Como Abrir um Processo Eletrônico no Suap

• Abrindo um Processo Eletrônico.
• Abrindo um Processo Eletrônico pela Guia Requerimentos no Suap

Abrindo um Processo Eletrônico.

1. Fazer login no SUAP com suas credenciais

 

2. No menu à esquerda, clicar em: 

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Figura 1 - Menu Processos Eletrônicos

 

3. Preencher o campo "INTERESSADO"

Indicar o teu próprio nome e demais pessoas que julgar necessário que constem como interessadas no processo. Ao digitar o nome, o sistema fará a busca e quando você checar que a pessoa que ele trouxe está correta, clicar sobre o nome para que fique fixado no campo.

Figura 2 - Campo Interessado

Figura 3 - Nome do interessado fixado no Campo

 

4. Escolher o Tipo de Processo:

Observação: Ao selecionar um tipo de processo entre os mais de trezentos disponíveis no Suap, é fundamental considerar a finalidade da sua solicitação. Exemplos: Afastamento para..., Recebimento de Vale-Transporte, Aposentadoria, Adesão ao Programa de Gestão de Desempenho (pertencem à gestão de Pessoal); Inventário de Bens Móveis (pertence a Patrimônio), entre outros. Embora as nomenclaturas dos tipos de processos comecem com a identificação da área gestora da atividade, não importa em qual área você trabalhe; você deve direcionar o processo para o tipo que corresponda à sua necessidade, a menos que as orientações para a abertura indiquem explicitamente "Uso exclusivo de tal área".

Caso não localize no Suap o tipo de processo que você necessita, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital explicando a situação. Assim, será possível verificar se o enquadramento em algum tipo existente e você não identificou é adequado, ou até mesmo criar um tipo de processo específico, com o deferimento da área gestora da atividade. Para abrir um chamado na Central, consulte o tutorial: Abrindo um Chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

a) Clicar em 1 Buscar do campo Tipo de Processo   

b) Na janela que se abrir, clique no campo "Filtro" e digite uma palavra-chave relacionada ao assunto ou atividade, para facilitar a localização do tipo de processo correto a ser aberto:

Figura 4 - Busca do Tipo de Processo

c) Marque o botão de opção localizado antes do nome do Tipo de Processo.

d) Clicar no botão

Figura 5 - Fixação do Tipo de Processo

e) Ao confirmar, aparecerá uma janela com o Tipo de Processo selecionado fixado no campo. Logo abaixo, serão exibidas as orientações para a abertura de um processo dentro do tipo escolhido, que devem ser lidas atentamente. Isso porque, ao final, você precisará assumir a responsabilidade de que leu as instruções e está confirmando que está abrindo o processo na tipologia correta.

Figura 6 - Janela de diálogo com as Orientações para a Abertura do Processo

Ler atentamente as orientações para a abertura de processos é essencial, pois garante o cumprimento das exigências de arquivamento em relação à temporalidade e destinação. Agora, imagine classificar um processo em um tipo cuja destinação seja a eliminação, quando, na verdade, ele deveria ser mantido em guarda permanente. Isso poderia gerar sérios problemas, não é mesmo?

 

5. Preencher o campo "Assunto"

Figura 7 - Campo Assunto

Ao preencher o campo 'assunto', evite inserir dados pessoais e dados sensíveis para garantir o cumprimento das regras estabelecidas pela Lei 13.709 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

 

6. Escolher o Nível de Acesso ao Processo:

Os níveis de acesso disponíveis são: Público, Restrito ou Privado. No entanto, nem todos os tipos de processo oferecem as três opções, conforme determinado pela respectiva área gestora do assunto ou atividade.

Neste exemplo, o nível de acesso padrão é Público. Há a possibilidade de alterar para Restrito, mas a opção Privado não está disponível, pois não aparece na lista suspensa para este tipo de processo.

Figura 8 - Campo Nível de Acesso

É importante destacar que, quando o nível de acesso for Restrito ou Privado, a indicação da hipótese legal no campo seguinte é obrigatória.

Figura 9 - Campo Hipótese Legal

Fixação da Hipótese Legal no Campo: Clicar sobre a hipótese que justifica a restrição de acesso ao processo: 

 

7. Campo Setores Interessados em Lote:

Este campo é utilizado para quando necessitar incluir vários setores, áreas, campi ao mesmo tempo, como interessados no processo. Ex.: Processo de Intenção de Registro de Preços.

É só preencher as siglas das áreas, de acordo como está no Suap (Ex.: CGI-DDI) separadas por vírgula.

Campo Setores Interessados em Lote

10.1. Sigla da Área no Suap:

10.2. Campo preenchido:

10.3. Visualização dos Setores nos Dados Gerais do Processo:

 

8. Preencher o campo "Setor de Criação"

a) Escolher o setor: Ao clicar no campo, será exibida uma lista suspensa com os setores nos quais o usuário está autorizado a abrir processos.

b) Clicar no Botão ,

c) Ler e clicar em  para efetivar a criação do processo. Caso ainda não tenha lido as orientações, clique em para realizar a leitura e confirmar se o tipo de processo que você está abrindo realmente corresponde ao assunto ou atividade necessários.

Figura 11 - Campo Setor de Criação e Mensagem sobre as Orientações para a Abertura do Processo

 

9. Processo Criado

Na tela apresentada na Figura 11, é exibido o NUP (Número Único de Protocolo), gerado pelo Suap, que no IFSP é conhecido como Número do Processo.

Figura 12 - Número do Processo Gerado

 

10. Anexar Documento ao Processo: (Ver Figura 12 - Passos 3 e 4)

Para anexar os documentos pertinentes ao assunto do processo. Dependendo de sua origem, os documentos criados dentro do próprio Suap devem ser buscados por meio do botão .

Já os documentos originados em outras plataformas (documento externos) devem ser adicionados ao processo através do botão. Lembrando que é aceito somente documentos em extensão PDF.

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Atenção:

a) Só é possível adicionar documentos internos que estejam assinados e finalizados.

b) Só é possível carregar documentos externos em formato PDF.

 

11. Abrir Processo Eletrônico a partir de um documento finalizado. 

Você, também, pode abrir um processo a partir de um documento eletrônico finalizado. Para isto, clique no Botão e siga os passos descritos neste tutorial a partir do item 3.

Figura 13 - Criação do Processo a partir do Documento Finalizado

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Elaborado por Regiani A Silva - CGI-DDI em 12/08/2024

Abrindo um Processo Eletrônico pela Guia Requerimentos no Suap

A partir de 16/09/2024, o Suap passou a exigir a anexação de pelo menos um documento para permitir a tramitação de processos eletrônicos. Essa mudança foi inovadora para garantir a formalidade e a rastreabilidade do processo, seguindo uma lógica semelhante à do Tramita GOV.BR. Embora não exista uma lei que exija explicitamente a anexação de um documento na abertura de processos, o princípio da formalidade e as normas que regulam os processos administrativos eletrônicos reforçam a necessidade de uma documentação mínima para garantir a legalidade e a clareza do processo.

Até 2023, foram registrados cerca de 16 mil processos vazios no Suap, sendo mais de 12 mil já finalizados sem qualquer documento anexado. Em 2024, outros 1.400 processos já foram abertos sem documentos até o presente momento, e a CGI está analisando a possibilidade de eliminar da base de produção os processos vazios já finalizados.

Portanto, esta alteração no sistema visa evitar a criação de novos processos sem documentos e corrigir essa prática..

O texto acima consta no FAQ da CGI, respondendo à pergunta nº 5 da seção sobre Processos Eletrônicos.

No entanto, para atender necessidades específicas de algumas áreas, como o ensino, ainda existe a possibilidade de abrir processos pelo módulo de Requerimentos, conforme indicado abaixo:

1. Clicar em Requerimentos e em seguida no botão "Adicionar Requerimento"

Figura 1

2. Preencher os campos solicitados na tela que se abre:

Figura 2

2.1. No campo "Descrição" especifique a motivação para a abertura do processo:

Figura 3

3. Verificar os dados informados. Caso haja erros, clicar no botão azul "Editar" para corrigir correção. Depois, clicar no botão "Criar Processo Eletrônico"

Figura 4

4. Preencher os campos "Senha", "Perfil" e "Setor de Destino". Clicar em "Enviar":

Figura 5

5. Processo criado com Sucesso, ou seja:

a) Foi gerado o nº de processo;

b) Já tramitado para a área de interesse;

c) Possui um documento anexo, que é o Requerimento

Figura 6

6. Documento de Requerimento gerado e anexado ao processo: 

Figura 7

Figura 7.1

7. Limpeza periódica na Guia Requerimentos do Módulo de Processos Eletrônicos

Os processos originados a partir da Guia Requerimentos permanecem aí relacionados por seis meses. Após esse período, o sistema Suap elimina esses dados e você só poderá consultá-los diretamente na Guia de Processos Eletrônicos, onde ficarão armazenados até sua destinação final, garantindo que toda a tramitação e o arquivamento sejam realizados de forma segura e conforme os procedimentos administrativos adequados.

7.1. Principais razões para realizar a limpeza automática na Guia de Requerimentos:

a) Evitar o acúmulo de solicitações inativas: Se um usuário abre um requerimento, mas não dá continuidade, mantê-lo no sistema não faz sentido.

b) Otimizar o uso do espaço: O armazenamento de processos desnecessários ou cancelados pode sobrecarregar o sistema ao longo do tempo.

c) Aumentar a eficiência do sistema: Ao realizar limpezas periódicas, a base de dados se mantém mais ágil, melhorando o desempenho geral do sistema.

d) Reduzir a confusão dos usuários: Manter apenas os processos ativos ou relevantes ajuda os usuários a encontrar o que precisam mais facilmente, sem lidar com solicitações desatualizadas.

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Elaborado por Regiani A. Silva - CGI-DDI - 18/09/2024