381: “O pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido não está sujeito à correção monetária. Se essa data limite for ultrapassada, incidirá o índice da correção monetária do mês subsequente ao da prestação dos serviços, a partir do dia 1º.”

Precedente Normativo 72: “Estabelece-se multa de 10% sobre o saldo salarial, na hipótese de atraso no pagamento de salário até 20 dias, e de 5% por dia no período subsequente.”

Portanto, em caso de atraso, a empresa deverá arcar com as penalidades previstas na Súmula 381 e Precedente Normativo 72, do TST, em favor dos empregados.

Além disso, deve ser consultada a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) eleita na contratação, que poderá estabelecer o percentual por dia de atraso no pagamento dos salários dos empregados. Havendo divergência entre o percentual do Precedente Normativo e a CCT, recomenda-se seguir a CCT. 

Se as ocorrências de atrasos nos atrasos de pagamentos de salários se tornarem frequentes, orientamos as equipes de fiscalização de contratos realizar a abertura de processo administrativo contratual para aplicação de penalidades. 

Com o Pix, as empresas conseguem efetuar os pagamentos aos sábados, que, para fins de pagamento de salário, sábados são considerados dias úteis. É bom reforçar nos Termos de Referência, nas reuniões iniciais da gestão e fiscalização de contratos, para que não haja o atraso nos pagamentos de salários.

A empresa deve apresentar todos os meses os comprovantes de depósitos de salários de todos os funcionários, referentes ao mês da prestação de serviços, ou o mês anterior. 

Os benefícios pagos aos funcionários da empresa devem ser comprovados, mediante apresentação de extrato de disponibilização ou comprovantes de pagamentos de boletos de empresas de disponibilização de benefícios, e a exigência consta na IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.4:

 comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; e

Para realizar esta conferência, a fiscalização deve ter em mãos a Convenção Coletiva de Trabalho da categoria, a planilha de custos e os comprovantes de disponibilização dos benefícios. Pode ser elaborada uma planilha para facilitar o controle das informações. 

Resumo de documentos:

Comprovante de disponibilização de Vale Alimentação do mês da prestação do serviço;
Comprovante de disponibilização de Vale Refeição do mês da prestação do serviço;
Comprovante de disponibilização de Vale Transporte do mês da prestação do serviço;
Demais comprovantes de concessões de benefícios, como cesta básica.

Os relatórios relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS deverão ser enviados mensalmente pela empresa contratada.

Para a fiscalização administrativa, deve ser encaminhado o relatório completo do FGTS Digital, contendo os seguintes relatórios:

• Relação de Trabalhadores
• Relação de Categorias
• Relação de Estabelecimentos
• Relação de Tipos de Valor
• Relação de Tomadores de Serviço

Além dos relatórios do FGTS Digital, a empresa deverá enviar a Guia do FGTS Digital - GFD e seu respectivo comprovante de pagamento.

Observar!

1. Se o código de barras da guia bate com o comprovante;
2. Se o valor da guia é o valor que foi pago no comprovante;
3. Se a competência corresponde ao mês da prestação dos serviços que está sendo verificado.

Resumo de Documentos - FGTS:

Relatório completo de FGTS do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior;
Guia do FGTS Digital- GFD do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior;
Comprovante de pagamento da Guia do FGTS do mês da prestação de serviços, ou do mês anterior.

A documentação relativa ao INSS consta nos relatórios da DCTFWeb:

• Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários
• RELATÓRIO DA DECLARAÇÃO COMPLETA
• RELATÓRIO DE CRÉDITOS
• RELATÓRIO DE DÉBITOS
• RELATÓRIO RESUMO DE CRÉDITOS
  

E, dependendo do caso, a empresa poderá apresentar também o RECIBO DE ENTREGA DA DECLARAÇÃO DE COMPENSAÇÃO:

• PER/DCOMP WEB
  

Se a empresa não possuir créditos a compensar, terá que realizar o recolhimento do INSS. Neste caso, deverá apresentar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF e o seu respectivo comprovante de pagamento.

Observar!

1. Se o código de barras da guia bate com o comprovante;
2. Se o valor da guia é o valor que foi pago no comprovante;
3. Se a competência corresponde ao mês da prestação dos serviços que está sendo verificado.

Resumo de Documentos - INSS:

Relatório completo da DCTFWeb do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior;
PER D/COMP Web (Se for o caso) do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior;
DARF (Se for o caso)do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior; 
Comprovante de pagamento da DARF (Se for o caso) do mês da prestação do serviço, ou do mês anterior.

A fiscalização poderá emitir consulta ao Sicaf ou a empresa pode encaminhar as certidões de regularidade, conforme a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, b, podendo ser elas:

• Consulta de regularidade CADIN Estadual e Municipal
• Certidão de Regularidade Fiscal Mobiliária
• Certidão de Débitos Tributários Não Inscritos na Dívida Ativa do Estado de São Paulo
• Certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da união
• Certidão Negativa de Débitos Tributários da Dívida Ativa do Estado de São Paulo
• Certidão Negativa Débitos Trabalhistas
• Certificado de Regularidade do FGTS
  

Na Reitoria, incluímos as certidões apresentadas pela empresa e:

Sicaf
Certidão Consolidada TCU
Certidão Negativa Correcional CGU

Nº 72 MULTA. ATRASO NO PAGAMENTO DE SALÁRIO (positivo)
Estabelece-se multa de 10% sobre o saldo salarial, na hipótese de atraso no pagamento de salário até 20 dias, e de 5% por dia no período subsequente. 

Correção monetária por atraso nos salários: Súmula 381

 PASSO-A-PASSO PARA CALCULAR A MULTA:

1º) Localizar a data de pagamento dos salários.
No comprovante de depósito de salários, localizar a Data de Pagamento. Por que não utilizar a data do crédito na conta? Porque, dependendo do banco, esse crédito leva um dia para ser efetivado, mas a empresa realizou o pagamento no dia certo. Com o "Pix", esses pagamentos tendem a ser mais rápidos, mas devemos considerar que a empresa realizou o pagamento.

2º Calcular quantos dias de atraso de salário.
Lembrando que os depósitos dos salários, segundo a CLT, devem ocorrer até o quinto dia útil. Devemos ressaltar que, para fins de pagamento de salário, o sábado conta como dia útil. 

3º Localizar a multa
Localizar na CCT a cláusula que indica o percentual de multa, o período e o valor sobre o qual esse percentual incidirá. Se não houver, aplicar o Precedente Normativo.

4º Calcular a multa
Multiplicar o percentual de multa pelo valor do salário, e multiplicar pelo período de atraso. 

CORREÇÃO MONETÁRIA. SALÁRIO. ART. 459 DA CLT.

O pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subseqüente ao vencido não está sujeito à correção monetária. Se essa data limite for ultrapassada, incidirá o índice da correção monetária do mês subseqüente ao da prestação dos serviços, a partir do dia 1º. (ex-OJ nº 124 da SBDI-1 - inserida em 20.04.1998)
Observação: (conversão da Orientação Jurisprudencial nº 124 da SBDI-1) - Res. 129/2005, DJ 20, 22 e 25.04.2005

 PASSO-A-PASSO PARA CALCULAR A CORREÇÃO MONETÁRIA:

1º) Localizar a data de pagamento dos salários.
No comprovante de depósito de salários, localizar a Data de Pagamento. Por que não utilizar a data do crédito na conta? Porque, dependendo do banco, esse crédito leva um dia para ser efetivado, mas a empresa realizou o pagamento no dia certo. Com o "Pix", esses pagamentos tendem a ser mais rápidos, mas devemos considerar que a empresa realizou o pagamento.

2º Calcular quantos dias de atraso de salário.
Lembrando que os depósitos dos salários, segundo a CLT, devem ocorrer até o quinto dia útil. Devemos ressaltar que, para fins de pagamento de salário, o sábado conta como dia útil. 

3º Calcular o índice de correção monetária
Com a tabela do IPCA-E, localizar o índice acumulado no mês de competência dos salários (Índice Acumulado Inicial) e o mês do pagamento dos salários (Índice Acumulado Final). Para calcular o Índice de Correção:

Para calcular o índice de correção monetária diário:

 4º Realizar a correção monetária
Calcular o índice de correção Pró-Rata Die:

 Calcular o valor do salário corrigido:

 Calcular a correção monetária devida: