CGI - Histórico sobre IFSP Digital / NGPID-CPGID
Para guardar os registros das ações relativas a transformação digital dos processos e documentos eletrônicos do IFSP, desde a criação do Núcleo Gestor do Planejamento do IFSP Digital - NGPID em 2017 até a transformação em Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital e a sua extinção em 06/06/2024.
- IFSP Digital e seu Núcleo Gestor
- Notícias
- Conceitos
- Histórico - CEPR/IFSP-Digital
- CPGID - Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital
- Projeto: Reclassificação de Tipos de Processos Eletrônicos
IFSP Digital e seu Núcleo Gestor
Evolução dos trabalhos realizados pela NGPID / CPGID, Escritório de Processos até a incorporação dos serviços às rotinas da Coordenadoria de Gestão da Informação em junho/2024.
Notícias
Criação da Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI
Assumindo os serviços de estruturação/gestão afetos ao IFSP-Digital (Documentos e Processos Eletrônicos), bem como, outros assuntos ligados à gestão da informação, conforme especificado na aba CGI - Atribuições, foi criada em 03/06/2024 a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI, subordinada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD.
Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP
(Publicado: Quarta, 05 de Julho de 2023, 15h21 / )Última atualização em Terça, 12 de Março de 2024, 16h03)
Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 – TCU - para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa, divulgamos abaixo tabela das áreas, seus tipos de processos e respectivas datas de ativação da consulta.
Os processos eletrônicos disponíveis na consulta pública podem possuir dados pessoais/pessoais sensíveis em documentos anexados ao processo, neste caso estes documentos não estarão com acesso público, ou seja, todo processo pode ser visualizado menos estes documentos, conforme Comunicado Nº 3/2023 - CPGID/RET/IFSP, atualizado em 04/07/2024, por meio do Comunicado Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP. Nestes casos, para a visualização de todo o conteúdo do processo, deverá ser realizada uma solicitação via Fala.BR.
Lista de Tipos de Processos do IFSP ativados para Consulta Pública Inteiro Teor
Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
(Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37 / Última atualização em Quinta, 13 de Junho de 2024, 18h33)
Desde novembro/2022, o EP (a partir de junho/2024, este trabalho foi assumido pela Coordenadoria de Gestão da Informação – CGI-DDI) vem revisando os tipos de processos para adequação ao Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Implantação do Serviço Protocolar Documentos Junto ao IFSP - Governo Digital
(Publicado: Quarta, 30 de Agosto de 2023, 18h37 / )Última atualização em Sexta, 01 de Dezembro de 2023, 12h15)
Com vistas à Transformação Digital* dos órgãos do governo federal, a Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR), atendendo as diretrizes da Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI-PRD), coordenou as etapas do projeto para a implantação do serviço do balcão digital: Protocolar Documentos junto ao IFSP 
Este serviço possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas protocolar documentos e processos pela Internet, de forma eletrônica junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP, sem a necessidade de se deslocarem fisicamente até os Campus ou Reitoria do IFSP e, ainda, evitar gastos com o envio de correspondência postal.
Dentre as várias ações que vinham sendo executadas ao longo deste ano, a equipe responsável pelo projeto, ministrou na última sexta-feira (25/08/2023) treinamento para cerca de 50 servidores do IFSP, previamente cadastrados no Suap - Sistema Unificado de Administração Pública para operarem como atendentes nas demandas de entrega de documentos, encaminhadas pelos cidadãos para a sua unidade, a partir do Portal gov.br no referido serviço.
O objetivo é disponibilizar um novo serviço através de um canal, totalmente digital, proporcionando ao cidadão a comodidade em suas interações com o governo, já que elimina a necessidade do seu deslocamento até a instituição, podendo protocolar a entrega de seus papéis/documentos de forma virtual.
O serviço entrará em produção a partir de 01/09/2023.
(*) Transformação digital no governo significa oferecer um serviço público de qualidade, com menos gasto de tempo e dinheiro por parte do cidadão, para melhorar a vida daqueles que vivem e trabalham no país.
O potencial da transformação digital no setor público é enorme. Com a automação de serviços, o país reduz substancialmente as suas despesas anuais e torna a vida do cidadão mais fácil. Monitora-se melhor a oferta desses serviços e suas melhorias, tornando mais direta e transparente a relação do Estado com os brasileiros.
Central de Serviços do IFSP Digital - Nova Aba de Opção para Abertura de Chamados - Área de Protocolo
(Publicado: Segunda, 04 de Setembro de 2023, 18h08 / Última atualização em Segunda, 15 de julho de 2024, 12h00)
Com a implantação em 01/09/2023 do serviço: Protocolar documentos junto ao IFSP - Governo Digital, cadastrado dentro do Módulo Catálogo Digital (Suap), também, foi disponibilizada uma nova opção para abertura de chamados no Módulo Central de Serviços (Suap), para atendimento às demandas das áreas de Protocolo dos Campi, relacionadas às dúvidas sobre esse novo serviço.
Dentre as opções temos:
- Dúvidas e orientações relacionado a Protocolar Documentos Junto ao IFSP
- Esclarecimentos sobre Operacionalização de Protocolar Documentos junto ao IFSP
- Solicitação de criação/atualização de atendentes do serviço de Protocolar Documentos junto ao IFSP
- Sugestão de Melhoria para o Serviço Protocolar Documentos junto ao IFSP
Correção da grafia dos vocábulos "campus" e "campi"
Escrito por Regiani Aparecida da Silva
Publicado: Segunda, 26 de Junho de 2023, 19h52
Última atualização em Segunda, 17 de Julho de 2023, 15h05
Para atender ao que determina a INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 13/2023 - RET/IFSP, de 14 de junho de 2023, o Escritório de Processos providenciou, no período de 20/06/2023 a 26/06/2023 a correção da grafia dos vocábulos "campus" e "campi" em todos os Modelos de Documentos Eletrônicos ativos no Suap, perfazendo um total de 805 modelos revisados.
Conceitos
1. Documento: Unidade de registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado.
2. Documento digital: Informação registrada e codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemas computacionais. Pode ser:
3. Documento nato-digital: Documento criado originalmente em meio eletrônico.
4. Documento digitalizado: Documento obtido a partir da conversão de um documento físico para uma fiel representação em código digital.
5. Processo: Documento ou conjunto de documentos que requer um estudo detalhado, incluindo procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou instruções para pagamento de despesas. Esses documentos são protocolados e autuados por órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
5.1.. Processo Eletrônico: Processo em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
5.2. Processo de Negócio: Conjunto de atividades ou tarefas estruturadas e inter-relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para clientes ou para um cliente particular.
6. Fluxos: Registro das movimentações de documentos e processos.
7. Assinatura Eletrônica: Forma de assinar documentos e processos eletrônicos de maneira digital. Existem vários tipos de assinaturas eletrônicas.
7.1. Existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma com níveis variados de segurança e aplicabilidade. Aqui estão os principais tipos:
7.1.1. Assinatura Eletrônica Simples:
7.1.2. Assinatura Eletrônica Avançada:
7.1.3. Assinatura Eletrônica Qualificada:
7.2. Exemplos de Aplicação
7.2.1. Assinatura Eletrônica Simples: Aceitação de termos de serviço em um site, assinatura de um formulário online.
7.2.2. Assinatura Eletrônica Avançada: Contratos comerciais entre empresas, assinaturas de documentos internos com exigência de maior segurança.
7.2.3. Assinatura Eletrônica Qualificada: Assinatura de contratos de compra e venda de imóveis, documentos legais que exigem alta autenticidade e segurança.
7.3. Ferramentas e Certificados Digitais
Para a criação e uso de assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas, são frequentemente utilizadas ferramentas e plataformas como:
7.3.1. Certificados Digitais: Emitidos por Autoridades Certificadoras (AC), como ICP-Brasil.
7.3.2. Softwares de Assinatura: Adobe Sign, DocuSign, entre outros.
A escolha do tipo de assinatura eletrônica depende do nível de segurança necessário e do valor jurídico requerido para o documento em questão. As assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas fornecem maior segurança e são apropriadas para documentos que exigem um nível mais alto de autenticidade e integridade.
- Tipos de assinaturas existentes.
- Como converter um pdf em um pdf/A e assiná-lo através de um certificado digital.
Histórico - CEPR/IFSP-Digital
Com a entrada em operação no Suap – Sistema Unificado de Administração Pública dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID. Apresentação IFSP Digital
Em 26/08/2021 a Portaria 4.772 revogou a 2.059/2017, com a mudança dos membros.
Em 12 de julho de 2022 – publicada a Portaria Nº 3929/IFSP, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e revogou a Portaria 4772 de 26 de agosto de 2021, estabeleceu a competência do CPGID no âmbito do IFSP e designou os membros.
Em destaque:
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
1. Desde setembro de 2021, somente os servidores lotados na Coordenadoria do Escritório de Processos executam o cadastro de Modelos de Documentos Eletrônicos no Suap.
Todos os servidores receberam a notificação no Suap, conforme abaixo:
"[SUAP] Notificação
Prezados Gestores Sistêmicos de Documentos Eletrônicos,
Dando continuidade ao procedimento de centralização no IFSP Digital da gestão do módulo de documentos eletrônicos, informamos que no dia 01/09/2021, haverá o descredenciamento dos servidores cadastrados com o perfil de Gestores Sistêmicos de Documentos Eletrônicos.
As demandas de criação/ajuste de modelos de documentos eletrônicos no SUAP deverão ser encaminhadas para o e-mail ifspdigital@ifsp.edu.br (*), para discussão com as respectivas áreas gestoras.
Atenciosamente,
Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital"
(*) Desde abril/2022 toda demanda sobre documentos eletrônicos está sendo feita por meio, apenas, da Central de Serviços do IFSP Digital, por abertura de chamado, conforme orienta o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços - IFSP Digital.
| Abril/2023 |
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1. TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria. Veja texto destacado do referido documento: "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos." Para saber mais, clique neste link: CPGID |
| Julho/2022 |
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Criação da Central de Serviços do IFSP Digital - Documentos e Processos Eletrônicos Em 13/07/2022, entrou em funcionamento a Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital. Desta forma, os servidores passaram a abrir chamados para suporte do IFSP Digital no módulo da Central de Serviços do SUAP, para atendimento às ocorrências e dúvidas sobre Documentos e Processos Eletrônicos, cujo atendimento é dado pelos servidores do Escritório de Processos. Saiba mais, acessando o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital. |
| Setembro/21 |
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1. Aberto o Processo 23305.011633.2021-57 Contendo o "Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta. |
| Setembro/2020 |
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1. COMUNICADO No.1/2020 - CAP-PRA - De 09/09/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio e COMUNICADO Nº 2/2020 - CAP-PRA - De 08/10/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio Tratam da criação dentro do Suap de 28 Modelos de Documentos Eletrônicos para atender as rotinas de Patrimônio do IFSP.
2. O IFSP Digital solicitou à TI o desenvolvimento da funcionalidade que permite às pessoas externas ao IFSP verem e assinarem documentos eletrônicos As pessoas externas, devidamente cadastrados no SUAP e que não são servidores ou estudantes, poderão acessar e assinar documentos eletrônicos, como atas, contratos, dando ciência e validade nos documentos eliminando a necessidade de impressão e digitalização desses documentos, atendendo uma grande demanda de várias áreas do IFSP. 3. Estão disponíveis para utilização vários modelos de documentos eletrônicos da DAPAD utilizados para realização de IPS e PAD Todos os documentos utilizados estão sendo colocados no formato eletrônico facilitando assim o trabalho das comissões.
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| Março/2019 |
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1. COMUNICADO CONJUNTO 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP / GAB-RET: Implementação do Ofício Geral Eletrônico e desativação do Memorando no SUAP Disponibilizado em 18 de março de 2019, o modelo eletrônico do documento "Ofício Geral - para assuntos de guarda não permanente" no Módulo de Documentos Eletrônicos no SUAP. Neste mesmo dia, em concordância com o Manual de Redação da Presidência - 3ª edição, o tipo de documento "Memorando" foi desativado no SUAP. A numeração é automática nos moldes propostos pelo manual, portanto o setor de Protocolo Geral CPG-GAB não irá mais fornecer o número de Ofício. O modelo do Ofício Geral foi elaborado pela cadastradora de modelos de documentos do Gabinete, que em breve estará divulgando também o modelo de Edital Geral, Comunicado Geral e Comunicado Conjunto Geral. Foi preparado um material de apresentação sobre a implementação do ofício em PDF e vídeo MP4, disponíveis nos links abaixo:
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| Janeiro/2019 |
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Foram inseridos pela CCM-DGP no módulo de Documentos Eletrônicos 15 tipos de requerimentos para uso a partir do dia 29/01/19: Alteração de Dados Bancários, Alteração de localização de exercício (mudança de setor dentro do mesmo Câmpus e sem Função), Atualização Cadastral, Auxílio Natalidade, Auxílio Pré-Escolar, Auxílio Transporte, Cadastro de Horário de Trabalho, Declaração Funcional, Inclusão de Dependentes para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, Inclusão ou Exclusão de Dependentes(s) para Dedução de Imposto de Renda, Justificativa de Faltas e Atrasos, Licença Gala (Casamento), Licença Nojo (Falecimento de Pessoa da Família), Licença Paternidade e sua Prorrogação, Saúde Suplementar.
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| Dezembro/2018 |
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1. SUAP - MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS - Modelo de "Memorando Geral DFE" disponível para utilização e demais recomendações
Modelo de "Memorando Geral DFE"
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| Abril/2018 |
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1. Núcleo Gestor do IFSP Digital fará apresentação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Suap Na próxima quarta-feira, 11 de abril, no horário das 10h às 11h30, no auditório Aldo Ivo do Câmpus São Paulo, será apresentado aos servidores da reitoria do IFSP um tutorial sobre os módulos de Documentos e Processos Eletrônicos. O objetivo é demonstrar as ferramentas básicas que serão implementadas no Suap para produção e tramitação de documentos e processos eletrônicos no âmbito do IFSP. A apresentação será conduzida pelos servidores integrantes do Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID): Antonio Palladino, Suzana Chardulo e Pierre Carneiro. O tutorial será gravado e disponibilizado a todos os servidores por meio da página do IFSP Digital. De acordo com Pierre Carneiro, a produção de documentos em meio eletrônico vai contribuir para a transparência dos atos administrativos e a rápida recuperação das informações, além da implementação da cultura de gestão documental no instituto. Suzana Chardulo ressalta da importância da apresentação para o conhecimento de como abrir processos no novo módulo de processos eletrônicos, visto que no atual módulo de protocolo não será mais possível abrir processos a partir da entrada em funcionamento no Suap. Clique aqui para saber mais informações sobre o IFSP Digital.
2. IFSP Digital: novo módulo no Suap para abertura de processos Os novos módulos de documentos e processos eletrônicos do IFSP serão lançados no próximo dia 16 de abril. Nessa data, o atual módulo de protocolo será parcialmente desativado e não estará mais disponível para abertura de novos processos, apenas continuará funcionando para tramitação dos processos existentes. Assim, todos os novos processos deverão ser abertos no novo módulo de Processos Eletrônicos. Na criação de um processo eletrônico poderão ser adicionados documentos eletrônicos e digitalizados para, em seguida, serem tramitados. O caminho para acessar esse módulo no SUAP é: [Administração]>[Processos Eletrônicos] e depois selecionar [Processo] ou [Abrir Requerimento]. Hoje, no auditório Aldo Aldo Ivo do Câmpus São Paulo, foi apresentado aos servidores um tutorial sobre os novos módulos. Assista ao vídeo da apresentação aqui. Acesse a página IFSP Digital e veja o Tutorial - Processos Eletrônicos e Tutorial - Documentos Eletrônicos. As novas funcionalidades só estarão disponíveis a partir das 12h do dia 16 de abril. No horário das 7h às 12h haverá interrupção do Suap justamente para possibilitar a atualização (saiba mais). |
| Março/2018 |
1. Atualização do SUAP dia 16/04 das 7h às 12h | 1. Processo e Documentos e EletrônicosAchou que não ia ter mais novidades?
Índice de Artigos
 Para a entrada de novas funcionalidades para atender os cursos de Pós Graduação e Processo e Documentos e Eletrônicos, o SUAP estará inacessível dia 16/04/2018 (segunda-feira) das 7h às 12h. O que vai mudar? Muitas mudanças relacionadas à melhoria de usabilidade e de desempenho dos módulos estão sendo implantadas. Dentre as principais novidades duas se destacam: 1. Processo e Documentos e Eletrônicos Motivado pelo projeto do IFSP-Digital (saiba mais acessando o link) o SUAP terá os módulos de Documentos Eletrônicos para a criação de documentos e Processos Eletrônicos para que todo o trâmite de um processo ocorra digitalmente. Assim trazendo como benefícios a celeridade na tramitação e economia de recursos de impressão, proporcionando um impacto ambiental positivo, por exemplo. Dúvidas, sugestões ou mais informações? Entre em contato pelo endereço de e-mail ifspdigital@ifsp.edu.br. Veja aqui as atividades de desenvolvimento de software relacionadas a implantação do Processo e Documentos e Eletrônicos. 2. Pós Graduação Os processos e gerenciamento dos cursos e alunos de pós grauação no IFSP passarão a ser executados no Suap, assim como hoje ocorre para os cursos de graduação. Atualmente essa modalidade de curso é gerenciada pelo Nambei, não atendendo algumas das necessidades da Instituição. Dentre os benefícios estão a emissão de relatórios gerenciais, diários eletrônicos, informações integradas e alguns documentos poderão ser emitidos diretamente pelo o aluno, sem a necessidade da solicitação para a secretaria. Dúvidas, sugestões ou mais informações? Entre em contato pelo endereço de e-mail prp@ifsp.edu.br. Importante que os setores de TI dos campi atualizem as versões do Nambei , que estarão com os fluxos da pós graduação bloqueados. Veja aqui as atividades de desenvolvimento de software relacionadas a implantação da Pós Graduação. Por que dia 16/04? Está quase tudo pronto! A nova versão está no processo final de homologação pelas áreas envolvidas e ainda podem passar por pequenos ajustes. Assim sendo, foi planejada a troca da versão e a disponibilização em produção para toda comunidade do IFSP no dia 16 de abril de 2018, segunda-feira. Mas 5 horas... tudo isso mesmo? Sim, mas temos bons motivos para isso. Para a entrada desas funcionalidades é necessário um período de manutenção para efetuar a troca de versão das aplicações acadêmicas, backup dos bancos de dados e a migração das informações para o Suap. Dessa forma no período das 7h até 12h estarão inacessíveis: SUAP, Nambei, Aurora e RODA. Dúvidas e sugestões podem ser enviadas para suporte@ifsp.edu.br. EDITADO: Notícia e Tutoriais sobre os módulos de documentos e processos eletrônicos no SUAP aqui. Entre 16 a 20 de abril, haverão vídeo-conferências para orientações e esclarecimentos de dúvidas na sala 01 ou 02. Data e horários:
Manutenção programada do SUAP 16/04 - Retorno às 16h
Publicado: Segunda, 16 de Abril de 2018, 11h42 | Acessos: 6018 A previsão para retorno do SUAP será às16h. Embora previsto anteriormente para às 12h (veja mais), as rotinas para atualização e migração de dados estão demorando mais que o planejado. Com isso a previsão para o retorno do SUAP será às 16h. Agradecemos a compreensão. |
| Janeiro/2018 |
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Vídeo do Professor Antonio Airton Palladino.
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| Setembro/2017 |
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1. IFSP Digital: Tramitação digital de documentos e processos trará economia, agilidade e segurança O IFSP está se preparando para uma modernização administrativa e tecnológica, com a futura implantação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Sistema Unificado de Administração Pública, o SUAP, em atendimento ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Para tanto, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID), por meio da Portaria n.º 2.059/2017, que em articulação com uma equipe multidisciplinar envolvendo Gabinete, Pró-reitorias, Escritório de Processos , a Comissão Permanente do Sistema Integrado da Administração (CPSIA) e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Copad) desenvolverá um plano de trabalho e gerenciará as diversas ações do projeto, entre as quais alinhamento com a alta administração, comunicações internas, modelagem de processos de negócios, capacitação de servidores, orientação quanto à classificação e organização de documentos e apoio a ações de sustentabilidade. A principal mudança prevista para novembro/2017 será a implantação do módulo denominado Processo Eletrônico, cujos documentos serão tramitados digitalmente, em substituição ao atual módulo de Protocolo para abertura de processos administrativos. Giuseppe D’Agostino, presidente do NGPID, Antonio A. Palladino e Suzana M.I.Chardulo, coordenadores gerais do núcleo, ressaltam que no módulo Documentos Eletrônicos se realizará gradualmente a padronização de modelos de vários documentos como memorandos, circulares, requisições, entre outros. Quanto à validação, esta ocorrerá através de assinatura digital dentro do sistema. Manuais, tutoriais e programação de capacitações serão disponibilizados através de uma página do IFSP Digital, além de todas as informações sobre o projeto. “É uma mudança de cultura, uma quebra de paradigma. Aquela velha imagem do servidor público carimbando papéis vai mudar. Teremos, daqui alguns anos, um IFSP muito mais moderno, mais ágil e transparente”, analisam Giuseppe e Paladino. “Essa tecnologia a ser disponibilizada vai nos ajudar a repensar nossos processos, a economizar recursos para alcançarmos esse patamar de excelência que todos nós almejamos.” Veja todos os documentos: Portaria n.º 2.059/2017 – designa servidores para o Núcleo Gestor do IFSP Digital. Decreto n.º 8.539/2015 – dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais. |
CPGID - Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital
Em 6 de junho de 2024, a Portaria nº 3019 do IFSP oficializou a extinção da Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital (CPGID). Todo o material desenvolvido por esta comissão será mantido arquivado no processo eletrônico nº 23305.013629.2021-23 e continuará disponível para consulta neste portal. Este acervo inclui documentos importantes que detalham as operações e as iniciativas geridas pela CPGID ao longo de sua existência.
A Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID foi constituída com as finalidades:
- Planejar, alinhar e acompanhar ações estratégicas na gestão de documentos e processos eletrônicos;
- Normatizar as ações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
- Atender às demandas de órgãos externos e legislações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
- Orientar o público interno e externo do IFSP nos procedimentos relacionados a documentos e processos eletrônicos do IFSP, consultando instâncias superiores e comissões pertinentes.
Destaques:
Em 03 de abril. de 2023:
TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria.
Veja texto destacado do referido documento:
"5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos."
Saiba mais, acessando a aba "Documentos Externos"
Em 05 de julho de 2023:
Publicada no sítio do Escritório de Processos matéria que trata da ativação no Suap da consulta pública de inteiro teor aos processos eletrônicos do IFSP.
Saiba mais, clicando no link abaixo:
Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP (Atualização constante)
| PORTARIA Nº 5591/IFSP, DE 08 DE NOVEMBRO DE 2023 | |
| Nome | Função |
| Antonio Airton Palladino | Presidente |
| Suzana Mayumi Iha Chardulo | Suplente |
| Regiani Aparecida da Silva | Secretária |
| Adalberto Rodrigues Queiroz | Membro |
| Ana Paula de Oliveira Gonçalves | Membro |
| Júlio Cesar Ribeiro Pinto | Membro |
| Decretos: |
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Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
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| Portarias: |
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Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
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| Resoluções: |
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Dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2.
Revoga as Resoluções nº 14, de 24 de outubro de 2001; nº 21 de 4 de agosto de 2004 e nº 35, de 11 de dezembro de 2012.
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REVOGA a portaria nº 5591, de 08 de novembro de 2023, instituída pela Portaria nº 3929/IFSP, de 12 de julho de 2022, face a decisão de extinguir a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID, pois os trabalhos realizados por esta comissão serão incorporados aos processos do IFSP Digital. Esta decisão foi possível em virtude dos esforços, dedicação e excelente trabalho realizado, frente às solicitações tempestivas de ações imediatas e de resposta aos órgãos de controle que foram exigidas, fazendo com que o IFSP atingisse uma boa maturidade no que diz respeito ao trabalho com documentos e processos eletrônicos, à consulta pública de processos e à aplicação das conformidades frente às exigências da LGPD, em implantação na nossa instituição.
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PORTARIA Nº 5591/IFSP, DE 08 DE NOVEMBRO DE 2023
Altera, em parte, a Portaria no 1750, de 27 de abril de 2023, instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID. Dispensa o servidor PIERRE AQUINO CARNEIRO, arquivista e designa o servidor JÚLIO CESAR RIBEIRO PINTO, para compor a CPGID.
Altera, em parte, a Portaria no 6396, de 27 de outubro de 2022, instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID. - Dispensa a servidora LUCIANA APARECIDA SANTOS DE BARROS e designa o servidor ADALBERTO RODRIGUES QUEIROZ, para compor a CPGID.
Altera, em parte, a Portaria nº 5480/IFSP, de 16 de setembro de 2022, instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, reconstituindo a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e determinando suas finalidades.
Altera, em parte, a Portaria nº 3929/IFSP, de 12 de julho de 2022, reconstituindo a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e determinando suas finalidades.
Constitui a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID.
CONSTITUIR a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID.
Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.
Aprova a alteração da data limite da ativação da consulta pública de inteiro teor para os novos processos eletrônicos assinalados no cronograma como de curto prazo, que passa de 01/01/2022 para 01/07/2022 e revogar o Anexo I da Portaria nº. 6129/IFSP, de 17 de novembro de 2021, que está sendo substituído pelo Anexo I - Plano de Ação para atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU – Plenário v2, desta portaria.
Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas.
Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário ao IFSP para providenciar a elaboração de um plano de ação destinado à implementação de meio eletrônico para realização de processos administrativos, e a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa; e a Portaria nº 4772/IFSP, de 26 de agosto de 2021, que define atribuições do Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID e designa servidores para nova composição, e o que consta no Processo nº 23305.015054/2021-83.
Define as atribuições do Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID) para planejar, implementar e acompanhar projetos relacionados a documentos e processos eletrônicos em sistema informatizado, e alterar a composição de seus membros.
Designa servidores para constituírem o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital.
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| Dezembro/2023 |
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COMUNICADO N.º 3/2023 - CPGID/RET/IFSP de 08/12/2023 Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário
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| Agosto/2023 |
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OFÍCIO Nº 13/2023 - PRO-PRD/RET/IFSP de 09/08/2023 Diretrizes do TCU para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário (Conforme reunião do Pró-reitor de Desenvolvimento Institucional com auditores do TCU em julho/2023).
COMUNICADO N.º 1/2023 - CPGID/RET/IFSP de 14/08/2023 Treinamento dos Operadores no Serviço "Protocolar Documentos junto ao Ifsp" do Governo Digital
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| Março/2023 |
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RELATÓRIO COMISSÃO N.º 1/2023 - CPGID/RET/IFSP RELATÓRIO DE REGISTRO DE MEDIDAS ADOTADAS - RRMA de 15/03/2023 - Período de Atualização: outubro/2022 a fevereiro/2023
RELATÓRIO COMISSÃO N.º 2/2023 - CPGID/RET/IFSP RELATÓRIO SEMESTRAL PARA O ACOMPANHAMENTO DA SITUAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO 2º Semestre 2022
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| Dezembro/2022 |
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COMUNICADO N.º 4/2022 - CPGID/RET/IFSP de 29/12/2022 Ferramenta sem custo para anonimização de dados pessoais e dados pessoais sensíveis aprovada pela DTI-PRD
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| Novembro/2022 |
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OFÍCIO CIRCULAR Nº 1/2022 - CPGID/RET/IFSP de 09/11/2022 Solicitação de preenchimento do Documento de Autorização de Consulta Pública de Processos Eletrônicos - Acórdão 484/2021 - TCU Plenário.
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| Setembro/2022 |
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OFÍCIO N.º 3/2022 - CPGID/RET/IFSP de 20/09/2022 Esclarecimentos sobre a decisão da não migração para o SEI para a utilização de documentos e processos eletrônicos.
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| Junho/2022 |
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COMUNICADO N.º 3/2022 - NGPID/RET/IFSP de 30/06/2022 Alteração da data de início para a ativação da consulta pública dos tipos de processos referentes ao Acórdão 484/21 - TCU - Plenário no âmbito do IFSP.
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| Maio/2022 |
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OFÍCIO N.º 1/2022 - NGPID/RET/IFSP de 24/05/2022 Definição dos Modelos de Documentos Eletrônicos e Tipo de Processo Eletrônico para o trâmite de documentos e processos físicos.
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| Dezembro/2021 |
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COMUNICADO N.º 1/2021 - NGPID/RET/IFSP de 13/12/2021 Informações e orientações referentes ao Acórdão 484/21 - TCU - Plenário no âmbito do IFSP.
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| Outubro/2021 |
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OFÍCIO CIRCULAR N.º 2/2021 - NGPID/RET/IFSP de 18/10/2021 Consulta às áreas do IFSP sobre os tipos de processos trabalhados e a definição dos prazos para a liberação da consulta pública de inteiro teor dos processos, para atendimento ao Acórdão 484/21 do TCU.
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| Setembro/2021 |
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"Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta.
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| Abril/2023 |
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Neste Ofício o TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria. Veja texto destacado do referido documento: "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos."
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| Junho/2021 |
| Ofício-circular 1/2021-TCU/SecexEducação, de 15/06/2021. Processo TC 027.948/2019-6. Natureza: notificação do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário. Os dois objetivos principais da auditoria realizada pelo TCU são: a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2).
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| Março/2021 |
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9.1.1. implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital, nos termos do Decreto 8.539/2015 e da Portaria-MEC 1.042/2015; 9.2.2. disponibilizem em destaque nos seus portais da internet, na página inicial ou na própria de transparência, botão específico da funcionalidade de Pesquisa Pública das ferramentas de processo eletrônico...
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O IFSP Digital é suportado pelos servidores do Escritório de Processos e realiza a gestão dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no SUAP e as demais ações operacionais relacionadas a eles. Porém, em junho/2024, essa gestão passou para a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI.
Em Manuais.IFSP, na prateleira sobre Gestão da Informação - CGI encontram-se alguns tutoriais, os quais tratam de procedimentos ligados a muitas ações que vem sendo trabalhadas nesta Comissão, dentre os quais destacamos:
E-mail: cpgid@ifsp.edu.br (e-mail extinto em 06/06/2024)
Central de Serviços: Para atendimento à quaisquer assuntos relativos à Documentos e Processos Eletrônicos do IFSP. Saiba como, acessando o Tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital
Projeto: Reclassificação de Tipos de Processos Eletrônicos
Aqui estão inseridos os artigos que foram publicados na Página do EP-IFSP - Escritório de Processos e que foram removidos em julho/2024, por serem assuntos de responsabilidade da Coordenadoria de Gestão da Informação. Até a finalização do projeto, as tabelas e gráficos sobre a evolução serão publicadas aqui.
Evolução dos trabalhos relacionados ao Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
Resultado das Ações - Fonte: Suap - Posição em 31/10/2024
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Data Suap
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Processos Autuados
|
Quantidade Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Quantidade Processos em Tipos Inativados
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| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil |
| 18/07/2024 | 439,3mil | 317 | 305 | 12 | 12 | 15,8mil |
| 31/08/2024 | 450,9mil | 318 | 307 | 11 | 11 | 2,0mil |
| 30/09/2024 | 459,0mil | 317 | 307 | 10 | 10 | 1,1mil |
| 31/10/2024 | 466,2mil | 315 | 308 | 7 | 7 | 0,5mil |
etalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas
|
Nome
|
Privado?
|
Restrito?
|
Público?
|
Nível de Acesso Padrão
|
Ativo
|
Exibir Filtro na Consulta Pública
|
Quantidadede Processos
|
Ações a serem executadas
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gestão da Informação: Gestão Documental |  |
|
|
Público |  |
|
396 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem | |
|
|
Público | |
|
3 | Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho. |
| Inovação: Bolsas e Auxílios | |
|
|
Público | |
|
4 | Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP. Ainda pendente de definição (Chamado Central IFSP Digital # 719) |
| Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
147 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
315 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Prestação de Serviços | |
|
|
Público | |
|
89 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo da CGI-DDI/PRD) | |
|
|
Público | |
|
11.990 | (CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.868 estão vazios.) |
| Total de Processos a serem Migrados | 485 | |||||||
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 7 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,32 | 1 | 14,29 | 2 | 0,63 | 89 | 18,35 |
| PRA | 75 | 24,35 | 2 | 28,57 | 77 | 24,44 | 0 | 0,00 |
| PRD | 130 | 42,21 | 3 | 42,86 | 133 | 42,22 | 396 | 81,65 |
| PRE | 50 | 16,23 | 0 | 0,00 | 50 | 15,87 | 0 | 0,00 |
| PRP | 8 | 2,60 | 0 | 0,00 | 8 | 2,54 | 0 | 0,00 |
| PRX | 7 | 2,27 | 0 | 0,00 | 7 | 2,22 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,01 | 1 | 14,29 | 38 | 12,06 | 0 | 0,00 |
| Total | 308 | 97,78 | 7 | 2,22 | 315 | 100,00 | 485 | 100,00 |
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:
- Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
- Inovação: Bolsas e Auxílios
- Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
- Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
| PRD |
Quantidade e Processos - Ativo |
Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,54 | 3 | 100,00 | 5 | 3,76 |
| DGP | 126 | 96,92 | 0 | - | 126 | 94,74 |
| DTI | 2 | 1,54 | 0 | - | 2 | 1,50 |
| Total | 130 | 97,74 | 3 | 2,26 | 133 | 100,00 |
Clicar na seta para ver o histórico de publicações desta matéria:
Posição de 30/09/2024
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Data Suap
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Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil |
| 18/07/2024 | 439,3mil | 317 | 305 | 12 | 12 | 15,8mil |
| 31/08/2024 | 450,9mil | 318 | 307 | 11 | 11 | 2,0mil |
| 30/09/2024 | 459,0mil | 317 | 307 | 10 | 10 | 1,1mil |
Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas
|
Nome
|
Privado?
|
Restrito?
|
Público?
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Nível de Acesso Padrão
|
Ativo
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Exibir Filtro na Consulta Pública
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Qtde de Processos
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Ações a serem executadas
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Ensino: Ambientes Virtuais e Plataformas
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|
Público |
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92 | Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042) |
| Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais | |
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Público | |
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18 | Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042) |
| Ensino: Sistemas Acadêmicos | |
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|
Público | |
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512 | Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042) (Ver chamado 1042) |
| Gestão da Informação: Gestão Documental | |
|
|
Público | |
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396 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem | |
|
|
Público | |
|
3 | Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho. |
| Inovação: Bolsas e Auxílios | |
|
|
Público | |
|
4 | Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP. Ainda pendente de definição (Chamado Central IFSP Digital # 719) |
| Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
147 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
315 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Prestação de Serviços | |
|
|
Público | |
|
89 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos) | |
|
|
Público | |
|
11.986 | (CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.868 estão vazios.) |
| Total de Processos a serem Migrados | 1.107 | |||||||
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 10 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,32 | 1 | 10,00 | 2 | 0,63 | 89 | 8,04 |
| PRA | 75 | 24,35 | 2 | 20,00 | 77 | 24,21 | 0 | 0,00 |
| PRD | 130 | 41,02 | 3 | 30,00 | 133 | 41,82 | 396 | 35,77 |
| PRE | 49 | 16,23 | 3 | 30,00 | 52 | 16,67 | 622 | 56,19 |
| PRP | 8 | 2,60 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
| PRX | 7 | 2,27 | 0 | 0,00 | 7 | 2,20 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,01 | 1 | 10,00 | 38 | 11,95 | 0 | 0,00 |
| Total | 307 | 96,86 | 10 | 3,14 | 317 | 100,00 | 1.107 | 100,00 |
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:
- Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
- Inovação: Bolsas e Auxílios
- Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
- Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
| PRD |
Quantidade e Processos - Ativo |
Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,54 | 3 | 100,00 | 5 | 3,76 |
| DGP | 126 | 96,92 | 0 | - | 126 | 94,74 |
| DTI | 2 | 1,54 | 0 | - | 2 | 1,50 |
| Total | 130 | 97,74 | 3 | 2,26 | 133 | 100,00 |
Posição de 31/08/2024
|
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil |
| 18/07/2024 | 439,3mil | 317 | 305 | 12 | 12 | 15,8mil |
| 31/08/2024 | 450,9mil | 318 | 307 | 11 | 11 | 2,0mil |
Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas
|
Nome
|
Privado?
|
Restrito?
|
Público?
|
Nível de Acesso Padrão
|
Ativo
|
Exibir Filtro na Consulta Pública
|
Qtde de Processos
|
Ações a serem executadas
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ensino: Documentos e Relatórios | |
|
|
Público | |
|
1117 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais | |
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|
Público | |
|
18 | (PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042) |
| Ensino: Sistemas Acadêmicos | |
|
|
Público | |
|
492 | (PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042) |
| Gestão da Informação: Gestão Documental | |
|
|
Público | |
|
396 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem | |
|
|
Público | |
|
3 | Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho. |
| Inovação: Bolsas e Auxílios | |
|
|
Público | |
|
3 | Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP. Ainda pendente de definição (Chamado Central IFSP Digital # 719) |
| Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
147 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
315 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração. |
| Prestação de Serviços | |
|
|
Público | |
|
89 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos) | |
|
|
Público | |
|
11.986 | (CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.868 estão vazios.) |
| Total de Processos a serem Migrados | 2112 | |||||||
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 10 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,32 | 1 | 10,00 | 2 | 0,63 | 89 | 4,21 |
| PRA | 75 | 24,35 | 2 | 20,00 | 77 | 24,21 | 0 | 0,00 |
| PRD | 130 | 42,21 | 3 | 30,00 | 133 | 41,82 | 396 | 18,75 |
| PRE | 50 | 16,23 | 3 | 30,00 | 53 | 16,67 | 1627 | 77,04 |
| PRP | 8 | 2,60 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
| PRX | 7 | 2,27 | 0 | 0,00 | 7 | 2,20 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,01 | 1 | 10,00 | 38 | 11,95 | 0 | 0,00 |
| Total | 308 | 96,86 | 10 | 3,14 | 318 | 100,00 | 2112 | 100,00 |
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:
- Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
- Inovação: Bolsas e Auxílios
- Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
- Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
| PRD |
Quantidade e Processos - Ativo |
Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,54 | 3 | 100,00 | 5 | 3,76 |
| DGP | 126 | 96,92 | 0 | - | 126 | 94,74 |
| DTI | 2 | 1,54 | 0 | - | 2 | 1,50 |
| Total | 130 | 97,74 | 3 | 2,26 | 133 | 100,00 |
Posição em 18/07/2024
|
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil |
| 18/07/2024 | 439,3mil | 317 | 305 | 12 | 12 | 15,8mil |
Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas
|
Nome
|
Privado?
|
Restrito?
|
Público?
|
Nível de Acesso Padrão
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Ativo
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Exibir Filtro na Consulta Pública
|
Qtde de Processos
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Ações a serem executadas
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ensino: Documentos e Relatórios | |
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|
Público | |
|
15.013 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Ensino: Outros | |
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|
Público | |
|
351 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais | |
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|
Público | |
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18 | (PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042) |
| Ensino: Sistemas Acadêmicos | |
|
|
Público | |
|
492 | (PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042) |
| Extensão: Bolsas e Auxílios | |
|
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Público | |
|
0 | Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRX |
| Gestão da Informação: Gestão Documental | |
|
|
Público | |
|
396 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem | |
|
|
Público | |
|
3 | Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho. |
| Inovação: Bolsas e Auxílios | |
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Público | |
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0 | Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP |
| Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
147 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. |
| Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93 | |
|
|
Público | |
|
315 | Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. |
| Prestação de Serviços | |
|
|
Público | |
|
89 | Migrar os processos para Tipos mais específicos |
| Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos) | |
|
|
Público | |
|
11.972 | (CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.878 estão vazios.) |
| Total de Processos a serem Migrados | 15.849 | |||||||
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 12 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,33 | 1 | 8,33 | 2 | 0,63 | 89 | 0,56 |
| PRA | 75 | 24,59 | 2 | 16,67 | 77 | 24,29 | 0 | 0,00 |
| PRD | 128 | 41,97 | 3 | 25,00 | 131 | 41,32 | 396 | 2,50 |
| PRE | 50 | 16,39 | 4 | 33,33 | 54 | 17,03 | 15.364 | 96,94 |
| PRP | 8 | 2,62 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
| PRX | 6 | 1,97 | 1 | 8,33 | 7 | 2,21 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,13 | 1 | 8,33 | 38 | 11,99 | 0 | 0,00 |
| Total | 305 | 96,21 | 12 | 3,79 | 317 | 100,00 | 15.849 | 100,00 |
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:
- Extensão: Bolsas e Auxílios
- Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
- Inovação: Bolsas e Auxílios
- Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
- Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
| PRD |
Quantidade e Processos - Ativo? |
Total |
% |
|||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,56 | 3 | 100,00 | 5 | 56,85 |
| DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 3 | 56,16 | 131 | 100,00 |
|
|
|
Posição em 01/05/2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Resultado das Ações
Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024
|
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap
|
Qtd Tipos Eliminados do Suap
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil | 154 | 0 |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil | 80 | 69 |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil | 81 | 6 |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil | 1 | 89 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,33 | 1 | 9,09 | 2 | 0,63 | 89 | 0,26 |
| PRA | 78 | 25,49 | 2 | 18,18 | 80 | 25,24 | 0 | 0,00 |
| PRD | 128 | 41,83 | 4 | 36,36 | 132 | 41,64 | 396 | 1,14 |
| PRE | 48 | 15,69 | 4 | 36,36 | 52 | 16,40 | 34.376 | 98,61 |
| PRP | 8 | 2,61 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
| PRX | 6 | 1,96 | 0 | 0,00 | 6 | 1,89 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,09 | 0 | 0,00 | 37 | 11,67 | 0 | 0,00 |
| Total | 306 | 96,53 | 11 | 3,47 | 317 | 100,00 | 34.861 | 100,00 |
Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4).
| Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,56 | 4 | 100,00 | 6 | 56,85 |
| Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 4 | 56,16 | 132 | 100,00 |
Posição em 01/04/2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Resultado das Ações
Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024
|
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap
|
Qtd Tipos Eliminados do Suap
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil | 154 | 0 |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil | 80 | 69 |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil | 81 | 6 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.
Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.
No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,34 | 1 | 1,01 | 2 | 0,51 | 90 | 0,22 |
| PRA | 78 | 26,35 | 11 | 11,11 | 89 | 22,53 | 4.101 | 10,02 |
| PRD | 128 | 43,24 | 84 | 84,85 | 212 | 53,67 | 3.099 | 7,57 |
| PRE | 41 | 13,85 | 3 | 3,03 | 44 | 11,14 | 33.628 | 82,18 |
| PRP | 8 | 2,70 | 0 | 0,00 | 8 | 2,03 | 0 | 0,00 |
| PRX | 5 | 1,69 | 0 | 0,00 | 5 | 1,27 | 0 | 0,00 |
| RET | 35 | 11,82 | 0 | 0,00 | 35 | 8,86 | 0 | 0,00 |
| Total | 296 | 74,94 | 99 | 25,06 | 395 | 100,00 | 40.918 | 100,00 |
Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84).
| Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,56 | 84 | 100,00 | 86 | 56,85 |
| Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 84 | 56,16 | 212 | 100,00 |
Posição em 01/03/2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Evolução das Ações
Fonte: Suap
|
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 |
22 |
26,2mil | 154 |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 |
23 |
42,6mil | 80 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.
Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,34 | 1 | 0,96 | 2 | 0,50 | 90 | 0,21 |
| PRA | 78 | 26,26 | 13 | 12,50 | 91 | 22,69 | 5.746 | 13,48 |
| PRD | 129 | 43,43 | 87 | 83,65 | 216 | 53,87 | 3.153 | 7,40 |
| PRE | 41 | 13,80 | 3 | 2,88 | 44 | 10,97 | 33.627 | 78,91 |
| PRP | 8 | 2,69 | 0 | 0,00 | 8 | 2,00 | 0 | 0,00 |
| PRX | 5 | 1,68 | 0 | 0,00 | 5 | 1,25 | 0 | 0,00 |
| RET | 35 | 11,78 | 0 | 0,00 | 35 | 8,73 | 0 | 0,00 |
| Total | 297 | 74,06 | 104 | 25,94 | 401 | 100 | 42.616 | 100 |
Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.
| PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,55 | 87 | 100,00 | 89 | 41,20 |
| Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 125 | 96,90 | 0 | 0,00 | 125 | 57,87 |
| Diretoria de ecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,55 | 0 | 0,00 | 2 | 0,93 |
| Total | 129 | 59,72 | 87 | 40,28 | 216 | 100,00 |
Posição em 01/02/2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Situação até 31/01/2024
Fonte: Suap
|
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 |
22 |
26,2mil | 154 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados | |||
| Sim | % | Não | % | ||||
| IFSP | 2 | 0.67 | 0 | 0.00 | 2 | 0.43 | 0 |
| PRA | 78 | 26.09 | 13 | 7.60 | 91 | 19.36 | 5.193 |
| PRD | 128 | 42.81 | 157 | 91.81 | 285 | 60.64 | 3.156 |
| PRE | 43 | 14.38 | 1 | 0.58 | 44 | 9.36 | 17.854 |
| PRP | 8 | 2.68 | 0 | 0.00 | 8 | 1.70 | 0 |
| PRX | 5 | 1.67 | 0 | 0.00 | 5 | 1.06 | 0 |
| RET | 35 | 11.71 | 0 | 0.00 | 35 | 7.45 | 0 |
| Total | 299 | 63,62 | 171 | 36,38 | 470 | 100.00 | 26.203 |
Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão.
| PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,56 | 157 | 100,00 | 159 | 56,85 |
| DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 157 | 56,16 | 285 | 100,00 |
Posição em 01/01/2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Situação até 31/12/2023
Fonte: Suap
|
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
| 31/12/2023 | 393.4 mil | 470 | 294 | 176 | 22 | 27,5 mil | 154 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| IFSP | 4 | 1,36 | 0 | 0,00 | 4 | 0,85 |
| PRA | 78 | 26,53 | 11 | 6,25 | 89 | 18,94 |
| PRD | 128 | 43,54 | 164 | 93,18 | 292 | 62,13 |
| PRE | 38 | 12,93 | 1 | 0,57 | 39 | 8,30 |
| PRP | 8 | 2,72 | 0 | 0,00 | 8 | 1,70 |
| PRX | 4 | 1,36 | 0 | 0,00 | 4 | 0,85 |
| RET | 34 | 11,56 | 0 | 0,00 | 34 | 7,23 |
| Total | 294 | 62,55 | 176 | 37,45 | 470 | 100,00 |
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 294 estão ativos no Suap e para 196 (66,67%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:
| Cerca de 27,5 mil processo, que correspondem aos 22 tipos inativos, estão assim distribuídos por área gestora: |
|
Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão.
| PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| DDI | 2 | 1,56 | 164 | 100,00 | 166 | 56,85 |
| DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 164 | 56,16 | 292 | 100,00 |
Posição em 01/12/2023
Escrito por Regiani / Projeto Desenvolvido por: Regiani A Silva e Janaína Zaffani / Colaboração: Suzana Mayumi Chardulo / Supervisão: Antonio A Palladino - EP
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos, porém 146 tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas e viraram tipo "Reserva", que faz parte dos tipos inativos no sistema e que pode ser utilizado para criação de novos tipo. Portanto, dentro dos 324 tipos (ativos e não ativos), existem cerca de 386 mil processos eletrônicos autuados desde março/2018 (início da autuação de processos por meio eletrônico (Suap) pelo IFSP) até 29/11/2023.
|
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Tipos de Processos
|
Total de Tipos Inativos com Processos
|
Total de Tipos de Processos Reserva (*)
|
| Junho/2023 | 350mil | 461 | 58 | 118 |
| 16/08/2023 | 366mil | 461 | 42 | 115 |
| 15/10/2023 | 378mil | 470 | 53 | 122 |
| 29/11/2023 | 386mil | 470 | 30 | 146 |
(*) Os processos classificados no tipo "Reserva" já foram migrados para tipologias mais adequadas.
Dentro dos 30 tipos inativos, existem classificados cerca de 28 mil processos para os quais o EP vem providenciando a reclassificação para os tipos ativos.
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Representação Gráfica do Projeto
Posição Suap 29/11/2023
Do total de 294 Tipos de Processos ativos no Suap, para 199 (67,69%) já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:
O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.
Ressalte-se que 37,45% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 146 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e que tiveram seus processos migrados, estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras. Ainda restam cerca de 28 mil processos a serem migrados, que correspondem aos 30 tipos inativados, distribuídos nas áreas gestoras, conforme gráfico abaixo:
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 61,28% (288), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 90,91% (160). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (146) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:
Posição em 18/10/2023
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Registro da Evolução do Projeto
Posição Suap 15/10/2023
Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:
O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.
Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:
Posição em 13/06/2023
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos, sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
| Gestora | Ativo no Suap | Total Geral | % | |
| Não | Sim | |||
| CGPD - | 1 | 1 | 0,2% | |
| COET | 2 | 2 | 0,4% | |
| COMUNICAÇÃO | 3 | 3 | 0,7% | |
| CONSUP | 2 | 2 | 0,4% | |
| COPAD | 2 | 2 | 0,4% | |
| GABINETE | 3 | 7 | 10 | 2,2% |
| IFSP (*) | 12 | 2 | 14 | 3,0% |
| INOVA | 5 | 5 | 1,1% | |
| PRA | 16 | 98 | 114 | 24,7% |
| PRD | 122 | 129 | 251 | 54,4% |
| PRE | 4 | 38 | 42 | 9,1% |
| PRF | 1 | 1 | 0,2% | |
| PRP | 8 | 8 | 1,7% | |
| PRX | 2 | 2 | 0,4% | |
| UADIN | 4 | 4 | 0,9% | |
| Total Geral | 157 | 304 | 461 | 100,0% |
(*) Falta identificar a área gestora.
Posição Suap 10/07/2023
Quantidade de processos eletrônicos autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade de cada área gestora da Reitoria - desde 2018 (implantação do Processo Eletrônico no Suap):
| Gestora | Ano | Total Geral | % | |||||
| 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |||
| COET | 17 | 24 | 10 | 19 | 9 | 6 | 85 | 0,02 |
| COMUNICAÇÃO | 651 | 831 | 202 | 30 | 103 | 49 | 1.866 | 0,53 |
| CONSUP | 0 | 0 | 0 | 0 | 12 | 23 | 35 | 0,01 |
| COPAD | 1.103 | 1.480 | 775 | 626 | 772 | 250 | 5.006 | 1,42 |
| GABINETE | 187 | 145 | 101 | 250 | 375 | 243 | 1.301 | 0,37 |
| IFSP | 2.268 | 3.812 | 1.453 | 1.291 | 3.265 | 666 | 12.755 | 3,61 |
| INOVA | 0 | 0 | 0 | 0 | 23 | 22 | 45 | 0,01 |
| LGPD | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 3 | 4 | 0,00 |
| PRA | 6.104 | 14.070 | 13.383 | 13.968 | 19.477 | 9.668 | 76.670 | 21,69 |
| PRD | 21.442 | 36.900 | 22.838 | 22.314 | 35.593 | 19.842 | 158.929 | 44,95 |
| PRE | 2.131 | 9.945 | 14.337 | 24.654 | 30.860 | 13.575 | 95.502 | 27,01 |
| PRF | 0 | 0 | 0 | 0 | 42 | 148 | 190 | 0,05 |
| PRP | 0 | 0 | 0 | 38 | 633 | 261 | 932 | 0,26 |
| PRX | 4 | 4 | 3 | 30 | 33 | 46 | 120 | 0,03 |
| UADIN | 24 | 9 | 10 | 18 | 32 | 25 | 118 | 0,03 |
| Total Geral | 33.931 | 67.220 | 53.112 | 63.238 | 91.230 | 44.827 | 353.558 | 100,00 |
Posição Suap 06/07/2023
Destaque:Quantidade de Processos Eletrônicos Autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PRD:
| Diretorias da PRD | Ano | Total Geral | % | |||||
| 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |||
| Diretoria de Gestão de Pessoas DGP-PRD | 21.422 | 36.883 | 22.713 | 22.173 | 35.546 | 19.809 | 158.546 | 99,76 |
| Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI-PRD | 7 | 12 | 24 | 13 | 21 | 14 | 91 | 0,06 |
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional – DDI-PRD | 13 | 5 | 101 | 128 | 26 | 19 | 292 | 0,18 |
| Total Geral | 21.442 | 36.900 | 22.838 | 22.314 | 35.593 | 19.842 | 158.929 | 100,00 |
Posição Suap 06/07/2023
Diversos Levantamentos:
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Registro da Evolução do Projeto
Posição Suap 16/08/2023
Do total de 285 Tipos de Processos ativos no Suap, para 49,47% já foram atribuídas as classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:
O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP, distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.
Ressalte-se que cerca de 38% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 118 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
Do total de tipos de processos do IFSP (461), a PRD responde por 57,27% (264), sendo que dos ativos são 45,26% (129) e dos inativos 76,70% (135). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (115) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Evolução das Ações
Fonte: Suap
|
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 |
22 |
26,2mil | 154 |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 |
23 |
42,6mil | 80 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. | |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.
Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,34 | 1 | 0,96 | 2 | 0,50 | 90 | 0,21 |
| PRA | 78 | 26,26 | 13 | 12,50 | 91 | 22,69 | 5.746 | 13,48 |
| PRD | 129 | 43,43 | 87 | 83,65 | 216 | 53,87 | 3.153 | 7,40 |
| PRE | 41 | 13,80 | 3 | 2,88 | 44 | 10,97 | 33.627 | 78,91 |
| PRP | 8 | 2,69 | 0 | 0,00 | 8 | 2,00 | 0 | 0,00 |
| PRX | 5 | 1,68 | 0 | 0,00 | 5 | 1,25 | 0 | 0,00 |
| RET | 35 | 11,78 | 0 | 0,00 | 35 | 8,73 | 0 | 0,00 |
| Total | 297 | 74,06 | 104 | 25,94 | 401 | 100 | 42.616 | 100 |
Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
|
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.
| PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,55 | 87 | 100,00 | 89 | 41,20 |
| Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 125 | 96,90 | 0 | 0,00 | 125 | 57,87 |
| Diretoria de ecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,55 | 0 | 0,00 | 2 | 0,93 |
| Total | 129 | 59,72 | 87 | 40,28 | 216 | 100,00 |
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Registro da Evolução do Projeto
Posição Suap 15/10/2023
Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:
O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.
Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: