Guia para Atribuir o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos.
A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver.
1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso
O esquema a seguir apresenta o fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos. 
Figura - 1 - Fluxo
1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério:
1
É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP.
2
São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente.
3
É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos).
4
É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores.
5
Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito.
6
São servidores lotados em outros setores do IFSP. Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto.
7
É o cidadão sem cadastro no SUAP, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública).
2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso: 
2.1. Processo Público:
Figura - 2
2.2. Processo Público Ativado para Consulta Pública:
Figura - 3
2.3. Processo Restrito:
Figura - 4
2.4. Processo Privado
Figura - 5
3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados 
3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios
Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público.
Figura - 6 
(clicar na figura para melhor visualização)
3.2. Ética: Processo de Apuração Ética
Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado.
Figura - 7
(clicar na figura para melhor visualização)
3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU.
Figura - 8 
3.3.1.  Atribuir Restrição ao Processo:
 Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo:
Nível de Acesso
Nome da Hipótese Legal
Base Legal
Detalhamento
Restrito
Controle Interno
Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001
 
Restrito
Documento Preparatório
Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011
Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.
 
Restrito
 
 
Informação Pessoal
Art. 31 da Lei nº 12.527/2011
Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável.
São exemplos de dados pessoais:
- nome e sobrenome;
- data e local de nascimento;
- RG;
- CPF;
- retrato em fotografia;
- endereço residencial;
- endereço de e-mail;
- número de cartão bancário;
- renda;
- histórico de pagamentos;
- hábitos de consumo;
- dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular;
- endereço de IP (protocolo de internet);
- testemunhos de conexão (cookies);
- número de telefone.
Restrito
Investigação de Responsabilidade de Servidor
Art. 150 da Lei nº 8.112/1990
 
Restrito
Livros e Registros Contábeis Empresariais
Art. 1.190 do Código Civil
 
Restrito
Operações Bancárias
Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001
Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.
 
 
 
 
3.3.2. Atribuir Restrição a Documentos Específicos do Processo:
 Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal. 
3.3.3.  Orientações Gerais
Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos: 
a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;
 b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.
Como saber quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU (CLIQUE AQUI)
Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD
Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD