CGI - Base de Conhecimento
Conteúdos que visam facilitar a administração da Coordenação
Tipos de Processos
Informação sobre os Tipos de Processos abertos no IFSP e também em outras entidades públicas.
Relação dos Tipos de Processos da Área de Ensino do IFSP
A CGI, juntamente com a Pró-reitoria de Ensino (Ver Chamado 1042 - Central de Serviços do IFSP Digital), está trabalhando na migração de processos para tipos mais específicos, bem como a exclusão/alteração/criação de tipos para atender as regras arquivísticas - guarda/temporalidade e destinação definidas pelo CONARQ.
Acessar a Tabela no link abaixo:
Tabela com os Tipos de Processos da Área de Ensino (Em atualização)
Respostas para chamados
Processo Teste
Sou da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI/PRD), e estamos há algum tempo trabalhando no Projeto de Reclassificação dos Processos Eletrônicos, devido aos ajustes necessários nos tipos de processos do IFSP em relação à Tabela de Classificação de Guarda e Temporalidade do Conarq 2020. Caso deseje saber mais sobre este assunto, há uma matéria publicada na Página do IFSP, intitulada Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI), acesse a aba "CGI-Notícias" e busque pela matéria Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
Este projeto teve início no Escritório de Processos, e sua continuidade está sob a responsabilidade da atual coordenadoria em que trabalho, a CGI-DDI.
Em relação ao seu processo, à época da alteração do tipo, verificamos que ele estava vazio e sem qualquer trâmite, situação identificada até a presente data em mais de 16 mil processos na base de produção do Suap. Dessa forma, para melhor identificação e destinação futura (guarda), alteramos sua classificação para o tipo: "Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos)". A política para a destinação desses processos ainda está em definição.
Atualmente, já orientamos que, ao abrir um tipo de processo, se evite criar processos ou documentos eletrônicos para efeito de TESTE nesta plataforma (Suap Produção). Caso tenha dúvidas sobre o funcionamento do sistema em relação aos Módulos de Processos Eletrônicos e Documentos Eletrônicos, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como abrir o chamado acessando o tutorial no seguinte link: Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.
Esclarecemos que todo esse trabalho desenvolvido no Suap também está relacionado às exigências do TCU em seu Acórdão 484/2021, que determina a disponibilização de determinados tipos de processos para consulta pública de inteiro teor. Para mais detalhes, veja a matéria publicada em: Consulta Pública Inteiro Teor - Processos Eletrônicos IFSP. Para isso, precisamos manter toda a base o mais organizada e bem identificada possível.
Se tiver qualquer dúvida sobre o assunto (Processos e Documentos Eletrônicos), por favor, consulte o nosso FAQ. Caso a dúvida persista, não hesite em abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.
Estamos à disposição.
Histórico da Implantação do Suap
Este capítulo visa guardar as informações referentes à implantação do Suap no IFSP.
IFSP Implanta Novo Sistema Intregrado - Suap - Sistema Unificado de Administração Pública - Jan/2016
IFSP Implanta Novo Sistema Intregrado
O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP inicia em 2016 a implantação do Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP.
O SUAP é o sistema desenvolvido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte - IFRN que hoje está sendo utilizado por cerca de 25 outros Institutos Federais. A estrutura do sistema é modular e permite a inclusão de novas funcionalidades e customizações, ele encontra-se em pleno desenvolvimento, recebendo contribuições e correções não somente do IFRN, mas de toda rede de colaboração. O projeto do SUAP teve início em 2006 com uma atualização do Ponto Eletrônico e agora possui uma série de módulos que abrangem tanto as áreas administrativas quanto acadêmicas, integrando informações de ambas.
No IFSP a viabilidade de sua utilização começou a ser estudada em setembro de 2013, onde o SUAP foi instalado e os setores passaram a testá-los para verificarem sua adesão aos processos e fluxos da Instituição. Atualmente há a Comissão Permanente do Sistema Integrado da Administração – CPSIA, responsável pela implantação dos módulos administrativos do SUAP, indicando necessidades de desenvolvimento e suas prioridades, bem como instruindo a comunidade do IFSP em como utilizá-lo. Os trabalhos da CPSIA e da TI resultaram na desativação e migração de dados do SIGA para o SUAP (acessível pelo suap.ifsp.edu.br) atendendo os módulos Protocolo, Almoxarifado e Patrimônio.
Os próximos passos para a implantação do sistema em sua totalidade está na utilização de todas as funcionalidades do módulo de Gestão de Pessoas e os módulos educacionais, assim descontinuando a utilização do módulo GRH do Nambei e seus módulos acadêmicos, respectivamente.
Vantagens do SUAP
Pode-se citar como vantagens da utilização do SUAP como sistema integrado:
- utilização de um único sistema, eliminando o uso e manutenção de múltiplos sistemas
- centralização do controle e descentralização da execução de atividades
- padronização de conceitos e procedimentos
- facilidade para aplicação de treinamento
- desenvolvimento colaborativo entre os IFs e campi
- mais eficiência pela redução do retrabalho
- maior confiabilidade pela redução de inconsistências causadas pelo fluxo das informações
- integração de dados
- maior controle e gerenciamento sobre as atividades do IFSP
- melhoria na qualidade e quantidade de informações
- eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes setores
- contribuição para a gestão participativa e integrada
- otimização dos processos
? Esta notícia não é de autoria da CGI, mas traz informações fundamentais sobre a implantação do SUAP, um tema essencial para a atuação da Coordenadoria.