Documento Eletrônico no Suap - Criação e Outras Ações Tutoriais a respeito da criação e outras ações sobre documento eletrônico no Suap. 1. Visão Geral Premissas: 1. Usuário com perfil para operar documentos eletrônicos no Suap Para criar um documento eletrônico no Suap, o usuário precisa possuir em seu perfil a permissão para operar documentos eletrônicos. Essa permissão é atribuída pelo servidor com poder de chefe. Clicar sobre a figura para melhor visualização Figura 1 2. Existir no Suap o Modelo de Documento Eletrônico que atenda a necessidade do usuário Para criar um  Documento Eletrônico , o usuário precisa escolher um dos Modelos de Documento Eletrônico existente na base do Suap.      Esquema para a emissão do Documento Eletrônico no Suap : Elaborado em agosto/2021, por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Atualizado em: 21/07/2023 Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD) 2. Adicionando Documento Eletrônico 2.1 Acessar o Sistema Suap - Módulo: DOCUMENTOS/PROCESSOS a) Clicar em: DOCUMENTOS/PROCESSOS Documentos Eletrônicos Documentos - abre-se a tela Documentos de Texto Botão Verde " Adicionar Documento de Texto " Figura - 1 2.2 Preencher os Dados Básicos do Documento Eletrônico - Figuras 2 a 20 a) Seguir o esquema abaixo correspondente às Figuras 3 à 20: Figura - 2 Desde abril de 2025, a escolha do tipo de documento deixou de ser obrigatória. Esse campo passou a ser preenchido automaticamente, conforme o modelo de documento selecionado pelo usuário. Figura - 3 - Adicionar Documento de  Texto Figura - 4 - Clicar no campo "Tipo de Documento" e escolher o tipo que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico Para visualizar todos os tipos de documentos disponíveis, basta rolar a lista suspensa e selecionar o tipo desejado. Figura - 5 - Neste exemplo, escolhemos o tipo "Ata" - clicar sobre o Tipo: Figura - 6 - Tipo "Ata" fixado no campo "TIPO DE DOCUMENTO": Figura - 7 - Clicar no campo "Modelo" e escolher aquele que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico Para visualizar todos os modelos de documentos disponíveis, basta rolar a lista suspensa e selecionar o tipo desejado. Para o exemplo só aparecerão os modelos que são do tipo "Ata" Figura - 8 - Neste exemplo, escolhemos o modelo "ATA - PARA USO GERAL" - clicar sobre ele: Figura - 9 - Modelo "ATA - PARA USO GERAL" fixado no campo "Modelo": Figura - 10 - Clicar no campo "Nível de Acesso" e escolher o nível que será atribuído ao Documento Eletrônico. No nosso exemplo, o nível de acesso padrão é "Público" e será alterado para "Restrito": Existem 3 (três) níveis de acesso: SIGILOSO, RESTRITO e PÚBLICO . No campo já vem automático o nível de acesso padrão atribuído ao modelo (no nosso exemplo, o nível de acesso padrão está Público). Porém, dependendo do modelo de documento, as outras duas opções de nível de acesso poderão estar disponíveis para alteração pelo usuário.  Para os níveis de acesso Sigiloso e Restrito , é obrigatória a informação da hipótese legal . A partir de julho/2022 , a Coordenadoria do Escritório de Processos - IFSP Digital (CEPR-PRD), atribuiu para todos os modelos de documentos eletrônicos, que apresentam dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis o nível de acesso RESTRITO . Para os modelos que apresentavam nível de acesso sigiloso como padrão, essa condição foi mantida. Esta ação visou atender ao que esclarece a Notificação publicada no Suap em 15/07/2022 , conforme segue: [SUAP] Notificação: Alteração do nível de acesso de todos os modelos de documentos eletrônicos para atendimento à LGPD Prezados operadores de documentos e processos eletrônicos, Considerando o comunicado 03/2022 NGPID, de 30/06/2022, informamos que a partir do dia 18/07/2022, a equipe do IFSP Digital da Coordenadoria Escritório de Processos – CEPR/PRD irá alterar o nível de acesso de todos os modelos de documentos eletrônicos, que contenham dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis, de PÚBLICO para exclusivamente RESTRITO. Os modelos de documentos eletrônicos com nível de acesso “SIGILOSO”, não terão permissão de alteração para “PÚBLICO”. Trata-se de medida de segurança para evitar danos futuros aos titulares dos dados pessoais, pois a partir do dia 01/08/2022, inicia-se os procedimentos para liberação de consulta pública dos processos eletrônicos públicos a qualquer pessoa externa ao IFSP. Porém, caso o responsável pela criação/alteração do modelo de documento eletrônico (*) necessite retornar o nível de acesso para PÚBLICO, deverá abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, no SUAP, para a adequação do respectivo modelo de documento, solicitando a inclusão das máscaras de pseudoanonimização nos locais onde existam dados pessoais e dados pessoais sensíveis. (*) Ex. A DGP-Reitoria é a responsável pela criação/alteração de todos os modelos das rotinas de pessoal. Entretanto, tal medida de segurança possui limitações quando se trata de modelos de documentos em branco, cujo conteúdo é elaborado de acordo com a necessidade do operador, como por exemplo os tipos de documentos: ofício, portaria, ata, comunicado. etc.; e documentos externos PDF que são inseridos nos processos. Nestes casos, caberá ao operador de documentos e de processos eletrônicos realizar manualmente a devida classificação do nível de acesso para “RESTRITO”, quando for identificada a existência de dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis no modelo. Exemplos de dados pessoais e de dados pessoais sensíveis, que se constarem em documentos que irão compor processos eletrônicos públicos, deverão ter seu nível de acesso RESTRITO ou pseudoanonimizados/anonimizados, no âmbito do IFSP: DADOS PESSOAIS: Apelido, idade, documento de identidade em geral (*******-*), CPF (***.999.999-**) , n.º do Siape do servidor  (999****), endereço Residencial, endereço eletrônico (IP), placas de automóveis, perfil de compras, geolocalização, testemunhos de conexão (cookies), identificador de publicidade do telefone, dados médicos que permitem identificação, independente de como forem e aqueles usados para formação do perfil comportamental de uma pessoa natural, se identificada. DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Origem racial ou étnica; convicções religiosas; opiniões políticas; filiação a sindicatos ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político; dados referentes à saúde ou à vida sexual; e dados genéticos ou biométricos quando vinculados a uma pessoa natural. Material para consulta: O Comunicado 03/2022 NGPID está disponível no endereço eletrônico: https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/372432/ Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços do IFSP Digital - disponível no endereço eletrônico: https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-central-de-servicos-do-ifsp-digital-atende-somente-chamados-sobre-documentos-e-processos-eletronicos-suap/page/1-tutorial-abrindo-chamado-na-central-de-servicos-para-suporte-do-ifsp-digital Em caso de dúvidas sobre: a) Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis - abrir chamado no Suap, módulo: CENTRAL DE SERVIÇOS  |  PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS. b) Documentos e Processos Eletrônicos - abrir chamado  no Suap, módulo: CENTRAL DE SERVIÇOS  |  IFSP DIGITAL Atenciosamente, Equipe CEPR-IFSP Digital LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm  - Acessado em  31/07/2025 Figura 11 - Clicar no campo "Nível de Acesso" e escolher o nível desejado para o documento, no caso o "RESTRITO": Figura 12 - Nível de acesso "Restrito" fixado no campo "NÍVEL DE ACESSO": Figura - 13 -  O campo "Hipótese Legal" só se abrirá para as opções de nível de acesso "RESTRITO" e "SIGILOSO" Figura 14 - Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a escolha do nível de acesso, neste exemplo o "RESTRITO": Figura - 15 - Hipótese legal escolhida, fixada no campo "Hipótese Legal" Figura - 16 - O campo "Setor Dono" traz o(s) setor(es) do usuário logado. Caso ele esteja em apenas um setor, ele já virá informado no campo. Quando o usuário estiver em mais de um setor (Ex.: uma Comissão), este deverá se atentar para que seja escolhido o setor de origem do Documento Eletrônico: Figura - 17 - Fixando o setor escolhido no campo "Setor Dono" - No caso, será CEPR-PRD. Figura - 18 - O campo "Assunto" deve ser preenchido com informações sobre o objetivo da emissão do Documento Eletrônico. Este campo está limitado à 255 caracteres, mas atenção para não colocar no assunto dados pessoais ou dados sensíveis (LGPD) Figura - 19 - O campo "Classificações" já vem com os códigos de classificação atribuídos ao MODELO DE DOCUMENTO ELETRÔNICO (*) - esta atribuição é de responsabilidade da Coordenadoria da Gestão da Informação - CGI-DDI:  (*) CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS. Figura 20 - Clicar em   Salvar :    Antes de salvar, confira todos os dados informados em ADICIONAR DOCUMENTO DE TEXTO 2.3 Acessar o Documento Eletrônico para a sua elaboração - Figuras 21 a 24 a) Ao clicar em Salvar, o sistema abrirá a seguinte tela: Figura - 21 - Mensagem "Cadastro realizado com sucesso. Acesse o cadastro ." O sistema atribui ao documento uma numeração sequencial única (é a identidade do documento dentro do Suap) Figura - 22 - Clicar no botão " Editar": O botão "Editar" abre a possibilidade de ir ao Editor de Texto do Suap, clicando em "Texto" ou voltar aos dados básicos do documento, clicando na opção "Dados Básicos" Figura - 23 - Clicar na opção "Texto": Figura - 24 - Acessando o Editor de Texto para a digitação das informações a serem inseridas no documento eletrônico: Os modelos de documentos, criados de acordo com as especificações de formatação estabelecidas pelo IFSP Digital, apresentam em sua estrutura: cabeçalho; rodapé (nem todos); margens; tipo de fonte padrão e campos variáveis de preenchimento automático (campos identificados entre chaves duplas {{...}}). No modo Edição , o  visual do Documento de Texto se apresenta desconfigurado (texto e tabelas fora das margens). Porém, após sua finalização, automaticamente ele é gerado em PDF devidamente formatado. Ao acessar o Modo Editar Texto , cuidado para não digitar as informações/inserir tabelas fora da área entre as margens definidas.  Por limitações do Editor de Texto do SUAP, não há condições de atribuir numeração de páginas, assim como, repetir o cabeçalho em todas as páginas do documento. Desde 11/04/2025, o sistema passou a inserir automaticamente, no rodapé de todas as páginas do PDF gerado, a epígrafe do documento — com número, ano e sigla da unidade emitente — acompanhada da numeração sequencial de páginas. Essa melhoria estabelece um vínculo claro entre as páginas e o documento eletrônico ao qual pertencem, além de representar uma boa prática para reforçar a organização e a integridade formal do conteúdo 2.4 Preencher o Documento Eletrônico Figura - 25 - Clicar no botão para Maximizar o Corpo do Documento: Figura - 25.1 - Preencher o Documento Eletrônico: Figura - 25.2 - Documento Eletrônico preenchido: continua... continua... continua... continua... O documento aceita inserção de imagens. 2.5 Salvar o Documento Eletrônico Figura - 26 - - Clicar no botão para Minimizar o Corpo do Documento e acessar o Botão  Salvar e Visualizar : Figura - 27 - Visualização do Documento: Quando se salva o documento, saímos do modo Edição e acessamos o modo Visualização do Documento. Observe que ao Documento salvo, o sistema atribuiu uma numeração, neste exemplo, o DOCUMENTO é o 210520 .  Essa numeração é sequencial e abrange todos os tipos de Documento Eletrônicos criados na plataforma. Quando o Tipo de Documento possui a variável de Identificador, ao assinar o documento, a numeração que será atribuída é a sequencial para o Tipo de Documento/Modelo para área que está elaborando o documento . Na Figura 41 deste manual, você poderá verificar que este Documento 210520 receberá o identificador: ATA N.º 7/2021 - CEPR-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP, ou seja, é a sétima ata do ano de 2021 da Coordenadoria do Escritório de Processos. Observe que onde constavam as variáveis, ou seja, as informações entre chaves duplas {{ }} dentro do modo Edição, no modo Visualização aparecem os dados preenchidos. Neste exemplo, Edição : {{ instituicao_sigla }} - {{ unidade_nome }} : {{ setor_sigla }}-{{ unidade_sigla }} = Visualização : IFSP - Reitoria : CEPR-PRD-RET 2.6 Concluir o Documento Eletrônico: Figura - 28 - Clicar em Concluir o Documento Eletrônico: Figura - 29 - Na janela que se abre, clicar em    OK    : Figura - 30 - Documento Concluído Mesmo depois de concluído, caso tenha necessidade de inserir conteúdo, retirar conteúdo ou revisar, é só clicar no Botão "Retornar para Rascunho" e em "OK", que a opção Editar | Texto se abre novamente. 2.7 Checar a visualização das margens do documento Esta ação é opcional, mas é importante para garantir que o documento apresentará uma formatação harmônica entre o cabeçalho e o texto, respeitando as margens. Figura - 31 - Clicar em   Ações ↓ Figura - 32 - Clicar em   Imprimir em Carta Figura - 33 - Visualização do documento para impressão / exportação PDF: continua... continua... continua... continua... continua... O texto, as imagens e as tabelas inseridas no documento estão alinhados às margens do cabeçalho. 2.8 Assinar o documento Para voltar à Visualização do Documento , clicar sobre a seta à esquerda ← no canto superior esquerdo da tela, conforme indicado abaixo: Figura - 34 - Sair da visualização em PDF para voltar à área de elaboração do documento: Figura - 35 - Visualização do documento: Figura - 36 - Clicar em Assinar: Figura - 37 - Clicar em Com Senha: Figura - 38 - Tela de ASSINATURA DE DOCUMENTO: Figura - 39 - Clicar em Assinar Documento: Figura - 40 - Digitar a senha, ou se ela já estiver salva, clicar sobre o usuário para que a senha seja fixada no campo: Figura - 40.1 - Continua... Figura - 40.2 - Continua... Figura - 41 - Documento Assinado: Ao assinar o documento, o sistema atribui o identificador e o nº sequencial do documento. No exemplo abaixo, o Documento 210520 recebeu o identificador: ATA N.º 7/2021 - CEPR-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP Figura - 41.1 - Documento Assinado Eletronicamente: Figura - 42 - Clicar em Finalizar Documento: Caso o documento tenha que ser assinado por mais pessoas, não o finalize. Encaminhe primeiro para colher as assinaturas e somente após, você poderá finalizá-lo. Veja como no tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico 2.9. Finalizar um Documento Eletrônico Figura - 43 - Na janela que se abre, clicar em    OK    : Pronto! Documento finalizado com sucesso! Figura - 44 - Documento Finalizado ATENÇÃO: SOMENTE UM DOCUMENTO FINALIZADO PODE SER ANEXADO A UM PROCESSO. Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD) IFSP/CEPR-PRD - Versão 03 - setembro/2021 IFSP/CEPR-PRD - Versão 04 - setembro/2022 Atualizado por: Regiani A. Silva (CGI-DDI) - em 31/07/2025 CGI-DDI - Regiani A. Silva - agosto/2024 - atualizado o link para o tutorial Abertura de Chamado na Central de Serviços do IFSP-Digital. 3. Corrigindo a Formatação do Documento Eletrônico Como Corrigir a Formatação de um Documento Eletrônico Somente se consegue corrigir a formatação antes da assinatura do documento , porque depois de assinado não há mais como corrigir/inserir qualquer dado. Portanto, sempre faça a verificação visual em CONCLUIR/AÇÕES/IMPRIMIR/CARTA OU RETRATO . Essa visualização traz o documento em PDF e mostra os problemas de desconfiguração em relação às margens, fontes - tipos e tamanhos, problemas com tabelas, etc.  Os modelos de documentos, criados de acordo com as especificações de formatação estabelecidas pelo IFSP Digital, apresentam em sua estrutura: cabeçalho; rodapé (nem todos apresentam o rodapé); margens; tipo de fonte = Padrão e campos variáveis de preenchimento automático ( campos identificados entre chaves duplas - Ex.: {{ usuario_nome }} . No modo Edição , o  visual do Documento de Texto se apresenta desconfigurado (texto e tabelas fora das margens). Porém, após sua conclusão, automaticamente ele é gerado em PDF devidamente formatado. Mas, dependendo de como o usuário preencheu o documento  (muitas vezes são textos trazidos de fora - CTRL V) o documento pode perder toda a configuração atribuída ao Modelo. Ao acessar o Editar Texto , cuidado para não digitar as informações/inserir tabelas fora da área entre as margens definidas.  Veja como se comporta o Editor de Texto do Suap nas próximas 19 figuras que se seguem e como proceder para a restauração da formatação do Modelo em um Documento de Texto: Figura 1 - Visualização do Modo Edição na função: Adicionar Documento de Texto No exemplo é um Tipo de Documento = Ofício e o Modelo = IFSP: Expediente - Ofício - Uso Geral (o usuário ainda não adicionou conteúdo): As palavras destacadas em vermelho, dever ser informadas por digitação. O que está entre duas chaves, como já falado, na visualização do documento, aparecerá automaticamente o dado correspondente ao critério. No exemplo a seguir, será a data por extenso. Figura - 1 Figura 2 Para melhor entendimento, compare a partir desta figura todos os passos a seguir com a Figura 1 Visualização ao inserir o conteúdo por digitação (destaque em amarelo) - observe que foi preservada a formatação de margens e espaçamentos (ver a localização dos texto em relação à régua, comparado com a Figura 1), porém a fonte se alterou. Visualização ao inserir o texto referente a Olavo Bilac por colagem a partir da letra "i" de "Digite" (destaque em verde) - observe o que ocorreu! O texto foi para a linha de baixo perdendo as margens, o alinhamento e tipo e tamanho de fonte, porém a letra " D " permaneceu no alinhamento correto: Figura 3  Visualização de como fica o documento antes de efetuar as correções de formatação: Figura 4 Visualização em impressão PDF   Corrigindo a formatação: Colocando o texto destacado em verde dentro da formatação original do Modelo: Coloque o cursor encostado à letra D e pressione "DEL" - o primeiro parágrafo do texto que foi colado será  trazido para dentro das margens e recuos existentes no Modelo. Veja que o nome Olavo está alinhado ao vocativo, respeitando o avanço existente para o parágrafo, bem como, o alinhamento à margem direita. Figura 5  Ao final do parágrafo corrigido, pressione "ENTER"  e "DEL" e o segundo parágrafo será  trazido para a formatação das margens e recuos existentes no Modelo e assim sucessivamente: Figura 6 Alterando a cor da fonte para preta em todo documento: Selecione todo o texto e no  A da barra de configuração escolha a caixa com a cor preta e clique sobre ela: Figura 7 Figura 8 Figura 9 Figura 10 Removendo os destaques amarelo e verde do texto: Selecione todo o texto e no segundo A da barra de configuração escolha a caixa sem cor e clique sobre ela: Figura 11 Visual do documento em modo texto:  Figura 12 Uniformizando o tipo de fonte e o tamanho:  Tipo de Fonte : atribua o Tipo Padrão para todo o documento ; Tamanho de Fonte : Para textos fora de Tabela , conforme nosso exemplo, escolha o tamanho 22 Tamanho de Fonte : Para a frase: Documento assinado eletronicamente. =  conforme nosso exemplo, escolha o tamanho 14 e em itálico. Tamanho de Fonte : Para informações abaixo do nome de quem assina o documento (Ex.: Cargo; função; área, etc) , conforme nosso exemplo, escolha o tamanho 18 Figura 13 Figura 14 Documento no Modo Edição de Texto devidamente formatado. Figura 15 Salvando o documento - na barra de ferramentas, escolha o botão com o desenho do disquete e salve o documento: Figura 16 Abre-se a tela seguinte: Clicar no botão verde: Salvar e Visualizar Figura 16.1 Figura 17 Abre-se a tela de Visualização: Clicar no botão verde: Concluir Figura 18 Abre-se a tela de Visualização: Clicar no botão verde: Concluir. Abrirá uma janela com mensagem para você confirmar a ação: Clicar em  OK. Clicar no botão preto: Ações e escolher a opção: Imprimir em Carta. Figura 19 Abre-se a tela de Visualização do documento em PDF -  veja a diferença desta visualização em relação à Figura 4 (em termos de margens, tamanho e tipo de fonte) Após a conferência do conteúdo, estando tudo ok, é só assinar o documento/ou encaminhar para assinatura  e finalização. Por limitações do Editor de Texto do SUAP, não há condições de atribuir a numeração de páginas e quebra, para que o cabeçalho e o rodapé seja informado em todas as páginas do documento. Desde 11/04/2025, o sistema passou a inserir automaticamente, no rodapé de todas as páginas do PDF gerado, a epígrafe do documento — com número, ano e sigla da unidade emitente — acompanhada da numeração sequencial de páginas. Essa melhoria estabelece um vínculo claro entre as páginas e o documento eletrônico ao qual pertencem, além de representar uma boa prática para reforçar a organização e a integridade formal do conteúdo.  No caso do cabeçalho, entretanto, por questões de economia de espaço no servidor, decidiu-se mantê-lo apenas na primeira página do documento, não sendo replicado nas demais. Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD) IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - junho/2022 Atualizado por Regiani A. Silva (CGI-DDI) - Em 31/07/2025 4. Alterando o Nível de Acesso de um Documento 4.1. Acessar o Documento para o qual deseja alterar o nível de acesso A alteração do nível de acesso define quem poderá visualizar o conteúdo do documento no sistema — sendo possível classificá-lo como público , restrito ou sigiloso , conforme o grau de sensibilidade das informações envolvidas. Por questões de segurança e conformidade com a legislação vigente, essa alteração não está disponível para qualquer usuário em qualquer documento . De modo geral, o nível de acesso é definido no momento da criação do documento, e sua alteração posterior está sujeita a uma série de regras internas e restrições automatizadas , especialmente quando se trata de documentos que envolvem dados pessoais sensíveis . ⚠️ Importante: O funcionamento desse controle ainda está em fase de ajustes no sistema, podendo haver limitações operacionais ou comportamentos específicos conforme o tipo de documento. Por esse motivo, recomenda-se cautela ao alterar o nível de acesso e a leitura atenta das normativas aplicáveis, como: A PORTARIA NORMATIVA No 113/2024 - IFSP, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2024   A matéria “ Proteção de Dados Pessoais ” disponível na página institucional do IFSP, que apresenta a figura a seguir como referência para a avaliação dos critérios de enquadramento do documento no nível de acesso adequado.: Fonte: Matéria “ Proteção de Dados Pessoais ” – IFSP. Acessado em 31/07/2025. No exemplo a seguir, o documento é um Termo que está com o status de "cancelado" pelo usuário que o inseriu no Suap e possui o nível de acesso = Restrito. Clicar no Botão: "Ações" Figura - 1 Clicar em " Alterar Nível de Acesso ", abre-se a tela conforme figura 2 Figura - 2 No campo " Para: " escolha o novo nível de acesso desejado: Figura  - 3 No exemplo, alteraremos para " Sigiloso " Figura - 4 Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito , é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal" . Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento. Figura - 5 Figura - 5.1 Clicar sobre a hipótese legal escolhida: Figura - 5.2 Informar a Senha e clicar no botão " Enviar ": Figura - 6  Nível de acesso do documento alterado para Sigiloso. Figura - 7 Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD) IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022 Atualizado por Regiani A. da Silva - em 31/07/2025 5. Clonando um Documento Eletrônico Desde 02/06/2025, o sistema passou a impedir a clonagem de documentos vinculados a modelos (templates) que foram atualizados após a criação do documento original. Ou seja, só é possível clonar documentos cujo modelo esteja na mesma versão vigente no momento da tentativa de clonagem. Um documento eletrônico pode ser clonado independentemente de seu status — seja em rascunho, assinado, finalizado ou até mesmo cancelado — desde que respeitadas as regras de acesso e a compatibilidade com o modelo utilizado (desde 02/06/2025, o sistema só permite a clonagem de documentos cuja versão do modelo esteja atualizada em relação à última versão disponível na plataforma). Qualquer usuário pode clonar um documento, mesmo que não tenha sido o autor da criação, desde que o nível de acesso do documento seja público . No caso de documentos com nível de acesso restrito ou sigiloso , a clonagem só é permitida se o usuário for o próprio autor ou, **alternativamente, se o documento tiver sido criado em um setor ao qual o usuário tem vínculo e não estiver classificado como “É assunto pessoal” . No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso.  5.1. Acessar o documento a ser clonado: Figura - 1 5.2. Clicar no  botão "Ações" e clicar em "Clonar": O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado. Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico: Figura - 2 5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções: Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado. Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito: Figura  - 3 Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo: Figura - 3.1 Nível de Acesso fixado no campo: Figura - 3.2 5.4. Escolher a Hipótese Legal: Quando o nível de acesso for  Sigiloso ou Restrito , é obrigatório o preenchimento do campo  "Hipótese Legal" . Escolha a hipótese legal   condizente com o conteúdo do documento. Clicar no campo Hipótese Legal: Figura - 4 Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo: Figura 4.1 Hipótese Legal fixada no campo: Figura - 4.2 5.5. Escolher o Setor Dono Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado. Este campo geralmente já aparece preenchido automaticamente. No entanto, se o usuário estiver vinculado a mais de um setor — como no caso de participação em comissões — será exibida uma lista com todos os setores aos quais ele possui autorização para emitir documentos, sendo necessário selecionar aquele que corresponde ao conteúdo a ser elaborado. Caso o setor desejado não apareça na lista suspensa , é preciso solicitar à chefia da área que autorize o seu usuário a emitir documentos naquele setor. Essa autorização é obrigatória para que o sistema habilite a criação de documentos eletrônicos vinculados ao setor correspondente.       As instruções para atribuição dessa permissão estão disponíveis no tutorial:  Cadastrando - Perfil para Usuário Operacionalizar Documentos e Processos Eletrônicos - Suap. Clicar sobre o setor: Figura - 5 O setor escolhido será fixado no campo: Figura - 5.1 5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso: Figura - 6 5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar: Figura - 7 Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento. Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) - julho/2022 Atualizado por Regiani A. Silva (CGI-DDI) - julho/2025 6. Inserindo Imagem no Documento Eletrônico Premissa: Não aceita extensão G raphics I nterchange F ormat - extensão .gif. Utilize formatos estáticos otimizados, sempre que for realmente indispensável incluir imagens no documento.   A  inserção de imagens nos documentos eletrônicos deve ser feita apenas quando for  estritamente necessária . O uso indiscriminado pode comprometer o desempenho do sistema, aumentando o tempo de carregamento e o consumo de recursos no servidor . Um exemplo justificado é a inclusão de imagem para comprovação visual da existência ou localização de um bem patrimonial, em processos como inventário .   1. Inserindo imagem no documento eletrônico: 1.1. No modo Edição do Documento Eletrônico , posicionar o cursor no local onde a imagem será inserida 1.2. Na barra de ferramentas clicar sobre o Botão Imagem Figura - 1 1.3. Na janela que se apresenta, clicar em Escolher arquivo : Figura - 2 1.4. Procure no teu diretório de arquivos o local onde a imagem foi salva. Ao localizar a imagem, dar duplo clique sobre ela: Figura - 3 1.5. Na janela que se apresenta, clicar em OK  para que a imagem seja inserida no documento: Figura - 4 Figura - 5 - Visualização da imagem inserida no documento. 2. Formatando a imagem - Definindo o tamanho e a posição no texto. Ao clicar sobre qualquer ponto da imagem com o botão direito do mouse, abrir-se-á uma pequena janela de opções. Escolher a opção Imagem : Figura - 6 No exemplo, a imagem está fixada em 658 pixels de largura e 890 pixels de altura, com trava nas proporções. Manter sempre a trava para que não haja distorções na imagem.  Figura - 7 2.1. Ajustando a largura da imagem: 2.1.1. Caso o tamanho inserido não seja o adequado, informar uma das medidas (Largura ou Altura) em pixels . No exemplo, como a imagem trazida do arquivo veio muito grande, foi alterada a medida da largura para 200 pixels, sendo que a altura, automaticamente, ajustou-se para 271 pixels, mantendo a proporção da imagem. A medida é você quem determina, em função do tamanho ideal da imagem para o documento. Clicar em OK . Figura - 8 Figura - 9 - Visualização da imagem com as medidas informadas. 2.2. Mudando a posição da imagem no documento: 2.2.1. Caso queira alterar a posição da imagem, clicar à direita ou à esquerda da imagem e escolher o Botão de Alinhamento ( )  desejado na Barra de Ferramentas . Na Figura - 9 pode-se observar que a imagem veio alinhada à esquerda da página. 2.2.1.1. Alinhamento Central Figura - 10 Figura - 11 - Visualização da imagem alinhada ao centro. 2.2.1.2. Alinhamento à Direita Figura - 12 - Visualização da imagem alinhada à direita. Exceto o alinhamento central, que só é feito a partir do botão centralizar na barra de ferramentas, as demais posições podem ser definidas a partir da janela de opções, clicando em Imagem. Figura - 13 2.3. Ajustando a imagem ao texto 2.3.1. Para alinhar o texto até o limite superior da imagem, colocar o cursor à frente do texto do primeiro parágrafo e com a tecla Backspace levar para cima. Figura - 14 - Visualização do texto alinhada à parte superior da imagem posicionada à esquerda do texto: Figura - 15 - Visualização do texto alinhada à parte superior da imagem posicionada à direita do texto: O Editor do Suap não tem a funcionalidade de centralizar a imagem no meio do texto. 2.4. Definindo a distância da imagem em relação ao texto: Observe que o texto ficou grudado à imagem. Veja como introduzir o distanciamento da imagem em relação ao texto. 2.4.1. Clicar com o botão direito do mouse sobre a imagem e clicar sobre a opção Imagem. Na caixa identificada como HSpace (Espaço Horizontal) inserir o número de pixels que definirá a distância da Imagem em relação ao texto. No exemplo, a distância será de 7 (sete) pixels. A medida é você quem determina, em função da distância que considerar ideal entre a imagem e o texto. Clicar em OK . Figura - 16 Figura - 17 - Visualização do distanciamento da imagem em relação ao texto, após a definição da medida HSpace. Observe que a imagem se descolou do texto.  2.5. Atribuindo borda à imagem: 2.5.1. Clicar sobre a imagem com o botão direito do mouse e clicar sobre a opção Imagem. Na caixa identificada como Borda, inserir o número que definirá a espessura da borda. No exemplo, a borda será de espessura 3: Figura - 18 Figura - 19 - Visualização da borda atribuída à imagem Pronto! A imagem foi inserida no documento e formatada com sucesso. Figura - 20 - Visualização do documento com imagem. Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Revisado por:  IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - novembro/2022 Atualizado por Regiani A. Silva (CGI-DDI) - Em 05.08.2025 7. Alterando o Identificador do Documento para Definir um Novo Sequencial Esta ação só deve ser realizada quando houver a migração de um Modelo de Documento para um novo Modelo com a mesma finalidade , garantindo, assim, o controle documental, a partir da continuidade da numeração sequencial dos documentos emitidos pela área dentro do mesmo ano. 1. Criar o Documento: Figura - 1 2. Concluir o Documento Figura - 2 3. Assinar o Documento: Figura - 3 4. Alterar o Número Sequencial: No campo “Número” aparecerá o número que será atribuído ao documento, respeitando a sequência por área de emissão. No exemplo, como está sendo emitido um documento a partir do novo modelo, o número que o sistema Suap atribuirá ao documento é o nº “1”: Figura - 4 4.1.  Atribuir no campo “Número” , o número a partir do qual serão emitidos os documentos gerados dentro do novo Modelo e clicar em “Definir Identificador” Figura - 5 6. Assinar eletronicamente o documento: Figura - 6 Pronto! Foi atribuído na epígrafe do documento o Número desejado. Os próximos documentos serão emitidos a partir dessa numeração. Figura - 7 Elaborado em 15/02/2023 por Regiani A Silva - CEPR-PRD 8. Emitindo Documento Eletrônico no Suap - Tipo Portaria. Tutorial criado pela Gláucia - Gabinete Reitoria em Setembro/2021 Disponibilizado nesta Plataforma em Dezembro/2021 9. Vinculando Documentos Para que serve a função "Vincular Documentos" ? Esta funcionalidade serve para associar dois ou mais documentos eletrônicos no Suap. O vínculo entre documentos permite duas situações: ADITIVAR ou REVOGAR .   1. Exemplos de situações em que o vínculo pode ser utilizado: a) Aditivo de Contrato; b) Revogação de Portarias e Normas; c) Aditivo a um Documento para esclarecer situações, do tipo: justificativa de um membro de comissão por não ter assinado uma ata; erratas; anexos; etc.   2. Premissas: a) Os documentos a serem vinculados devem ter a sua origem dentro do Suap – Documentos Eletrônicos . Portanto, documentos que foram feitos externamente ao sistema e inseridos na plataforma por " upload" não permitem esta condição; b) Os documentos devem estar assinados e finalizados no Suap. c) O interessado em efetuar o vínculo deve ter acesso a ambos os documentos . d) A função deve ser acionada a partir do documento eletrônico que irá Aditivar/aditar; ou Revogar o documento principal. 3. Passo-a-passo: 3.1. Exemplo de uma situação para o uso da Função: Vincular Documento : Situação: (clicar na seta para abrir o texto) Um documento eletrônico Tipo Ata, que teve recusa de assinatura por um membro. O membro que não quis assinar a ata deseja fazer uma justificativa e irá utilizar um Modelo de Documento Eletrônico do Tipo Ofício. Portanto, neste exemplo, uma Ata e um Ofício serão vinculados. 3.1.1. Documento Eletrônico que aditará a Ata: Neste caso, é um documento do Tipo: Ofício e o Modelo: IFSP: EXPEDIENTE – OFÍCIO – USO GERAL Figura 1 – Ofício de Justificativa 3.1.2. Documento Eletrônico que será aditado pelo Ofício Neste caso, é um documento do Tipo: Ata para Comissão  e o Modelo: ATA - MODELO ESPECÍFICO PARA COMISSÃO Figura 2 – ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP- Ata da 16ª Reunião NGPID  3.1.3. Localizando o Ofício de Justificativa no Suap 3.1.3.1. Pelo sininho de notificações; a) Clicar no sininho. Será aberta uma pequena janela com a lista das notificações.  b) Clicar sobre a notificação referente ao documento compartilhado. Será aberta uma nova janela com os dados de quem compartilhou e os dados do documento, conforme figura 3.1. Figura 3 - Sininho de Notificações do Suap Figura 3.1 - Conteúdo da Notificação 3.1.3.2. Pelo e-mail encaminhado pelo Suap: Figura 4 - E-mail de Notificação do Suap 3.1.3.3. Pela busca na opção "Documentos de Texto" Também, pelo número do documento atribuído pelo Suap, na tela de Documentos de Texto, substitua no campo “ Agrupamento ” a opção de “ Meus Documentos ” pela opção " Compartilhados comigo " ou mesmo a opção “ Todos ”, informando na caixa “ Texto ” o respectivo número do documento, informado pelo membro. Localizado o documento, clicar na lupa . Figura 5 – Localizando o Ofício de Justificativa Figura 6 – Visualização do Documento de Justificativa, após clicar na lupa 3.1.4. Vinculando o Documento: 3.1.4.1. Clicar no botão: " Vincular Documento" , abre-se a tela, conforme figura a seguir: Figura 7 – Visualização da opção  “Vincular Documento” Observação: (Clicar na seta para visualizar o conteúdo) O sistema informa na caixa “ Documento texto base ” a identificação do documento de justificativa, no caso o ofício. 3.1.4.2. Escolher o Tipo de Vínculo . Neste exemplo será a opção: “é um aditivo do(a)” Figura 8 – Escolhendo o Tipo de Vínculo Figura 8.1 – Opção fixada na caixa: “Tipo de Vínculo” 3.1.4.3. Escolher o "Documento Alvo", no nosso exemplo, a ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP.  Figura 9 – Escolhendo o “Documento Alvo” Figura 9.1 – Opção fixada na caixa: “Documento Alvo” 3.1.4.4. Clicar em " Salvar ". 3.1.5. Efetivação do Vínculo. Do lado direito da tela, no item "Documentos Vinculados" aparece a informação do documento que foi aditivado ou revogado. Figura 10 – Vínculo Realizado Figura 10.1 – Destaque do item: " Documentos Vinculados" 3.1.6. Acessando a Ata a partir da Mensagem de Vínculo Atribuída ao Ofício Figura 11 – Link para o documento Ata (aditivado) a partir do Ofício Figura 11.1 - Acessando o Documento Ata a partir do link informado no campo “Documentos Vinculados” do Ofício. Atenção: As informações de vínculos não são impressas nos documentos envolvidos, quando gerados em PDF. Somente são visualizadas dentro da plataforma Suap. Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD) IFSP/CEPR-PRD - Versão 02 - julho/2022 9.1. Revogando um Documento no Suap Pegamos como exemplo um contrato: Você terá que elaborar um novo contrato, que revogará o atual, procedendo da seguinte forma: No exemplo a seguir, trabalharemos com o contrato 1 (o errado) e o contrato 2, que revogará o 1. A) Contrato 1 - Errado: Figura - 1 B) Elaborar o novo contrato, assinar e finalizar - contrato 2 Figura - 2 C) No contrato novo - 2 - clicar em " Vincular  Documento"  Abrir-se-á a seguinte tela: Figura - 3 D) Clicar no campo "Tipo de Vínculo" e escolher a opção "revoga o(a)" Figura- 4 E) No campo "Documento Alvo", buscar o contrato errado - nº 1, fixá-lo no campo e clicar em Salvar: Figura - 5 F) No histórico de ações, ao lado direito do documento - Contrato 2 -  aparecerá a mensagem: Documentos Vinculados Figura - 6 Documentos - Revoga o(a)  CONTRATO N.º 1/2022 - CEPR-PRD/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP Figura - 6.1 G) No documento Contrato 1, aparecerá: Documentos Vinculados Figura - 7 Documentos - Foi revogado pelo(a)  CONTRATO N.º 2/2022 - CEPR-PRD/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP Figura - 7.1 H) Esta funcionalidade de revogação ainda carece de melhorias, portanto, você terá que ir ao processo onde o Contrato errado foi anexado, e proceder: a) efetuar um despacho para o teu setor informando que o Contrato nº xx (errado) foi revogado pelo Contrato nº xx. b) Receber o processo; c) Adicionar documento interno, no caso, o novo contrato. d) Dar continuidade ao processo. Figura - 8   Elaborado por Regiani A da Silva - CGI-DDI em 07/03/2022 / 16/07/2024 10. Removendo Solicitação de Assinatura de um Documento Eletrônico 1) Acessar o Documento: Figura - 1 2) Clicar em "Solicitação das Assinaturas" Figura - 2 3) Abrir-se-á a lista de solicitações: Figura - 3 4) Na lista de pessoa(s), localizar a(s) assinatura(s) solicitada(s) que deseja excluir e clicar sobre a lata de lixo localizada na coluna "Ações": Figura - 4 5) Aparecerá uma janela com a seguinte mensagem: "Tem certeza que deseja continuar?". Estando correto, clicar em "OK": Figura - 5 6) Ao clicar em OK, o sistema retornará à tela, conforme Figura -1. Clicar em "Solicitação das Assinaturas": Figura - 6 Pronto! Solicitação de assinatura removida da lista. Elaborado em 03.04.2023 por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) 11. Compartilhando Documento Eletrônico no Suap Compartilhamento de Documento Criado em Setor Formal = Setor de Lotação do Servidor 1. Documento criado dentro do Setor Formal = setor de lotação do servidor Clicar sobre a figura para melhor visualização Figura - 1 Figura - 2 1.1. Ao salvar, a próxima tela é a visualização do documento para seu preenchimento e, estando tudo de acordo com a motivação para a sua criação, clicar sobre o botão: Figura - 3 2. Abre-se uma janela com os parâmetros possíveis de compartilhamento, ou seja: 2.1. Com Setores 2.1.1. Setores que podem ler 2.1.2. Setores que podem editar e ler 2.2. Com Pessoas 2.1.1. Pessoas que podem ler 2.1.2. Pessoas que podem editar e ler Figura - 4 3. Neste exemplo, o documento está sendo compartilhado com uma pessoa que poderá editar e ler o documento: Figura - 5 3.1. Clicar sobre a janela que contém a informação da pessoa com quem o documento será compartilhado para fixar no campo, conforme abaixo e clicar em "Enviar" : Figura - 6 3.1.1. Aparecerá a mensagem: "Gerenciamento salvo com sucesso." 3.1.2. Na faixa lateral esquerda, em Registro de Ações aparecerá a mensagem:  Compartilhamento por  [Nome do servidor que está compartilhando o documento] Compartilhamento do documento com a(s) pessoa(s): (nome do(s) servidor(es) com quem o documento está sendo compartilhado) para Leitura e Edição; Figura - 7 3.1.3 Ao clicar novamente no botão "Compartilhar Documento" , a janela de "Gerenciamento de Compartilhamento de Documento" aparecerá e poder-se-á visualizar a lista dos setores e pessoas com as quais o documento foi compartilhado: Figura - 8 COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTO CRIADO EM SETOR INFORMAL (EX.: COMISSÃO) O Suap não está permitindo o compartilhamento de documentos criados em Setor Informal, nem com pessoas ou quaisquer outros setores. Somente os integrantes do mesmo setor informal possuem o acesso ao documento. Elaborado em 21/07/2023, por: Regiani A. Silva (IFSP/PRD/DDI/CEPR) Revisado por:  12. Realizando a Juntada de Documento em Processo Eletrônico - Suap Informações para o servidor solicitante de Juntada de Documentos O Sistema Suap permite a solicitação de juntada de documentos somente após o primeiro trâmite. Ou seja, o pedido de juntada acontece, num primeiro momento, apenas por parte do setor destinatário ou quando o setor destinatário devolve o processo à origem, possibilitando a ativação do botão para a solicitação de documento. (Figuras A e B). Porém, existem situações em que o servidor que abre o processo necessita solicitar juntada. Desta forma, será encaminhada à Área de TI da Reitoria solicitação de melhoria para que, já na abertura de processo, a origem tenha o botão "Documento" ativo. (06/06/2024) Figura A - Exemplo de Processo SEM tramitação = Não abre a opção "Documento" para a solicitação de Juntada por quem abriu o processo: Figura B - Exemplo de Processo TRAMITADO = abre a opção "Documento" para a solicitação de Juntada: Somente se consegue pedir juntada às pessoas indicadas como interessadas no processo. Ao solicitar juntada de documento o solicitante não consegue acesso ao processo até que a data limite para a ação de juntada tenha se expirado. Ações a serem tomadas pelo requerido: 1. Como acessar os processos com pedido de juntada de documentos? As solicitações de juntada de documentos são alertadas por 3 caminhos: a) Dois caminhos pela tela de início do Suap: Em sininho das notificações. Clicar sobre o sininho, e no pop-up clicar na mensagem (Figura - 1) e depois no link para acesso ao processo (Figura - 2):  Figura - 1 Figura - 2 Em PROCESSOS ELETRÔNICOS - SOLICITAÇÕES DE JUNTADA DE DOCUMENTOS. Clicar sobre o link para acesso ao processo: Figura - 3 b) Por e-mail. 2. Acessando o processo para executar a juntada de documentos solicitada: a) Na tela que se abre após clicar no link para o processo, aparecerá a relação dos processos para os quais existe a solicitação de juntada. Observe que o filtro "Agrupamento" estará identificado como: "Solicitações de Juntada"; b) Clicar na "Lupa" localizada à esquerda do número do processo: Figura - 4 c) Na tela que se abre, clicar na aba "Solicitações": Observe que o status do processo está como " Aguardando juntada de documentos " Figura - 5 d) Na tela que se abre, faça a leitura do campo "Justificativa da Solicitação" para saber qual(is) documento(s) deve(m) ser juntado(s) ao processo e clicar em uma das opções: "Adicionar Documento" (quando se tratar de documento eletrônico, ou seja, documento que foi criado dentro do Suap) ou "Realizar Upload de Documento" (quando se tratar de documento externo ao Suap): Observar qual a data limite para atendimento à solicitação. Ler a mensagem de "Atenção" que aparece na caixa azul. Figura - 6 3. Realizando a juntada do(s) documentos(s) solicitado(s) O exemplo deste tutorial trata da juntada de um documento eletrônico (criado no Suap). Porém, o procedimento será o mesmo caso seja solicitada a juntada de um documento externo. Neste caso, a juntada deve ser realizada na Aba: "Realizar Upload de Documento": 3.1. Clicar na aba "Adicionar Documento" Figura - 7 3.2. Na tela que se apresenta, faça o filtro para que a relação dos documentos possa ser listada, lembrando que somente documentos finalizados aparecerão na lista, conforme figura abaixo: Figura - 8 3.3. Localizado o documento, clicar no Botão "Adicionar ao Processo":  Figura - 9 3.4. Na tela que se abre, preencher o Campo "Motivação" e clicar no Botão "Enviar" Figura - 10 As ações 3.5 a 3.8 a seguir são essenciais para a efetivação da juntada, pois, sem sua execução, o requerente não consegue visualizar os documentos juntados ao processo. 3.5. Na tela que se abre, clicar na Aba "Concluir Solicitação" Figura - 11 3.6. Você será direcionado para a tela "Declaração de Conclusão de Juntada de Documento ao processo xxxxx.xxxxxx.xxxx-xx" Figura - 12 Figura - 13 (Recorte da figura 12) 3.7. Assinale a caixa "Concluir Solicitação", informar a sua senha do Suap e clicar no Botão "Enviar": Figura - 14 3.8. Ao clicar em "Enviar", abre-se a tela do Processo Eletrônico com o documento anexo, porém com o status de "Pendente", pois o Processo está com o status de "Em validação de juntada de documento", ou seja, falta o deferimento da pessoa solicitante: Figura - 15 Ações a serem tomadas pelo requerente, após a realização da juntada pelo requerido: 4. Deferimento da Juntada pela Pessoa Solicitante 4.1. A pessoa solicitante avaliará se o(s) documento(s) juntado(s) estão corretos: Figura - 16 4.2. Após análise, clicará em um dos botões: "Deferir" ou  "Indeferir" e preencherá a justificativa: Figura - 17 4.3. No exemplo abaixo, o atendimento foi deferido e o status da juntada alterado para "Finalizada": Figura - 18 5. Finalização do Pedido de Juntada 5.1. Ao deferir a juntada, o processo volta ao status em que se encontrava, no exemplo, o status foi alterado para "Em trâmite": Figura - 19 Elaborado por: Regiani A. Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo (CEPR-PRD) Atualizado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) - Versão 02 - 6/06/2024 Atualizado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) - Versão 03 - 19/02/2025 13. Guia para Atribuir o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos. A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver. 1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso O esquema a seguir apresenta o  fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos.  Figura - 1 - Fluxo 1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério: 1 É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP. 2 São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente . 3 É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos). 4 É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores. 5 Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito. 6 São servidores lotados em outros setores do IFSP . Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto. 7 É o cidadão sem cadastro no SUAP , que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública). 2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso:  2.1. Processo Público: Figura - 2 2.2.  Processo Público Ativado para Consulta Pública: Figura - 3 2.3.  Processo Restrito: Figura - 4 2.4.  Processo Privado Figura - 5 3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados  3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público. Figura - 6  (clicar na figura para melhor visualização) 3.2. Ética: Processo de Apuração Ética Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado. Figura - 7 (clicar na figura para melhor visualização) 3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU. Figura - 8   3.3.1.   Atribuir Restrição ao Processo:   Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo: Nível de Acesso Nome da Hipótese Legal Base Legal Detalhamento Restrito Controle Interno Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001   Restrito Documento Preparatório Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011 Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.   Restrito     Informação Pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável. São exemplos de dados pessoais: - nome e sobrenome; - data e local de nascimento; - RG; - CPF; - retrato em fotografia; - endereço residencial; - endereço de e-mail; - número de cartão bancário; - renda; - histórico de pagamentos; - hábitos de consumo; - dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular; - endereço de IP (protocolo de internet); - testemunhos de conexão (cookies); - número de telefone. Restrito Investigação de Responsabilidade de Servidor Art. 150 da Lei nº 8.112/1990   Restrito Livros e Registros Contábeis Empresariais Art. 1.190 do Código Civil   Restrito Operações Bancárias Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001 Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.         3.3.2. Atribuir Restrição a Documentos Específicos do Processo:   Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal. 3.3. 3.     Orientações Gerais Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos: a) ASSUNTO - O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar  a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;  b) DESPACHOS - O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público. Como saber quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU ( CLIQUE AQUI ) Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD 14. Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico Premissa: O documento deve estar concluído. Para solicitar assinaturas: Após concluir o documento, o sistema habilitará o botão " Solicitar ". Ao clicar, você terá a opção " Assinatura ". Será exibida a tela " Solicitação de Assinaturas ". 1) Para uma única assinatura:  No campo "Solicitação Principal", busque pelo nome, atribua ao campo e clique em "Enviar". 2) Para múltiplas assinaturas com hierarquia:  Após designar o nome do principal assinante no campo "Solicitação Principal", adicione os demais assinantes definindo a ordem em que devem assinar. Inclua cada um individualmente, clicando em "Adicionar Solicitação" após cada inserção. 3) Para múltiplas assinaturas sem ordem específica:  Solicite todos como "ordem 1". Lembre-se de adicionar cada solicitação individualmente, pois o sistema não permite inclusão em lote (uma melhoria relacionada a este processo está sendo solicitada à TI). Veja as figuras ilustrativas a seguir:   O Suap foi aprimorado para notificar automaticamente o solicitante uma vez que todas as assinaturas em um documento sejam concluídas. Essa notificação serve como um alerta para que o documento possa ser finalizado e, se necessário, autuado em um processo. A notificação é enviada tanto para o e-mail do solicitante quanto para o sininho de notificações no sistema, com a seguinte mensagem:  "Prezado(a) [Nome do Usuário], todas as assinaturas foram concluídas para o documento: [Nº do Documento]." (Esta melhoria foi implementada em 24/05/2023)   Regiani A Silva - CGI-DDI - Em 01/08/2024  Regiani A Silva - CGI-DDI - Em 03/08/2024  15. Buscando um Documento Eletrônico no Suap Existem alguns caminhos para executar a busca de um documento eletrônico no Suap: 1. Pelo Dashboard de Documentos Eletrônicos:  a) Na lupa digitar "Dash" e clicar sobre a  Dashboard em Documentos Eletrônicos Figura - 1 b) Clicar em " Todos os Documentos Eletrônicos " Figura - 2 c) Inserir no campo "Texto" do FILTRO, a informação do identificador do documento, por exemplo: COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP: Figura - 3 d) Clicar no botão "Filtrar" e) Na janela que se abre, o sistema mostra o documento encontrado a partir da informação inserida no campo "Texto" do filtro: Figura - 4 Quando não souber qual o identificador do documento, você pode executar a busca, informando nos campos do filtro as informações que você conhece sobre o documento.  No exemplo abaixo, foi inserido no campo "Tipo:" o tipo de documento (no caso Comunicado) e parte do assunto (Proteção de Dados) no campo "Texto". E o sistema trouxe uma lista com 3 comunicados que se enquadram nas informações do filtro: Figura - 5 2. Por Documentos Eletrônicos / Documentos a) Clicar no Módulo: "DOCUMENTOS/PROCESSOS" em seguida nas opções: Documentos Eletrônicos e Documentos Figura - 6 b) Na janela que se abre "Documentos de Texto" execute a busca, de acordo com o orientado acima: Figura - 7 Na busca realizada em Documentos Eletrônicos / Documentos, serão exibidos todos os documentos que você criou, pois o campo 'Agrupamento' já está filtrado como 'Meus Documentos' Figura - 8 3. Se precisar realizar uma busca em todo o módulo de Documentos Eletrônicos, basta alterar a opção no campo 'Agrupamento:'. Para isso, clique em 'Todos' para selecionar essa opção, e em seguida, clique no botão 'Filtrar'. Figura - 9 4. Em toda busca realizada no módulo de Documentos Eletrônicos do Suap, inclusive pelo Dashboard de Documentos, você pode utilizar os seguintes campos de filtragem para refinar os resultados e localizar documentos com mais precisão: 4.1. Texto: Insira uma palavra-chave ou termo específico relacionado ao documento. 4.2. Agrupamento: Meus Documentos: Filtra e exibe apenas os documentos que você criou. Favoritos: Mostra os documentos que você marcou como favoritos. Compartilhados comigo: Exibe documentos que outros usuários compartilharam com você. Documentos vinculados a mim: Exibe documentos que estão vinculados ao seu nome ou à sua responsabilidade. Documentos esperando assinatura: Mostra documentos que estão aguardando sua assinatura. 4.3. Campus Dono:  Escolha o campus onde o documento foi criado. 4.4. Setor Dono: Filtre pelo setor onde o documento foi criado. 4.5. Tipo:  Selecione o tipo de documento, como ofício, memorando, entre outros. 4.6. Nível de Acesso: Sigiloso: Exibe documentos classificados como confidenciais, com acesso restrito a usuários autorizados. Restrito: Mostra documentos que têm acesso limitado a determinados usuários ou grupos. Público: Filtra e exibe documentos que são acessíveis a todos os usuários do sistema. 4.7. Situação: Rascunho: Exibe documentos que estão em fase de elaboração e ainda não foram concluídos. Concluído: Mostra documentos que foram finalizados em termos de conteúdo, mas que ainda não passaram pela fase de assinatura. Esses documentos podem retornar à fase de rascunho se necessário. Em Revisão: Exibe documentos que estão sendo revisados por outro usuário ou grupo. Revisado: Filtra documentos que já passaram por uma revisão. Cancelado: Exibe documentos que foram cancelados e não estão mais em uso. Aguardando assinatura: Mostra documentos que estão prontos e aguardam a assinatura. Assinado: Exibe documentos que já foram assinados e estão prontos para serem finalizados. Finalizado: Mostra documentos que completaram todas as etapas, foram assinados, e agora estão disponíveis no sistema para "autuar" um processo eletrônico, permanecendo assim até cumprirem as regras de custódia e destino final. Após selecionar os filtros desejados, clique no botão 'Filtrar' para aplicar os critérios e visualizar os documentos que atendem às suas necessidades. 5. Como visualizar facilmente os documentos eletrônicos que necessitam de alguma ação minha? Para visualizar facilmente os documentos eletrônicos que requerem alguma ação da sua parte no sistema Suap, siga estes passos: 5.1. Acesse o Dashboard de Documentos Eletrônicos: No Dashboard, você encontrará diferentes seções organizadas em cartões, cada uma mostrando um resumo dos seus documentos. 5.2. Identifique as seções relevantes: Assinaturas: Aqui você pode ver quantos documentos estão esperando a sua assinatura ou quantos têm assinaturas solicitadas por você . Revisões: Esta seção mostra os documentos que estão esperando sua revisão ou que têm revisões solicitadas por você . 5.3. Revise os contadores: Cada seção exibe um contador numérico que indica a quantidade de documentos que requerem ação. Por exemplo, se houver um "1" em vermelho na seção "Revisões", significa que há um documento esperando sua revisão. 5.4. Clique no link do documento: Para ver mais detalhes ou tomar uma ação, você pode clicar nos títulos ou links correspondentes na parte direita da tela, em "Meus Documentos Pendentes". Esses links levam diretamente ao documento que requer sua intervenção. Figura - 10 Elaborado por Regiani A Silva - CGI-DDI-PRD Em 20/08/2024 Tabela das Variáveis que podem ser inseridas nos Modelos de Documentos Eletrônicos para proporcionar o preenchimento automático dos dados correspondentes Quem alimenta a tabela no Suap? (*) Variável Descrição Momento do Processamento Exemplo GP {{ usuario_nome }} Nome do usuário logado Criação do Documento R A S SIS {{ documento_data_emissao }} Data de emissão do documento Assinatura do Documento 31/07/2024 SIS {{ documento_data_emissao_por_extenso }} Data de emissão do documento por extenso Assinatura do Documento 31 de julho de 2024 GP {{ reitor_nome }} Nome do reitor Assinatura do Documento S B S GP {{ setor_nome }} Nome do setor do documento Assinatura do Documento COORDENADORIA DE GESTAO DA INFORMACAO GP {{ setor_sigla }} Sigla do setor do documento Assinatura do Documento CGI-DDI GP {{ setor_chefe }} Chefe do setor do documento Assinatura do Documento J Z (x32xxxx) CH {{ setor_telefones }} Telefones do setor Assinatura do Documento Sem Telefones cadastrados SIS {{ documento_identificador }} Identificador do documento Assinatura do Documento OFÍCIO Nº 2/2024 - CEPR-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP GP {{ instituicao_nome }} Nome da instituição Assinatura do Documento Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo GP {{ instituicao_sigla }} Sigla da instituição Assinatura do Documento IFSP GP {{ instituicao_sitio_internet }} Site da instituição Assinatura do Documento https://www.ifsp.edu.br/ GP {{ unidade_sigla }} Sigla do campus do usuário logado Assinatura do Documento RET GP {{ unidade_nome }} Nome do campus do usuário logado Assinatura do Documento Reitoria CH {{ unidade_telefone }} Telefone do campus do usuário logado Assinatura do Documento Sem telefones cadastrados GP {{ unidade_endereco }} Endereço do campus do usuário logado Assinatura do Documento Rua xxx, xx, xxx, SÃO PAULO / SP, CEP xxxxx-xxx GP {{ unidade_diretor_nome }} Nome do diretor do campus do usuário logado Assinatura do Documento S B S (*) GP = Gestão de Pessoas da Reitoria / SIS = Sistema / CH = Chefe da Área CGI-DDI/PRD - Regiani A Silva - em 04/08/2024 Guia de Bolso da Prof.a IFgênia: Privacidade e Classificação Este conteúdo é parte do subitem 4.2 - Parametrizando o Documento Eletrônico, do Modulo 4 - Passo a Passo: Criação de Documentos no Suap, do Curso:  Suap na Prática: Domine a Elaboração de Documentos Eletrônicos com Eficiência e Sustentabilidade da plataforma EaD - Moodle https://moodle.ead.ifsp.edu.br/course/view.php?id=3903   Agora que você entendeu os campos  "Assunto" e "Nível de Acesso" , bate aquela dúvida: "Será que posso colocar o nome do aluno aqui? Preciso esconder o CPF?" . Para te dar segurança, preparamos este guia rápido baseado na LGPD e nas normas do Governo Digital. 1. A Regra de Ouro: "Menos é Mais" (O Princípio da Necessidade) ⚠️ Atenção aos Modelos (Templates): Se você está usando um modelo padronizado pela área gestora que já possui campos específicos (ex: caixinhas para CPF ou Endereço), preencha-os normalmente . Se o campo existe, a área técnica já avaliou que aquele dado é necessário para o fluxo/atendimento da demanda. A regra do "Menos é Mais" vale principalmente para os campos de texto livre, onde você decide o que escrever. Antes de começar a digitar o Assunto ou redigir o Conteúdo , pergunte-se: "Essa informação é indispensável para que o setor de destino faça o trabalho dele?" Verificada a necessidade do dado, proceda conforme tabela abaixo: 2. Tabela Prática: Onde colocar cada informação? Se o dado passou no teste do "Menos é Mais" e precisa constar, use a tabela abaixo para saber onde escrever e qual nível de acesso escolher. Tipo de Dado / Informação Classificação Onde pode constar? Por que e Como? Identificação do Servidor(Nome, Cargo, Lotação e SIAPE) PÚBLICO ✅ Assunto ✅ Conteúdo Transparência: A sociedade tem direito de saber quem são os agentes públicos. O SIAPE substitui o CPF. Identificação do Aluno(Nome, Prontuário e Curso) PÚBLICO (Em atos oficiais) ✅ Assunto ✅ Conteúdo Atos Acadêmicos: Listas de aprovados, bolsistas e formandos são atos públicos. O vínculo não é segredo. CPF e Dados Bancários(Só se necessário para pagamentos)  RESTRITO ⛔ Jamais no Assunto ✅ Apenas no Conteúdo Segurança: Alto risco de fraude. Se precisar publicar, devem ser tarjados. Endereço e Contatos Pessoais(E-mail pessoal, celular, casa)  RESTRITO ⛔ Jamais no Assunto ✅ Apenas no Conteúdo Privacidade: Dados da vida privada (LAI Art. 31). Só coloque se indispensável. Dados de Saúde / Sensíveis(CID, Atestados, Laudos) RESTRITO (Opção: Assunto Pessoal) ⛔ Jamais no Assunto ✅ Apenas no Anexo Proteção Rigorosa (LGPD): No "Assunto", use termos genéricos como "Apresentação de Atestado". Situação de Vulnerabilidade(Renda familiar, relatórios sociais) RESTRITO ⛔ Jamais no Assunto ✅ Apenas no Conteúdo Intimidade: A exposição detalhada deve ficar restrita à assistência estudantil. 3. ⚠️ Alerta de Segurança e Transparência Lembre-se: A Transparência é a Regra e o Sigilo a Exceção , porém, se você precisou classificar o documento como Restrito : ótimo, ele está protegido no sistema. Mas lembre-se: pela Lei, o sigilo nunca é absoluto. Pode acontecer de um cidadão solicitar acesso via Transparência Passiva . – O que é Transparência Passiva? É quando a informação não está disponível publicamente, mas um cidadão exerce seu direito e solicita o acesso via Fala.BR. Nesse caso, o IFSP deve fornecer uma cópia do documento, mas ocultando (tarjando) os dados pessoais para proteger a privacidade. – Cuidado com a "Tarja Falsa"! ❌ O Jeito Errado: Colocar uma "faixa preta" sobre o texto no Word. O texto continua lá "escondido" e pode ser copiado. ✅ O Jeito Certo: Utilizar ferramentas de "Redação/Censura" (Adobe/PDF24) ou converter para Imagem.   Ponte para o Futuro "Mas Prof.a IFgênia, onde eu coloco esse documento tarjado? No mesmo lugar do original?" Calma! Essa é uma ação de Processo . Neste curso, foque em criar e classificar corretamente os documentos eletrônicos . No nosso próximo curso sobre Processos Eletrônicos , você aprenderá o fluxo completo de como subir a versão pública.   Para os curiosos em saber sobre o tarjamento:  Acesse os tutoriais em manuais.ifsp.edu.br . Elaborado em 12.02.2026 por Regiani Aparecida da Silva - CGI-DDI