CGI - Materiais com Links Publicados no Suap / Página IFSP / Drive

Trata-se de orientações que estão divulgadas por links no Suap Módulo Documentos/Processos Eletrônicos e também na Página do IFSP / Drive.

Este Livro não pode ser remanejado desta prateleira, bem como, não pode ser renomeado, assim como, os capítulos e suas páginas.

O conteúdo das páginas pode(deve) ser atualizado (menos o título).

Central de Serviços do IFSP Digital - CGI

Aqui você encontra o Tutorial para abertura de chamados na Central de Serviços do IFSP Digital.

Central de Serviços do IFSP Digital - CGI

1. Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital - CGI

A partir de junho/2024, a Coordenadoria do Escritório de Processos - CEPR-PRD deixou de atender os assuntos relacionados ao Suap - Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos, passando a ser da gestão da CGI - Coordenadoria da Gestão da Informação. (19/06/2024)

Onde abrir o chamado? 

No sistema Suap, no Módulo: CENTRAL DE SERVIÇOS.

Quem pode abrir o chamado?

Qualquer servidor do IFSP, que tenha necessidade de resolver quaisquer problemas ou sugerir melhorias relacionadas aos Módulos de Documentos Eletrônicos e Tipos Processos Eletrônicos no Suap. Porém, se o chamado não tiver sido aberto pela área gestora do modelo de documento/tipo de processo, a Central adicionará ao chamado, como interessado, o gestor do serviço, para análise/deferimento/indeferimento do pedido.  

O que contém este tutorial?

Os passos para abertura, interação e o fechamento do chamado.

O exemplo adotado neste tutorial se refere a uma solicitação de atualização de um Modelo de Documento Eletrônico. Porém, a sequência de ações se aplica a quaisquer outras demandas referentes a Modelos de Documentos Eletrônicos, como também à criação/alteração de Tipos de Processos Eletrônicos.

Quando se tratar de criação/alteração de Tipos de Processos Eletrônicos, o chamado deve ser aberto a partir da aba identificada como Processos eletrônicos (Ver Figura - 4)

Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD - Lei nº. 13.709/18 - (Clicar na seta para acessar o conteúdo)

Para garantir maior segurança, privacidade e transparência no uso de dados pessoais, conforme determina a referida lei, foram tarjadas as informações contidas nas figuras que se seguem, referentes às imagens e aos dados dos servidores envolvidos no chamado.

Para melhor visualizar as figuras, clicar sobre elas e após, clicar sobre o ícone que simboliza "abrir em nova aba", conforme destaque abaixo:

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1. Localizando a Central de Serviços - IFSP Digital

1.1. No menu de Módulos, localizado do lado esquerdo da tela do Suap, clicar na opção "CENTRAL DE SERVIÇOS".

Figura - 1

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2. Abrindo o Chamado

2.1. Clicar na opção "Abrir Chamado"

Figura - 2

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2.2. Clicar na Área de Serviço do "IFSP DIGITAL"

Figura - 3

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2.3. Na aba correspondente à categoria: "Documentos eletrônicos", clicar na opção desejada. O exemplo adotado neste tutorial, se enquadra na opção "2. Criação e atualização de modelos de documentos eletrônicos". 

Figura - 4

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2.4. Abre-se uma tela com orientações (trazidas da Base de Conhecimentos). Na grande maioria dos casos, o servidor deverá abrir o chamado, pois quando se trata de criação/alteração em modelos de documentos eletrônicos e tipos de processos eletrônicos, somente a CEPR-PRD - Coordenadoria de Escritório de Processos - IFSP-Digital é quem executa no sistema.

2.5. Clicar no botão verde:

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Figura - 5

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2.6. A tela que se abre possui duas Seções:

a) "Descreva o Seu Clamado"; e

b) "Anexar Arquivos".

2.7. Preencher os campos solicitados na Seção: "Descreva Seu Chamado"

2.7.1. O Campo "Interessado:" já vem preenchido com o usuário que está abrindo o chamado. Caso este usuário não seja o responsável pela área, este deverá indicar a chefia no campo "Outros Interessados:".

Figura - 6

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Figura - 6.1

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2.7.2. No campo "Descrição:", quando se tratar de alteração ou cancelamento, envolvendo:

a) modelo de documento deve-se informar o tipo de documento e o nome do modelo de documento eletrônico exatamente como está cadastrado no Suap. Estas informações são muito importantes para garantir ao atendente a segurança de estar alterando o modelo de documento certo.

b) tipo de processo deve-se informar o nome exatamente como está cadastrado no Suap, pelo mesmo motivo descrito acima.

2.7.3. Quando se tratar de demandas de alteração em Modelos de Documentos Eletrônicos, proceder:

a) Faça as alterações em um documento criado a partir do modelo (versão ativa no Suap - não clonar e sim criar - não assinar para poder ser removido da base após o atendimento do chamado), deixando o texto de acordo com a necessidade da área (sem necessidade de destaques do que está sendo alterado/incluído/excluído).

b) Compartilhar o documento (leitura e edição) com a área CEPR-PRD (COORDENADORIA ESCRITORIO DE PROCESSOS), pois fica muito mais prático e seguro atualizar as informações, já que o atendente consegue acessar o código fonte, copiá-lo e colá-lo direto no modelo, necessitando apenas, por parte da Central de Serviços IFSP Digital, de realizar alguns ajustes de formatação. Este procedimento, também, facilita ao interessado/solicitante, pois não precisa ficar escrevendo no chamado orientações do tipo: exclua aqui; insira ali; acrescente acolá, etc., e sim informar no chamado o link do documento que foi compartilhado.

c) Sempre informar no chamado o tipo de documento e o nome completo do modelo, da forma como está no Suap, para que não haja dúvida por parte do atendente sobre qual modelo deve ser atualizado.

d) Cuidados com dados pessoais/pessoais sensíveis inseridos nos modelos de documentos:
Atentar para a questão dos dados pessoais/sensíveis inseridos nos modelos de documentos, pois "O TCU destacou a importância da adequação dos documentos eletrônicos, no que tange à supressão de dados pessoais e/ou pessoais sensíveis desnecessários para a compreensão de seus conteúdos." Para saber mais, acessar o COMUNICADO N.o 2/2023 - CPGID/RET/IFSP - Assunto: Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário

2.7.4. Quando se tratar de criação (modelo novo) anexar um arquivo do Word - extensão "DOC / DOCX" com o modelo pretendido para que o atendente construa o modelo dentro do Suap.

2.7.5. Quando se tratar de criação de um tipo de processo (tipo novo), o gestor do processo de trabalho deverá colocar no chamado as orientações ao servidor para a correta abertura de um processo desse tipo que está sendo criado.

Para construir as orientações ao servidor no momento da abertura do processo, deve-se responder às perguntas:

QUAL A FINALIDADE DO PROCESSO:

QUEM ABRE O PROCESSO?

QUE NÍVEL DE ACESSO SELECIONAR PARA O PROCESSO DESTE TIPO?

QUAL O PRIMEIRO TRÂMITE DO PROCESSO?

2.8. Conferir todos os dados informados;

2.9. Clicar no botão verde "Confirmar".

3. Chamado status "Aberto"

3.1. O sistema gerou o Chamado 304

3.2. A barra posicionada ao lado direito da tela apresenta as informações dos servidores envolvidos no chamado: requisitante, interessado(s) e atendente.

A partir do status Aberto, informação indicada acima do número do chamado, os interessados podem interagir no chamado, adicionando informações complementares sobre a demanda, registrando-as no campo "Adicionar Comentário:" localizado na ficha "Linha do Tempo" e/ou anexando arquivo na ficha "Anexos".

Figura - 7

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4. Chamado status "Em atendimento" - Interações com o atendente da Central

4.1. O status "Em atendimento" inicia a interação entre os servidores envolvidos no chamado e a Central de Serviços.

Figura - 8

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4.2. Inclusão de comentário e anexo por parte do atendente:

Figura - 9

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Figura - 9.1

Anexo adicionado pelo atendente demonstrando que as alterações foram efetuadas

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4.3. Analisar a entrega.

4.3.1. Quando necessitar de correções/alterações no modelo que foi alterado/criado, repetir o passo descrito no subitem 2.7.3. deste tutorial, informando o link do documento criado e compartilhado (leitura e edição) no campo "Adicionar Comentário".

Não importa - quantas vezes o solicitante necessitar inserir/corrigir dados no modelo de documento eletrônico existente na base do Suap, os passos descritos do subitem 2.7.3. devem ser repetidos. 

Cada interação realizada dentro do chamado fica registrada na ficha "Linha do  Tempo".

4.3.3 .  Parecer do requisitante:

Figura -10

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5.  Chamado status "Resolvido"

5.1. Mediante a resposta do requisitante, o atendente alterou o status para Resolvido.

Figura - 11

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6. Fechando ou Reabrindo o Chamado

6.1. Para Reabrir o chamado é só clicar no Botão Preto: "Reabrir Chamado" e proceder a inclusão de comentários e/ou anexos e a Central dará prosseguimento ao atendimento

6.2. Para Fechar o chamado, clicar no Botão Verde: "Fechar Chamado"

Figura - 12

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6.3. Ao clicar em Fechar Chamado, você será remetido para a tela, conforme figura 15. Atribuir a quantidade de estrelas para avaliação do  atendimento;

6.4.  Caso queira, fazer um  comentário sobre o atendimento;

6.5. Clicar no Botão Verde: "Fazer a  Consulta" (este nome será alterado para "Fechar Chamado")

Figura - 13

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7.  Chamado status "Fechado"

7.1. O chamado foi fechado com sucesso.

Figura - 14

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8. Abas existentes na área do chamado

8.1. Aba "Linha do Tempo", onde se registram todas as interações entre os interessados e a Central - já apresentada em figuras anteriores.

8.2. Aba "Anexos", onde se faz os "uploads" de arquivos. 

Informações sobre os arquivos inseridos no chamado

No momento em que o requisitante está iniciando a abertura do chamado, quando ainda não gerou o número (Figura - 6), existe uma limitação de quantidade de anexos. Somente são permitidos 3 (três) arquivos. Porém, após gerado o número do chamado, podem ser adicionados novos arquivos, acessando a Aba: "Anexos". Todos os arquivos inseridos no chamado ficam relacionados na Aba Anexos, com um sequencial numérico, iniciado pelo "1".

Figura - 15

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8.3. Aba "Artigos Relacionados", são informações trazidas da Base de Conhecimento, que apresentam esclarecimentos relacionados à necessidade do requisitante, e que, inclusive, podem mostrar a maneira de se solucionar o problema, dispensando a abertura do chamado.

Figura - 16

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8.4. Aba "Histórico de Movimentações", onde são registradas todas as alterações de status do chamado = Histórico de Situações e a quem o chamado foi atribuído na Central de Serviços = Histórico de Atribuições:

Figura - 17

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9. Opção para Consulta: Meus Chamados

9.1. A opção "Meus Chamados" apresenta três abas:

9.1.1. Aba "Todos", onde são relacionados todos os chamados efetuados, independentemente da situação/status. (Ver Figura -20);

9.1.2. Aba "Fechados", onde são relacionados todos os chamados fechados; e

9.1.3. Aba "Cancelados", onde são relacionados todos os chamados cancelados.

Figura - 18

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10. Notificações Automáticas do Sistema - Identificadas como "Chamado"

10.1. Pelo Sininho de Notificações do Suap, localizado do lado direito da tela no canto superior, logo à frente do nome "suap":

Figura - 19

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10.1.1. Ao Clicar sobre o sininho, abre uma pequena janela com a relação das "Notificações Não Lidas";

10.1.2. Clicar sobre a notificação para acessar o seu conteúdo;

Figura - 20

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10.1.2. Ao final do texto da notificação você pode acessar o chamado na Central, clicando sobre o link existente no campo: "Para mais informações, acesse: https:/...".

Figura - 21

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10.2. Pelo E-mail Institucional:

Figura - 22

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Figura - 22.1

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11. Cancelar Chamado

11.1. O chamado pode ser cancelado até o status: "Em atendimento" e ficará registrado em "Meus Chamados", na Aba de "Cancelados".

11.2. Para cancelar um chamado, clicar no Botão vermelho: "Cancelar";

11.3. Abrirá uma pequena janela perguntando se você "Tem certeza que deseja continuar?"

a) Clicar em OK, se for para cancelar;

b) Clicar em Cancelar, se for para continuar com o chamado.

Figura - 23

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Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Colaboração: Héctor Daniel Garcia Daitter (CAP-PRA)
Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD)
IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022 - Atualizado em 22.11.2023

Tarjando Dados Pessoais/Pessoais Sensíveis em Documentos Eletrônicos e Externos - PDF

Neste capítulo serão apresentados os tutoriais para realização de tarjamento de dados pessoais a partir de ferramentas autorizadas pela DSI/PRD, tais como o PDF24 Creator e o Adobe Acrobat Pro para atendimento à LGPD - Lei Geral de proteção de Dados e LAI - Lei de Acesso à Informação.

Tarjando Dados Pessoais/Pessoais Sensíveis em Documentos Eletrônicos e Externos - PDF

Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis

Premissas para aplicar o tarjamento no documento:

I. Deve existir dado pessoal e/ou pessoal sensível no documento, para saber quais dados estão inseridos nestas condições, veja no bloco a segui intitulado: Classificação dos Dados;

II. O documento deve ser de interesse público. Veja o link dos NOVOS ENUNCIADOS DA CGU que apresenta os assuntos que devem ser públicos. Mesmo assim, existem especificidades legais quanto ao que deve ou não ser público nos documentos, dependendo do assunto e da área, portanto cada pró-reitoria/ diretoria sistêmica deverá fornecer a orientação específica para este procedimento;

III. O documento com dado pessoal e/ou pessoal sensível não anonimizado deve estar com nível de acesso Restrito ou Sigiloso, de acordo com as hipóteses legais:

(Para melhor visualização, clicar sobre a figura)

Figura - 1

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IV. O documento tarjado (anonimizado) deve possibilitar a pesquisa dos demais dados (os não tarjados), ou seja, deve ser um documento pesquisável;

V. A tarja deve ser da cor preta.

VII. O documento tarjado deve ser inserido no processo eletrônico por meio de upload de documento externo e deve ter seu Nível de Acesso alterado para público.

Classificação dos Dados

Dados Pessoais

A partir da Lei n.º 13.709/2018 a proteção de dados passou a ser um compromisso dos(as) cidadãos(ãs), da administração pública e das empresas que utilizam esses dados.

O dado pessoal é aquele que possibilita a identificação, direta ou indireta, da pessoa natural.

São exemplos de dados pessoais:

- nome e sobrenome;

- data e local de nascimento;

- RG;

- CPF;

- retrato em fotografia;

- endereço residencial;

- endereço de e-mail;

- número de cartão bancário;

- renda;

- histórico de pagamentos;

- hábitos de consumo;

- dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular;

- endereço de IP (protocolo de internet);

- testemunhos de conexão (cookies);

- número de telefone.

 

Dados Sensíveis

Dentre os dados pessoais, há aqueles que exigem maior atenção no tratamento: aqueles relacionados a crianças e adolescentes; e os “sensíveis”, que são os que revelam origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde ou a vida sexual de uma pessoa.

Quando o dado corresponder a menores de idade, é imprescindível obter o consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou responsável legal e se limitar a pedir apenas o conteúdo estritamente necessário, sem repasse a terceiros.

Poderão ser coletados dados pessoais de menores sem o consentimento, apenas, quando a coleta for necessária para contatar os pais ou o(a) responsável legal, podendo ser utilizados uma única vez e sem armazenamento, ou para sua proteção, e em nenhum caso poderão ser repassados a terceiros sem o consentimento dado por pelo menos um dos pais ou pelo(a) responsável legal.

Sobre os dados sensíveis, o tratamento depende do consentimento explícito do(a) titular dos dados e para um fim definido. E, sem esse consentimento do(a) titular, a LGPD define que somente será possível, quando a informação for indispensável em situações relacionadas a uma obrigação legal; a políticas públicas; a estudos via órgão de pesquisa; ao exercício regular de direitos; à preservação da vida e da integridade física de uma pessoa; à tutela de procedimentos feitos por profissionais das áreas da saúde ou sanitária; à prevenção de fraudes contra o(a) titular.


Dados Públicos

O tratamento de dados pessoais públicos deve considerar a finalidade, a boa-fé e o interesse público que justificaram a sua disponibilização. A LGPD define que uma organização pode, sem precisar pedir novo consentimento, tratar dados tornados públicos pelo(a) titular em momento anterior e de forma evidente. Porém, se a organização quiser compartilhar esses dados com outras organizações, necessariamente ela deverá pedir outro consentimento para esse fim - resguardadas as hipóteses de dispensa previstas na Lei.

É importante destacar que a LGPD também se relaciona com a Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei nº 12.527/11, e com princípios constitucionais, a exemplo do inciso XXXIII, do artigo 5º: “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”.

Dados Anonimizados

A anonimização é uma técnica de processamento de dados que remove ou modifica informações que possam identificar a pessoa, garantindo sua desvinculação. Nestes casos, a LGPD não se aplicará ao dado.

Ressalta-se que o dado somente é considerado anonimizado se não permitir que, por meios técnicos ou outros, seja reconstruído o caminho para revelar quem é o(a) titular do dado. Se a identificação ocorrer, não se tratará de dado anonimizado, mas sim de dado pseudonimizado, e estará sujeito à LGPD.

Consultado na internet em 19/10/2022 - link: https://www.gov.br/cidadania/pt-br/acesso-a-informacao/lgpd/classificacao-dos-dados

Conferir a lista dos "NOVOS ENUNCIADOS CGU" que esclarece os assuntos que devem ser públicos. (https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf). 


Caso o documento seja de interesse público e ainda não está dentro de um processo do SUAP

Acesse o documento PDF no software (indicados: Adobe ou PDF24) que irá realizar o tarjamento dos dados pessoais/sensíveis conforme o item 4 desta página, lembrando que se deverá ter duas versões do documento no processo de consulta pública:

- um com os dados originais (sem tarjamento) que será incluído no processo do SUAP com o nível de acesso restrito ou sigiloso; e

- uma versão do documento em PDF tarjada que será incluída também no processo mas com nível de acesso público. Caso não seja do interesse público, não será necessário incluir cópia tarjada no processo eletrônico.


Caso o documento já exista em um processo do SUAP e é de interesse público

1. Dentro do processo, acessar o documento que será tornado público e possui dados pessoais e/ou pessoais sensíveis a serem tarjados:

1a) Clicar na lupa para acessar o conteúdo do processo:

Figura - 2

fig 2.jpg

1b) Localizar o documento a ser tarjado e clicar no link. Observe que o nível de acesso deverá estar como Restrito ou Sigiloso:

Figura - 3

fig 3.jpg

2.  No caso de documento externo a ser tarjado (anonimizado):

2a) Clicar em continuar 

Figura - 4

fig 4.jpg

2b) Fazer o download do documento

Figura - 5

fig 5.jpg

2c) Renomear o documento que será anonimizado com as seguinte sugestão de texto:

"Cópia do documento xxxx anonimizada com nível de acesso público"

Figura - 6

fig 6.jpg

2d) Pule para o item 4  - Utilizando as ferramentas Adobe Acrobat Pro e PDF 24 para tarjar dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis na cópia do documento em pdf.

3.  No caso de documento interno a ser tarjado (anonimizado):

3a) Clicar em Ações e Imprimir em Carta ou Exportar PDF/A (Carta)

Figura - 7

fig 7.jpg

3b) Execute os mesmos passos de 2b, 2c e 2d.

4.  Utilizando as ferramentas Adobe Acrobat Pro e PDF 24 para tarjar dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis na cópia do documento em pdf.

4a) Como anonimizar CPF e matrícula SIAPE

Existem especificidades legais quanto ao que deve ou não ser público nos documentos dependendo do assunto e da área, portanto, cada pró-reitoria/ diretoria sistêmica deverá fornecer a orientação específica para este procedimento. Mas em geral, o portal da transparência estabelece formas de anonimização do CPF e da matrícula SIAPE conforme exemplos a seguir:

Figura - 8

fig 8.jpg

4b) As ferramentas recomendadas pela TI do IFSP para realização de tarjamento

Tanto o Adobe Acrobat Pro como o PDF24 Creator são softwares que são baixados e instalados no computador, evitando risco de vazamento de informação encontrado em soluções que operam on-line, conectado na internet. A grande diferença é que o PDF24 Creator é gratuito e o Adobe Acrobat Pro é pago.

Adobe Acrobat Pro                                                                PDF24 Creator

No próximo item apresenta-se o exemplo de um documento com os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis tarjados.

5. Visualização do documento com os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis tarjados (anonimizados)

Figura - 9

fig 9a.jpg

fig 9b.jpg

Atenção: é importante seguir as orientações de como realizar as anonimizações expostas nos tutoriais dos aplicativos (Adobe Acrobat e PDF24) para garantir a condição de um documento pesquisável, bem como, se assegurar que o que está embaixo da tarja não seja recuperado/visualizado.

6. Inserindo o documento anonimizado no processo eletrônico

6a) Acessar o Processo Eletrônico onde deve ser anexado o documento anonimizado e clicar em Upload de Documento Externo:

Figura - 10

fig 10.jpg

6b) No campo Arquivo, clicar em Escolher arquivo:

Figura - 11

fig 11.jpg

6c) Preencher os campos obrigatórios, conferir e clicar em salvar

Figura - 12

fig 12.jpg

No campo Tipo de Conferência, escolher a opção: Cópia Pseudoanonimizada Autenticada Administrativamente

No campo Tipo, escolher o tipo de documento correspondete ao documento original

No campo Assunto, informar o nome do documento, complementando com o assunto que está sendo tratado. No exemplo deste tutorial o assunto ficou com o seguinte texto: Cópia do Contrato n 03_5782023 anonimizada com nível de acesso público

No campo Nível de Acesso, a opção deve ser Público

6d) Informar Perfil e Senha e clicar em Assinar Documento

Figura - 13

image.png

6e) Checar os documentos inseridos na aba documentos do processo eletrônico

Figura - 14

fig 15.jpg

Pronto! O documento tarjado está inserido no processo. Portanto, quando da consulta pública, a pessoa externa ao IFSP poderá acessar a cópia anonimizada do documento e não conseguira ver documento original por ter o nível de acesso restrito.

7. Exemplos de documentos anonimizados
7.1 Documento para pagamento de bolsas

Conforme o item 10 do Enunciado CGU de 2023 sobre Informações financeiras a respeito de programas e
benefícios sociais, observar:

"Informações referentes a valores de benefícios pagos e identificação de beneficiários de programas sociais, ainda quando esses são operados por instituições financeiras, são de acesso público, não incidindo sobre elas sigilo bancário, tampouco argumentos referentes à proteção de dados pessoais ou à preservação da competitividade de empresas estatais, ressalvados os casos em que a identificação dos beneficiários puder expor informação pessoal sensível." (NOVOS ENUNCIADOS LAI CGU - 10.02.2023)

exemplo de anonimização de documentos para pagamento de bolsas.jpg

 

Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva
Atualizado por: Suzana M. I. Chardulo
Revisado por: Antonio A. Palladino 
IFSP/CEPR-PRD - Versão 02 - maio/2023


Tarjando Dados Pessoais/Pessoais Sensíveis em Documentos Eletrônicos e Externos - PDF

Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis - Ferramenta Adobe Acrobat

Atenção, este tutorial somente apresenta como realizar o tarjamento do documento no aplicativo. As orientações de quais dados devem ser tarjados e como inserir o documento tarjado no processo eletrônico constam no tutorial "Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis", o qual reforçamos que deve ser lido antes deste tutorial.


1. Abrir o documento PDF que possui dados pessoais e/ou pessoais sensíveis a serem tarjados:

1a) Abrir o documento no aplicativo Adobe Acrobat Pro, e clicar sobre Ferramentas:

Figura - 1

image.png

1b) Em Proteger e padronizar, clicar sobre Ocultar:

Figura - 2

image-1666106422994.png

2. Tarjando (anonimizando) os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis no documento:

a)  É criado um documento com o nome carta.pdf. Nesse documento é disponibilizado o cursor de edição com o qual deve-se marcar os campos a serem tarjados.

image-1666199364180.png

Para marcar os campos, posicionar o cursor e arrastá-lo sobre o dado a ser anonimizado. Esses dados ficam destacados com bordas vermelhas:

Figura - 3

image.png


b) Marcados todos o dados a serem tarjados (anonimizados)), clicar em Aplicar:

Figura - 4

image.png


c) Ao clicar em Aplicar, abre-se uma janela com a seguinte mensagem "Aplicar redações".

Se a opção "Limpar e remover informações ocultas" estiver acionada, desmarcá-la e clicar em Continuar:

Figura - 5

image-1666108800769.png

d) Ao clicar em Continuar, abre-se uma janela sobre o documento tarjado, com a seguinte mensagem: Salvar como PDF. Escolher a pasta na qual o documento deve ser salvo:

Observe que abaixo da janela para o salvamento, aparece o documento com os dados tarjados.

Figura - 6

image.png


Salvar o documento com a seguinte sugestão de texto "Cópia do documento xxxx anonimizada com nível de acesso público". Neste exemplo o nome do documento eletrônico original é: "Contrato n 03 578_2023" e do documento tarjado é: "Cópia do Contrato n 03 578_2023 anonimizada com nível de acesso público "

Figura - 7

image.png


3. Visualização do documento com os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis tarjados (anonimizados)

Figura - 8

fig 9a.jpg

fig 9b.jpg


Fazendo da forma como apresentado neste Tutorial, garante-se a condição de um documento pesquisável, bem como, se assegura que o que está embaixo da tarja não seja recuperado/visualizado.

4. Inserindo o documento anonimizado no processo eletrônico
Acesse o tutorial "Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis" para ver como inserir o(s) documento(s) no processo desejado.

Atualizado por: Suzana M. I. Chardulo

Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva

Revisado por; Antonio Airton Palladino 

IFSP/CEPR-PRD - Versão 02 - maio/2023

Versão 01 - dezembro/2022

Tarjando Dados Pessoais/Pessoais Sensíveis em Documentos Eletrônicos e Externos - PDF

Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis - Ferramenta PDF24

Atenção, este tutorial somente apresenta como realizar o tarjamento do documento no aplicativo. As orientações de quais dados devem ser tarjados e como inserir o documento tarjado no processo eletrônico constam no tutorial "Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis", o qual reforçamos que deve ser lido antes deste tutorial.

1. TARJAR AS ÁREAS DO DOCUMENTO

 a) O documento deve estar na extensão pdf.

b) Abrir o programa PFF24 Creator. (Link para download da versão desktop do PDF24 Creator para ser utilizada)

c) Na Caixa de ferramentas (Toolbox) escolher a opção "Censurar PDF":

Figura - 1

d) Escolher ou arrastar o arquivo PDF a ser tarjado para a área indicada:

Figura - 2

e) Com o arquivo aberto utilizar o pincel “Desenho livre” ou forma de retângulo e tarjar as áreas desejadas:

Figura - 3

image.png


O documento não aparece integralmente na tela. Desta forma, você deverá selecionar página a página do documento para tarjar as informações necessárias, utilizando a relação suspensa de páginas, existente no canto superior esquerdo 

Figura - 4

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Os dados escolhidos para serem tarjados, conforme Figura 5, foram escolhidos apenas para demonstrar o funcionamento da ferramenta. Para saber quais dados devem ser anonimizados nos documentos, consultar o tutorial "Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis" 

Figura - 5


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f) Clicar no disquete (Salvar PDF) escolhendo o nome do novo arquivo -> nesse ponto o novo arquivo foi salvo com o tarjamento nas áreas desejadas e transformando as páginas onde isso aconteceu em imagem. Nas páginas em que não houve nenhum tarjamento, estas permanecem pesquisáveis.

2. TRANSFORMAR AS PÁGINAS TARJADAS EM PESQUISÁVEIS

 Para atribuir a todo o documento a condição de pesquisável, este deverá ser convertido em OCR, da seguinte forma:

a) Na Caixa de ferramentas (Toolbox) escolher a opção "OCR PDF";

Figura - 6


b) Adicionar o arquivo tarjado com extensão pdf e clicar em Iniciar, esperar ele fazer a conversão = Estado 100%

 Figura - 7

c) Automaticamente ele salvará um arquivo adicionando "_ocred" no nome do arquivo.

Salvar o documento com a seguinte sugestão de texto "Cópia do documento xxxx anonimizada com nível de acesso público". Neste exemplo o nome do documento eletrônico original é: "Contrato n 03 578_2023" e do documento tarjado é: "Cópia do Contrato n 03 578_2023 anonimizada com nível de acesso público "


3. Inserir o documento anonimizado no processo eletrônico

Acesse o tutorial "Tarjando (anonimizando) dados pessoais/sensíveis" para ver como inserir o(s) documento(s) no processo desejado.

Atualização: Antonio A. Palladino / Suzana M. I. Chardulo 
Elaboração:  Antonio A. Palladino e Regiani Aparecida da Silva (CEPR-PRD)
IFSP - Versão 03 - junho/2023 
Versão 01 - janeiro/2023 

Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

Guia para a atribuição de nível de acesso a documentos e processos eletrônicos.

Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos.
A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver.
1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso

O esquema a seguir apresenta o fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos. 

Figura - 1 - Fluxo

1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério:
1 É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP.

2

 São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente.

3

 É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos).

4

 É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores.

5

 Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito.

6

 São servidores lotados em outros setores do IFSP. Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto.

7

 É o cidadão sem cadastro no SUAP, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública).

2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso: 
2.1. Processo Público:

Figura - 2

2.2. Processo Público Ativado para Consulta Pública:

Figura - 3

2.3. Processo Restrito:

Figura - 4

2.4. Processo Privado

Figura - 5

3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados 
3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios

Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público.

Figura - 6 

(clicar na figura para melhor visualização)

image.png

3.2. Ética: Processo de Apuração Ética

Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado.

Figura - 7

(clicar na figura para melhor visualização)

image.png

3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU.

Figura - 8 

3.3.1.  Atribuir Restrição ao Processo:

 Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo:

Nível de Acesso

Nome da Hipótese Legal

Base Legal

Detalhamento

Restrito

Controle Interno

Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001

 

Restrito

Documento Preparatório

Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011

Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.

 

imagem restriçã.png

Restrito

 


 

Informação Pessoal

Art. 31 da Lei nº 12.527/2011

Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável.

São exemplos de dados pessoais:

- nome e sobrenome;

- data e local de nascimento;

- RG;

- CPF;

- retrato em fotografia;

- endereço residencial;

- endereço de e-mail;

- número de cartão bancário;

- renda;

- histórico de pagamentos;

- hábitos de consumo;

- dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular;

- endereço de IP (protocolo de internet);

- testemunhos de conexão (cookies);

- número de telefone.

Restrito

Investigação de Responsabilidade de Servidor

Art. 150 da Lei nº 8.112/1990

 

Restrito

Livros e Registros Contábeis Empresariais

Art. 1.190 do Código Civil

 

Restrito

Operações Bancárias

Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001

Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.

 

 

 

 
Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal.
NÍVEL DE ACESSO EM DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
4. Atribuição de Nível de Acesso aos Documentos Eletrônicos

A definição do nível de acesso a documentos eletrônicos no Suap deve observar os mesmos princípios aplicados aos processos: transparência, proteção de dados pessoais e atendimento à legislação vigente (LAI, LGPD e normas complementares).

4.1. Quando atribuir Nível de Acesso ao Documento Individual
4.2. Diferença entre Níveis: Público, Restrito e Sigiloso
4.3. Hipóteses Legais no sistema Suap

As tabelas a seguir apresentam separadamente as hipóteses legais para atribuição de nível de acesso Restrito e Sigiloso, conforme disponíveis na lista suspensa do Suap:

4.3.1. Tabela 1 – Hipóteses para Nível de Acesso Restrito
4.3.2. Tabela 2 – Hipóteses para Nível de Acesso Sigiloso
4.4. Orientações Complementares – Enunciados da CGU sobre Acesso à Informação

Para reforçar os critérios de atribuição de nível de acesso aos documentos eletrônicos, recomenda-se a consulta aos Enunciados da CGU (2023), que esclarecem a aplicação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) em situações práticas.

Enunciado

Tema Central

Aplicação Prática no Suap

CGU nº 1/2023

Registros de entrada e saída

Registros públicos, salvo exceções classificadas

CGU nº 3/2023

PADs de militares

Equiparação com PADs civis quanto à publicidade após conclusão

CGU nº 5/2023

Licitações e contratos

São públicos, salvo hipóteses legais específicas

CGU nº 7/2023

Currículos e títulos acadêmicos

Devem ser públicos quando vinculados ao exercício de função pública

CGU nº 8/2023

Concursos públicos

Dados de candidatos aprovados devem ser públicos

CGU nº 10/2023

Benefícios sociais

Valores e nomes de beneficiários são públicos (com cuidado com dados sensíveis)

CGU nº 12/2023

Informação pessoal vs. interesse público

A proteção de dados pode ser relativizada em nome do interesse público relevante

Consulte o documento completo: Novos Enunciados da CGU (PDF):

5.  Orientações Gerais
Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos:

a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;

 b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.

Importante lembrar:
Ao criar um documento ou processo no Suap, sempre que for selecionado um nível com restrição de acesso — ou seja, Restrito ou Sigiloso (para documentos) ou Privado (para processos) — o sistema exibe automaticamente uma lista suspensa com as hipóteses legais disponíveis, de acordo com o nível escolhido.
Portanto, não é necessário memorizar toda a legislação: basta analisar o conteúdo do documento e escolher a hipótese mais adequada diretamente no campo indicado. Este tutorial foi elaborado justamente para ajudar você a interpretar essas hipóteses, garantindo segurança jurídica, proteção de dados e respeito à transparência pública.
Material Complementar:

Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD

Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD

Atualizado em 03/05/2025 por Regiani A. Silva - CGI-DDI

 

Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

A matéria na Página do IFSP possui links para demonstração das telas do Suap indicando o local que está sendo mencionado para o leitor se localizar no sistema. Não mexer neste capítulo e nem tirá-lo do lugar, pois haverá quebra de link na matéria.

03.04.2025

Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

Tela 1 - Adicionar Processo Eletrônico - Preenchimento do campo Tipo de Processo

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Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

Tela 2 - Clicar no Campo Tipo de Processo

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Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

Tela 3 - Marque a Opção Desejada

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Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

Tela 4 - Escolha do Processo a partir da Lista Suspensa trazida pelo Filtro da Palavra Digitada

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Telas Suap Matéria Consulta Tipo de processo por Palavra Chave

Tela 5 - Fixação do Tipo escolhido no Campo e Apresentação das Orientações para Abertura do Processo

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