# Guia para Atribuir o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos > ##### A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos. > > ##### A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver. ##### **1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso** O esquema a seguir apresenta o **fluxo simples de um processo eletrônico** e os diversos **atores** que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos. **Figura - 1 - Fluxo**
##### **1.1.** No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério:
**1**É o **servidor requerente** lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP.
**2** São os **servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente**.
**3** É a **pessoa interessada no processo** que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos).
**4** É o **destinatário específico** que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores.
**5** **Qualquer pessoa do setor de destino** poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito.
**6** São **servidores lotados em outros setores do IFSP**. Todos os processos com **nível de acesso público** poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto.
**7** É o **cidadão sem cadastro no SUAP**, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública).
##### **2.** **Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso:** ##### **2.1.** Processo Público: **Figura - 2**
##### **2.2.** Processo Público Ativado para Consulta Pública: **Figura - 3**
##### **2.3.** Processo Restrito: **Figura - 4**
##### **2.4.** Processo Privado **Figura - 5**
##### **3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados** ##### **3.1.** Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público. **Figura - 6** *(clicar na figura para melhor visualização)* [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/jMgimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/jMgimage.png) ##### **3.2.** Ética: Processo de Apuração Ética Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado. **Figura - 7** *(clicar na figura para melhor visualização)* [![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/tNBimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/tNBimage.png) ##### **3.3.** Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU. **Figura - 8
##### **3.3.1.** Atribuir Restrição ao Processo: Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo:
**Nível de Acesso** **Nome da Hipótese Legal** **Base Legal** **Detalhamento**
Restrito Controle Interno Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001
Restrito Documento Preparatório Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011 Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo. [![imagem restriçã.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/imagem-restrica.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/imagem-restrica.png)
Restrito Informação Pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável. São exemplos de dados pessoais: - nome e sobrenome; - data e local de nascimento; - RG; - CPF; - retrato em fotografia; - endereço residencial; - endereço de e-mail; - número de cartão bancário; - renda; - histórico de pagamentos; - hábitos de consumo; - dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular; - endereço de IP (protocolo de internet); - testemunhos de conexão (cookies); - número de telefone.
Restrito Investigação de Responsabilidade de Servidor Art. 150 da Lei nº 8.112/1990
Restrito Livros e Registros Contábeis Empresariais Art. 1.190 do Código Civil
Restrito Operações Bancárias Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001 Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.
##### **3.3.2.** Atribuir Restrição a Documentos Específicos do Processo: Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal. ##### **3.3.****3.** Orientações Gerais ##### **Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos:**

**a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;**

**b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.**

#### **Como** **saber** **quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU ([CLIQUE AQUI](https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf/view))**
*Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD* *Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD*