**Atenção: **Em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, destacamos o **[Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024](https://drive.google.com/file/d/1Awdtp-9JuOivKTcbABRyZCaWvODkXeIJ/view?usp=sharing)**, emitido em **04/07/2024**, que aborda sobre a "**Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas Diretrizes para o Atendimento ao Acórdão 484/2021-TCU - Plenário**". Esse documento disponibiliza orientações atualizadas que devem ser seguidas. **Não deixe de lê-lo**.
**Atenção: **Somente será possível o acesso ao inteiro teor do **tipo de processo público** ([Veja o item](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-processos-eletronicos-suap/page/consulta-publica-de-processos-eletronicos-do-ifsp-no-suap#bkmrk-4.-obten%C3%A7%C3%A3o-de-difer-1)[ ](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-processos-eletronicos-suap/page/consulta-publica-de-processos-eletronicos-do-ifsp-no-suap#bkmrk-4.-obten%C3%A7%C3%A3o-de-difer-1)[4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-processos-eletronicos-suap/page/consulta-publica-de-processos-eletronicos-do-ifsp-no-suap#bkmrk-4.-obten%C3%A7%C3%A3o-de-difer-1)), que **já possuir a data de abertura da referida consulta cadastrada no Sistema Suap**, determinada pela área gestora da atividade. **O acesso é para os processos criados a partir dessa data**. Os processos criados anteriormente, no caso de interesse público, deverá ser solicitado o acesso - **Consulta Passiva**, ou seja, por meio de requerimento no [**Fala.BR**](https://falabr.cgu.gov.br/web/home).
--- #### **Passo a Passo para Consulta Pública de Processo Eletrônico:** --- ##### **Acessar o Suap:** **Clique na imagem abaixo para acessar a tela de consulta de processos, disponível para todos os cidadãos:** **[](https://suap.ifsp.edu.br/processo_eletronico/consulta_publica/)** --- ##### **1. Realizar Consulta Utilizando Número do Processo, Interessado ou Assunto** ##### **1.1 Consulta pelo Número do Processo** A maneira mais rápida de localizar um processo específico é através do seu número. Insira o número no formato adequado, por exemplo: 23305.011633.2021-57. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638820998662.png) ##### **1.2 Consulta por interessado** Insira o nome completo ou parte dele, de uma pessoa física ou jurídica envolvida no processo, ex.: “Carolina” **[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638821237167.png)** ##### **1.3 Consulta por assunto** Digite uma palavra-chave relacionada ao tema do processo, ex.: “cantina”. **Nota:** Você pode combinar os campos \[Assunto\] e \[Interessado\] para uma busca mais específica. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638821471269.png) ##### **1.4 Utilização de Filtro de Busca por Situação do Processo** Após inserir os dados de busca, selecione a situação específica do processo ou marque a opção "Todas as situações" para uma pesquisa mais abrangente, especialmente útil se você não estiver certo sobre a situação atual do processo. ##### **1.4.1 Situações ativas:** - Em trânsito; - Aguardando ciência; - Aguardando juntada de documentos; - Em validação de juntada de documentos; - Finalizado; - Anexado, ##### **1.4.2 Situações Ainda Não Ativas: (Nota: as situações listadas abaixo ainda não estão disponíveis no sistema)** - Em trâmite externo - Arquivado - Sobrestado - Reaberto ##### **1.5 Enviar os dados da pesquisa** Complete o **captcha \[Não sou um robô\]** e clique em **\[Enviar\]** para prosseguir com a pesquisa. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638823030137.png) --- ##### **2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo** ##### **2.1** **Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638842171968.png) **[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638823425984.png)** ##### **2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:** Esta tela apresenta informações detalhadas do processo, incluindo trâmites realizados e uma listagem dos tipos de documentos autuados. No exemplo mostrado, o botão “**Baixar/Visualizar Processo**” possibilita o acesso ao conteúdo dos documentos do processo, **desde que estes também estejam disponíveis para acesso público.** **[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638823703371.png)** Ao clicar no Botão [ ](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-09/image-1631272343527.png) **Baixar, Visualizar Processo ** selecione a opção **"Baixar/Visualizar em PDF"**  ##### **2.3 Tela de Tarefa:** Aguarde a geração do arquivo até que o progresso alcance 100%, em seguida clique em ** Continuar ** **[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638824750850.png)** ##### **2.4 Resultado da Pesquisa:** Pronto! Na tela de resultados, você visualizará o conteúdo do processo em formato PDF. A partir daí, você pode optar por baixar o arquivo para o seu dispositivo ou imprimir diretamente para leitura física ou arquivamento. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638824905042.png) > **Observação:** > > **A pesquisa por:** > > - "**Interessado**" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e > - "**Assunto**" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado. > > Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima. --- #### **3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo** Esta funcionalidade permite pesquisar e acessar uma lista de processos eletrônicos categorizados por tipo. Esses processos estão **habilitados para transparência ativa**, permitindo que você baixe e visualize todo o **conteúdo dos processos que têm nível de acesso público**. ##### **3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:** Na barra de seleção de “Tipo de Processo”, estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638827797633.png) **[Clique Aqui](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-historico-sobre-ifsp-digital-ngpid-cpgid/page/noticias#bkmrk-lista-de-tipos-de-pr)** para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo já ativado para consulta pública em seu inteiro teor. --- > ##### **Importante:** > > ##### O cadastro para habilitação do filtro de consulta pública é realizado pela CGI-DDI, com base em um documento de autorização emitido pela área gestora responsável pelo tipo de processo. Esse documento deve especificar a data a partir da qual a consulta será permitida. > >  ##### **3.2 Tela de Consulta** Após s**elecionar o tipo de processo desejado**, marque a opção "**Não sou robô**" e clique em "**Enviar**". Será exibida uma lista contendo todos os processos eletrônicos correspondentes ao tipo escolhido. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638839132507.png) ##### **3.3. Interpretando o Resultado da Consulta** A busca resultou em um total de três processos eletrônicos. Observe que o primeiro processo não apresenta o botão "Baixar/Visualizar Processo", pois foi classificado com nível de acesso restrito devido a uma hipótese legal. Por outro lado, o segundo processo disponibiliza o botão, permitindo a consulta ao seu inteiro teor. --- #### **4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos** Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638899221335.png) --- *Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo* *Revisado por: Antonio Airton Palladino* *IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021* --- *Versão 2 - Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A Silva em 02/08/2024* --- ***Versão 3 - Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A Silva em 02/10/2024*** # Processo Finalizado em Setor Extinto Saiba como remover a finalização de um processo que está em um setor extinto. # Removendo a finalização de um processo que está em um setor extinto - Suap > ##### Premissa: > > ##### Para realizar estas ações, o servidor deve possuir o **perfil** de **Controlador Superior** dentro do Módulo de Processos Eletrônicos. ##### 1. No Suap, Módulo: **DOCUMENTOS/PROCESSOS**, **clicar** em **Controlador Superior**: **Figura - 1** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/oUAimage.png) ##### 2. Em Controlador Superior, **clicar** em **Remover Finalização:** **Figura - 2** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/f0zimage.png) ##### 3. **Inserir** as informações solicitadas nos campos e **clicar** em **Enviar**, conforme figura abaixo: **Figura - 3** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/k1fimage.png) ##### 3.1. Aparecerá a mensagem conforme figura abaixo: **Figura - 4** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/Sx5image.png) ##### 4. **Acessar** a opção: **Caixa de Processos Parados**: **Figura - 5** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/wq3image.png) ##### 5. **Informar** o **número do processo** e **clicar** em **Enviar**: **Figura - 6** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/Ntkimage.png) ##### 6. **Clicar** em **Encaminhar**: **Figura - 7** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/kj5image.png) ##### 7. **Preencher** os **campos solicitados**, conforme indicado na figura abaixo e **clicar** em **Salvar:** **Figura - 8** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/BPrimage.png) ##### 7.1. Aparecerá a mensagem conforme figura abaixo: **Figura - 9** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/D9Nimage.png) --- *Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) - Em 16.06.2023* # Guia para Atribuir o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos > ##### A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos. > > ##### A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver. ##### **1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso** O esquema a seguir apresenta o **fluxo simples de um processo eletrônico** e os diversos **atores** que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos. **Figura - 1 - Fluxo**| **1** | É o **servidor requerente** lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP. |
| **2** | São os **servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente**. |
| **3** | É a **pessoa interessada no processo** que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos). |
| **4** | É o **destinatário específico** que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores. |
| **5** | **Qualquer pessoa do setor de destino** poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito. |
| **6** | São **servidores lotados em outros setores do IFSP**. Todos os processos com **nível de acesso público** poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto. |
| **7** | É o **cidadão sem cadastro no SUAP**, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública). |
| **Nível de Acesso** | **Nome da Hipótese Legal** | **Base Legal** | **Detalhamento** |
| Restrito | Controle Interno | Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001 | |
| Restrito | Documento Preparatório | Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011 | Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo. [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-07/imagem-restrica.png) |
| Restrito | Informação Pessoal | Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 | Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável. São exemplos de dados pessoais: - nome e sobrenome; - data e local de nascimento; - RG; - CPF; - retrato em fotografia; - endereço residencial; - endereço de e-mail; - número de cartão bancário; - renda; - histórico de pagamentos; - hábitos de consumo; - dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular; - endereço de IP (protocolo de internet); - testemunhos de conexão (cookies); - número de telefone. |
| Restrito | Investigação de Responsabilidade de Servidor | Art. 150 da Lei nº 8.112/1990 | |
| Restrito | Livros e Registros Contábeis Empresariais | Art. 1.190 do Código Civil | |
| Restrito | Operações Bancárias | Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001 | Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil. |
**a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;**
**b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.**
#### **Como** **saber** **quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU ([CLIQUE AQUI](https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf/view))**| *Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD* *Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD* |
**Os processos originados a partir da Guia Requerimentos permanecem aí relacionados por seis meses. Após esse período, o sistema Suap elimina esses dados e você só poderá consultá-los diretamente na Guia de Processos Eletrônicos, onde ficarão armazenados até sua destinação final, garantindo que toda a tramitação e o arquivamento sejam realizados de forma segura e conforme os procedimentos administrativos adequados.**
##### 7.1. Principais razões para realizar a limpeza automática na Guia de Requerimentos: **a) Evitar o acúmulo de solicitações inativas**: Se um usuário abre um requerimento, mas não dá continuidade, mantê-lo no sistema não faz sentido. **b) Otimizar o uso do espaço**: O armazenamento de processos desnecessários ou cancelados pode sobrecarregar o sistema ao longo do tempo. **c) Aumentar a eficiência do sistema**: Ao realizar limpezas periódicas, a base de dados se mantém mais ágil, melhorando o desempenho geral do sistema. **d) Reduzir a confusão dos usuários**: Manter apenas os processos ativos ou relevantes ajuda os usuários a encontrar o que precisam mais facilmente, sem lidar com solicitações desatualizadas. --- *Elaborado por Regiani A. Silva - CGI-DDI - 18/09/2024* # Consulta a Processos Administrativos do IFSP Anteriores a 2018: Acesso aos Dados no SUAP Desde abril de 2018, o IFSP passou a utilizar o SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública) para autuar processos de forma eletrônica. Mas como e onde consultar os processos que, anteriormente, eram controlados pelo SIGA (Sistema Integrado de Gestão Administrativa)? Neste capítulo, você descobrirá como realizar essa consulta no SUAP, acessando os dados básicos e o histórico de trâmites desses processos físicos. # Consulta a Processos do IFSP - abertos a partir de 01/12/2007 até 15/04/2018 > ##### Nesse período, os processos físicos passaram a ter o NUP (Número Único de Protocolo) gerado no SIGA (Sistema Integrado de Gestão Administrativa) e o registro dos dados se assemelhava a um livro de protocolo. > > ##### Quando no primeiro trimestre de 2018 foi implantado o módulo de Processos Eletrônicos no Suap (Sistema Unificado de Administração Pública), todos esses processos existentes no SIGA foram migrados para o Suap, porém, com as seguintes informações: > > ##### **a) Informações Gerais:** > > **Figura - 1** > >| **Nº do Processo** | 23059.001351.2007-42 | **Campus** | RET |
| **Cadastro** | 30/11/2007 11:28:00 | **Operador** | [Ifsp](https://suap.ifsp.edu.br/protocolo/processo/1/) |
| **Situação** | Em trâmite | **Órgão Responsável** | GPL |
| **Tipo do Processo** | Requerimento | ||
| **Assunto** | SOLICITO QUE SEJA DADO INICIO AO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE UMA EMPRESA PARA REALIZAÇÃO DO PROCESSO | ||
| **Pessoa Interessada** | Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo | ||
| **Nº do Documento** | None | ||
| **Palavras-chave** | \[Titulo: CONTRATAÇÃO DE EMPRESA PARA PROCESSO SELETIVO\] \[Assunto: SOLICITO QUE SEJA DADO INICIO AO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE UMA EMPRESA PARA REALIZAÇÃO DO PROCESSO SELETIVO DE JULHO/2008 E DEZEMBRO/2008.\] \[Interessado: PATRICIA\] \[Processo migrado do SIGA\] | ||
| **\#** > > | **Origem** > > | **Enviado em** > > | **Enviado por** > > | **Despacho de envio** > > | **-** > > | **Destino** > > | **Recebido em** > > | **Recebido por** > > | **Despacho de recebimento** > > | **Situação** > > |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 > > | **CDA** > > | 30/11/2007 11:28 > > | Ifsp > > | (PATRICIA) > > | → > > | **DAP** > > | 30/11/2007 11:28:00 > > | - > > | - > > | Recebido > > |
| 2 > > | **DAP** > > | 30/11/2007 12:37 > > | Ifsp > > | - > > | → > > | **GPL** > > | 30/11/2007 12:37:00 > > | - > > | - > > | Recebido > > |
| 3 > > | **GPL** > > | 30/11/2007 12:41 > > | Ifsp > > | PARA QUE SEJAM PROVIDENCIADOS OS ORÇAMENTOS E MAPA COMPARATIVO. FOI SOLICITADO O ENVIO DO PROJETO BÁSICO E MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS PARA OS EMAILS DE LICITAÇÕES. (REGINA LOBO) > > | → > > | **DDE** > > | 04/12/2007 08:05:00 > > | - > > | - > > | Recebido > > |
| 4 > > | **DDE** > > | 05/12/2007 16:28 > > | Tatiana > > | ESTOU ENCAMINHANDO O PROCESSO COM OS ORÇAMENTOS EM ANEXO. SOLICITO QUE SEJA DADO ENCAMINHAMENTO AO PROCESSO. > > | → > > | **GPL** > > | 21/12/2007 14:11:00 > > | - > > | - > > | Recebido > > |
| 5 > > | **GPL** > > | 22/01/2008 08:36 > > | Ifsp > > | PARA ABERTURA DE PROCESSO LICITATÓRIO. REALIZAÇÃO DE EDITAL. (REGINA LOBO) > > | → > > | **CLT** > > | - > > | - > > | - > > | Aguardando recebimento > > |
**Quanto mais informações você tiver, ou seja, refinar o filtro, a pesquisa será mais rápida e acertada.**
--- ##### **Exemplo de Consulta: meus processos de Incentivo à Qualificação:** a) Clicar na Aba - Meus Processos; b) Inserir as palavras-chave no campo Texto ou o NUP (é mais difícil ter o nº do processo) **Figura - 8** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/6sjimage.png) c) Clicar no botão Filtrar ou, simplesmente, teclar o Enter: **Figura - 9** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/24kimage.png)**O resultado da pesquisa trará todos os meus processos referentes à Incentivo à Qualificação, desde 01/12/2007 até a data presente.**
##### **Este local para a pesquisa de processos pode ser utilizado para todos os processos do período de dezembro de 2007 até a data atual, por que ele traz todos os processos que estão na base, inclusive os eletrônicos.** --- *Elaborado por Regiani A da Silva = CGI=DDI - 19/09/2024* # Tramitando Processos Físicos pelo Suap O Suap possui em seus registros os processos de dezembro/2007 até a atualidade, sendo que os registrados até 18/04/2018 vieram migrados do SIGA - Sistema Integrado de Gestão Administrativa e esse registro é apenas os dados Gerais do processo e as informações de trâmite, como se fosse um caderno de protocolo eletrônico. Será que esses processos podem ser tramitados, via Suap? É possível efetuar a tramitação do processo, porém, há um operacional bastante trabalhoso. Segundo a PORTARIA NORMATIVA Nº 54/2022 - RET/IFSP, DE 30 DE MAIO DE 2022, que regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas, que revogou a Portaria Normativa RET/IFSP Nº 25, de 1 de dezembro de 2021, em seu CAPÍTULO III - DO DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS FÍSICOS, determina: *"Art. 18. As solicitações de desarquivamento de documentos e de processos físicos devem ser feitas pelas unidades ao setor responsável pela guarda de documentos e de processos, por meio de abertura de um processo eletrônico do tipo Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", com preenchimento do documento eletrônico modelo "Solicitação de Desarquivamento de Documento ou Processo", informando se o desarquivamento é apenas para consulta, para continuidade do trâmite ou para a criação de novo processo por meio eletrônico.* *§ 1o No caso de desarquivamento para consulta, o setor responsável pela guarda envia o documento ou o processo físico, que posteriormente deverá ser devolvido pela unidade solicitante.* *§ 2o No caso de continuidade do trâmite ou da criação de novo processo por meio eletrônico, o setor responsável pela guarda deve realizar o desarquivamento, a digitalização e o envio do processo, atendendo ao disposto no Art. 12, e enviar o processo eletrônico à unidade solicitante em até 3 (três) dias úteis.* Na Seção VI - Dos Processos e Documentos Físicos Art. 12. Devem ser observados os seguintes procedimentos quanto aos processos físicos produzidos anteriormente a esta normativa ou recebidos pelo IFSP: I - os processos físicos já encerrados só devem ser digitalizados e incluídos no Suap quando da necessidade de desarquivamento para a continuidade da tramitação; || os processos físicos que serão digitalizados devem ser encerrados fisicamente com a utilização do documento eletrônico, modelo: Termo de Encerramento do Trâmite Físico; III - o Termo de Encerramento do Trâmite Físico deve ser o primeiro documento do processo eletrônico produzido a partir da digitalização do processo físico. O termo, também, deve ser impresso e anexado ao final do processo físico; e IV - o processo eletrônico, produzido a partir da digitalização do processo físico, deve ser autuado com um novo Número Único de Protocolo (NUP), sendo que o número do processo físico original deve ser informado no assunto deste processo eletrônico, e o NUP gerado deve ser anotado a lápis no canto superior direito da capa ou no primeiro documento do processo físico. Art. 13. O envio de documentos ou de processos físicos entre unidades do IFSP deve ser registrado no Suap em processo eletrônico específico. § 1o O remetente deve adotar os seguintes procedimentos: — iniciar um processo eletrônico do tipo: "Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos" e incluir um documento eletrônico do tipo: Guia de Remessa Eletrônica; II - preencher a Guia de Remessa com as informações do remetente, do destinatário, e do(s) documento(s) enviado(s), assinar eletronicamente, imprimir e anexar ao documento ou processo físico; III - enviar o processo eletrônico via Suap à unidade destinatária; e IV - entregar o(s) documento(s) ou processo(s) físico(s) ao setor de protocolo da unidade, o qual fará as tratativas para o envio físico à unidade destinatária. § 2o O destinatário, ao receber documentos ou processos físicos, deve dar recebimento no processo eletrônico. § 3o A cada trâmite de documentos ou processos físicos, deve ser gerada uma Guia de Remessa Eletrônica, anexada no processo eletrônico "Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", imprimi-la e anexá-la ao processo físico ou ao documento. § 4o A Guia de Remessa Eletrônica substitui o Protocolo Convencional e deve ser o único meio de envio de documentos ou processos físicos. ***§ 5o Os procedimentos descritos neste artigo devem ser usados somente no caso em que documentos ou processo físicos não possam ser tramitados pelo Suap, devido à incompatibilidade do arquivo a ser anexado.***