FLUXO DE PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO DE REGIMENTO DO IFSP

Analisar as alterações solicitadas
a. Verifique as informações constantes no formulário do SUAP, modelo: INSTITUCIONAL: REQUERIMENTO - ALTERAÇÃO DE REGIMENTO, anexo aos autos do processo de solicitação;
b. Confirme se há no processo despacho de anuência do Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, ou de seu substituto interino.
Atualizar Documento 
a. Acesse a pasta Regimento IFSP Versão_Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria, e faça uma cópia do documento do regimento que será alterado, em seguida mova a cópia para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Propostas em Andamento;
b. Proceda com as atualizações no texto do documento: alteração textual, formatação do texto, atualização da numeração dos artigos, parágrafos, incisos... Por fim, atualize o sumário e cheque se os links dos títulos estão funcionando corretamente;
c. Renomeie o arquivo, atualizando a data da versão;
Obs.: se o solicitante enviar para o e-mail da DDI, conforme indicado no formulário de solicitação, o arquivo editável atualizado, não será necessário tomar as ações "a", "b" e "c" desta etapa. Apenas revise o documento, comparando-o com as indicações do pedido,  e faça ajustes, quando necessário.
d. Baixe o documento em PDF;
e. Salve o PDF na pasta do Google Drive seguindo o caminho Regimento IFSP Publicação > Anexos dos Regimentos (Histórico e Vigentes) > Vigentes com o mesmo nome do arquivo.
IMPORTANTE! Deixar o arquivo com acesso público.
Criar Link Encurtado
a. Copie o link de compartilhamento do PDF.
b. Use TinyURL para criar um link curto e nomeie-o, de preferência atualizando conforme a sequência de versões (por exemplo, Reitoria16).
c. Copie o link gerado.
Atualizar Portaria
a. Acesse a pasta Regimento IFSP Versão_Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria, e faça uma cópia do arquivo da portaria vigente, em seguida mova a cópia para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Propostas em Andamento;
b. Substitua o link encurtado do PDF do anexo do regimento que será alterado, assim como atualize as informações da minuta da Portaria que será emitida;
c. Baixe arquivos em Word e PDF da nova Portaria Normativa.
d. Envie o arquivo Word para o e-mail do Gabinete (gab@ifsp.edu.br).
e. Envie o PDF via processo SUAP para GAB-RET, solicitando a emissão da Portaria Normativa.
f. Após receber a Portaria assinada, geralmente recebemos por e-mail, salve-a na pasta do Google Drive seguindo o caminho Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Vigente (Portaria). 
IMPORTANTE! Deixar o arquivo com acesso público.
Atualizar os arquivos das pastas do Drive
g. Transfira o arquivo da portaria anteriormente vigente da pasta Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Vigente (Portaria) para Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Histórico (Portarias);
h. Mova o PDF da versão anteriormente vigente do regimento que foi atualizado da pasta do Google Drive Regimento IFSP Publicação > Anexos dos Regimentos (Histórico e Vigentes) > Vigentes para a pasta Regimento IFSP Publicação > Anexos dos Regimentos (Histórico e Vigentes) > Histórico.
i. Transfira os arquivos da minuta da portaria e arquivo do regimento alterado da pasta "Regimento IFSP_Versão Editável> Propostas em Andamento" para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria;
j) Transfira da pasta Regimento IFSP_Versão Editável> Últimas Versões - Anexos e Portaria os arquivos das versões anteriormente vigentes da portaria e do regimento atualizado para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Histórico - Anexos e Portarias;
Formatar e Publicar no Diário Oficial
a. Crie uma versão da portaria que passou ao estado de vigente em rich text (.docx.rtf), conforme definições da Portaria Normativa Nº 283/2018. Vide modelos constantes na pasta DOU;
b. Publique, seção 1, a versão no Diário Oficial da União. Vide manual.
c. Salve o recibo de envio de matéria na pasta “Recibos de Envio de Matéria”.
Atualizar o Portal Institucional - Regimento
a. Solicite a Diretoria de Comunicação (comunica@ifsp.edu.br) a atualização das seguintes informações:
1. Página Transparência > Documentos Institucionais > Regimento: Vigente - atualizar o link de acesso ao arquivo da portarial atual;
2. Página Transparência > Documentos Institucionais > Aba Estatuto e Regimento Geral - atualizar o texto e o link de acesso ao arquivo da portarial atual.
Atualizar o Organograma
a. Utilize o programa draw.io e, na pasta de organograma do drive compartilhado da DDI, editar arquivo do organograma do IFSP;
b. Salve o arquivo em PDF (É preferível utilizar a o caminho “Ficheiro > Exportar como > PDF;
c. Atualize a versão do arquivo “Organograma IFSP.pdf” constante da pasta do Google Drive DDI-PRD > Pública > Organograma. 
Atenção! O arquivo deve estar com acesso público.
Atualizar o Portal Institucional - Organograma
a. Atualize no site do Joomla as páginas em que constam link para acesso ao arquivo do organograma no site do IFSP, sendo:
1. Documentos Institucionais > Organogramas;
2. Página inicial > Transparência e Prestação de Contas > IFSP > Reitoria > Reitoria - Destaques > Institucional > Aba Estrutura Organizacional.
Atualizar a estrutura institucional no SIORG
a. Atualize o organograma do IFSP no sistema SIORG,
b. Atenção! O SIORG só permite cadastro de “Unidades Administrativas” com previsão de autoridade (FG/CD/FCC). Manual e o vídeo explicativo para orientações.
Encaminhar Processo e Comunicar Setores Interessando
a. Encaminhe o processo ao setor responsável pela sequência dos trâmites (normalmente a indicação constará em despacho constante dos autos);
b. Encaminhe e-mail para os endereços abaixo listados informando a(s) alteração(es) realizadas no SIORG. Ex: criação da Coordenadoria x, número SIORG, vinculada à(ao) Diretoria/setor x do Campos y: 
cgpreitoria@ifsp.edu.br
dgp.ret@ifsp.edu.br
cpp@ifsp.edu.br
dacp.prd@ifsp.edu.br
O envio do e-mail de comunicação é feito em atendimento à solicitação da DGP.
Atualizar ferramentas de controle de demandas Regimento/SIORG
a. Cadastre as informações da demanda recebida na planilha Controle de Demandas SUAP/SIORG, 
b. Atualize os indicadores na planilha CVI — Processos de Trabalho e Serviços, e
c. Registre também na Central de Serviços do SUAP: grupo de serviços “ESTRUTURA ORGANIZACIONAL/REGIMENTO” - Vide “Tutorial para abertura e acompanhamento de chamado na central de serviços - Estrutura Organizacional/Regimento”.
Fluxo concluído!