15. Buscando um Documento Eletrônico no Suap

Existem alguns caminhos para executar a busca de um documento eletrônico no Suap:
1. Pelo Dashboard de Documentos Eletrônicos: 

a) Na lupa digitar "Dash" e clicar sobre a Dashboard em Documentos Eletrônicos

Figura - 1

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b) Clicar em "Todos os Documentos Eletrônicos"

Figura - 2

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c) Inserir no campo "Texto" do FILTRO, a informação do identificador do documento, por exemplo: COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP:

Figura - 3

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d) Clicar no botão "Filtrar"

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e) Na janela que se abre, o sistema mostra o documento encontrado a partir da informação inserida no campo "Texto" do filtro:

Figura - 4image.png

Quando não souber qual o identificador do documento, você pode executar a busca, informando nos campos do filtro as informações que você conhece sobre o documento. 

No exemplo abaixo, foi inserido no campo "Tipo:" o tipo de documento (no caso Comunicado) e parte do assunto (Proteção de Dados) no campo "Texto". E o sistema trouxe uma lista com 3 comunicados que se enquadram nas informações do filtro:

Figura - 5

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2. Por Documentos Eletrônicos / Documentos

a) Clicar no Módulo: "DOCUMENTOS/PROCESSOS" em seguida nas opções: Documentos Eletrônicos e Documentos

Figura - 6

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b) Na janela que se abre "Documentos de Texto" execute a busca, de acordo com o orientado acima:

Figura - 7

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Na busca realizada em Documentos Eletrônicos / Documentos, serão exibidos todos os documentos que você criou, pois o campo 'Agrupamento' já está filtrado como 'Meus Documentos'

Figura - 8

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3. Se precisar realizar uma busca em todo o módulo de Documentos Eletrônicos, basta alterar a opção no campo 'Agrupamento:'. Para isso, clique em 'Todos' para selecionar essa opção, e em seguida, clique no botão 'Filtrar'.

Figura - 9

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4. Em toda busca realizada no módulo de Documentos Eletrônicos do Suap, inclusive pelo Dashboard de Documentos, você pode utilizar os seguintes campos de filtragem para refinar os resultados e localizar documentos com mais precisão:
4.1. Texto:

Insira uma palavra-chave ou termo específico relacionado ao documento.

4.2. Agrupamento:
4.3. Campus Dono: 

Escolha o campus onde o documento foi criado.

4.4. Setor Dono:

Filtre pelo setor onde o documento foi criado.

4.5. Tipo: 

Selecione o tipo de documento, como ofício, memorando, entre outros.

4.6. Nível de Acesso:
4.7. Situação:

Após selecionar os filtros desejados, clique no botão 'Filtrar' para aplicar os critérios e visualizar os documentos que atendem às suas necessidades.

5. Como visualizar facilmente os documentos eletrônicos que necessitam de alguma ação minha?

Para visualizar facilmente os documentos eletrônicos que requerem alguma ação da sua parte no sistema Suap, siga estes passos:

5.1. Acesse o Dashboard de Documentos Eletrônicos:
5.2. Identifique as seções relevantes:
5.3. Revise os contadores:

Figura - 10

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Elaborado por Regiani A Silva - CGI-DDI-PRD
Em 20/08/2024

Revision #17
Created 19 August 2024 16:41:31 by Regiani Aparecida da Silva
Updated 20 August 2024 14:33:23 by Regiani Aparecida da Silva