# Consulta a Processos Administrativos do IFSP Anteriores a 2018: Acesso aos Dados no SUAP

Desde abril de 2018, o IFSP passou a utilizar o SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública) para autuar processos de forma eletrônica. Mas como e onde consultar os processos que, anteriormente, eram controlados pelo SIGA (Sistema Integrado de Gestão Administrativa)? Neste capítulo, você descobrirá como realizar essa consulta no SUAP, acessando os dados básicos e o histórico de trâmites desses processos físicos.

# Consulta a Processos do IFSP - abertos a partir de 01/12/2007 até 15/04/2018

> ##### Nesse período, os processos físicos passaram a ter o NUP (Número Único de Protocolo) gerado no SIGA (Sistema Integrado de Gestão Administrativa) e o registro dos dados se assemelhava a um livro de protocolo.
> 
> ##### Quando no primeiro trimestre de 2018 foi implantado o módulo de Processos Eletrônicos no Suap (Sistema Unificado de Administração Pública), todos esses processos existentes no SIGA foram migrados para o Suap, porém, com as seguintes informações:
> 
> ##### **a) Informações Gerais:**
> 
> **Figura - 1**
> 
> <div class="box "><div><table class="info" style="width: 100%; height: 378.344px;"><tbody><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 13.34%; height: 46.5938px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Nº do Processo**</td><td style="width: 37.2318%; height: 46.5938px;">23059.001351.2007-42</td><td style="width: 36.9759%; height: 46.5938px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Campus**</td><td style="width: 12.5794%; height: 46.5938px;">RET</td></tr><tr style="height: 35.3906px;"><td style="width: 13.34%; height: 35.3906px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Cadastro**</td><td style="width: 37.2318%; height: 35.3906px;">30/11/2007 11:28:00</td><td style="width: 36.9759%; height: 35.3906px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Operador**</td><td style="width: 12.5794%; height: 35.3906px;"><div class="popup-user">[Ifsp](https://suap.ifsp.edu.br/protocolo/processo/1/)</div></td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 13.34%; height: 29.7969px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Situação**</td><td style="width: 37.2318%; height: 29.7969px;">Em trâmite</td><td style="width: 36.9759%; height: 29.7969px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Órgão Responsável**</td><td style="width: 12.5794%; height: 29.7969px;">GPL</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 13.34%; height: 46.5938px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Tipo do Processo**</td><td colspan="3" style="width: 86.787%; height: 46.5938px;">Requerimento</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 13.34%; height: 46.5938px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Assunto**</td><td colspan="3" style="width: 86.787%; height: 46.5938px;">SOLICITO QUE SEJA DADO INICIO AO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE UMA EMPRESA PARA REALIZAÇÃO DO PROCESSO</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 13.34%; height: 46.5938px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Pessoa Interessada**</td><td colspan="3" style="width: 86.787%; height: 46.5938px;">Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo</td></tr><tr style="height: 63.3906px;"><td style="width: 13.34%; height: 63.3906px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Nº do Documento**</td><td colspan="3" style="width: 86.787%; height: 63.3906px;">None</td></tr><tr style="height: 63.3906px;"><td style="width: 13.34%; height: 63.3906px; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Palavras-chave**</td><td colspan="3" style="width: 86.787%; height: 63.3906px;">\[Titulo: CONTRATAÇÃO DE EMPRESA PARA PROCESSO SELETIVO\] \[Assunto: SOLICITO QUE SEJA DADO INICIO AO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE UMA EMPRESA PARA REALIZAÇÃO DO PROCESSO SELETIVO DE JULHO/2008 E DEZEMBRO/2008.\] \[Interessado: PATRICIA\] \[Processo migrado do SIGA\]</td></tr></tbody></table>
> 
> </div></div>##### **b) Trâmites:**
> 
> **Figura - 2**
> 
> <table id="bkmrk-origem-enviado-em-en" style="width: 102.262%;"><thead><tr><th style="width: 3.93901%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**\#**
> 
> </th><th style="width: 8.51334%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Origem**
> 
> </th><th style="width: 10.9276%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Enviado em**
> 
> </th><th style="width: 8.64041%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Enviado por**
> 
> </th><th style="width: 12.0712%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Despacho de envio**
> 
> </th><th style="width: 5.46379%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**-**
> 
> </th><th style="width: 8.76747%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Destino**
> 
> </th><th style="width: 10.1652%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Recebido em**
> 
> </th><th style="width: 9.14867%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Recebido por**
> 
> </th><th style="width: 12.9595%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Despacho de recebimento**
> 
> </th><th style="width: 9.40392%; background-color: rgb(236, 240, 241);">**Situação**
> 
> </th></tr><tr><td style="width: 3.93901%;">1
> 
> </td><td style="width: 8.51334%;">**CDA**
> 
> </td><td style="width: 10.9276%;">30/11/2007 11:28
> 
> </td><td style="width: 8.64041%;">Ifsp
> 
> </td><td style="width: 12.0712%;">(PATRICIA)
> 
> </td><td style="width: 5.46379%;">→
> 
> </td><td style="width: 8.76747%;">**DAP**
> 
> </td><td style="width: 10.1652%;">30/11/2007 11:28:00
> 
> </td><td style="width: 9.14867%;">-
> 
> </td><td style="width: 12.9595%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.40392%;"><span class="status status-info">Recebido</span>
> 
> </td></tr><tr><td style="width: 3.93901%;">2
> 
> </td><td style="width: 8.51334%;">**DAP**
> 
> </td><td style="width: 10.9276%;">30/11/2007 12:37
> 
> </td><td style="width: 8.64041%;">Ifsp
> 
> </td><td style="width: 12.0712%;">-
> 
> </td><td style="width: 5.46379%;">→
> 
> </td><td style="width: 8.76747%;">**GPL**
> 
> </td><td style="width: 10.1652%;">30/11/2007 12:37:00
> 
> </td><td style="width: 9.14867%;">-
> 
> </td><td style="width: 12.9595%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.40392%;"><span class="status status-info">Recebido</span>
> 
> </td></tr><tr><td style="width: 3.93901%;">3
> 
> </td><td style="width: 8.51334%;">**GPL**
> 
> </td><td style="width: 10.9276%;">30/11/2007 12:41
> 
> </td><td style="width: 8.64041%;">Ifsp
> 
> </td><td style="width: 12.0712%;">PARA QUE SEJAM PROVIDENCIADOS OS ORÇAMENTOS E MAPA COMPARATIVO. FOI SOLICITADO O ENVIO DO PROJETO BÁSICO E MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS PARA OS EMAILS DE LICITAÇÕES. (REGINA LOBO)
> 
> </td><td style="width: 5.46379%;">→
> 
> </td><td style="width: 8.76747%;">**DDE**
> 
> </td><td style="width: 10.1652%;">04/12/2007 08:05:00
> 
> </td><td style="width: 9.14867%;">-
> 
> </td><td style="width: 12.9595%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.40392%;"><span class="status status-info">Recebido</span>
> 
> </td></tr><tr><td style="width: 3.93901%;">4
> 
> </td><td style="width: 8.51334%;">**DDE**
> 
> </td><td style="width: 10.9276%;">05/12/2007 16:28
> 
> </td><td style="width: 8.64041%;">Tatiana
> 
> </td><td style="width: 12.0712%;">ESTOU ENCAMINHANDO O PROCESSO COM OS ORÇAMENTOS EM ANEXO. SOLICITO QUE SEJA DADO ENCAMINHAMENTO AO PROCESSO.
> 
> </td><td style="width: 5.46379%;">→
> 
> </td><td style="width: 8.76747%;">**GPL**
> 
> </td><td style="width: 10.1652%;">21/12/2007 14:11:00
> 
> </td><td style="width: 9.14867%;">-
> 
> </td><td style="width: 12.9595%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.40392%;"><span class="status status-info">Recebido</span>
> 
> </td></tr><tr><td style="width: 3.93901%;">5
> 
> </td><td style="width: 8.51334%;">**GPL**
> 
> </td><td style="width: 10.9276%;">22/01/2008 08:36
> 
> </td><td style="width: 8.64041%;">Ifsp
> 
> </td><td style="width: 12.0712%;">PARA ABERTURA DE PROCESSO LICITATÓRIO. REALIZAÇÃO DE EDITAL. (REGINA LOBO)
> 
> </td><td style="width: 5.46379%;">→
> 
> </td><td style="width: 8.76747%;">**CLT**
> 
> </td><td style="width: 10.1652%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.14867%;">-
> 
> </td><td style="width: 12.9595%;">-
> 
> </td><td style="width: 9.40392%;"><span class="status status-alert">Aguardando recebimento</span>
> 
> </td></tr></thead></table>
> 
> ##### ***Não existem documentos eletrônicos anexados a esses processos, já que, originalmente, é um processo físico.***
> 
> ##### **A partir de 16/04/2018, os processos passam a ser integralmente eletrônicos.**

##### Onde consultar os processos originados no SIGA?


##### Passo 1 - Fazer login no Suap com seu usuário e senha;


##### Passo 2 - No menu lateral do Suap, clicar em DOCUMENTOS/PROCESSOS, em seguida em Processos Físicos e na guia Processos, conforme indicado na imagem a seguir: 

**Figura - 3**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/idcimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/idcimage.png)


##### Passo 3 - Escolha a Guia Meus Processos ou Todos e insira dados nos campos de Filtros:

a) Campo Texto, você pode informar:

**Figura - 4**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/NSSimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/NSSimage.png)

- Nº do Processo;
- Assunto;
- Nome.

b) Campo Situação. escolha se souber em que status está o processo, caso contrário, deixe em branco:

**Figura - 5**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/IT8image.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/IT8image.png)

c) Campo Unidade Organizacional:

**Figura - 6**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/NPKimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/NPKimage.png)


##### Passo 4 - Clicar em Filtrar

**Figura - 7**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/acIimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/acIimage.png)

<p class="callout info">**Quanto mais informações você tiver, ou seja, refinar o filtro, a pesquisa será mais rápida e acertada.**</p>

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##### **Exemplo de Consulta: meus processos de Incentivo à Qualificação:**

a) Clicar na Aba - Meus Processos;

b) Inserir as palavras-chave no campo Texto ou o NUP (é mais difícil ter o nº do processo)

**Figura - 8**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/6sjimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/6sjimage.png)

c) Clicar no botão Filtrar ou, simplesmente, teclar o Enter:

**Figura - 9**

[![image.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/24kimage.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-09/24kimage.png)

<p class="callout success">**O resultado da pesquisa trará todos os meus processos referentes à Incentivo à Qualificação, desde 01/12/2007 até a data presente.**</p>

##### **Este local para a pesquisa de processos pode ser utilizado para todos os processos do período de dezembro de 2007 até a data atual, por que ele traz todos os processos que estão na base, inclusive os eletrônicos.**

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*Elaborado por Regiani A da Silva = CGI=DDI - 19/09/2024*

# Tramitando Processos Físicos pelo Suap

O Suap possui em seus registros os processos de dezembro/2007 até a atualidade, sendo que os registrados até 18/04/2018 vieram migrados do SIGA - Sistema Integrado de Gestão Administrativa e esse registro é apenas os dados Gerais do processo e as informações de trâmite, como se fosse um caderno de protocolo eletrônico.

Será que esses processos podem ser tramitados, via Suap?

É possível efetuar a tramitação do processo, porém, há um operacional bastante trabalhoso.

Segundo a PORTARIA NORMATIVA Nº 54/2022 - RET/IFSP, DE 30 DE MAIO DE 2022, que regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas, que revogou a Portaria Normativa RET/IFSP Nº 25, de 1 de dezembro de 2021, em seu CAPÍTULO III - DO DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS FÍSICOS, determina:

*"Art. 18. As solicitações de desarquivamento de documentos e de processos físicos devem ser feitas pelas unidades ao setor responsável pela guarda de documentos e de processos, por meio de abertura de um processo eletrônico do tipo Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", com preenchimento do documento eletrônico modelo "Solicitação de Desarquivamento de Documento ou Processo", informando se o desarquivamento é apenas para consulta, para continuidade do trâmite ou para a criação de novo processo por meio eletrônico.*

*§ 1o No caso de desarquivamento para consulta, o setor responsável pela guarda envia o documento ou o processo físico, que posteriormente deverá ser devolvido pela unidade solicitante.*

*§ 2o No caso de continuidade do trâmite ou da criação de novo processo por meio eletrônico, o setor responsável pela guarda deve realizar o desarquivamento, a digitalização e o envio do processo, atendendo ao disposto no Art. 12, e enviar o processo eletrônico à unidade solicitante em até 3 (três) dias úteis.*

Na Seção VI - Dos Processos e Documentos Físicos

Art. 12. Devem ser observados os seguintes procedimentos quanto aos processos físicos produzidos anteriormente a esta normativa ou recebidos pelo IFSP:

I - os processos físicos já encerrados só devem ser digitalizados e incluídos no Suap quando da necessidade de desarquivamento para a continuidade da tramitação;

|| os processos físicos que serão digitalizados devem ser encerrados fisicamente com a utilização do documento eletrônico, modelo: Termo de Encerramento do Trâmite Físico;

III - o Termo de Encerramento do Trâmite Físico deve ser o primeiro documento do processo eletrônico produzido a partir da digitalização do processo físico. O termo, também, deve ser impresso e anexado ao final do processo físico; e

IV - o processo eletrônico, produzido a partir da digitalização do processo físico, deve ser autuado com um novo Número Único de Protocolo (NUP), sendo que o número do processo físico original deve ser informado no assunto deste processo eletrônico, e o NUP gerado deve ser anotado a lápis no canto superior direito da capa ou no primeiro documento do processo físico.

Art. 13. O envio de documentos ou de processos físicos entre unidades do IFSP deve ser registrado no Suap em processo eletrônico específico.

§ 1o O remetente deve adotar os seguintes procedimentos:

—

iniciar um processo eletrônico do tipo: "Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos" e incluir um documento eletrônico do tipo: Guia de Remessa Eletrônica;

II - preencher a Guia de Remessa com as informações do remetente, do destinatário, e do(s) documento(s) enviado(s), assinar eletronicamente, imprimir e anexar ao documento ou processo físico;

III - enviar o processo eletrônico via Suap à unidade destinatária; e

IV - entregar o(s) documento(s) ou processo(s) físico(s) ao setor de protocolo da unidade, o qual fará as tratativas para o envio físico à unidade destinatária.

§ 2o O destinatário, ao receber documentos ou processos físicos, deve dar recebimento no processo eletrônico.

§ 3o A cada trâmite de documentos ou processos físicos, deve ser gerada uma Guia de Remessa Eletrônica, anexada no processo eletrônico "Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", imprimi-la e anexá-la ao processo físico ou ao documento.

§ 4o A Guia de Remessa Eletrônica substitui o Protocolo Convencional e deve ser o

único meio de envio de documentos ou processos físicos.

***§ 5o Os procedimentos descritos neste artigo devem ser usados somente no caso em que documentos ou processo físicos não possam ser tramitados pelo Suap, devido à incompatibilidade do arquivo a ser anexado.***