O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas - Etapa 1

O objetivo desta seção é detalhar os procedimentos a serem realizados pelos responsáveis por autorizar a consulta pública dos tipos de processos classificados como prioritários pelo TCU - ETAPA 1, que permitirá o acesso do inteiro teor de processos eletrônicos às pessoas externas ao IFSP, de acordo com a data definida para liberação.
Pró-Reitorias, Diretorias Sistêmicas e Gabinete
Os responsáveis por tipos de processos cadastrados no SUAP encontram-se na Reitoria do IFSP, pois são eles que estabelecem procedimentos e diretrizes a serem seguidas institucionalmente, conforme consta no Regimento Geral do IFSP.
Figura - 1
Ações das Pró-Reitorias e Diretorias-RET - (3, 4, 5, 6 e 7)
Aqui extraímos do fluxo geral as atividades da raia da Diretoria-RET/Pró-Reitoria, que se iniciam após o despacho do processo eletrônico pela CPGID ao gestor responsável pela autorização da ativação de consulta pública.
Figura - 2
Ação 3- Receber o processo da ETAPA 1
Realizar o recebimento do processo encaminhado pela CPGID, que solicita o preenchimento da minuta de Autorização para ativação de consulta pública de tipos de processos e verificar:
3.1. Os documentos anexados ao processo:
Ao receber o processo eletrônico, verificar se foram anexados os seguintes documentos:
Figura - 3
3.2. A aba "Minutas":
Aparecerá um documento não editável denominado "Minuta" no processo eletrônico.
Figura - 4
3.3. A aba de "Documentos": 
Quando uma minuta é inserida em um processo eletrônico, automaticamente aparecerá um registro na aba "Documentos" com o tipo de documento que foi utilizado e o número sequencial dentro do Suap. No exemplo temos a seguinte identificação: "Autorização: Documento 380982".
Figura - 5
3.3.1. Acessar o documento:
a) Para acessar o documento originado da minuta, copiar o número (no exemplo: 380982) e dentro do "Módulo de Documentos Eletrônicos > Documentos > Documentos de Texto", colar ou digitar o número no campo "Texto" e clicar em "Filtrar".
Figura - 6
b) Com a filtragem, o documento será mostrado na consulta. A área gestora deverá clicar na "Lupa" para acessar o documento.
Figura - 7
c) Com o documento aberto, clicar em "Retornar para Rascunho" e, na janela que se abre, será apresentada a seguinte pergunta: "Tem certeza que deseja continuar?", clicar em "OK"
Figura - 8
d) Clicar em "Editar" e escolher a opção "Texto"
Figura - 9
e) Na tela do modo Editar Documento, o gestor deve preencher o documento com as informações solicitadas, de acordo com os procedimentos descritos a partir da Ação 4 desta página..
Figura - 10
Ação 4- Verificação de responsabilidade de tipos de processos prioritários pelo TCU
Os anexos 1 a 4 que foram ineridos  no processo eletrônico de solicitação de preenchimento da minuta de autorização servem para auxiliar os gestores na tarefa de verificação de: 
4.1. Será que a minha área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU?
No Acórdão do TCU foram elencados 9 macroprocessos prioritários para transparência ativa. Para saber se a sua área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU, basta identificar se o assunto está relacionado ao escopo de trabalho. Se a sua área não é responsável por nenhum macroprocesso, pule para o passo 5 desta página.
A figura abaixo mostra um diagnóstico preliminar de identificação de áreas responsáveis pelos macroprocessos prioritários pelo TCU: 
Figura - 11
4.2. Quais tipos de processos que estão sob a responsabilidade da minha área e que são prioritários pelo TCU?
Uma vez identificado um macroprocesso prioritário, a área gestora irá identificar quais tipos de processos que estão sob sua responsabilidade. Por exemplo: o gestor de PRA identifica que o macroprocesso "1. Dispensa e Inexigibilidade" está sob sua responsabilidade pois é a Diretoria de Logística e Aquisição DLA/PRA que disponibiliza as orientações para montagem e tramitação dos processos.
Então, a área deverá consultar nos anexos 2, 3 e 4 os tipos de processos relativos a dispensa e inexigibilidade, conforme figura abaixo:
Figura - 12
A figura a seguir se refere a um recorte do conteúdo do Anexo 2, onde estão listados os tipos de processos com acesso Público e que se enquadram na classificação dos Macroprocessos Prioritários do TCU:
Figura - 13
Conferir a lista dos "NOVOS ENUNCIADOS CGU" que esclarece os assuntos que devem ser públicos. (https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2023/02/cgu-conclui-revisao-dos-sigilos-impostos-a-documentos-de-acesso-publico/NOVOSENUNCIADOSLAICGU2_9.54.pdf). 
Ação 5- Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU.
Após certificar-se de que a área não possui tipos de processos que se enquadram na lista do TCU, devolver o processo com manifestação de inexistência de tipo de prioritário.
Exemplo de devolutiva de minuta com manifestação de inexistência de processo prioritário: 
Este exemplo mostra a minuta #1543 criada pela CPGID, anexada ao processo 23305.023172.2022-46, que foi  encaminhado ao Gabinete da Reitoria.
O Suap gerou o documento eletrônico 423984 a partir dessa minuta.
O Gabinete deverá editar o referido documento e colher a manifestação das várias áreas que foram agrupadas neste documento, ou seja:  
Chefia de Gabinete - GAB-RET
Procurador Chefe - PRF-RET
Coordenador da Ouvidoria - OUV-RET
Diretor da Diretoria de Comunicação Social – DICON-RET
Diretor Diretoria de Relações Institucionais – DRIN-RET
Figura - 14
5.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)
5.2. Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU
Quando a área não for responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta não deverá ser preenchida, conforme figura abaixo:
Figura - 15
5.3. Assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA" 
No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores. 
Figura - 16
5.4. ASSINAR o documento e SOLICITAR a assinatura dos demais gestores.
A Diretora de Gabinete irá assinar o documento e solicitar a assinatura dos demais gestores
Ação 6- Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU 
Preencher a Minuta de Autorização
6.1. Acessar o documento eletrônico (Ver subitem 3.3.1 desta página)
6.2. Preencher a tabela de liberação de consulta pública do tipo de processo.
As figuras que se seguem demonstram como exemplo o preenchimento da Autorização pela DLA-PRA
Figura - 17
6.2.1 - Coluna "SETOR"
Nesta coluna preencher a sigla do setor pertencente à Diretoria/Pró-reitoria que é responsável direta pelo tipo de processo, ou seja, é aquele setor que elabora os manuais, informativos e instruções de como se deve autuar o processo do tipo relacionado com suas rotinas de trabalho.
Figura - 18
 
O setor indicado deverá recomendar as medidas necessárias para a PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS
Uma boa prática que se recomenda é a disponibilização das orientações sobre autuação e tramitação do processo eletrônico no SUAP no momento em que o servidor está abrindo o processo. Veja na Figura - 19  um exemplo de orientação para abertura do processo para o tipo de processo "Ensino: Recuperação Paralela".
Figura - 19
Para cadastrar as orientações para abertura de Processo, basta abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, selecionar a aba "Processos Eletrônicos" e em seguida o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos". Se tiver dúvida para abrir o chamado clique aqui para ver o tutorial.
6.2.2 - Coluna "TIPO DE PROCESSO (*)"
Algumas minutas de autorização encontrarão esta coluna pré-preenchida com indicações de tipos de processos sugeridos pela CPGID aos gestores para análise e validação da sugestão. Os gestores poderão apagar ou inserir outros tipos que não foram identificados.
Figura - 20
6.2.3 - Coluna  "CONSULTA PÚBLICA ATIVA A PARTIR DE "
Nesta coluna o gestor irá informa a data a partir da qual será permitida a visualização e download do processo eletrônico marcados a qualquer pessoa externa ao IFSP.
Figura - 21
Recomendamos que a data de ativação ocorra após as devidas orientações de pPROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS no ato a autuação do processo.
6.2.4 - Coluna "MP(**)"
Nesta coluna será indicado o número de identificação do macroprocesso prioritário pelo TCU. Conforme Figura - 11 do item 4.1 desta página.
Figura - 22
Ação 7- Encaminhar o processo à CGI-DDDI (A CPGID foi extinta em junho/2024)
Depois que o documento de autorização for assinado e finalizado, clicar em "Adicionar a Processo" e buscar o número do processo de solicitação de preenchimento da consulta pública - ETAPA 1, ou seja, o mesmo processo da minuta.
Figura - 23
Após o despacho do processo, a CGI-DDI dará continuidade ao projeto de implementação de consulta pública para realizar as ações 8 à 11 do fluxo geral.
Elaborado em 08/11/2022 e atualizado em 27/02/2023 por Suzana M. I. Chardulo
Revisão diagramação em 10/02/2023 por Regiani A da Silva
Revisado em 08/02/2023 pela CPGID
Atualizado em 23/09/2024 por Regiani A da Silva - CGI-DDI