OUTRAS ATIVIDADES

OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS
OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A CONTRATOS
Listamos aqui algumas orientações de atividades relacionadas às coordenadorias que trabalham com contratos administrativos no IFSP.
COMO CADASTRAR EMPENHO SUBSTITUTIVO DE CONTRATO
COMO CADASTRAR EMPENHO SUBSTITUTIVO DE CONTRATO NO SISTEMA COMPRASNET CONTRATOS
Esta operação deverá ser realizada na UASG que emitiu a nota de empenho. 
1. Consultar para verificar se o empenho já foi cadastrado como substituto de contrato:
Servidor com perfil de Setor de Contratos:
No menu lateral esquerdo, clicar em Gestão Contratual > Contratos. Na barra de pesquisa, digitar o nº do empenho no seguinte formato: AAAANENNNNNN e remover os filtros.
A pesquisa não retornando nenhum resultado, significa que será necessário cadastrar o empenho. 
2. Na Gestão Orçamentária
Servidor com o perfil de Financeiro:
No menu lateral esquerdo, acessar Gestão orçamentária > Minutas de Empenho:
 Na barra de pesquisa, digitar o nº do empenho no seguinte formato: AAAANENNNNNN
Caso o empenho tenha sido emitido pelo sistema Comprasnet Contratos, a pesquisa vai trazer o resultado. Na engrenagem, no final da linha do empenho, clicar em Definir substitutivo de contrato. 
O sistema vai processar a solicitação e vai aparecer a mensagem:
 Por fim, clicar em PDF Empenho. O sistema vai baixar automaticamente uma cópia da nota de empenho. Salvar o documento. 
 
 3. Na Gestão Contratual
Servidor com perfil de Setor de Contratos:
3.1. Cadastrar o empenho substituto de contrato
No menu lateral esquerdo, clicar em Gestão contratual > Contratos. 
 
 
Em seguida, clicar em "+ Criar Contratos do Tipo Empenho":
 
O sistema vai abrir uma janela suspensa. A nota de empenho que foi definida como susbtitutiva deve estar listada nesta janela Clicar na caixa de seleção na frente do empenho que se quer transformar em contrato, e, em seguida, clicar em "Criar Contrato(s) do tipo Empenho":
O sistema vai apresentar as seguintes confirmações: 
  
Finalizando estes passos, a nota de empenho estará pronta para ser sub-rogada para outro campus, se for o caso. 
Se não for o seu caso, passar para o item 3.3. deste roteiro.
 
3.2. Subrogando a nota de empenho para outro campus
No menu lateral esquerdo, clicar em Gestão contratual > Sub-rogações:
O sistema vai abrir a página.
Clicar em "+Adicionar Sub-rogação". O sistema vai abrir a página para cadastro do empenho a ser sub-rogado. Preencher os dados do empenho, o Nº da Uasg destino e a data em que está realizando a sub-rogação, e clicar em "Salvar e voltar".
 
 
 
3.3. Cadastrar o(s) responsável(is)
Para que seja possível realizar o ateste, é necessário cadastrar o requisitante como Responsável. Realizar a busca do empenho novamente, conforme item 1 deste roteiro.
Clicar na engrenagem no final da linha do empenho e clicar em Responsáveis:
 
O sistema vai abrir a página dos Responsáveis.
 
Clicar em "Adicionar Responsável do Contrato". O sistema vai abrir a página para realizar o cadastro do requisitante:
 
Preencher os dados do requisitante, clicar em Salvar e voltar, e o empenho deverá aparecer em Meus Contratos, no menu lateral esquerdo, para a pessoa que vai realizar o ateste.
 
PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS (RET)
 
MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
MANUAL DE EMISSÃO E ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
 
APRESENTAÇÃO
Este manual tem por finalidade orientar, de forma clara, objetiva e padronizada, os procedimentos para emissão, alteração, tramitação e cadastro de Portarias de Fiscalização de Contratos, utilizando o sistema SUAP e o portal CONTRATOS.GOV (Comprasnet Contratos).
 
PARTE I – EMISSÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
1. Início do Documento no SUAP
1.      Acesse o menu lateral do SUAP.
2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos.
3.      Clique no botão Adicionar Documento de Texto.
 
2. Configuração do Tipo e Modelo
Preencha os campos conforme abaixo:
·         Tipo de Documento: Requerimento
·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
·         Nível de Acesso: Público
·         Hipótese Legal: (em branco)
·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)
No campo Assunto, insira o título da Portaria e clique em Salvar e Continuar Editando.
3. Edição de Dados e Indicação dos Fiscais
1.      Clique em Editar > Texto para preencher o conteúdo do documento.
2.      Preencha corretamente os campos de:
o   Nome Completo;
o   Função;
o   Matrícula dos fiscais designados.
3.      Insira também as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.
 
Após o preenchimento:
·         Clique em Salvar e Visualizar;
·         Realize a conferência das informações;
·         Finalize e assine eletronicamente o documento.
Em seguida:
·         Clique em Criar Processo;
·         Selecione o tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;
·         Realize a tramitação sem despacho para o setor GAB-RET.
 
4. Vinculação ao Processo Eletrônico (SUAP)
Após a Portaria ser emitida:
1.      Acesse o processo eletrônico principal da contratação;
2.      Anexe a Portaria ao processo;
3.      Encaminhe uma cópia da Portaria aos fiscais designados.
5. Cadastro e Upload no Sistema CONTRATOS.GOV
Acesse o portal: https://contratos.comprasnet.gov.br/
5.1 Upload da Portaria
1.      Localize o contrato na lista;
2.      No menu lateral direito, clique no ícone da Engrenagem;
3.      Selecione a opção Arquivos;
4.      Faça o upload do PDF da Portaria assinada.
5.2 Cadastro da Equipe de Fiscalização
1.      Ainda no menu da Engrenagem, selecione Responsáveis;
2.      Clique em Adicionar Responsável do Contrato;
3.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;
4.      Selecione a função, informe o número da Portaria e a data de início;
5.      Clique em Salvar e voltar.
 
 
 
 
 
PARTE II – ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO
 
1. Início do Documento no SUAP
1.      Acesse o menu lateral esquerdo do SUAP;
2.      Navegue até Documentos/Processos > Documentos;
3.      Clique em Adicionar Documento de Texto.
2. Configuração do Tipo e Modelo
Preencha os campos conforme abaixo:
·         Tipo de Documento: Requerimento
·         Modelo: CONTRATO – REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
·         Nível de Acesso: Público
·         Hipótese Legal: (em branco)
·         Setor Dono: setor responsável (ex.: COC-PRA)
No campo Assunto, insira o título e clique em Salvar e Continuar Editando.
 
3. Edição dos Dados da Alteração
1.      Clique em Editar > Texto;
2.      Preencha os campos relativos à Alteração da Portaria, incluindo:
o   Nome Completo.
o   Função;
o   Matrícula dos fiscais;
3.      Insira as informações do Contrato, Empresa Contratada e Objeto do serviço.
 
Após o preenchimento:
·         Clique em Salvar e Visualizar;
·         Confira as informações;
·         Finalize e assine eletronicamente o documento.
Em seguida:
·         Crie o processo do tipo Institucional: Emissão de Portarias e Resoluções;
·         Tramite sem despacho para o setor GAB-RET.
Após a emissão:
·         Anexe a nova Portaria ao processo original;
·         Envie cópia aos fiscais designados.
4. Atualização no Sistema CONTRATOS.GOV
4.1 Upload da Nova Portaria
1.      Acesse https://contratos.comprasnet.gov.br/;
2.      Localize o contrato;
3.      Clique no ícone da Engrenagem;
4.      Selecione Arquivos e faça o upload do PDF da Portaria assinada.
4.2 Inativação e Cadastro de Novos Membros
1.      No menu Responsáveis, localize o fiscal a ser substituído;
2.      Clique em Editar;
3.      Informe a data de saída e altere a situação para Inativo;
4.      Clique em Salvar e Voltar.
 
Para inclusão de novos fiscais:
1.      Insira os dados dos fiscais Titulares e Substitutos;
2.      Selecione a função correspondente;
3.      Informe o número da nova Portaria e a data de início;
4.      Clique em Salvar.
 
 
OBSERVAÇÕES FINAIS
·         As informações cadastradas no CONTRATOS.GOV devem corresponder exatamente ao conteúdo das Portarias assinadas.
·         A correta emissão, alteração e registro das Portarias é fundamental para a regularidade da fiscalização contratual e para fins de controle interno e externo.
 
 
Modelo de solicitação de dados e ciência para designação de fiscalização de contrato
Prezada(o),
Considerando a necessidade de designação de fiscal para acompanhamento da execução contratual, nos termos do art. 117 da Lei nº 14.133/2021, solicitamos, por gentileza, sua ciência quanto à indicação para atuar como Fiscal do Contrato.
Para fins de formalização da Portaria de Fiscalização, solicitamos o envio das seguintes informações:
·         Nome completo
·         CPF
·         Matrícula SIAPE
Pedimos, ainda, que manifeste expressamente sua ciência e concordância quanto às atribuições e responsabilidades inerentes à função de fiscalização contratual.
Ficamos no aguardo do retorno para prosseguimento dos trâmites administrativos.
 
 
 
Informações gerais sobre fiscalização de contratos
A fiscalização de contratos é etapa fundamental da contratação. A equipe de fiscalização é quem vai aferir se os resultados planejados foram efetivamente atingidos com a execução do objeto.
O TCU, com base na Lei 14.133/21, define:
Fiscal do contrato: agente público, preferencialmente servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente da Administração, designado conforme requisitos estabelecidos no art. 7º da Lei 14.133/2021. Auxilia o gestor do contrato, avaliando a execução do objeto quanto aos aspectos técnicos e administrativos. É responsável pelo recebimento provisório do objeto. Poderá ser assistido e subsidiado por terceiros contratados pela Administração. O Decreto 11.246/2022, nos arts. 22 a 25, detalhou as atribuições dos fiscais de contrato.
Não é possível recusar o encargo de gestor ou fiscal de contrato. Desta maneira, havendo limitações que possam atrapalhar a conclusão eficiente da fiscalização, o servidor deverá formalizar por escrito, comunicando seu superior hierárquico, que poderá providenciar qualificação do servidor para o correto cumprimento de suas atribuições.
A designação de fiscais de contratos é realizada pela autoridade máxima do órgão. Na Reitoria, o magnífico reitor designa, por meio de portaria, a equipe de fiscalização contratual. Já nos campi, essa atribbuição é da Diretoria Geral do Campus (DRG).
Para as contratações e aquisições formalizadas por meio de nota de empenho, a portaria de fiscalização é permanente, sendo atualizada semestralmente. Os responsáeis são cadastrados no sistema Comprasnet Contratos, com perfil Almoxarifado.
Para as contratações de serviços continuados, serviços por escopo, obras e serviços de engenharia, o setor de Contratos, após a formalização do contrato entre o IFSP e a empresa, solicita ao setor requisitante a indicação dois ou mais servidores para atuarem como fiscais do contrato, que deve fornecer nome completo, CPF, matrícula Siape e e-mail institucional dos indicados. Essa indicação pode ocorrer pelo processo de contratação, no DFD, ou por e-mail. 
O setor requisitante pode solicitar ao setor de Contratos a troca de fiscais, conforme a sua disponibilidade de recursos humanos. Para isso, deve enviar um e-mail com a portaria de designação, o nome do agente a ser substituído e o nome, o CPF, a matrícula e o e-mail institucional do agente que vai substituir o fiscal anterior.
Tabela 1 - Relação de Modelos de Documentos Suap
Ação
Tipo de Documento
Modelo Suap
Documento elaborado por
Enviado para
Designação de fiscais de novo contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE PORTARIA DE DESGINAÇÃO DE EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Substituição de fiscal de contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Destituição ou inclusão de fiscal de contrato
Requerimento
CONTRATO: REQUERIMENTO DE ALTERAÇÃO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO
Coordenadoria de Contratos COC-PRA
 
ou
 
Coordenadoria de Licitações e Contratos dos Campi
Gabinete da Reitoria (GAB-RET)
 
ou
 
DRG
Para solicitar a destituição da função de fiscal de contrato, o setor requisitante deve enviar um e-mail para o setor de contratos, com o nº da portaria e o nome do servidor a ser destituído, podendo indicar um substituto. 
O setor de Contratos inclui um documento no Suap, de acordo com a necessidade. Se for um novo contrato, redigimos o Requerimento de Designação de Equipe de Fiscalização de Contrato. Se for uma alteração de portaria, para destituição, substituição ou inclusão de servidores na portaria de fiscalização, redigimos o Requerimento de Alteração de Portaria de Fiscalização de Contrato. Após a elaboração do requerimento no Suap, criamos um processo e encaminhamos para o Gabinete da Reitoria. O Gabinete nos retorna, via e-mail, com uma cópia da Portaria de Designação de Equipe de Fiscalização de Contratos.
Figura 1: Fluxo simplificado da emissão de portaria de fiscalização de contratos
MODELOS DE CERTIDÕES EXPLICATIVAS PARA PRF
Modelos de Certidões Explicativas para PRF
Eventualmente, os gestores e fiscais de contratos são chamados pela PRF para prestarem esclarecimentos sobre contratos com mão de obra, pois os trabalhadores ingressam com ações trabalhistas, colocando o IFSP como polo passivo. Desta maneira, é solicitado o preenchimento de documentos para instruir os processos com a defesa do IFSP.
Os modelos estão disponíveis neste link.
PLANILHA DE TERCEIRIZADOS CGU
Planilha de Terceirizados CGU
Quadrimestralmente, os gestores de contratos precisam preencher a planilha de terceirizados da CGU, que contém as informações dos contratos com mão de obra em dedicação exclusiva. 
Atualmente, a planilha é preenchida pelo Google Planilhas, o que demanda muita atenção, pois é uma planilha colaborativa, em que todos realizam alterações nela simultaneamente.
Como a planilha possui dados pessoais, não vamos disponibilizar neste manual o link. As orientações e o link são enviados via e-mail aos gestores de contratos no início do ano, com o prazo para preenchimento.
PROTEÇÃO DE DADOS - APRESENTAÇÃO DALC
A Diretoria de Licitações e Contratos realizou uma apresentação, com esclarecimentos sobre o atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, referentes aos processos de contratação e aquisição do IFSP. 
Nela, constam a legislação, as definições, o que são dados sensíveis, o que são dados pessoais e o tratamento que deverá ser dado aos documentos no Suap.
Acesse a apresentação neste link.

ANTECIPAGOV
ANTECIPAGOV
a) Empresa solicita antecipação de recebíveis via sistema AntecipaGov;
b) Sistema manda um e-mail avisando o IFSP que a empresa fez a solicitação;
c) O servidor responsável acessa o sistema do AntecipaGov (link está no e-mail do pedido);
d) O servidor responsável vai localizar a Cotação cadastrada e responder o formulário do sistema. Observar: 
1) Contratação sem contrato
Mandar e-mail para o setor financeiro (DAFI na Reitoria ou CCF nos campi), para verificar se há nota de empenho emitida para o fornecedor que está requerendo. Verificar se o valor bate com o pedido. Confirmar se essa nota já foi liquidada. 
2) Com contrato
Acessar o Comprasnet Contratos, para consultar se tem empenho emitido para o fornecedor. Verificar se já houve alguma liquidação. 
f) Em ambos os casos, se houver alguma liquidação, selecionar na opção de redução de valor "Sim", e colocar uma observação. Por ex. "O contrato formalizado com o IFSP tem o valor de R$ 100.000,00, mas já foi pago R$ 10.000,00 para a empresa".
g) Caso não haja liquidação, basta preencher com "Não" nos itens do formulário, lembrando de ler antes de selecionar. 
h) Após preenchido o formulário, clicar em Concluir. Em seguida, confirmar a conclusão.