Campus - Setor Sociopedagógico
- [Passo.01] Cadastrar Edital
- [Passo.02] Configurar Período de Inscrição
- [Passo.03] Ajustar Inscrição
- [Passo.04] Analisar a documentação enviada pelo estudante
- [Passo.05] Editar Parecer (acrescentar pontuação)
- [Passo.06] Contemplar Auxílios aos Estudantes
- [Passo.07] Analisar Recurso Contra o Resultado Preliminar
- [Passo.08] Gerar relatórios
- [Passo.extra.01] Envio de Notificação ao Aluno
- [Passo.extra.02] Emitir Comprovante
- [Passo.extra.03] Aplicar Ação sobre a Inscrição
- [Passo.extra.04] Inscrições Duplicadas
[Passo.01] Cadastrar Edital
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Adicione um Edital
Preencha as Informações
- Título: Sigla do Campus + Edital Nº XX/ANO - Nº Semestre. Exemplo: ARQ Edital N 01/2019 - 1 Semestre
- Descrição: Nesse campo é necessário informar os dados básicos do edital (número, período de vigência, data de inscrição, modalidade de auxílios ofertados, público e outras informações que o campus julgar necessário). Exemplo: referente ao primeiro semestre letivo do ano de 2019, vigência março/19 a março/20. Período de inscrição de 01/03/2019 a 15/03/2019, com oferta de auxílio transporte, moradia, alimentação, creche, saúde e material didático-pedagógico,aos estudantes regularmente matriculados.
- Campus: Selecionar a sigla do campus correspondente
- Atendimentos Incluídos: Selecionar os auxílios oferecidos no edital.
- Impedir que aluno solicite benefício? NÃO SELECIONAR
- Público-Alvo: Selecionar a sigla do campus correspondente.
- Acione o botão Salvar
[Passo.02] Configurar Período de Inscrição
A definição do período de inscrição do edital se faz necessária para que a opção de inscrição esteja ativa no perfil de acesso do estudante no Suap.
Durante o período em que estiver aberta as inscrições, o estudante poderá alterar as informações, mesmo já tendo finalizado a inscrição. Eles preencherão o formulário de "Caracterização Social" e, posteriormente, poderão se inscrever nos programas.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Necessário ter um Edital cadastrado
1. Crie um Período de Inscrição
2. Configure o Período
Cadastrar o cronograma divulgado em edital com a inserção das informações sobre o período de análise dos pedidos, data de divulgação do resultado preliminar, período para a interposição de recursos e data de divulgação do resultado final.
- Programa de Auxílio Permanência: Selecionar o programa que será identificado como "Programa de Auxílio Permanência - ANO"
- Campus: Selecionar o campus a que se refere o edital
- Editais Vinculados: Pesquisar o nome do edital cadastrado
- Período de Inscrição
- Data de Início das Inscrições: Definir o dia e horário de início do Edital
- Data de Término das Inscrições: Definir o dia e horário final do Edital
- Análise das Inscrições
- Data de Término da Análise das Inscrições: Deve ser posterior ao término do período de inscrição. Após esta data o aluno não poderá adicionar documentos à inscrição. Deverá aguardar o período para recursos caso precise adicionar documentos à inscrição.
- Divulgação do Resultado Preliminar
- Data de Divulgação do Resultado Preliminar: Deve ser posterior ao término da análise das inscrições.
- Período para Recursos Contra o Resultado Preliminar Permite o aluno abrir recurso contra o resultado preliminar. Possibilita ao aluno adicionar documentos à inscrição.
- Data de Início: Deve ser posterior ao término da análise das inscrições.
- Data de Término: Deve ser posterior ao início dos recursos.
- Divulgação do Resultado Final
- Data de Divulgação do Resultado Final: Deve ser posterior a todas as outras datas. Após essa data, nem mesmo o sociopedagógico poderá incluir documentos na inscrição.
- Documentação Indica se o envio da documentação deverá ser exigido do aluno.
- Deseja exigir que o aluno faça o upload da documentação no SUAP?: Ao marcar esta opção são exibidas as demais logo abaixo. Caso não seja marcada, o SUAP permitirá que o aluno faça upload da documentação, mas não exigirá.
- Documentos de identificação: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload dos documentos de identificação dele e dos familiares que residem com ele.
- Comprovante de endereço: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload do comprovante de endereço.
- Comprovantes de renda: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload dos comprovantes de renda dele e dos familiares que residem com ele.
- Comprovante bancário: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload do comprovante bancário.
- Documentos complementares: Marque esta opção para exigir que o aluno faça upload de pelo menos um documento complementar. O aluno poderá enviar até dez documentos complementares. O SUAP não controla qual o tipo de documento que é enviado neste campo, essa informação deverá constar no Edital de Seleção.
3. Salve o Período
Acione o botão Salvar
[Passo.03] Ajustar Inscrição
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Os dados informados pelo estudante são armazenados, porém para os cálculos são utilizados os dados ajustados
1. Acesse as Inscrições
2. Filtre o Edital
3. Localize o Participante e clique no botão Ajustar Inscrição
4. Edite as informações Desejadas
[Passo.04] Analisar a documentação enviada pelo estudante
A análise da inscrição pode ser realizada desde o início das inscrições até a data de término da análise das inscrições.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Necessário configurar a data de término da análise das inscrições em Configurar Período.
Acessando a documentação do Aluno
-
1. Acesse as Inscrições
2. Filtre o Edital
3. Localize o Participante e clique no botão Documentação do Aluno
Analisando a documentação do aluno
-
4. Status da Documentação
São três status que Indicam o status da documentação como um todo:
- Em Análise: Inicia neste status e permanecerá enquanto houver pelo menos um documento a ser analisado (documento com status "Em Análise");
- Completa: Estando todos os documentos analisados, será exibido caso todos os documentos estejam com status “Legível". Quando houver mais de um documento do mesmo tipo, será considerado o que estiver com o status "Legível";
- Incompleta: Estando todos os documentos analisados, será exibido caso haja algum documento com status “Ilegível” ou “Incompleto”
Obs.: Na tela anterior há também os status "Não Entregue" e "Entregue em ..." na coluna "Documentação". Esses status são atribuídos por meio da funcionalidade Aplicar Ação sobre a Inscrição. Podem ser utilizados para registrar a entrega de documentação em papel, cabendo à coordenadoria Sociopedagógica fazer o upload dos documentos ou não.
-
5. Adicionar Documento
Para estes perfis, a adição de documentos é permitida até a data de divulgação do resultado final, ou seja, durante todas as etapas do processo.
-
6. Atualizar ou Remover Documento
Para estes perfis, a atualização e remoção de documentos é permitida enquanto o documento estiver com a situação "Em Análise". Podem ser feitas até a data de divulgação do resultado final, ou seja, durante todas as etapas do processo.
-
7. Baixar Documentação
Este botão irá baixar em formato ZIP toda a documentação enviada pelo aluno
-
8. Baixar Arquivo
É possível também baixar somente o documento que deseja analisar clicando em "Baixar Arquivo"
-
9. Alterar Status
Após analisar o documento, de acordo com os critérios previstos em edital, clique no botão "Alterar Status"
-
10. Alterando o Status do Documento
Uma vez atribuído um status ao documento não será mais possível atualizá-lo ou removê-lo, porém, é possível trocar o status. No entanto, após a divulgação do resultado preliminar ou dos recursos não é aconselhável modificar o status.
- Status do Documento: Classifique o documento selecionado um dos três status possíveis: Legível, Ilegível ou Incompleto
- Justificativa: Informe a justificativa. É obrigatória para o status "Incompleto", para os demais é opcional.
- Clique no botão Salvar
-
11. Adicionando ou Atualizando Documento
Para estes perfis o documento já é diretamente considerado “Legível” quando for feito o upload.
- Tipo do Arquivo: Na inclusão, selecione o tipo de documento. Na atualização, não é possível selecionar o tipo de arquivo. O mesmo tipo de documento pode ser adicionado mais de uma vez;
- Arquivo: Selecione o arquivo a ser enviado;
- Integrante Familiar: Selecione o integrante familiar ao qual o documento se refere;
[Passo.05] Editar Parecer (acrescentar pontuação)
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Só é possível acrescentar a pontuação com o período de inscrição fechado
1. Acesse as Inscrições
2. Filtre o Edital
3. Localize o Participante e clique no botão Editar Parecer
4. Edite o Parecer da Inscrição do Participante
-
- Parecer da Inscrição: coloque as observações pertinentes
- Incrementar o IVS em: 0, 30, 60 ou 90
- Acione o botão Confirmar
[Passo.06] Contemplar Auxílios aos Estudantes
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Após a verificação da documentação e do cálculo da renda per capita, é necessário inserir as informações sobre os valores dos auxílios deferidos. Aqui é fundamental que cada equipe do Sociopedagógico verifique qual procedimento atende melhor a sua demanda. A contemplação dos valores pode ser feita individualmente, ou seja, ao final da análise do pedido ou em lote, com a seleção de parâmetros como modalidade de auxílio e faixa de renda per capita.
Este manual tem como objetivo orientar os usuários do SUAP quanto aos procedimentos relacionados à contemplação de auxílios estudantis, apresentando de forma prática as funcionalidades disponíveis no sistema para inclusão, alteração, inativação e consulta de contemplações.
Ao longo deste documento, serão detalhados os seguintes procedimentos:
- Como contemplar individualmente;
- Como contemplar em lote;
- Como alterar individualmente uma contemplação;
- Como alterar em lote várias contemplações;
- Como inativar contemplações em lote;
- Como consultar os alunos contemplados;
- Como consultar o histórico de alterações.
As orientações foram organizadas em tópicos independentes, permitindo que o usuário consulte diretamente o procedimento desejado conforme sua necessidade.
Como contemplar individualmente
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições
Localize a inscrição desejada e clique no botão Adicionar Contemplação.
O processo de contemplação individual é realizado em duas etapas.
Etapa 1 – Informações gerais da contemplação
Na primeira etapa, deverão ser informados:
- o auxílio;
- o ano de referência;
- o período da contemplação;
- o número de parcelas;
- o valor da parcela.
Conforme exemplo abaixo, essas informações serão utilizadas para gerar automaticamente as parcelas da contemplação.
Etapa 2 – Configuração das parcelas
Na segunda etapa, o sistema exibirá automaticamente o número de parcelas e os respectivos valores previamente preenchidos, de acordo com as informações informadas na etapa anterior.
Caso necessário, o servidor poderá alterar individualmente o valor de cada parcela, permitindo configurar parcelas com valores diferentes entre si.
Como contemplar em lote
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Contemplar Alunos em Lote
A contemplação em lote é realizada em quatro etapas.
Etapa 1 – Informações gerais da contemplação
Na primeira etapa, deverão ser informados:
- o auxílio que será contemplado;
- o ano de referência;
- o período letivo em que o aluno receberá o auxílio;
- o número de parcelas;
- o valor de cada parcela.
Essas informações serão utilizadas como base para a geração das parcelas da contemplação.
Etapa 2 – Configuração das parcelas
Na segunda etapa, será possível configurar individualmente o valor de cada parcela.
Os campos serão exibidos previamente preenchidos com os valores informados na etapa anterior, porém poderão ser alterados conforme necessidade.
Dessa forma, é possível definir valores diferentes para parcelas específicas.
Etapa 3 – Filtros das inscrições
Na terceira etapa, deverão ser informados os filtros utilizados para exibir as inscrições que poderão ser contempladas.
Será obrigatório informar:
- o período de inscrição;
- o método de ordenação;
- o número de inscrições a serem exibidas.
Após o preenchimento dessas informações, o sistema apresentará as inscrições conforme os critérios definidos.
Etapa 4 – Seleção das inscrições
Na quarta etapa, o sistema exibirá a lista de inscrições encontradas de acordo com os filtros informados anteriormente.
Para concluir a contemplação em lote, basta selecionar as inscrições desejadas e clicar em salvar.
Como alterar individualmente uma contemplação
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Alunos Atendidos
Na tela de consulta, informe o período de inscrição e realize a busca.
Localize a inscrição desejada e clique no ícone da lupa para visualizar os dados da contemplação.
A tela exibirá todas as parcelas contempladas para o aluno.
Alteração de parcelas
Para editar uma parcela específica, clique no ícone do lápis correspondente à parcela que deverá ser alterada.
Após realizar as alterações desejadas, salve as informações.
Alteração do período da contemplação
Também é possível alterar o ano e o período letivo da contemplação.
Para isso, clique no ícone do lápis localizado ao lado do campo de ano/período letivo e realize a alteração desejada.
Como alterar em lote várias contemplações
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Contemplação >> Editar Contemplações em Lote
A alteração em lote é realizada em duas etapas.
Etapa 1 – Informações da alteração e filtros
Na primeira etapa, deverá ser informado o novo valor que será aplicado às contemplações.
Também deverão ser preenchidos os filtros utilizados para localizar as inscrições que terão as contemplações alteradas.
Será obrigatório informar:
- o período de inscrição;
- o tipo de auxílio.
Após o preenchimento das informações, o sistema exibirá as contemplações correspondentes aos filtros informados.
Etapa 2 – Seleção das contemplações
Na segunda etapa, serão exibidas as contemplações localizadas a partir dos filtros informados anteriormente.
Basta selecionar as contemplações que deverão ser alteradas e salvar as informações para concluir o procedimento.
Atenção
A alteração em lote é realizada parcela por parcela. Portanto, caso seja necessário alterar todas as parcelas de uma contemplação, deverão ser selecionadas todas as parcelas correspondentes.
Como inativar contemplações em lote
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Contemplação >> Inativar Contemplações em Lote
Na tela de inativação, informe os dados necessários para realizar a filtragem das contemplações e clique em Buscar.
O sistema exibirá as parcelas encontradas conforme os filtros informados.
Selecione as parcelas que deverão ser inativadas e salve as informações para concluir o procedimento.
Atenção
A inativação é realizada parcela por parcela. Portanto, caso seja necessário inativar todas as parcelas de uma contemplação, deverão ser selecionadas todas as parcelas correspondentes.
Como consultar os alunos contemplados
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Alunos Atendidos
Na tela de consulta, informe o período de inscrição e realize a busca.
O sistema exibirá a lista de alunos contemplados conforme os filtros informados.
Como consultar o histórico de alterações
ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Alunos Atendidos
Na tela de consulta, informe o período de inscrição e realize a busca.
Localize a inscrição desejada e clique no ícone da lupa para visualizar os dados da contemplação.
A tela exibirá todas as parcelas contempladas para o aluno.
Para visualizar o histórico de alterações de uma parcela específica, clique no ícone da lupa correspondente à parcela desejada.
O sistema exibirá o histórico de alterações realizadas na contemplação, permitindo consultar informações como alterações de valores, períodos, inativações e demais modificações efetuadas no sistema.
[Passo.07] Analisar Recurso Contra o Resultado Preliminar
Quem faz a análise? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
A interposição de recurso contra o resultado preliminar é permitida a todos os alunos que estão participando do processo de seleção, durante o período pré-estabelecido em Cadastro dos Períodos de Inscrição..
Análise do pedido de recurso
Acessando a página de acompanhamento de recursos
- 1. Acesse o Acompanhamento de Recursos
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Acompanhar Recursos
- 2. Aplique os filtros desejados ou deixe-os em branco para exibir todos os recursos
- 3. Na primeira coluna da tabela, clique no botão com lápis para analisar o pedido e redigir o parecer
Obs.: após realizar a análise e atribuir um parecer, este botão não ficará mais disponível.
Redigindo o parecer
- 4. Analise o pedido
- 5. Selecione um parecer: "Deferido" ou "Indeferido"
- 6. Justifique o parecer
- 7. Caso necessário, marque a opção "Abrir o Comunicador" para enviar uma mensagem ao aluno comunicando o resultado da análise ou solicitando algum esclarecimento. Após salvar o parecer, o comunicador será aberto caso tenha sido marcada a opção “Abrir o Comunicador”.
Obs.:
- o comunicador pode ser aberto antes ou após a atribuição do parecer. Para isso, clique no botão "Enviar mensagem" que fica disponível na página "Acompanhar Recursos".
- para utilização do comunicador, proceda conforme descrito no passo 5 em diante de Envio de Notificação ao Aluno - 8. Clique no botão Salvar
[Passo.08] Gerar relatórios
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Lista de inscritos
1. Acesse Lista de Inscritos em Programas
2. Filtre o Campus
3. Filtre o Programa
4. Acione o botão Exportar
5. Selecione opção XLS
Gerar Lista com Resultado
Essa funcionalidade gera um xls com o resultado (alunos que foram contemplados e alunos que não foram contemplados)
No relatório gerado os alunos podem ter as seguintes situações: contemplado, indeferido e lista de espera.
Contemplado são os alunos que foram contemplados com ao menos um auxílio, indeferido são os alunos que não foram contemplados e que a inscrição esteja com situação inativa e lista de espera são os alunos que não foram contemplados e que estão com a inscrição em situação ativa.
- 1. Acesse a página de geração da lista com resultado
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Gerar Lista com Resultado
- 2. Informe o(s) período(s) de inscrição:
selecione o período de inscrição referente ao programa em que os alunos foram contemplados. Permite selecionar mais de um período, desta forma, em campus onde a seleção é dividida em duas etapas (novos inscritos e renovação/recadastramento) é possível selecionar os dois períodos para exibir as listas de contemplados de forma conjunta;
- 3. Informe o método de ordenação;
- 4. Clique no botão "Gerar XLS".
Gerar Lista Auxiliar de Folha de Pagamento
Essa funcionalidade gera um xls com os alunos que foram contemplados. O xls será utilizado para facilitar o envio de informações para o setor financeiro realizar o pagamento. Como não existe um controle do que já foi pago, essa lista é apenas auxiliar, devendo o setor conferir a lista antes do envio.
- 1. Acesse a página de geração da lista auxiliar de folha de pagamento
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Contemplação >> Gerar Lista Auxiliar de Folha de Pagamento
- 2. Preencha os campos obrigatórios: campus, ano, período letivo da contemplação e quais auxílios deverão aparecer na planilha;
- 3. Opcionalmente, pode ser selecionado: a) um ou mais períodos de inscrição (a fim de discriminar a lista de estudantes recadastrados e novos inscritos), b) se devem ser exibidos pontos e traços nos CPFs (alguns campi copiam e colam no SIAFI, mas outros preferem fazer a digitação manual e os pontos e traços facilitam a visualização), c) se deve ser exibido o curso e d) se deve ser exibido o endereço do aluno;
- 4. Clique no botão "Gerar XLS".
Relatório de contemplações por Ano
Essa funcionalidade servirá principalmente para que o setor acompanhe quanto do orçamento foi alocado para Auxílio Estudantil. Deve ser informado campus e ano. O relatório exibirá o total gasto por semestre em cada um dos auxílios.
- 1. Acesse a página do relatório
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Relatórios >> Contemplados por Ano
- 2. Informe o campus e o ano;
- 3. Clique no botão "Buscar".
Gerar relatório de participantes x índices acadêmicos
- 1. Acesse a página do relatório
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Relatórios >> Alunos >> Alunos Participantes x Índices Acadêmicos
- 2. Selecione o período de inscrição;
- 3. Selecione o ano e o período letivo;
- 4. Clique no botão "Enviar".
[Passo.extra.01] Envio de Notificação ao Aluno
O Comunicador é uma funcionalidade do módulo Ensino. Foi reutilizado no módulo de Atividades Estudantis para facilitar a comunicação com o aluno durante o processo de inscrição.
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Acessando a inscrição do Aluno
- 1. Acesse as Inscrições
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições
- 2. Filtre o Programa
- 3. Localize o Participante e clique no número do prontuário dele.
Acessando o comunicador para enviar a notificação ao estudante
- 4. Na página do aluno, clique no botão Enviar Mensagem.
Configurando o envio da mensagem
- 5. Configure o envio da mensagem indicando os seguintes dados:
- Informações Gerais: Marque as opções "Via Suap" e "Via E-mail";
- Destinatários: Aparecerá somente o aluno como opção de destinatário. Marque o aluno.
- Clique no botão "Continuar"
Escrevendo e enviando a mensagem
- 6. Escreva e envie a mensagem
- Corpo da Mensagem: Preencha o "Assunto" e "Conteúdo" e, caso seja necessário, utilize o campo "Anexo" para anexar um arquivo;
- Confirmação do Envio: Selecione "Confirmação";
- Clique no botão "Enviar Mensagem para Alunos Selecionados";
[Passo.extra.02] Emitir Comprovante
Quem faz? Aluno, Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Os valores ajustados serão apresentados em vermelho
1. Acessar as Inscrições
2. Localizar a inscrição desejada
3. Emitir Comprovantes
Acione o botão Comprovante de Inscrição do Aluno (1) do participante desejado para visualizar o comprovante de inscrição pré correções, ou clique em Comprovante completo Após Ajustes (2) para visualizar o comprovantes de inscrição pós correções.
[Passo.extra.03] Aplicar Ação sobre a Inscrição
Quem faz? Assistente Social e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
[Passo.extra.04] Inscrições Duplicadas
Quem faz? Assistente Social, Coordenador e Diretoria de Assuntos Estudantis (Reitoria)
Permite verificar e remover a duplicidade de inscrições.
São exibidas nesta lista somente as inscrições duplicadas (aluno que se inscreveu no mesmo Programa mais de uma vez).
- 1. Acesse a lista de inscrições duplicadas
No menu, abra: ATIVIDADES ESTUDANTIS >> Serviço Social >> Programas >> Inscrições Duplicadas
- 2. filtre os dados, se necessário;
- 3. Analise as duplicidades e clique na lixeira para excluir um dos registros, se necessário;
A lista é exibida de forma ordenada para que as duplicidades possam ser analisadas. Na lista ilustrada a seguir, há 3 alunos que se inscreveram duas vezes no mesmo Programa.
