Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos Guia para a atribuição de nível de acesso a documentos e processos eletrônicos. Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos. A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver. 1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso O esquema a seguir apresenta o fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos.  Figura - 1 - Fluxo 1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério: 1 É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP. 2 São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente. 3 É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos). 4 É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores. 5 Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito. 6 São servidores lotados em outros setores do IFSP. Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto. 7 É o cidadão sem cadastro no SUAP, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública). 2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso:  2.1. Processo Público: Figura - 2 2.2. Processo Público Ativado para Consulta Pública: Figura - 3 2.3. Processo Restrito: Figura - 4 2.4. Processo Privado Figura - 5 3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados  3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público. Figura - 6  (clicar na figura para melhor visualização) 3.2. Ética: Processo de Apuração Ética Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado. Figura - 7 (clicar na figura para melhor visualização) 3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU. Figura - 8  3.3.1.  Atribuir Restrição ao Processo:  Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo: Nível de Acesso Nome da Hipótese Legal Base Legal Detalhamento Restrito Controle Interno Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001   Restrito Documento Preparatório Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011 Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.   Restrito     Informação Pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável. São exemplos de dados pessoais: - nome e sobrenome; - data e local de nascimento; - RG; - CPF; - retrato em fotografia; - endereço residencial; - endereço de e-mail; - número de cartão bancário; - renda; - histórico de pagamentos; - hábitos de consumo; - dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular; - endereço de IP (protocolo de internet); - testemunhos de conexão (cookies); - número de telefone. Restrito Investigação de Responsabilidade de Servidor Art. 150 da Lei nº 8.112/1990   Restrito Livros e Registros Contábeis Empresariais Art. 1.190 do Código Civil   Restrito Operações Bancárias Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001 Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.         Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal. NÍVEL DE ACESSO EM DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 4. Atribuição de Nível de Acesso aos Documentos Eletrônicos A definição do nível de acesso a documentos eletrônicos no Suap deve observar os mesmos princípios aplicados aos processos: transparência, proteção de dados pessoais e atendimento à legislação vigente (LAI, LGPD e normas complementares). 4.1. Quando atribuir Nível de Acesso ao Documento Individual Sempre que um documento for criado, mesmo fora de um processo, seu conteúdo deve ser avaliado individualmente; Mesmo dentro de processos públicos, documentos com dados sensíveis devem ser restritos ou, em casos específicos, sigilosos; e O campo "Assunto" também exige cuidado para não expor dados protegidos. 4.2. Diferença entre Níveis: Público, Restrito e Sigiloso Restrito: quando há dados pessoais ou situações protegidas por lei, mas que não exigem segredo de Estado; Sigiloso: quando o conteúdo se enquadra nas hipóteses do art. 23 da LAI, com risco à segurança, defesa, saúde pública ou relações internacionais; e Público: quando não há risco à privacidade ou à segurança institucional. 4.3. Hipóteses Legais no sistema Suap As tabelas a seguir apresentam separadamente as hipóteses legais para atribuição de nível de acesso Restrito e Sigiloso, conforme disponíveis na lista suspensa do Suap: 4.3.1. Tabela 1 – Hipóteses para Nível de Acesso Restrito Hipótese Legal (Suap) - Nível de Acesso Restrito Base Legal Exemplos Práticos Atividade Empresarial Art. 5º, § 2º, Decreto nº 7.724/2012 Plano de negócios, proposta concorrente em edital Controle Interno Art. 26, § 3º, Lei nº 10.180/2001 Relatórios de auditoria interna Direito Autoral Art. 24, III, Lei nº 9.610/1998 Obra inédita de servidor ou aluno Documento Preparatório Art. 7º, § 3º, Lei nº 12.527/2011 Minuta de portaria ainda não publicada Informação Pessoal Art. 31, Lei nº 12.527/2011 CPF, RG, e-mail, endereço, dados bancários Informação Privilegiada de Sociedades Anônimas Art. 155, § 2º, Lei nº 6.404/1976 Informações de empresa parceira do IFSP Interceptações Telefônicas Art. 8º, caput, Lei nº 9.296/1996 Gravações de apuração interna judicializada Investigação de Responsabilidade de Servidor Art. 150, Lei nº 8.112/1990 Processo de apuração preliminar Investigação de Acidentes Aeronáuticos Art. 88-I, § 3º, Lei nº 7.565/1986 Informações técnicas em parceria com a ANAC Livros e Registros Contábeis Empresariais Art. 1.190, Código Civil Documentos contábeis de empresa conveniada Operações Bancárias Art. 1º, LC nº 105/2001 Comprovantes de transferência bancária Processo Administrativo Disciplinar (PAD) Art. 4º, §1º, Decreto nº 8.420/2015 Processo de apuração de conduta de servidor Propriedade Intelectual de Software Art. 2º, Lei nº 9.609/1998 Códigos de sistemas desenvolvidos internamente Segredo de Justiça no Processo Civil Art. 189, CPC Ações judiciais envolvendo menores Segredo de Justiça no Processo Penal Art. 201, § 6º, CPP Processos penais com vítimas identificáveis Segredo Industrial Art. 195, XIV, Lei nº 9.279/1996 Testes técnicos de produto submetido ao IFSP Sigilo das Comunicações Base legal: Art. 3º, V, da Lei nº 9.472/1997 Troca de mensagens interceptadas com ordem judicial Sigilo de Empresa em Situação Falimentar Art. 169 da Lei nº 11.101/2005 Relatórios financeiros de empresa conveniada em processo falimentar Sigilo do Inquérito Policial Art. 20 do Código de Processo Penal Documentos de apuração criminal em sigilo Situação Econômico-Financeira de Sujeito Passivo Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966 (CTN) Declaração de renda apresentada por estudant Tratados, Acordos e Atos Internacionais Art. 36, Lei nº 12.527/2011 Informações sigilosas protegidas por acordo internacional 4.3.2. Tabela 2 – Hipóteses para Nível de Acesso Sigiloso Hipótese Legal (Suap) - Nível de Acesso Sigiloso Base Legal Exemplos Práticos Atividades de Inteligência Art. 23, VIII, Lei nº 12.527/2011 Relatórios de investigação de irregularidades Informação Pessoal Art. 31, Lei nº 12.527/2011 Dados sensíveis em investigações conjuntas Investigação e Fiscalização em andamento Art. 23, VII, Lei nº 12.527/2011 Procedimentos com riscos à segurança Defesa e Soberania Nacional Art. 23, I, Lei nº 12.527/2011 Protocolos de cooperação internacional Risco a sistemas estratégicos Art. 23, VI, Lei nº 12.527/2011 Plantas e mapas de instalações sensíveis Processo Administrativo Disciplinar (PAD) Art. 4º, §1º, Decreto nº 8.420/2015 Quando envolve servidores em alta posição Estabilidade financeira e econômica do País Art. 23, IV, Lei nº 12.527/2011 Estudos com impacto orçamentário Projetos de Pesquisa Científica Art. 23, VI, Lei nº 12.527/2011 Dados de patentes em desenvolvimento Segurança de Instituições e Autoridades Art. 23, VII, Lei nº 12.527/2011 Informações sobre vulnerabilidades internas Relações Internacionais Art. 23, II, Lei nº 12.527/2011 Comunicação com agências estrangeiras Risco à vida, segurança ou saúde da população Art. 23, III, Lei nº 12.527/2011 Dados sobre pandemias ou crises sanitárias 4.4. Orientações Complementares – Enunciados da CGU sobre Acesso à Informação Para reforçar os critérios de atribuição de nível de acesso aos documentos eletrônicos, recomenda-se a consulta aos Enunciados da CGU (2023), que esclarecem a aplicação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) em situações práticas. Enunciado Tema Central Aplicação Prática no Suap CGU nº 1/2023 Registros de entrada e saída Registros públicos, salvo exceções classificadas CGU nº 3/2023 PADs de militares Equiparação com PADs civis quanto à publicidade após conclusão CGU nº 5/2023 Licitações e contratos São públicos, salvo hipóteses legais específicas CGU nº 7/2023 Currículos e títulos acadêmicos Devem ser públicos quando vinculados ao exercício de função pública CGU nº 8/2023 Concursos públicos Dados de candidatos aprovados devem ser públicos CGU nº 10/2023 Benefícios sociais Valores e nomes de beneficiários são públicos (com cuidado com dados sensíveis) CGU nº 12/2023 Informação pessoal vs. interesse público A proteção de dados pode ser relativizada em nome do interesse público relevante Consulte o documento completo: Novos Enunciados da CGU (PDF): 5.  Orientações Gerais Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos: a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;  b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público. Importante lembrar: Ao criar um documento ou processo no Suap, sempre que for selecionado um nível com restrição de acesso — ou seja, Restrito ou Sigiloso (para documentos) ou Privado (para processos) — o sistema exibe automaticamente uma lista suspensa com as hipóteses legais disponíveis, de acordo com o nível escolhido. Portanto, não é necessário memorizar toda a legislação: basta analisar o conteúdo do documento e escolher a hipótese mais adequada diretamente no campo indicado. Este tutorial foi elaborado justamente para ajudar você a interpretar essas hipóteses, garantindo segurança jurídica, proteção de dados e respeito à transparência pública. Material Complementar: Página do IFSP - Proteção de Dados Pessoais Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD Atualizado em 03/05/2025 por Regiani A. Silva - CGI-DDI