**O exemplo adotado neste tutorial se refere a uma solicitação de atualização de um Modelo de Documento Eletrônico. Porém, a sequência de ações se aplica a quaisquer outras demandas referentes a Modelos de Documentos Eletrônicos, como também à criação/alteração de Tipos de Processos Eletrônicos.**
--- ##### **Tipos de Processos Eletrônicos - Suap Criação ou alteração de nome** de Tipo de Processo Eletrônico no Suap: para demandas desta natureza, o **chamado deve ser aberto** a partir da **aba identificada como "Processos eletrônicos"´**(Ver Figura - 4). No entanto, **toda solicitação** desse tipo passará por **análise da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI)**, que verificará: a) A **existência de um tipo de processo já disponível** no Suap que possa atender à demanda, evitando a duplicação desnecessária. b) Aspectos relacionados à **classificação documental, guarda e temporalidade**, garantindo conformidade com as normas vigentes .Além disso, caso a solicitação não tenha sido feita diretamente pela **área gestora responsável pela política da demanda**, essa área será inserida no chamado para análise e validação, **garantindo que o novo tipo de processo** realmente seja necessário, **atenda às necessidades institucionais** e esteja alinhado com as normativas e diretrizes vigentes da política correspondente. *Atualizado em 24/02/2025* ---**Para melhor visualizar as figuras, clicar sobre elas e após, clicar sobre o ícone que simboliza "abrir em nova aba", conforme destaque abaixo:**
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2023-11/YkGimage.png) --- ##### **1.** **Localizando a Central de Serviços - IFSP Digital** ##### **1.1.** No menu de Módulos, localizado do lado esquerdo da tela do **Suap**, **clicar** na opção "**CENTRAL DE SERVIÇOS**". **Figura - 1** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657063699305.png) --- ##### **2. Abrindo o Chamado** ##### **2.1. Clicar** na opção "**Abrir Chamado**" **Figura - 2** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657139539153.png) ##### **2.2. Clicar** na Área de Serviço do "**IFSP DIGITAL**" **Figura - 3** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657145128306.png) ##### **2.3.** Na aba correspondente à categoria: "**Documentos eletrônicos**", **clicar** na opção desejada. O exemplo adotado neste tutorial, se enquadra na opção "**2. Criação e atualização de modelos de documentos eletrônicos**".Para criação ou alteração de um tipo de processo eletrônico, acesse a aba 'Processos eletrônicos"
**Figura - 4** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657144888713.png) ##### **2.4.** Uma tela com orientações da **Base de Conhecimentos** será exibida. Na maioria dos casos, o servidor precisará abrir um chamado, pois as **ações de criação ou alteração em modelos de documentos eletrônicos e tipos de processos eletrônicos são executadas exclusivamente pela Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI)** no sistema. ##### **2.5. Clicar** no **botão verde:** **[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657145647051.png)** **Figura - 5** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657145427089.png) ##### **2.6.** A tela que se abre possui duas **Seções:** **a) "Descreva o Seu Clamado"**; e **b) "Anexar Arquivos"**. ##### **2.7. Preencher** os campos solicitados na Seção: **"Descreva Seu Chamado"** ##### **2.7.1.** O Campo "**Interessado:**" já vem preenchido com o usuário que está abrindo o chamado. Caso este usuário não seja o responsável pela área, este deverá **indicar a chefia** no campo **"Outros Interessados:"**. **Figura - 6** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657308253264.png) **Figura - 6.1** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657147989430.png) ##### **2.7.2.** No campo "**Descrição:**", quando se tratar de **alteração ou cancelamento**, envolvendo: a) **modelo de documento** deve-se informar o **tipo de documento** e o **nome** do **modelo de documento eletrônico exatamente como está cadastrado no Suap**. Estas informações são muito importantes para garantir ao atendente a segurança de estar alterando o modelo de documento certo. b) **tipo de processo** deve-se informar o nome **exatamente como está cadastrado no Suap**, pelo mesmo motivo descrito acima. #### **2.7.3.** Quando se tratar de demandas de **alteração** em **Modelos de Documentos Eletrônicos**, proceder: a) Faça as alterações em um documento criado a partir do modelo (versão ativa no Suap - **não clonar e sim criar** - **não assinar** para poder ser removido da base após o atendimento do chamado), deixando o texto de acordo com a necessidade da área (sem necessidade de destaques do que está sendo alterado/incluído/excluído). b) Compartilhar o documento **(leitura e edição)** com a **área CGI-DDI (COORDENADORIA DE GESTAO DA INFORMACAO)**, pois fica muito mais prático e seguro atualizar as informações, já que o atendente consegue acessar o código fonte, copiá-lo e colá-lo direto no modelo, necessitando apenas, por parte da Central de Serviços IFSP Digital, de realizar alguns ajustes de formatação. Este procedimento, também, facilita ao interessado/solicitante, pois não precisa ficar escrevendo no chamado orientações do tipo: exclua aqui; insira ali; acrescente acolá, etc., e sim **informar no chamado o link do documento que foi compartilhado**. c) **Sempre informar** no chamado **o tipo de documento e o nome completo do modelo, da forma como está no Suap,** para que não haja dúvida por parte do atendente sobre qual modelo deve ser atualizado.**Cuidados com dados pessoais/pessoais sensíveis inseridos nos modelos de documentos:** Atentar para a questão dos dados pessoais/sensíveis inseridos nos modelos de documentos, pois ***"O TCU destacou a importância da adequação dos documentos eletrônicos, no que tange à supressão de dados pessoais e/ou pessoais sensíveis desnecessários para a compreensão de seus conteúdos."*** Para saber mais, acessar o [**COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP - de 04/07/2024 sobre Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021- TCU - Plenário**](https://drive.google.com/file/d/1CWU90LDovJfycoLcvhRtRhv_wXbum_2M/view?usp=sharing)
##### **2.7.4.** Quando se tratar de **criação (modelo novo)** **anexar um arquivo do Word - extensão "DOC / DOCX"** com o modelo pretendido para que o atendente construa o modelo dentro do Suap. ##### **2.7.5.** Quando se tratar de **criação de um tipo de processo (tipo novo)**, o gestor do processo de trabalho deverá colocar no chamado as **orientações ao servidor** para a correta abertura de um processo desse tipo que está sendo criado.Uma vez que o chamado esteja no status '**Aberto**', conforme indicado acima do número do chamado, os interessados podem interagir adicionando informações complementares sobre a demanda. Essas informações podem ser registradas no campo '**Adicionar Comentário:**', localizado na aba 'Linha do Tempo', e/ou através do anexo de arquivos na aba '**Anexos**"
**Figura - 7** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657475116289.png) --- ##### **4. Chamado *status* "Em atendimento" - Interações com o atendente da Central** ##### **4.1.** O status **"Em atendimento"** inicia a interação entre os servidores envolvidos no chamado e a Central de Serviços. **Figura - 8** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657299353868.png) ##### **4.2.** Inclusão de comentário e anexo por parte do atendente: **Figura - 9** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657306721024.png) **Figura - 9.1** **Anexo adicionado pelo atendente demonstrando que as alterações foram efetuadas** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657306291691.png) ##### **4.3. Analisar** a entrega. ##### **4.3.1.** Quando necessitar de **correções/alterações no modelo** que foi alterado/criado, repetir o passo descrito no **subitem 2.7.3.** deste tutorial, **informando o link do documento criado e compartilhado (leitura e edição)** **no campo "Adicionar Comentário"**.**Independentemente de quantas vezes o solicitante precise inserir ou corrigir dados no modelo de documento eletrônico existente na base do Suap, os passos descritos no subitem 2.7.3. devem ser seguidos repetidamente.**
Cada interação realizada dentro do chamado fica registrada na ficha **"Linha do Tempo"**.
##### **4.3.3 . Parecer** do requisitante: **Figura -10** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657479320955.png) --- **5. Chamado status "Resolvido"** ##### **5.1.** Mediante a resposta do requisitante, o atendente alterou o **status** para **Resolvido**. **Figura - 11** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657479878821.png) --- ##### **6. Fechando ou Reabrindo o Chamado** ##### **6.1.** Para **Reabrir** o chamado é só **clicar** no **Botão Preto**: **"Reabrir Chamado"** e proceder a inclusão de comentários e/ou anexos e a Central dará prosseguimento ao atendimento ##### **6.2.** Para **Fechar** o chamado, **clicar** no **Botão Verde**: **"Fechar Chamado"** **Figura - 12** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657480391908.png) #### **6.3.** Ao clicar em Fechar Chamado, você será remetido para a tela, conforme figura 13. **Atribuir** a quantidade de estrelas para avaliação do atendimento; #### **6.4.** Caso queira, deixe um comentário sobre o atendimento; #### **6.5. Clicar** no **Botão Verde**: **"Enviar"** **Figura - 13** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2024-08/vP9image.png) --- ##### **7. Chamado status "Fechado"** ##### **7.1.** O chamado foi fechado com sucesso. **Figura - 14** [](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2022-07/image-1657482442880.png) --- ##### **8. Abas existentes na área do chamado** ##### **8.1.** Aba **"Linha do Tempo"**, onde se registram todas as interações entre os interessados e a Central - já apresentada em figuras anteriores. ##### **8.2.** Aba **"Anexos"**, onde se faz os *"uploads"* de arquivos.| A **Central de Serviços do IFSP Digital** trata do atendimento às demandas internas ao IFSP, referentes a **Documentos e Processos Eletrônicos**. A interação é feita por abertura de chamado na central. Saiba como, acessando o [**Tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital**](https://manuais.ifsp.edu.br/books/cgi-central-de-servicos-do-ifsp-digital-atende-somente-chamados-sobre-documentos-e-processos-eletronicos-suap/page/1-tutorial-abrindo-chamado-na-central-de-servicos-para-suporte-do-ifsp-digital) |