# 9. Vinculando Documentos

> ##### Para que serve a função **"Vincular Documentos"**?

Esta funcionalidade serve para associar dois ou mais documentos eletrônicos no Suap. O vínculo entre documentos permite duas situações: **ADITIVAR** ou **REVOGAR**.

#####  **1. Exemplos de situações em que o vínculo pode ser utilizado:**

a) Aditivo de Contrato;  
b) Revogação de Portarias e Normas;   
c) Aditivo a um Documento para esclarecer situações, do tipo:

- justificativa de um membro de comissão por não ter assinado uma ata;
- erratas;
- anexos; etc.

#####  **2. Premissas:**

a) Os documentos a serem vinculados devem **ter a sua origem dentro do Suap – Documentos Eletrônicos**. Portanto, documentos que foram feitos externamente ao sistema e inseridos na plataforma por "*upload"* não permitem esta condição;

b) Os documentos devem **estar assinados** e **finalizados** no Suap.

c) O interessado em efetuar o vínculo deve **ter acesso a ambos os documentos**.

d) A função **deve ser acionada a partir do documento eletrônico que irá Aditivar/aditar;** **ou Revogar o documento principal.**

##### **3. Passo-a-passo:**

##### **3.1. Exemplo de uma situação para o uso da Função: *Vincular Documento*:**

<details id="bkmrk-situa%C3%A7%C3%A3o%3Aum-document"><summary>Situação: (clicar na seta para abrir o texto)</summary>

Um documento eletrônico Tipo Ata, que teve recusa de assinatura por um membro. O membro que não quis assinar a ata deseja fazer uma justificativa e irá utilizar um Modelo de Documento Eletrônico do Tipo Ofício. Portanto, neste exemplo, uma Ata e um Ofício serão vinculados.

</details>##### **3.1.1. Documento Eletrônico que aditará a Ata:**

Neste caso, é um documento do **Tipo: Ofício** e o **Modelo: IFSP: EXPEDIENTE – OFÍCIO – USO GERAL**

**Figura 1 – Ofício de Justificativa**

[![image-1657389184596.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657389184596.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657389184596.png)

##### **3.1.2. Documento Eletrônico que será aditado pelo Ofício**

Neste caso, é um documento do **Tipo: Ata para Comissão** e o **Modelo: ATA - MODELO ESPECÍFICO PARA COMISSÃO**

**Figura 2 – ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP- Ata da 16ª Reunião NGPID**

[![image-1657390016979.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657390016979.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657390016979.png)[![image-1657390214931.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657390214931.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657390214931.png)

#####   


##### **3.1.3. Localizando o Ofício de Justificativa no Suap**

**3.1.3.1. Pelo sininho de notificações;**

a) **Clicar** no sininho. Será aberta uma pequena janela com a lista das notificações.

b) **Clicar** sobre a notificação referente ao documento compartilhado. Será aberta uma nova janela com os dados de quem compartilhou e os dados do documento, conforme figura 3.1.

**Figura 3 - Sininho de Notificações do Suap**

[![image-1657392675256.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657392675256.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657392675256.png)

**Figura 3.1 - Conteúdo da Notificação**

[![image-1657394047176.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657394047176.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657394047176.png)

**3.1.3.2. Pelo e-mail encaminhado pelo Suap:**

**Figura 4 - E-mail de Notificação do Suap**

[![image-1657396814635.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657396814635.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657396814635.png)

**3.1.3.3. Pela busca na opção "Documentos de Texto"**

Também, pelo número do documento atribuído pelo Suap, na tela de **Documentos de Texto,** substitua no campo “**Agrupamento**” a opção de “**Meus Documentos**” pela opção "**Compartilhados comigo**" ou mesmo a opção “**Todos**”, informando na caixa “**Texto**” o respectivo número do documento, informado pelo membro. Localizado o documento, **clicar na lupa**.

**Figura 5 – Localizando o Ofício de Justificativa**

[![image-1657400412037.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657400412037.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657400412037.png)

**Figura 6 – Visualização do Documento de Justificativa, após clicar na lupa**

[![image-1657399833248.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657399833248.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657399833248.png)

##### **3.1.4. Vinculando o Documento:**

**3.1.4.1.** **Clicar** no botão: **"Vincular Documento"**, abre-se a tela, conforme figura a seguir:

**Figura 7 – Visualização da opção “Vincular Documento”**

[![image-1657401985577.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657401985577.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657401985577.png)

<details id="bkmrk-observa%C3%A7%C3%A3o%3A-%28clicar-"><summary>Observação: (Clicar na seta para visualizar o conteúdo)</summary>

[![image-1657402332334.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657402332334.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657402332334.png)O sistema informa na caixa “**Documento texto base**” a identificação do documento de justificativa, no caso o ofício.

</details>**3.1.4.2.** Escolher o **Tipo de Vínculo**. Neste exemplo será a opção: **“é um aditivo do(a)”**

**Figura 8 – Escolhendo o Tipo de Vínculo**

[![image-1657402741788.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657402741788.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657402741788.png)

**Figura 8.1 – Opção fixada na caixa: “Tipo de Vínculo”**

[![image-1657406163867.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657406163867.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657406163867.png)

**3.1.4.3.** Escolher o **"Documento Alvo",** no nosso exemplo, a **ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP.**

**Figura 9 – Escolhendo o “Documento Alvo”**

[![image-1657406447264.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657406447264.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657406447264.png)

**Figura 9.1 – Opção fixada na caixa: “Documento Alvo”**

[![image-1657406773336.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657406773336.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657406773336.png)

**3.1.4.4. Clicar** em "**Salvar**".

##### **3.1.5.** **Efetivação do Vínculo.**

Do lado direito da tela, no item **"Documentos Vinculados"** aparece a informação do documento que foi **aditivado ou revogado.**

**Figura 10 – Vínculo Realizado**

[![image-1657407151697.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657407151697.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657407151697.png)

**Figura 10.1 – Destaque do item:** "**Documentos Vinculados"**

[![image-1657407660141.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657407660141.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657407660141.png)

##### **3.1.6. Acessando a Ata a partir da Mensagem de Vínculo Atribuída ao Ofício**

**Figura 11 – Link para o documento Ata (aditivado) a partir do Ofício**

[![image-1657408232148.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657408232148.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657408232148.png)

**Figura 11.1 - Acessando o Documento Ata a partir do link informado no campo “Documentos Vinculados” do Ofício.**

[![image-1657408653613.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/scaled-1680-/image-1657408653613.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657408653613.png)

#### **Atenção:** As informações de vínculos não são impressas nos documentos envolvidos, quando gerados em PDF. Somente são visualizadas dentro da plataforma Suap.

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*Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)*  
*Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD)*  
*IFSP/CEPR-PRD - Versão 02 - julho/2022*