Atividades Estudantis

Este é o tutorial para a Assistência Estudantil do Suap.

Nele você vai encontrar as orientações para cada perfil, conforme a seguir:

Setor de Assistência Estudantil na Reitoria:
- Cadastrar Edital
- Cadastrar Salário Mínimo

Setor de Assistência Estudantil no Campus:
- Criar um programa
- Configurar seu período
- Ajustar respostas
- Acrescentar pontuação após entrevista
- Extrair a planilha com as informações.

Alunos:
- Se inscrever
- Enviar documentação

[0] Perguntas Frequentes

?????? Permissões

1. Quem tem permissão para criação do programa?

O SUAP é estruturado em grupos de permissões, sendo que algumas funções estão disponíveis apenas para determinados grupos. Para adicionar Atividades Estudantis você deverá estar cadastrado em um destes grupos:

2. Como solicito a minha inclusão em um dos grupos?

Os grupos são gerenciados pelos gestores dos módulos, sendo assim você deve buscar o gestor do módulo para solicitar a inclusão, conforme a seguir:

Grupo Gestor do Módulo Observação

Coordenador de Atividades Estudantis Sistêmico

Diretoria de Assuntos Estudantis (DAEST) - daest@ifsp.edu.br 

Grupo exclusivo para servidores da Reitoria

Coordenador de Atividades Estudantis

Diretoria de Assuntos Estudantis (DAEST) - daest@ifsp.edu.br  -

Alunos

Alunos

[Passo.01] Se inscrever no Programa

Quem faz? Aluno

1. Na tela inicial do SUAP (seção de notificações), inscreva-se clicando no programa com período de inscrição aberto
2. Informe os dados solicitados em cada aba da caracterização econômica e Acione o botão Enviar

Alunos

[Passo.02] Enviar documentação

1. Acione o menu Atividades Estudantis > Serviço Social > Programas > Inscrições:

image.png

2. Encontre a inscrição já realizada e posteriormente em "Documentação do Aluno"

Obs.: Caso ainda não tenha realizado a inscrição, siga os passos do manual: https://manuais.ifsp.edu.br/books/atividades-estudantis/page/aluno0-se-inscrever-no-programa

Captura de tela de 2023-03-31 14-22-17.png

3. Verifique quais documentos ainda estão pendentes
4. Acione o botão "Adicionar documento"

Captura de tela de 2023-03-31 14-24-45.png

5. Informe o tipo do documento, faça upload do arquivo, selecione o integrante familiar a quem pertence o documento e clique em "Salvar".

Captura de tela de 2023-03-31 14-29-12.png

6. Repita os passos 3, 4 e 5 até que toda documentação tenha sido enviada.
Alunos

[Passo.03] Emitir Comprovante

Quem faz? Aluno, Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

Os valores ajustados serão apresentados em vermelho

1. Acessar as Inscrições

No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições

2. Localizar a inscrição desejada
3. Emitir Comprovantes

Acione o botão Comprovante de Inscrição do Aluno (1) do participante desejado para visualizar o comprovante de inscrição pré correções, ou clique em Comprovante completo Após Ajustes (2) para visualizar o comprovantes de inscrição pós correções.

image-1645816957619.png

Alunos

[Passo.04] Abrir Recurso Contra o Resultado Preliminar

Quem faz o pedido? Aluno

A interposição de recurso contra o resultado preliminar é permitida a todos os alunos que estão participando do processo de seleção, durante o período pré-estabelecido em Cadastro dos Períodos de Inscrição..

Abrir pedido de recurso

Acessando a inscrição

ae_recurso_01.PNG

Detalhando o pedido

4MCae_recurso_02.PNG

Adicionando/anexando documentos

ae_recurso_03.PNG

Exibindo a página de acompanhamento de recursos

ae_recurso_04.PNG

Alunos

[Passo.05] Visualizar Resultado

Quem acessa? Aluno

Permite ao aluno acompanhar o resultado das análises preliminar e final da inscrição.
Os resultados são apresentados baseados na etapa em que o processo de seleção se encontra, por isso é apresentado somente o resultado mais recente, ou seja, para cada inscrição do aluno haverá apenas uma linha.
A etapa é identificada de acordo com as datas definidas em Cadastro dos Períodos de Inscrição.

1. Acessar a página de resultado
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Visualizar Resultado

2. Interpretar o resultado

Nas imagens seguintes são exibidas 6 inscrições, com diferentes resultados:

Campus - Setor Sociopedagógico

Campus - Setor Sociopedagógico

[Passo.01] Cadastrar Programa

O conceito de edital, utilizado nas Resoluções do PAE (IFSP), no Suap, são considerados identificados com a nomenclatura de "programas", como o sistema foi construído pelo IFRN. Na prática, ao cadastrar o Programa, você estará cadastrando o edital, conforme as resoluções do IFSP.

Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

Adicione um Programa

Preencha as Informações

Salve o Programa

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image-1642530392184.png

Campus - Setor Sociopedagógico

[Passo.01]v2 Cadastrar Edital

Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

AS INSTRUÇÕES A SEGUIR AINDA NÃO ESTÃO DISPONÍVEIS NO SUAP, SENDO ASSIM, ACESSE O MANUAL "CADASTRAR PROGRAMA"

Adicione um Edital

Preencha as Informações

Captura de tela de 2025-04-22 10-36-21.png

Captura de tela de 2025-04-22 10-36-42.png

Captura de tela de 2025-04-22 10-37-02.png

Captura de tela de 2025-04-22 10-37-19.png

Campus - Setor Sociopedagógico

[Passo.02] Configurar Período de Inscrição

A definição do período de inscrição do edital se faz necessária para que a opção de inscrição esteja ativa no perfil de acesso do estudante no Suap.

Durante o período em que estiver aberta as inscrições, o estudante poderá alterar as informações, mesmo já tendo finalizado a inscrição. Eles preencherão o formulário de "Caracterização Social" e, posteriormente, podrão se inscerver nos programas.

Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

Necessário ter um Edital cadastrado

1. Crie um Período de Inscrição

2. Configure o Período

Cadastrar o cronograma divulgado em edital com a inserção das informações sobre o período de análise dos pedidos, data de divulgação do resultado preliminar, período para a interposição de recursos e data de divulgação do resultado final.

3. Salve o Período

Acione o botão Salvar

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ae_periodo_de_inscricao.PNG

Campus - Setor Sociopedagógico

[Passo.03] Ajustar Inscrição

Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

Os dados informados pelo estudante são armazenados, porém para os cálculos são utilizados os dados ajustados

  1. Acesse as Inscrições

    No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Inscrições

  2. Filtre o Programa
  3. Ajuste a Inscrição do Participante

    Acione o botão Ajustar Inscrição do participante desejado

  4. Edite as informações Desejadas

    image-1644420008432.png

    image-1644420120410.png

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.04] Analisar a documentação enviada pelo estudante

    A análise da inscrição pode ser realizada desde o início das inscrições até a data de término da análise das inscrições.

    Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Necessário configurar a data de término da análise das inscrições em Configurar Período.

    Acessando a documentação do Aluno

    ae_analise_docs_aluno_01.png

    Analisando a documentação do aluno

    ae_analise_docs_aluno_02.png

    ae_analise_docs_aluno_03.png

    ae_analise_docs_aluno_04.png

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.05] Editar Parecer (acrescentar pontuação)

    Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Só é possível acrescentar a pontuação com o período de inscrição fechado

    1. Acesse as Inscrições

      No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Inscrições

    2. Filtre o Programa
    3. Edite o Parecer da Inscrição do Participante
      • Acione o botão Editar Parecer do participante desejado

      • Parecer da Inscrição: coloque as observações pertinentes
      • Incrementar o IVS em: 0, 30, 60 ou 90
      • Acione o botão Confirmar

    ae-parecer.PNG

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.06] Contemplar Auxílios aos Estudantes

    Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Após a verificação da documentação e do cálculo da renda per capita, é necessário inserir as informações sobre os valores dos auxílios deferidos. Aqui é fundamental que cada equipe do Sociopedagógico verifique qual procedimento atende melhor a sua demanda. A contemplação dos valores pode ser feita individualmente, ou seja, ao final da análise do pedido ou em lote, com a seleção de parâmetros como modalidade de auxílio e faixa de renda per capita.

    Contemplação Individual

    Acessando a inscrição do aluno

    ae_notificacao_01.png

    Acessando a página de contemplação individual

    ae_contemplacao_02.png

    Configurando e aplicando a contemplação individual

    Btuae_contemplacao_03.png

    Contemplação em Lote

    Configurando a contemplação em lote

    Bhoae_contemplacao_04.png

    Aplicando a contemplação em lote

    N1Nae_contemplacao_05.png

    Alterando contemplações em lote

    Configurando as alterações em lote

    ae_contemplacao_06.png

    Aplicando as alterações em lote

    ae_contemplacao_07.png

    Inativando contemplações em lote

    Filtrando as contemplações que se deseja inativar

    ae_contemplacao_08.png

    Aplicando as inativações em lote

    ae_contemplacao_09.png

    Visualizando os alunos atendidos (contemplados)

    Filtrando o(s) período(s) de inscrição

    ae_contemplacao_10.png

    Acessando os detalhes dos atendimentos

    Com base no(s) período(s) de inscrição indicado(s) na tela anterior, é exibida a lista de alunos contemplados e seus respectivos auxílios, número de parcelas e valores.

    ae_contemplacao_11.png

    Excluindo ou Alterando um Auxílio Contemplado

    ae_contemplacao_12.png

    Aplicando Alterações em um Auxílio Contemplado

    ae_contemplacao_13.png

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.07] Analisar Recurso Contra o Resultado Preliminar

    Quem faz a análise? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    A interposição de recurso contra o resultado preliminar é permitida a todos os alunos que estão participando do processo de seleção, durante o período pré-estabelecido em Cadastro dos Períodos de Inscrição..

    Análise do pedido de recurso

    Acessando a página de acompanhamento de recursos

    ae_recurso_05.PNG

    Redigindo o parecer

    ae_recurso_06.PNG

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.08] Gerar relatórios

    Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Lista de inscritos

    1. Acesse Lista de Inscritos em Programas

    No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Relatórios >> Programas >> Lista de Inscritos em Programas

    2. Filtre o Campus

    3. Filtre o Programa

    4. Acione o botão Exportar

    5. Selecione  opção XLS

    ae-inscritos.PNG

    Gerar Lista com Resultado

    Essa funcionalidade gera um xls com o resultado (alunos que foram contemplados e alunos que não foram contemplados)
    No relatório gerado os alunos podem ter as seguintes situações: contemplado, indeferido e lista de espera.
    Contemplado são os alunos que foram contemplados com ao menos um auxílio, indeferido são os alunos que não foram contemplados e que a inscrição esteja com situação inativa e lista de espera são os alunos que não foram contemplados e que estão com a inscrição em situação ativa.

    ae_contemplacao_14.png

    Gerar Lista Auxiliar de Folha de Pagamento

    Essa funcionalidade gera um xls com os alunos que foram contemplados. O xls será utilizado para facilitar o envio de informações para o setor financeiro realizar o pagamento. Como não existe um controle do que já foi pago, essa lista é apenas auxiliar, devendo o setor conferir a lista antes do envio.

    ae_contemplacao_15.png

    Relatório de contemplações por Ano

    Essa funcionalidade servirá principalmente para que o setor acompanhe quanto do orçamento foi alocado para Auxílio Estudantil. Deve ser informado campus e ano. O relatório exibirá o total gasto por semestre em cada um dos auxílios.

    ae_contemplacao_16.png

    Gerar relatório de participantes x índices acadêmicos

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    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.extra.01] Envio de Notificação ao Aluno

    O Comunicador é uma funcionalidade do módulo Ensino. Foi reutilizado no módulo de Atividades Estudantis para facilitar a comunicação com o aluno durante o processo de inscrição.

    Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Acessando a inscrição do Aluno

    ae_notificacao_01.png

    Acessando o comunicador para enviar a notificação ao estudante

    ae_notificacao_02.png

    Configurando o envio da mensagem

    ae_notificacao_03.png

    Escrevendo e enviando a mensagem

    ae_notificacao_04.png

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.extra.02] Emitir Comprovante

    Quem faz? Aluno, Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Os valores ajustados serão apresentados em vermelho

    1. Acessar as Inscrições

    No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições

    2. Localizar a inscrição desejada
    3. Emitir Comprovantes

    Acione o botão Comprovante de Inscrição do Aluno (1) do participante desejado para visualizar o comprovante de inscrição pré correções, ou clique em Comprovante completo Após Ajustes (2) para visualizar o comprovantes de inscrição pós correções.

    image-1645816957619.png

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.extra.03] Aplicar Ação sobre a Inscrição

    Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    1. Acesse as Inscrições

      No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições

    2. Filtre o Programa
    3. Selecione o Participante
    4. Selecione a Ação:
      • Registrar entrega de documentação
      • Adicionar à lista de prioridades
      • Remover da lista de prioridades
      • Ativar inscrição
      • Inativar inscrição
    5. Acione o botão Aplicar

    ae-acao.PNG

    Campus - Setor Sociopedagógico

    [Passo.extra.04] Inscrições Duplicadas

    Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Permite verificar e remover a duplicidade de inscrições.
    São exibidas nesta lista somente as inscrições duplicadas (aluno que se inscreveu no mesmo Programa mais de uma vez).

    ae_inscricoes_duplicadas_01.png

    Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis (DAEST)


    Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis (DAEST)

    Cadastrar Edital

    Necessário para a criação do período no programa

    Quem faz? Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Crie um edital por ano (ao criar um Edital, desative o do ano anterior de modo que fique somente um ativo)

    1. Desative o Edital Anterior

    2. Adicione um Novo Edital

    3. Salve o Edital

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    Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis (DAEST)

    Cadastrar Programa de Auxílio Permanência

    Quem faz? Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Necessário para o cadastro de editais e abertura de inscrições pelos Campi

    Apenas um programa pode estar vigente, sendo assim, desative o do ano anterior de modo que fique somente um ativo.

    AS INSTRUÇÕES A SEGUIR AINDA NÃO ESTÃO DISPONÍVEIS NO SUAP, SENDO ASSIM, ACESSE O MANUAL "CADASTRAR EDITAL"

    1. Desative o Programa Anterior

    a) Acesse o menu Atividades Estudantis > Serviço Social > Programas > Programa de Auxílio Permanência;
    b) Localize o programa vigente e clique em inativar, conforme imagem a seguir:

    recalcular.png

    2. Adicione um Novo Programa

    a) Acesse o menu Atividades Estudantis > Serviço Social > Programas > Programa de Auxílio Permanência;
    b) Acione o botão "Adicionar Programa de Auxílio Permanência", conforme imagem a seguir:

    adicionar.png

    c) Preencha as informações

    d) Clique em Salvar

    Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis (DAEST)

    Cadastrar Salário Mínimo

    Quem faz? Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)

    Necessário manter atualizado para que o IVS seja calculado corretamente

     
    1. Acesse o menu Atividades Estudantis > Cadastros > Salário Mínimo por Período;
    2. Acione o botão "Adicionar Salário Mínimo", conforme imagem a seguir:

    adicionar.png

    3. Informe os dados solicitados e clique em salvar.
    4. Caso o cadastro esteja sendo realizado de forma retroativa — ou seja, com data de início anterior à data atual — será necessário recalcular o IVS das inscrições efetuadas no período.
    Para isso, localize o salário mínimo correspondente e clique no botão "Recalcular IVS do período", conforme ilustrado na imagem a seguir:

    recalcular.png