Atividades Estudantis
Este é o tutorial para a Assistência Estudantil do Suap.
Nele você vai encontrar as orientações para cada perfil, conforme a seguir:
Setor de Assistência Estudantil na Reitoria:
- Criar um Edital
Setor de Assistência Estudantil no Campus:
- Criar um programa
- Configurar seu período
- Ajustar respostas
- Acrescentar pontuação após entrevista
- Extrair a planilha com as informações.
Alunos:
- Se inscrever
- Enviar documentação
- [0] Perguntas Frequentes
- Alunos
- [Passo.01] Se inscrever no Programa
- [Passo.02] Enviar documentação
- [Passo.03] Emitir Comprovante
- [Passo.04] Abrir Recurso Contra o Resultado Preliminar
- [Passo.05] Visualizar Resultado
- Campus - Setor Sociopedagógico
- [Passo.01] Cadastrar Programa
- [Passo.02] Configurar Período de Inscrição
- [Passo.03] Ajustar Inscrição
- [Passo.04] Analisar a documentação enviada pelo estudante
- [Passo.05] Editar Parecer (acrescentar pontuação)
- [Passo.06] Contemplar Auxílios aos Estudantes
- [Passo.07] Analisar Recurso Contra o Resultado Preliminar
- [Passo.08] Gerar relatórios
- [Passo.extra.01] Envio de Notificação ao Aluno
- [Passo.extra.02] Emitir Comprovante
- [Passo.extra.03] Aplicar Ação sobre a Inscrição
- [Passo.extra.04] Inscrições Duplicadas
- Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis
[0] Perguntas Frequentes
?????? Permissões |
1. Quem tem permissão para criação do programa?
O SUAP é estruturado em grupos de permissões, sendo que algumas funções estão disponíveis apenas para determinados grupos. Para adicionar Atividades Estudantis você deverá estar cadastrado em um destes grupos:
- Coordenador de Atividades Estudantis Sistêmico
- Coordenador de Atividades Estudantis
2. Como solicito a minha inclusão em um dos grupos?
Os grupos são gerenciados pelos gestores dos módulos, sendo assim você deve buscar o gestor do módulo para solicitar a inclusão, conforme a seguir:
| Grupo | Gestor do Módulo | Observação |
|
Coordenador de Atividades Estudantis Sistêmico |
Diretoria de Assuntos Estudantis (DAEST) - daest@ifsp.edu.br |
Grupo exclusivo para servidores da Reitoria |
|
Coordenador de Atividades Estudantis |
Diretoria de Assuntos Estudantis (DAEST) - daest@ifsp.edu.br | - |
Alunos
[Passo.01] Se inscrever no Programa
Quem faz? Aluno
1. Na tela inicial do SUAP (seção de notificações), inscreva-se clicando no programa com período de inscrição aberto
2. Informe os dados solicitados em cada aba da caracterização econômica e Acione o botão Enviar
[Passo.02] Enviar documentação
1. Acione o menu Atividades Estudantis > Serviço Social > Programas > Inscrições:
2. Encontre a inscrição já realizada e posteriormente em "Documentação do Aluno"
Obs.: Caso ainda não tenha realizado a inscrição, siga os passos do manual: https://manuais.ifsp.edu.br/books/atividades-estudantis/page/aluno0-se-inscrever-no-programa
3. Verifique quais documentos ainda estão pendentes
4. Acione o botão "Adicionar documento"
5. Informe o tipo do documento, faça upload do arquivo, selecione o integrante familiar a quem pertence o documento e clique em "Salvar".
6. Repita os passos 3, 4 e 5 até que toda documentação tenha sido enviada.
[Passo.03] Emitir Comprovante
Quem faz? Aluno, Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Os valores ajustados serão apresentados em vermelho
1. Acessar as Inscrições
2. Localizar a inscrição desejada
3. Emitir Comprovantes
Acione o botão Comprovante de Inscrição do Aluno (1) do participante desejado para visualizar o comprovante de inscrição pré correções, ou clique em Comprovante completo Após Ajustes (2) para visualizar o comprovantes de inscrição pós correções.
[Passo.04] Abrir Recurso Contra o Resultado Preliminar
Quem faz o pedido? Aluno
A interposição de recurso contra o resultado preliminar é permitida a todos os alunos que estão participando do processo de seleção, durante o período pré-estabelecido em Cadastro dos Períodos de Inscrição..
Abrir pedido de recurso
Acessando a inscrição
- 1. Acesse as Inscrições
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições
- 2. Filtre o Programa
- 3. Localize a inscrição e clique no botão Recurso Contra o Resultado Preliminar.
Após a abertura do recurso, este botão não será mais exibido. Em seu lugar será exibido o botão Acompanhar Pedido de Recurso
Detalhando o pedido
- 4. Informe os motivos da solicitação no campo Descrição e Justificativa
- 5. Se necessário, marque a opção Adicionar documento ao recurso após salvar
- 6. Clique no botão Confirmar.
Adicionando/anexando documentos
- 7. Caso tenha marcado Adicionar documento..., será redirecionado para a página de adição de documento à inscrição. Caso contrário, a funcionalidade de Adicionar Documentos também pode ser acessada posteriormente nas páginas de acompanhamento da inscrição (passos 1 a 3) e acompanhamento do recurso (veja a seguir).
Exibindo a página de acompanhamento de recursos
- 8. Caso não tenha sido marcada a opção Adicionar documento..., será redirecionado para a página de acompanhamento dos recursos. Nesta página também é possível acionar a opção Adicionar Documentos. Essa opção ficará disponível enquanto o recurso estiver Aguardando Análise.
O acompanhamento de recursos também pode ser acessado por meio do menu Atividades Estudantis >> Serviço Social >> Programas >> Acompanhar Recursos.
[Passo.05] Visualizar Resultado
Quem acessa? Aluno
Permite ao aluno acompanhar o resultado das análises preliminar e final da inscrição.
Os resultados são apresentados baseados na etapa em que o processo de seleção se encontra, por isso é apresentado somente o resultado mais recente, ou seja, para cada inscrição do aluno haverá apenas uma linha.
A etapa é identificada de acordo com as datas definidas em Cadastro dos Períodos de Inscrição.
1. Acessar a página de resultado
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Visualizar Resultado
2. Interpretar o resultado
Nas imagens seguintes são exibidas 6 inscrições, com diferentes resultados:
Imagem 1. situação exibida enquanto não atingir a data de divulgação do resultado preliminar;
Imagem 2. situação exibida a partir da data de divulgação do resultado preliminar e enquanto o período de recurso ainda não tiver sido encerrado. Neste caso, até o momento o aluno não foi contemplado (não há registro de contemplação), por isso é exibida a mensagem “Lista de Espera”;
Imagem 3. situação exibida após o período de recurso e enquanto não atingir a data de divulgação do resultado final;
Imagem 4. situação exibida quando o resultado final já foi divulgado e o aluno teve sua inscrição indeferida;
Imagem 5. situação exibida quando o resultado final já foi divulgado e o aluno teve sua inscrição contemplada. Neste caso, são exibidos os benefícios, número de parcelas e valor de cada parcela;
Imagem 6. essa situação é exibida quando a data de divulgação do resultado final não estiver configurada em Configurar Período 
Campus - Setor Sociopedagógico
[Passo.01] Cadastrar Programa
O conceito de edital, utilizado nas Resoluções do PAE (IFSP), no Suap, são considerados identificados com a nomenclatura de "programas", como o sistema foi construído pelo IFRN. Na prática, ao cadastrar o Programa, você estará cadastrando o edital, conforme as resoluções do IFSP.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Adicione um Programa
Preencha as Informações
- Tipo de Programa: "Auxílio Permanência"
- Título: Sigla do Campus + Edital Nº XX/ANO - Nº Semestre. Exemplo: ARQ Edital N 01/2019 - 1 Semestre
- Descrição: Nesse campo é necessário informar os dados básicos do edital (número, período de vigência, data de inscrição, modalidade de auxílios ofertados, público e outras informações que o campus julgas necessário). Exemplo: referente ao primeiro semestre letivo do ano de 2019, vigência março/19 a março/20. Período de inscrição de 01/03/2019 a 15/03/2019, com oferta de auxílio transporte, moradia, alimentação, creche, saúde e material didático-pedagógico,aos estudantes regularmente matriculados.
- Campus: Selecionar a sigla do campus correspondente
- Atendimentos Incluídos: Selecionar os auxílios oferecidos no edital e clicar em "escolher". Caso haja alguma seleção errada, selecionar a modalidade e selecionar "remover"
- Impedir que aluno solicite benefício? NÃO SELECIONAR
- Público-Alvo: Selecionar a sigla do campus correspondente e clicar em "escolher"
Salve o Programa
- Acione o botão Salvar
[Passo.02] Configurar Período de Inscrição
A definição do período de inscrição do edital se faz necessária para que a opção de inscrição esteja ativa no perfil de acesso do estudante no Suap.
Durante o período em que estiver aberta as inscrições, o estudante poderá alterar as informações, mesmo já tendo finalizado a inscrição. Eles preencherão o formulário de "Caracterização Social" e, posteriormente, podrão se inscerver nos programas.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Necessário ter um Edital cadastrado
1. Crie um Período de Inscrição
2. Configure o Período
Cadastrar o cronograma divulgado em edital com a inserção das informações sobre o período de análise dos pedidos, data de divulgação do resultado preliminar, período para a interposição de recursos e data de divulgação do resultado final.
- Edital: Selecionar o edital que será identificado como "Programa de Auxílio Permanência - ANO"
- Campus: Selecionar o campus a que se refere o edital
- Programas Vinculados: Pesquisar o nome do edital cadastrado
- Período de Inscrição
- Data de Início das Inscrições: Definir o dia e horário de início do Edital
- Data de Término das Inscrições: Definir o dia e horário final do Edital
- Análise das Inscrições
- Data de Término da Análise das Inscrições: Deve ser posterior ao término do período de inscrição. Após esta data o aluno não poderá adicionar documentos à inscrição. Deverá aguardar o período para recursos caso precise adicionar documentos à inscrição.
- Divulgação do Resultado Preliminar
- Data de Divulgação do Resultado Preliminar: Deve ser posterior ao término da análise das inscrições.
- Período para Recursos Contra o Resultado Preliminar Permite o aluno abrir recurso contra o resultado preliminar. Possibilita ao aluno adicionar documentos à inscrição.
- Data de Início: Deve ser posterior ao término da análise das inscrições.
- Data de Término: Deve ser posterior ao início dos recursos.
- Divulgação do Resultado Final
- Data de Divulgação do Resultado Final: Deve ser posterior a todas as outras datas. Após essa data, nem mesmo o sociopedagógico poderá incluir documentos na inscrição.
- Documentação Indica se o envio da documentação deverá ser exigido do aluno.
- Deseja exigir que o aluno faça o upload da documentação no SUAP?: Ao marcar esta opção são exibidas as demais logo abaixo. Caso não seja marcada, o SUAP permitirá que o aluno faça upload da documentação, mas não exigirá.
- Documentos de identificação: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload dos documentos de identificação dele e dos familiares que residem com ele.
- Comprovante de endereço: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload do comprovante de endereço.
- Comprovantes de renda: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload dos comprovantes de renda dele e dos familiares que residem com ele.
- Comprovante bancário: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload do comprovante bancário.
- Documentos complementares: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload de pelo menos um documento complementar. O aluno poderá enviar até dez documentos complementares. O SUAP não controla qual o tipo de documento que é enviado neste campo, essa informação deverá constar no Edital de Seleção.
3. Salve o Período
Acione o botão Salvar
[Passo.03] Ajustar Inscrição
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Os dados informados pelo estudante são armazenados, porém para os cálculos são utilizados os dados ajustados
[Passo.04] Analisar a documentação enviada pelo estudante
A análise da inscrição pode ser realizada desde o início das inscrições até a data de término da análise das inscrições.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Necessário configurar a data de término da análise das inscrições em Configurar Período.
Acessando a documentação do Aluno
- 1. Acesse as Inscrições
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições
- 2. Filtre o Programa
- 3. Localize o Participante e clique no botão Documentação do Aluno
Analisando a documentação do aluno
- 4. Status da Documentação
São três status que Indicam o status da documentação como um todo:
- Em Análise: Inicia neste status e permanecerá enquanto houver pelo menos um documento a ser analisado (documento com status "Em Análise");
- Completa: Estando todos os documentos analisados, será exibido caso todos os documentos estejam com status “Legível". Quando houver mais de um documento do mesmo tipo, será considerado o que estiver com o status "Legível";
- Incompleta: Estando todos os documentos analisados, será exibido caso haja algum documento com status “Ilegível” ou “Incompleto”
Obs.: Na tela anterior há também os status "Não Entregue" e "Entregue em ..." na coluna "Documentação". Esses status são atribuídos por meio da funcionalidade Aplicar Ação sobre a Inscrição. Podem ser utilizados para registrar a entrega de documentação em papel, cabendo à coordenadoria Sociopedagógica fazer o upload dos documentos ou não.
- 5. Adicionar Documento
Para estes perfis, a adição de documentos é permitida até a data de divulgação do resultado final, ou seja, durante todas as etapas do processo.
- 6. Atualizar ou Remover Documento
Para estes perfis, a atualização e remoção de documentos é permitida enquanto o documento estiver com a situação "Em Análise". Podem ser feitas até a data de divulgação do resultado final, ou seja, durante todas as etapas do processo.
- 7. Baixar Documentação
Este botão irá baixar em formato ZIP toda a documentação enviada pelo aluno
- 8. Baixar Arquivo
É possível também baixar somente o documento que deseja analisar clicando em "Baixar Arquivo"
- 9. Alterar Status
Após analisar o documento, de acordo com os critérios previstos em edital, clique no botão "Alterar Status"
- 10. Alterando o Status do Documento
Uma vez atribuído um status ao documento não será mais possível atualizá-lo ou removê-lo, porém, é possível trocar o status. No entanto, após a divulgação do resultado preliminar ou dos recursos não é aconselhável modificar o status.
- Status do Documento: Classifique o documento selecionado um dos três status possíveis: Legível, Ilegível ou Incompleto
- Justificativa: Informe a justificativa. É obrigatória para o status "Incompleto", para os demais é opcional.
- Clique no botão Salvar
- 11. Adicionando ou Atualizando Documento
Para estes perfis o documento já é diretamente considerado “Legível” quando for feito o upload.
- Tipo do Arquivo: Na inclusão, selecione o tipo de documento. Na atualização, não é possível selecionar o tipo de arquivo. O mesmo tipo de documento pode ser adicionado mais de uma vez;
- Arquivo: Selecione o arquivo a ser enviado;
- Integrante Familiar: Selecione o integrante familiar ao qual o documento se refere;
[Passo.05] Editar Parecer (acrescentar pontuação)
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Só é possível acrescentar a pontuação com o período de inscrição fechado
[Passo.06] Contemplar Auxílios aos Estudantes
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Após a verificação da documentação e do cálculo da renda per capita, é necessário inserir as informações sobre os valores dos auxílios deferidos. Aqui é fundamental que cada equipe do Sociopedagógico verifique qual procedimento atende melhor a sua demanda. A contemplação dos valores pode ser feita individualmente, ou seja, ao final da análise do pedido ou em lote, com a seleção de parâmetros como modalidade de auxílio e faixa de renda per capita.
Contemplação Individual
Acessando a inscrição do aluno
- 1. Acesse as Inscrições
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Inscrições
- 2. Filtre o Programa
- 3. Localize o Participante e clique no número do prontuário dele.
Acessando a página de contemplação individual
- 4. Clique no botão "Adicionar Contemplação"
Obs.: também é possível chegar a esta página pelo menu ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos. No entanto, o botão "Adicionar Contemplação" só estará disponível para alunos que estão inscritos em algum programa de assistência estudantil.
Configurando e aplicando a contemplação individual
- 5. Preencha os dados referentes a contemplação conforme instruções a seguir:
- Inscrição Relacionada: selecione o período de inscrição referente ao programa que o aluno se inscreveu;
- Auxílio Contemplado: selecione o auxílio em que o aluno foi contemplado. A contemplação é registrada por auxílio, portanto, caso o aluno tenha sido contemplado em mais de um auxílio, este procedimento de cadastro deverá ser repetido para cada auxílio. Caso o aluno já esteja contemplado no mesmo auxílio na inscrição selecionada, é necessário acessar a contemplação anterior e inativá-la, ou seja, o aluno não pode ter 2 contemplações iguais com status “ativa”;
- Número de Parcelas: o número mínimo de parcelas é um;
- Valor de Cada Parcela: o valor não pode ser negativo;
- Ano em que o Aluno Receberá o Auxílio: o ano deve ser no mínimo 2015 e no máximo ano atual + 1;
- Período Letivo em que o Aluno Receberá o Auxílio: período letivo conforme as características do curso em que o aluno está matriculado.
- 6. Clique no botão "Salvar"
Contemplação em Lote
Configurando a contemplação em lote
- 1. Acesse a página de contemplação em lote
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Contemplar Alunos em Lote
- 2. Informe os "Valores a Contemplar":
É possível alterar o valor e a quantidade de parcelas de determinado auxílio contemplado ao aluno anteriormente.
- Tipo de Auxílio
- Valor da Parcela do Auxílio
- Número de Parcelas
- Ano Letivo
- Período Letivo em que o Aluno Receberá o Auxílio
- 3. Informe os "Filtros":
As opções de filtro dão flexibilidade e possibilitam selecionar o conjunto de alunos que serão contemplados com o auxílio selecionado.
- Período de Inscrição: selecione o período de inscrição referente ao programa que os alunos se inscreveram. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para ordenar de forma conjunta;
- Método de Ordenação: selecione IVS ou Renda Per Capita;
- Quantas Inscrições Deseja Exibir: esta opção poderá ajudar a limitar a lista de acordo com o número de vagas disponíveis;
- Exibir Alunos que não Solicitaram o Auxílio que Será Contemplado: esta opção poderá auxiliar na contemplação de alunos que necessitam do auxílio, mas que por algum motivo não se inscreveram;
- Exibir Alunos com Documentação Pendente ou em Análise: esta opção permite desconsiderar a análise da documentação dos alunos;
- Exibir Inscrições Inativas:
- Valor Mínimo de Renda Per Capita:
- Valor Máximo de Renda Per Capita:
- 4. Clique no botão "Buscar".
Aplicando a contemplação em lote
- 5. Selecione os alunos a serem contemplados
Com base nos filtros indicados na tela anterior, é exibida uma lista de alunos para que se possa analisar e decidir quais serão contemplados. Os resultados são ordenados conforme escolha na hora da contemplação (IVS ou renda per capta), como critério de desempate fica o que não foi escolhido, por exemplo, se for escolhido IVS como método de ordenação, a renda per capta será usada como critério de desempate, se o empate permanecer são considerados os seguintes critérios: inscrição prioritária, aluno já contemplado em algum outro auxílio e inscrição ativa.
- 6. Clique no botão "Contemplar"
Alterando contemplações em lote
Configurando as alterações em lote
- 1. Acesse a página de alteração de contemplações em lote
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Editar Contemplações em Lote
- 2. Informe os "Novos Valores":
- Valor da Parcela do Auxílio: informe o valor que irá substituir o valor contemplado anteriormente;
- Número de Parcelas: informe o número de parcelas que irá substituir o valor contemplado anteriormente.
- 3. Informe os "Filtros":
As opções de filtro ajudam a selecionar o conjunto de alunos que terão as contemplações alteradas.
- Período de Inscrição: selecione o período de inscrição referente ao programa em que os alunos foram contemplados. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para exibir as listas de contemplados de forma conjunta;
- Tipo de Auxílio: selecione o tipo auxílio com o qual os alunos foram contemplados;
- Valor Atual da Parcela do Auxílio: informe o valor da parcela que foi contemplado aos alunos;
- Exibir contemplações inativas.: ao ser marcada, esta opção permite selecionar as inscrições inativas.
- 4. Clique no botão "Buscar".
Aplicando as alterações em lote
- 5. Selecione os alunos que terão os valores de contemplação alterados
Com base nos filtros indicados na tela anterior, é exibida uma lista de alunos para que se possa conferir e aplicar as alterações.
- 6. Clique no botão "Próximo"
Inativando contemplações em lote
Filtrando as contemplações que se deseja inativar
- 1. Acesse a página de inativação de contemplações em lote
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Inativar Contemplações em Lote
- 2. Preencha o formulário para filtrar a busca:
- Período de Inscrição: selecione o período de inscrição referente ao programa em que os alunos foram contemplados. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para exibir as listas de contemplados de forma conjunta;
- Tipo de Auxílio: selecione o tipo auxílio com o qual os alunos foram contemplados;
- Valor Atual da Parcela do Auxílio: informe o valor da parcela que foi contemplado aos alunos;
- 3. Clique no botão "Buscar".
Aplicando as inativações em lote
- 4. Selecione os alunos que terão a contemplação inativada
Com base nos filtros indicados na tela anterior, é exibida uma lista de alunos para que se possa conferir e aplicar as inativações.
- 5. Clique no botão "Inativar"
Visualizando os alunos atendidos (contemplados)
Filtrando o(s) período(s) de inscrição
- 1. Acesse a página de visualização dos alunos atendidos
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Alunos Atendidos
- 2. Informe o(s) período(s) de inscrição:
selecione o período de inscrição referente ao programa em que os alunos foram contemplados. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para exibir as listas de contemplados de forma conjunta;
- 3. Clique no botão "Buscar".
Acessando os detalhes dos atendimentos
Com base no(s) período(s) de inscrição indicado(s) na tela anterior, é exibida a lista de alunos contemplados e seus respectivos auxílios, número de parcelas e valores.
- 4. Clique na lupa para visualizar os detalhes
Ao clicar na lupa é possível visualizar os detalhes da contemplação e alterar ou excluir os auxílios contemplados.
Excluindo ou Alterando um Auxílio Contemplado
- 5. Clique na lixeira para excluir o auxílio contemplado
Essa operação irá excluir definitivamente o registro. Não é inativação.
- 6. Clique no lápis para alterar os dados dos auxílios contemplados
Aplicando Alterações em um Auxílio Contemplado
- 7. Faça as alterações no formulário
- 8. Clique no botão Salvar
[Passo.07] Analisar Recurso Contra o Resultado Preliminar
Quem faz a análise? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
A interposição de recurso contra o resultado preliminar é permitida a todos os alunos que estão participando do processo de seleção, durante o período pré-estabelecido em Cadastro dos Períodos de Inscrição..
Análise do pedido de recurso
Acessando a página de acompanhamento de recursos
- 1. Acesse o Acompanhamento de Recursos
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Acompanhar Recursos
- 2. Aplique os filtros desejados ou deixe-os em branco para exibir todos os recursos
- 3. Na primeira coluna da tabela, clique no botão com lápis para analisar o pedido e redigir o parecer
Obs.: após realizar a análise e atribuir um parecer, este botão não ficará mais disponível.
Redigindo o parecer
- 4. Analise o pedido
- 5. Selecione um parecer: "Deferido" ou "Indeferido"
- 6. Justifique o parecer
- 7. Caso necessário, marque a opção "Abrir o Comunicador" para enviar uma mensagem ao aluno comunicando o resultado da análise ou solicitando algum esclarecimento. Após salvar o parecer, o comunicador será aberto caso tenha sido marcada a opção “Abrir o Comunicador”.
Obs.:
- o comunicador pode ser aberto antes ou após a atribuição do parecer. Para isso, clique no botão "Enviar mensagem" que fica disponível na página "Acompanhar Recursos".
- para utilização do comunicador, proceda conforme descrito no passo 5 em diante de Envio de Notificação ao Aluno - 8. Clique no botão Salvar
[Passo.08] Gerar relatórios
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Lista de inscritos
1. Acesse Lista de Inscritos em Programas
2. Filtre o Campus
3. Filtre o Programa
4. Acione o botão Exportar
5. Selecione opção XLS
Gerar Lista com Resultado
Essa funcionalidade gera um xls com o resultado (alunos que foram contemplados e alunos que não foram contemplados)
No relatório gerado os alunos podem ter as seguintes situações: contemplado, indeferido e lista de espera.
Contemplado são os alunos que foram contemplados com ao menos um auxílio, indeferido são os alunos que não foram contemplados e que a inscrição esteja com situação inativa e lista de espera são os alunos que não foram contemplados e que estão com a inscrição em situação ativa.
- 1. Acesse a página de geração da lista com resultado
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Gerar Lista com Resultado
- 2. Informe o(s) período(s) de inscrição:
selecione o período de inscrição referente ao programa em que os alunos foram contemplados. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para exibir as listas de contemplados de forma conjunta;
- 3. Informe o método de ordenação;
- 4. Clique no botão "Gerar XLS".
Gerar Lista Auxiliar de Folha de Pagamento
Essa funcionalidade gera um xls com os alunos que foram contemplados. O xls será utilizado para facilitar o envio de informações para o setor financeiro realizar o pagamento. Como não existe um controle do que já foi pago, essa lista é apenas auxiliar, devendo o setor conferir a lista antes do envio.
- 1. Acesse a página de geração da lista auxiliar de folha de pagamento
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Gerar Lista Auxiliar de Folha de Pagamento
- 2. Preencha os campos obrigatórios: campus, ano, período letivo da contemplação e quais auxílios deverão aparecer na planilha;
- 3. Opcionalmente, pode ser selecionado: a) um ou mais períodos de inscrição (a fim de discriminar a lista de estudantes recadastrados e novos inscritos), b) se devem ser exibidos pontos e traços nos CPFs (alguns campi copiam e colam no SIAFI, mas outros preferem fazer a digitação manual e os pontos e traços facilitam a visualização), c) se deve ser exibido o curso e d) se deve ser exibido o endereço do aluno;
- 4. Clique no botão "Gerar XLS".
Relatório de contemplações por Ano
Essa funcionalidade servirá principalmente para que o setor acompanhe quanto do orçamento foi alocado para Auxílio Estudantil. Deve ser informado campus e ano. O relatório exibirá o total gasto por semestre em cada um dos auxílios.
- 1. Acesse a página do relatório
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Relatórios >> Contemplados por Ano
- 2. Informe o campus e o ano;
- 3. Clique no botão "Buscar".
Gerar relatório de participantes x índices acadêmicos
- 1. Acesse a página do relatório
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Relatórios >> Alunos >> Alunos Participantes x Índices Acadêmicos
- 2. Selecione o período de inscrição;
- 3. Selecione o ano e o período letivo;
- 4. Clique no botão "Enviar".
[Passo.extra.01] Envio de Notificação ao Aluno
O Comunicador é uma funcionalidade do módulo Ensino. Foi reutilizado no módulo de Atividades Estudantis para facilitar a comunicação com o aluno durante o processo de inscrição.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Acessando a inscrição do Aluno
- 1. Acesse as Inscrições
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições
- 2. Filtre o Programa
- 3. Localize o Participante e clique no número do prontuário dele.
Acessando o comunicador para enviar a notificação ao estudante
- 4. Na página do aluno, clique no botão Enviar Mensagem.
Configurando o envio da mensagem
- 5. Configure o envio da mensagem indicando os seguintes dados:
- Informações Gerais: Marque as opções "Via Suap" e "Via E-mail";
- Destinatários: Aparecerá somente o aluno como opção de destinatário. Marque o aluno.
- Clique no botão "Continuar"
Escrevendo e enviando a mensagem
- 6. Escreva e envie a mensagem
- Corpo da Mensagem: Preencha o "Assunto" e "Conteúdo" e, caso seja necessário, utilize o campo "Anexo" para anexar um arquivo;
- Confirmação do Envio: Selecione "Confirmação";
- Clique no botão "Enviar Mensagem para Alunos Selecionados";
[Passo.extra.02] Emitir Comprovante
Quem faz? Aluno, Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Os valores ajustados serão apresentados em vermelho
1. Acessar as Inscrições
2. Localizar a inscrição desejada
3. Emitir Comprovantes
Acione o botão Comprovante de Inscrição do Aluno (1) do participante desejado para visualizar o comprovante de inscrição pré correções, ou clique em Comprovante completo Após Ajustes (2) para visualizar o comprovantes de inscrição pós correções.
[Passo.extra.03] Aplicar Ação sobre a Inscrição
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
[Passo.extra.04] Inscrições Duplicadas
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Permite verificar e remover a duplicidade de inscrições.
São exibidas nesta lista somente as inscrições duplicadas (aluno que se inscreveu no mesmo Programa mais de uma vez).
- 1. Acesse a lista de inscrições duplicadas
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições Duplicadas
- 2. filtre os dados, se necessário;
- 3. Analise as duplicidades e clique na lixeira para excluir um dos registros, se necessário;
A lista é exibida de forma ordenada para que as duplicidades possam ser analisadas. Na lista ilustrada a seguir, há 3 alunos que se inscreveram duas vezes no mesmo Programa.
Reitoria - Diretoria Sistêmica de Assuntos Estudantis
[01] Cadastrar Edital
Necessário para a criação do período no programa
Quem faz? Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Crie um edital por ano (ao criar um Edital, desative o do ano anterior de modo que fique somente um ativo)
1. Desative o Edital Anterior
2. Adicione um Novo Edital
3. Salve o Edital
- Acione o botão Salvar
