Administração Frota [0] Apresentação O Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas do  Instituto Federal do Rio Grande do Norte e está sendo aprimorado para utilização no Instituto Federal de São Paulo. O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da Instituição. Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuário no Agendamento de Viagens no Módulo Frota do SUAP. O módulo “Frota” é o responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, fornecendo o histórico das viagens. Para acessar o módulo “Frota”, clicar nas opções “ADMINISTRAÇÃO” e “Frota”. [1] Cadastrar Viatura Quem faz? Coordenador de Frota Sistêmico ou Coordenador de Frota Acesse Viaturas No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Cadastros >> Viaturas Adicionar Viatura Acione o botão Adicionar Viatura Preencher Dados Preencha os dados da Viatura. Caso seja um veículo de uso coletivo entre os campi marque a opção Permite Agendamento Geral [2] Ver Calendário de Agendamentos Acesse Agendamentos No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos Ver Calendário Acione o botão Ver Calendário e filtre os agendamentos a serem exibidos [3] Agendar Viagem Acesse Agendamentos No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos Adicionar Agendamento de Viagem Acione o botão Adicionar Agendamento de Viagem Preencher Dados Preencha os dados da Viagem: Solicitante:  o Suap indica automaticamente o “Solicitante” Objetivo: detalhar o “Objetivo” da viagem. Atenção: Evitar usar “somente” os termos: “Reunião no câmpus” ou “Visita ao câmpus” ou “Visita técnica”, etc. Itinerário: descrever o “Itinerário” Saída e Chegada: informar data e hora prevista de “Saída” e “Chegada” Condutor: Indicar o nome do “Condutor”. Na omissão, considerar-se-á a necessidade de motorista terceirizado Autorizador: Indicar o nome do “Autorizador” Passageiros: Indicar os “Passageiros” que irão na viagem Local de Saída: Selecionar o “Local de Saída” Solicitar Viatura Coletiva: Para a utilização de veículos coletivos (por exemplo ônibus) marque a opção Solicitar Viatura Coletiva? em seguida selecione uma Viatura Coletiva. “Autorizador” – são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró-Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”).* Para Viaturas Coletivas o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do campus do solicitante Algumas células, mediante a digitação de alguns caracteres, são automaticamente preenchidas com base no banco de dados do SUAP, que poderá ser selecionada com um clique na opção adequada Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista. [5] Autorizar Agendamento de Viagem Quem faz? Autorizador indicado no momento do agendamento Um Gestor Concedente não consegue autorizar uma viagem que foi destinada para outro gestor aprova-la. Sendo o caso, o requisitante deverá editar o Agendamento de Viagem selecionando o gestor que está disponível para aprovar a viagem. Acesse Agendamentos No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos Validar Agendamento Acione o botão Validar Agendamento do agendamento a ser aprovado [4] Avaliar Agendamento Acesse Agendamentos No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos Selecione Agendamentos Futuros Clique na aba Agendamentos Futuros Avaliar Acione o botão Avaliar do agendamento a ser analisado Preencher Dados Necessário colocar a Situação de deferimento e indicar a Viatura, Motorista, sendo possível também adicionar uma Observação para detalhar a ação. Acione o botão Salvar Agendamento avaliado com sucesso [6] Informações Complementares A Portaria IFSP nº 2690/11, publicada no site institucional, normatiza a utilização da frota de veículos oficiais da Instituição. As requisições deverão ser solicitadas com antecedência mínima de dois dias úteis para veículos comuns ou dez dias  para transporte de alunos ou de materiais, salvo casos excepcionais, conforme estabelecido na Portaria IFSP nº 2690/11. As viagens que necessitam motoristas terceirizados estarão sujeitas à prévia disponibilidade da agenda dos condutores. Não é permitida a utilização de veículos oficiais aos sábados, domingos e feriados, exceto quando autorizado pela  autoridade máxima do câmpus, pró-reitor ou reitor, para o desempenho do exercício da função pública. Retirada e entrega do veículo e ficha de controle de tráfego, para registro do trajeto percorrido. O cadastro de servidores no módulo “Frota”, para conduzir os veículos, é realizado na área responsável pela frota no próprio câmpus ou reitoria, ao qual o veículo está vinculado, mediante cópia da CNH válida. O cadastro de servidores para viabilizar o abastecimento de veículos oficiais é realizado pela Coordenadoria de Transportes da Reitoria junto à empresa contratada, mediante solicitação com cópia da CNH válida e prontuário do servidor. A consulta de postos para abastecimento de veículos pode ser conferida em listagem disponível no próprio veículo ou junto à área responsável pela frota no câmpus ou reitoria. Recomendamos prévia consulta dos estabelecimentos para o trajeto a ser realizado. Para o primeiro abastecimento o servidor deverá previamente cadastrar uma senha pessoal no próprio estabelecimento, informando o registro funcional e/ou prontuário. Cada veículo tem seu próprio cartão para abastecimento, não sendo possível a troca de cartões entre os veículos para este fim. Não está previsto o ressarcimento de valores referente a abastecimento pago diretamente pelo servidor. As multas decorrentes da utilização de veículos, durante o deslocamento a serviço da Administração, será de responsabilidade do condutor do veículo. Do exposto, recomendamos o registro dos condutores conforme trajeto realizado. Os usuários dos veículos oficiais, ao transitarem nas Rodovias Federais, não podem utilizar a opção de sistema de cobrança eletrônica, conforme Resolução 3916, de 18 de outubro de 2012. O Sistema Sem Parar não deve ser utilizado em estacionamentos, aeroportos, abastecimentos ou outros serviços que estão ou venham a ficar disponíveis. Conforme Instrução Normativa nº 03/2008, é vedada a utilização de veículos oficiais para o transportes a locais de embarque e desembarque, na origem e no destino, em viagens a serviço, quando se recebe a indenização de locomoção prevista no artigo 8º do Decreto nº 5.992/2006. Para eventuais esclarecimentos orientamos entrar em contato diretamente na área responsável pela frota no câmpus ou reitoria. Almoxarifado e Patrimônio Árvore de Almoxarifado e Patrimônio - Reitoria Árvore de Almoxarifado e PatrimônioConsultar Inventário - Responsável pela Carga do Bem Patrimonial Quem faz? Qualquer Servidor Acesse o Suap com sua conta IFSP Acesse Inventários - No menu, abra: ADMINISTRAÇÃO >> Patrimônio >> Inventários Configure o Filtro - Para consultar seu inventário selecione seu setor em Setor do Responsável, ou informe o "Número" ou "Descrição" de determinado bem. Acione Enviar - Acione o botão Enviar. É possível exportar a planilha através dos botões “Também Gerar CSV” e “Gerar XLS”. Cadastrar Empenho - Material de Consumo Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado. Onde Cadastrar? - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Empenhos Figura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho. PREMISSAS: Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados: EMITENTE: deve ser o mesmo código da UG (Unidade Gestora) do campus cadastrador; NATUREZA DA DESPESA: deve ser igual a: 339030 (Material de Consumo). A natureza 449052 se refere a Material Permanente (Ver Tutorial - Cadastrar Empenho - Material Permanente). SUBITEM: define a conta em que o material será cadastrado. Figura 2 - Nota de Empeno - NE Antes de iniciar o cadastro da NE, faça uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo. Passo 1: Figura 3 - Tela 1 do SUAP para adicionar empenho. Cadastrando a Nota de Empenho Passo 2: Figura 4 - Tela 2 do SUAP para adicionar empenho. Passo 3: Preencher os seguintes campos: Figura 5 - Tela 3 do SUAP para adicionar empenho. Os campos com "Lupa": 1, 3, 4, 6, e 9 são preenchidos a partir de lista de opções que se abrem e que devem estar compatíveis com os dados da Nota de Empenho. No caso do campo 6 - Fornecedor, quando não localizado, deve-se providenciar o seu cadastro (Ver Tutorial Cadastro de Fornecedores) Os campos 2, 5, e 10 devem ser prenchidos de acordo com os dados encontrados na NE. O campo 7 deve ser preenchido a partir do documento do formnecedor confirmando o recebimento da NE que pode ser, por exemplo: um e-mail, um Aviso de Recebimento-AR, etc. O campo 8 deve ser verificado no Termo de Referência do Processo Licitatório (Ver Tutorial - Pesquisa de Dados da Licitação) O campo 11 é livre para inserir informações que facilitem a identificação do requisitante/área; de alteração do material entregue que tenha sido deferida anteriromente pelo solicitante ou qualquer outra que o cadastrador julgar necessária. Passo 4: Adicionar os itens da Nota de Empenho: Figura 6 - Tela 1 do SUAP para adicionar item do empenho. Figura 7 - Tela 2 do SUAP para adicionar item do empenho. Campo 1 (com lupa): deve ser preenchido a partir da relação de materiais da lista que se abre, os quais estão inseridos no Cadastro de Materiais existente no SUAP, classificados em Elemento de Despesa-ED (subitem). Atencão: um mesmo material pode estar classificado em Elementos de Despesas-ED (subitens) diferentes. Verifique sempre se o material que foi localizado na relação está classificado no mesmo Elemento de Despesa-ED (subitem) da NE. Caso o material não seja localizado na lista existente ou, apesar de ter sido localizado o Elemento de Despesa-ED (subitem) não for o mesmo da NE, deve-se solicitar o respectivo cadastramento à CAP-Reitoria, através do seguinte e-mail: cadastrodemateriais@ifsp.edu.br, informando a descrição do material, a unidade de distribuição e em qual Elemento de Despesa-ED (subitem) deve ser inserido. Uma NE pode conter vários Elementos de Despesas-ED (subitens), portanto, muita atenção na hora de "Empenhar" o item no SUAP! Campos 2 e 3 - devem ser preenchidos de acordo com o que está expresso na NE. Campo 4 - este campo vem marcado e serve para incluir quantos itens existirem na NE. Caso a NE possua um único item, conforme o exemplo deste Tutorial, este campo deve ser desmarcado. Botão 5 - após conferidos os campos anteriores, clicar em Figura 8 - Tela 3 do SUAP comprovando o cadastro do item do empenho e com a possibilidade de inserção de outros itens, caso seja necessário. Sempre faça uma conferência de todas as informações alimentadas no Sistema. Verifique se a quantidade do marterial, o valor unitário, o valor total estão de acordo com o da NE e se o material está no Elemento de Despesa-ED correto. Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso. IFSP/CAP/ras - junho/2020 - v1Cadastrar Fornecedor - Pessoa Jurídica Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio Quando se detecta a falta de cadastro do fornecedor? - Geralmente, é no momento do cadastro da Nota de Empenho, conforme abaixo: Atenção: Apesar do exemplo deste tutorial apresentar como dado digitado no campo "Pessoa Jurídica" o nome da empresa, no caso Ana Paula Cruz dos Santos, prefira efetuar a busca pelo número do CNPJ, pois o nome da empresa pode sofrer alteração e o número do CNPJ não. Onde Cadastrar? - SISTEMA: SUAP Você tem que estar logado no SUAP. MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Cadastros OPÇÃO: Pessoas Jurídicas Ao clicar nas opções acima o sistema disponibiliza a seguinte tela: Clicar no botão "Adicionar Pessoa Jurídica" Preencher os campos solicitados, principalmente os assinalados com um asterísco vermelho, conforme telas a seguir: Os dados do fornecedor deverão ser pesquisados no processo de licitação: Sicaf, carta proposta, e-mail do fornecedor confirmando o recebimento da Nota de Empenho ou ainda no site de Compras Governamentais. Após o salvamento, o sistema apresenta a tela seguinte com a mensagem: "Cadastro realizado com sucesso." Para ver o cadastro, proceder uma busca, conforme segue: No campo "Texto" preencher o nome do fornecedor e clicar em "Ir" Pode-se pesquisar pelo CNPJ. Aliás dê preferência por este filtro para evitar os Homônimos. Para o detalhamento dos dados cadastrados, clicar na "lupa" e o sistema apresenta a seguinte tela: IFSP/CAP/ras - 29.09.2020 - v2Atribuir Carga Patrimonial Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio. Onde Cadastrar? - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Patrimônio OPÇÃO: Movimentação / Carga Existe um atalho para acesso à funcionalidade "Atribuir Carga" na página inicial do SUAP, conforme segue: A carga deve ser atribuída a um servidor previamente indicado pela área solicitante do material permanente. Os campos com "Lupa": 1 e 3 - atribuir os dados a partir dos cadastros pré-existentes. O campo 2:  clicar a opção desejada a partir da lista que se abre. O campo 4: lista dos materiais permanentes a serem marcados para a atribuição da carga patrimonial ao servidor de destino. Antes de pressionar o Botão "Enviar", fazer uma conferência dos dados informados nos campos anteriores e certificar-se de que os patrimônios marcados são os que devem ser enviados ao servidor de destino. Foi criada uma Requisição de Transferência de Carga. A carga patrimonial será efetivamente atribuída quando o servidor de destino deferir a Requisição. IFSP/CAP/ras - 05.06.2020 - v1Cadastrar Material de Consumo Quem pode cadastrar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado. O pedido de cadastro de material deve ser atendido a partir do e-mail: cadastrodematreiais@ifsp.edu.br. O campo “Assunto” deve conter a palavra Cadastro + Sigla do câmpus + numeração com três dígitos para a sequência e dois dígitos referentes ao ano, conforme e-mail abaixo: Onde Cadastrar? - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Materiais de Consumo Passo 1 - Clicar em "Adicionar Material de Consumo" Passo 2 - Clicar no campo "Categoria" para visualizar a lista de subelementos de despesa (= subitem) , conforme abaixo: Passo 3 - Clicar sobre o subitem , de acordo com o informado no e-mail do solicitante, para que o dado se fixe no campo "Categoria". No exemplo temos o subitem 35 - Material Laboratorial Passo 4 - Clicar no campo "Unidade" para visualizar a lista de tipos de unidades, conforme tela abaixo: Passo 5 - Clicar sobre o tipo de unidade , de acordo com o informado no e-mail do solicitante, para que o dado se fixe no campo "Unidade". No exemplo temos a unidade de fornecimento = Kg Passo 6 - Preencher o campo "Nome" = descrição do material que está sendo cadastrado. Observação: A partir do e-mail do solicitante, selecionar todo o conteúdo do campo "Descrição Complementar" do material que está sendo cadastrado e copiá-lo (CTR+C) Passo 7 - Clicar dentro do campo "Nome" e colar o conteúdo copiado do e-mail do solicitante (CTR+V), conforme figura abaixo: Passo 8 - Conferir os dados preenchidos e clicar em "Salvar" Pronto! Cadastro realizado com sucesso, conforme mensagem indicada. Para consultar o código que foi atribuído ao material, na tela Materiais de Consumo, informar no campo "Texto" a descrição do material e no campo "Categoria" o subitem e clicar em "Ir" (ao lado do campo "Texto"). O sistema trará as informações do material com seu respectivo "Código", conforme tela a seguir: Passo 9 - Informar ao solicitante que o cadastro do marterial foi realizado. Responder no prórpio e-mail da solicitação, IFSP/CAP/ras - 02.07.2020 - v1Manual de Alienação e Destinação de Bens Móveis Considerando a necessidade de regulamentação do processo de alienação, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de  São Paulo, e em atendimento às disposições previstas no Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018, e na Lei nº 12.305, de 02 de agosto de 2010, o IFSP passa a adotar o presente Manual. Suas orientações são gerais e aplicáveis a todos os câmpus e à reitoria do IFSP. Permitida a reprodução total ou parcial desta publicação desde que citada a fonte. - 2019 - Elaborado pelas Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio da Reitoria e Coordenadoria de Patrimônio do Câmpus São Paulo, servidores: Hector Daniel Garcia Daitter Assistente em Administração Jeferson Rodrigues de Oliveira Assistente em Administração José Maria de Lima Técnico em Contabilidade Simone Borges Técnico em Contabilidade Agradecemos a colaboração dos servidores: Andre de Freitas Simões Revisor de Textos Osmario Pereira dos Santos Analista de Tecnologia da Informação Suzana Mayumi Iha Chardulo Administrador SUMÁRIO Parte I - Base Legal Parte II - Introdução Parte III - Comissão de Alienação Parte IV - Classificação dos Bens Inservíveis Parte V - Alienação dos Bens Para os efeitos deste manual, entende-se por: Alienação de bens públicos e OSCIP Alienação dos Bens Conforme a Classificação  2.1 Ocioso ou Recuparável  2.2 Antieconômico  2.3 Irrecuperável Parte VI - Alienação dos Bens de Tecnologia da Informação e Comunicação Ocioso ou Recuparável Antieconômico Irrecuperável       Parte VII - Procedimentos Publicação no SIAFI Consulta a OSCIP Fluxo Administrativo de Alienação Parte VIII - Destinação e a Disposição Final Ambientalmente Adequada dos Bens Parte IX - Destinação a Associações ou Cooperativas dos Catadores de Materiais Recicláveis Parte X - Procedimentos Comissão para a Coleta Seletiva Solidária Fluxo Administrativo para a Destinação Final Ambientalmente Adequada Parte XI - Informações Complementares Bandeira Nacional Doação no Ano Eleitoral Parte XII - Anexos Parte XIII - Modelagem de processos Parte I - Base Legal Decreto 9.373, de 11 de maio de 2018 – Dispõe sobre a alienação, a cessão, a transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Portaria 1.372, de 27 de abril de 2018, art. 1º - parágrafo único, 7º. - Dispõe sobre a delegação de competências às autoridades máximas das Unidades Administrativas do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo – IFSP. Lei 12.305, de 2 de agosto de 2010 - Institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos; altera a Lei no605, de 12 de fevereiro de 1998, e dá outras providências. Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006 - Institui a separação dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta, na fonte geradora, e a sua destinação às associações e cooperativas dos catadores de materiais recicláveis, e dá outras providências. Lei 9.790, de 23 de março de 1999 – Dispõe sobre a qualificação de pessoas jurídicas de direito privado, sem fins lucrativos, como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, institui e disciplina o Termo de Parceria, e dá outras providências. Lei 9.504, de 30 de setembro de 1997 – Estabelece normas para as eleições. Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, art 17º caput, inciso II, alínea “a”– Regulamenta o artigo 37, do inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Instrução Normativa 205, de 08 de abril de 1988 – Orientação normativa com o objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material. Lei 5.700 de 1 de setembro de 1971 - Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais, e dá outras providências. Parte II - Introdução A função do controle patrimonial abrange as atividades de recepção, registro, controle, utilização, movimentação, guarda, conservação e alienação dos bens permanentes da Instituição. A alienação fundamenta-se em processo administrativo, no qual deverá constar a autorização expressa da autoridade superior da Unidade Administrativa. Considera-se como autoridade superior da Unidade Administrativa: reitor e diretor do câmpus. Base Legal: Portaria 1372, art.1º. Parágrafo único. Parte III - Comissão de Alienação As classificações e avaliações de bens serão efetuadas por comissão especial, instituída pela autoridade competente e composta por três servidores do órgão ou da entidade, no mínimo. Base Legal: Decreto 9.373, art. 10. No início do exercício, a Coordenadoria de Patrimônio solicita junto a sua chefia imediata a nomeação da comissão com término em 31 de dezembro do mesmo ano corrente. Os servidores do setor de patrimônio não poderão participar como Presidente da Comissão de Alienação, por motivo de ser este o setor que gerência os bens patrimoniais, podendo haver um conflito de interesses com a consequente quebra de imparcialidade do servidor, salvo a hipótese de não haver outros servidores empossados no câmpus. Parte IV - Classificação dos Bens Inservíveis Tipos de classificação dos bens: Ocioso – que se encontra em perfeitas condições de uso, mas não está sendo utilizado pela unidade; Recuperável – que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até 50% do seu valor de mercado ou se o custo da recuperação for acima dos 50% precisa ser justificado os benefícios em manter o bem na instituição; Antieconômico – cuja manutenção for onerosa ou seu rendimento precário e obsoleto; Irrecuperável – quando não houver possibilidade de uso para a finalidade a que se destina, devido à perda de suas características ou em razão do seu custo de recuperação for acima dos 50% do seu valor de mercado e não justifique os benefícios da sua recuperação. Base Legal: Decreto 9.373, art. 3º. Parte V - Alienação dos Bens 1. Para os efeitos deste manual, entende-se por: Alienação de bens públicos: transferência de sua propriedade a terceiros, quando há interesse público na transferência e desde que observadas as normas legais OSCIP: é uma qualificação jurídica atribuída a diferentes tipos de entidades privadas atuando em áreas típicas do setor público com interesse social, que podem ser financiadas pelo Estado ou pela iniciativa privada sem fins lucrativos. Ou seja, as entidades típicas do terceiro 2.  Alienação dos Bens Conforme a Classificação: A Alienação é permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, não devendo acarretar quaisquer ônus para os cofres públicos. Poderá ser em favor de: 2.1 Ocioso ou Recuperável Para autarquias e fundações públicas federais e dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas. 2.2 Antieconômico Para os Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP. 2.3 Irrecuperável Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º. Parte VI - Alienação dos Bens de Tecnologia da Informação e Comunicação Os equipamentos, as peças e os componentes de tecnologia da informação e comunicação poderão ser doados conforme análise e classificação dada pela comissão em favor de: 1. Ocioso ou Recuperável Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP que participem do programa de inclusão digital do Governo federal conforme disciplinado pelo Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações ou; A entidades sem fins lucrativos que se dediquem à promoção gratuita da educação e da inclusão digital desde que se enquadrem como: as organizações sociais; as fundações públicas; as fundações, sociedades civis ou associações de direito privado criadas por órgão público ou por fundações públicas; A Secretaria de Telecomunicações do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações — SETEL/MCTIC indicará a entidade participante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal, o Ministério tem um prazo de 30 dias, caso não ocorra manifestação por parte das instituições que fazem parte do programa de inclusão digital, a coordenação de articulação oficializará a liberação para proceder ao processo de doação. Deverá ser enviado um ofício à SETEL/MCTIC, juntamente com a planilha, informando os itens disponíveis. O modelo da planilha a ser usado está no site: http://www.comprasnet.gov.br/orientacoesParaDesfazimento.html O ofício com a relação de bens deve ser enviado para: Coordenadora de Articulação Departamento de Inclusão Digital - Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações  Esplanada dos Ministérios, Bloco R, Ed. Anexo, 3º andar – Sala 314 leste Concomitante ao envio da documentação impressa, deve ser enviada cópia digital para o e-mail: desfazimento.setel@mctic.gov.br Base Legal: Decreto 9.373, art. 14º, Parágrafo único. 2. Antieconômico Para os Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º. 3. Irrecuperável Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º. Parte VII - Procedimentos 1. Publicação no SIAFI A divulgação dos bens disponíveis para alienação a qualquer Unidade Gestora de todos os Ministérios do país terão de ser direcionadas a setorial contábil do MEC, utilizando o código de UG. nº. 150003. Para o envio da mensagem solicitar à Coordenadoria de Contabilidade do seu câmpus. 2. Consulta a OSCIP Por ser uma qualificação, e não uma forma de organização em si mesma, vários tipos de instituições podem solicitar a qualificação como OSCIP. De maneira geral, as organizações não governamentais (ONGs) são as entidades que mais se encaixam no perfil para solicitar a qualificação de OSCIP. Para acessar as entidades qualificadas como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP em sua cidade consultar o site do Ministério da Justiça – Consulta a OSCIP’s: http://www.justica.gov.br/seus-direitos/politicas-de-justica/entidades/oscip-1/consulta-oscip 3. Fluxo Administrativo de Alienação O processo de ALIENAÇÃO deverá ser composto pelos seguintes passos: Para a alienação dos bens de Tecnologia da Informação e Comunicação classificados como OCIOSOS OU RECUPERÁVEIS após o passo 6º incluir o passo: Comissão de Alienação – enviar ofício, planilha e e-mail à SETEL/MCTIC disponibilizando os bens, aguardar o prazo de resposta, se houver interesse continuar com o passo 12º, se não houver interesse continuar com o passo 7º. Parte VIII - Destinação e a Disposição Final  Ambientalmente  Adequada  dos Bens Nesta parte iremos tratar somente dos bens classificados como IRRECUPERAVÉIS e que por impossibilidade ou inconveniência NÃO FORAM DOADOS a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP, restando  como única opção a destinação e disposição final a Associações ou Cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de 2006. A Comissão de Alienação SÓ PODERÁ OPTAR PELA DESTINAÇÃO A ASSOCIAÇÕES OU COOPERATIVAS se no Câmpus já estiver instituída a Comissão de Coleta Seletiva, conforme fundamenta o Decreto n 5.940, de 25 de outubro de 2006 Para melhor entendermos, segue definição: Destinação final ambientalmente adequada: destinação de resíduos que inclui a reutilização, a reciclagem, a compostagem, a recuperação e o aproveitamento energético ou outras destinações admitidas, observando normas operacionais específicas de modo a evitar danos ou riscos à saúde pública e à segurança e a minimizar os impactos ambientais adversos;                                                                                                                                                        Resíduos sólidos: material, substância, objeto ou bem descartado resultante de atividades humanas em sociedade, a cuja destinação final se procede, se propõe proceder ou se está obrigado a proceder, nos estados sólido ou semissólido, bem como gases contidos em recipientes e líquidos cujas particularidades tornem inviável o seu lançamento na rede pública de esgotos ou em corpos d’água, ou exijam para isso soluções técnica ou economicamente inviáveis em face da melhor tecnologia disponível; Base Legal: Lei 12.305, art. 3º, VII, XVI. Disposição final ambientalmente adequada: distribuição ordenada de rejeitos em aterros, observando normas operacionais específicas de modo a evitar danos ou riscos à Saúde Pública e à segurança e a minimizar os impactos ambientais adversos;                                                                                                                                                        Rejeitos: resíduos sólidos que, depois de esgotadas todas as possibilidades de tratamento e recuperação por processos tecnológicos disponíveis e economicamente viáveis, não apresentem outra possibilidade que não a disposição final ambientalmente adequada; Base Legal: Lei 12.305, art. 3º, VIII, XV. Parte IX - Destinação a Associações ou Cooperativas dos Catadores de Materiais Recicláveis A destinação final ambientalmente adequada dos bens a associações ou cooperativas dos catadores de materiais recicláveis são regulamentadas pelo Decreto 5.940/2006. No Decreto 9.373, art. 2º, consta como princípios e objetivos: O reconhecimento do resíduo sólido reutilizável e reciclável como um bem econômico e de valor social, gerador de trabalho e renda e promotor de cidadania; Não geração, redução, reutilização, reciclagem e tratamento dos resíduos sólidos e a disposição final ambientalmente adequada dos rejeitos. Parte X - Procedimentos Comissão para a Coleta Seletiva Solidária A Comissão para a Coleta Seletiva Solidária firmará o Termo de Compromisso com a associação ou cooperativa habilitada, para efetuar a coleta de resíduos recicláveis. A instituição que receber os bens inservíveis deve possuir infraestrutura para realizar a triagem e a classificação dos resíduos recicláveis descartados, se responsabilizando pela execução dos serviços de recolhimento, transporte e destinação final ambientalmente adequada. A assinatura do Termo de Compromisso, implicará a aceitação de todos os itens constantes do respectivo lote e no estado de conservação em que se encontrarem. 1. Fluxo Administrativo para a Destinação Final Ambientalmente Adequada O processo de Destinação Final Ambientalmente Adequada deverá ser composto pelos seguintes passos: Parte XI - Informações Complementares Nesta última parte trataremos do descarte da bandeira nacional, das doações em ano eleitoral, situações que possuem legislação específica e dos anexos parte integrante deste manual. 1. Bandeira Nacional A Bandeira Nacional em desuso por estar em mau estado de conservação deverá ser entregue a qualquer unidade militar, para que seja incinerada no Dia da Bandeira em solenidade especial, única data reservada para esse ato, não podendo ter outro destino. O processo necessita de autorização da autoridade superior da Unidade Administrativa: Reitor e Diretor do Câmpus. Base Legal: Lei 5700, art. 32º. 2. Doação no Ano Eleitoral Durante o ano eleitoral, algumas condutas são vedadas aos agentes públicos, para que não haja tendências que possam afetar a igualdade de oportunidades entre os candidatos. Inclui-se nessa conduta o tratamento ao patrimônio pelas instituições públicas nos casos de doação (saída) de bens públicos por parte do IFSP. Deste modo, no ano em que se realizar a eleição, desde o dia 1º de janeiro, fica PROIBIDA a distribuição gratuita de bens, valores ou benefícios (doações e cessões) por parte da Administração Pública a entidades particulares (OSCIPs, associações e cooperativas). No entanto, É PERMITIDO realizar doações (saída/entrada) entre órgãos públicos que envolvam entes federativos distintos, da União aos Estados e Municípios, e dos Estados aos Municípios, observando-se que nesses casos fica proibida a doação nos três meses que antecedem a data da eleição. E por último, É PERMITIDO realizar doações (saída/entrada) no ano eleitoral entre entidades que integram a mesma esfera de governo. Em qualquer caso, recomenda-se a não realização de solenidades, cerimônias, atos, eventos ou reuniões públicas de divulgação, ou qualquer outra forma de exaltação do ato administrativo de transferência capaz de afetar a igualdade de oportunidades  entre candidatos nos pleitos eleitorais. Base Legal: Lei 9504, art. 73º, inciso VI, alínea “a”, e § 10. Por fim, É PERMITIDO ao IFSP o recebimento de doação de particulares (pessoa física ou jurídica). Parte XII - Anexos Os anexos estão disponibilizados nos Documentos Eletrônicos no Sistema SUAP. Parte XIII - Modelagem de Processos A modelagem de processos é uma atividade que possibilita a análise e melhoria dos processos de uma empresa, os fluxos internos dos processos indicam as tarefas e pontos de decisões, eventos que podem ocorrer no início, durante ou no fim do processo, além de representar os envolvidos nas tarefas. Assim como no manual separamos a modelagem de processo em duas partes: Alienar bens - Doação e Destinação Final Ambientalmente Adequada e estes estão separados por seção de atividades. IFSP/CAP/ras - (responsável pela inclusão deste Manual nesta plataforma em 12/07/2020) Encaminhar Nota Fiscal do Contrato de Fornecimento de Água Mineral para Pagamento - Procedimento para CAP Reitoria Quem pode encaminhar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado. Passo 1 - Receber a Nota Fiscal do Fornecedor e as declarações exigidas por lei Passo 2 - Fazer o download dos arquivos anexos ao e-mail do fornecedor: Nota Fiscal - NF: Declarações: Passo 3 - Atestar a NF (Tem que ser o fiscal do contrato de fornecimento de água mineral) No exemplo deste Tutorial, a aquisição está vinculada a um contrato com cronograma, para o qual o fiscal deverá efetuar o ateste no SUAP, módulo Contrato, conforme as orientações apresentadas no Manual do Usuário - Módulo Contratos - subitem 5.2, disponibilizado no lnk: https://drive.ifsp.edu.br/s/CEAfORqTgQyzsT3?path=%2FMANUAIS%20E%20PROCEDIMENTOS%2FSuap#pdfviewer O Ateste gera um documento, conforme abaixo, o qual deverá ser anexado ao Processo Eletrônico, que será aberto para o envio da NF para o pagamento. Passo 4 - Dar entrada do material no SUAP - Módulo Almoxarifado, conforme sequência de telas abaixo: - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Entradas Capa de Entrada: Capa de Pagamento: Passo 5 - Dar saída do Almoxarifado O empenho do contrato de fornecimento de água mineral possui dois itens: galão de 20 litros/cada e copo com água de 200ml/cada. Para os galões de água, quando recebidos do fornecedor, estes já ficam à disposição da Área de Manutenção para o abastecimento dos bebedouros da Reitoria. Portanto, quando do faturamento, que geralmente se refere aos pedidos do mês, ao registrar a entrada da NF no SUAP, já se efetua a saída desses galões do estoque. Já para o item do empenho referente a copos com água, estes permanecem no estoque do Almoxarifado e são retirados somente quando requisitados pelas áreas solicitantes. - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Requisições / Saída de Material para Consumo - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Requisições / Buscar Requisições Nota de Fornecimento: Assinar como Fornecedor e solicitar a assinatura do Solicitante. Manter esta Nota em arquivo na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio - CAP. Passo 6 - Abrir Processo Eletrônico para o envio da NF para o pagamento. Com a NF devidamente atestada e com sua entrada de material realizada no SUAP - Almoxarifado, encaminhar toda a documentação, via processo eletrônico, para a área responsável pelo pagamento. Para abrir o processo eletrônico no SUAP, seguir as orientações das telas abaixo: - SISTEMA: SUAP MÓDULO: DOCUMENTOS/PROCESSOS PERFIL: Processos Eletrônicos OPÇÃO: Processos                                                   Inserir os documentos ao processo um a um. O arquivo de documento inserido deve ser de extensão "pdf". Cada tipo de documento deve ser devidamente identificado e assinado por senha. As duas telas que se seguem demonstram a inclusão de um tipo de documento e os dados que devem ser informados: Após a inserção de todos os documentos necessários para acompanhar a NF para o respectivo pagamento, encaminhar o processo para a área financeira, com despacho, conforme as 3 telas que se seguem: Pronto! O Processo foi encaminhado com sucesso! IFSP/CAP/ras - 03.08.2020 - v1 Modelos de Documentos Eletrônicos do Patrimônio Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio. O comunicado na íntegra e a lista dos modelos dos Documentos Eletrônicos do Patrimônio disponibilizados podem ser consultados no seguinte link, clicando com o botão direito do mouse e solicitando abrir em uma nova guia: PAT 10 - COMUNICADO Nº 02 - 08/10/2020 Para criar um documento de texto Clique Aqui! CAP-ras - v. 11/02/2021Cadastrar Empenho - Material Permanente Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio. Onde Cadastrar? - SISTEMA: SUAP MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO PERFIL: Almoxarifado OPÇÃO: Empenhos Figura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho. PREMISSAS: Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados: EMITENTE: deve ser o mesmo código da UG (Unidade Gestora) do campus cadastrador; NATUREZA DA DESPESA: deve ser igual a: 449052 - Material Permanente. SUBITEM: define a conta em que o material será cadastrado. Figura 2 - Nota de Empeno - NE a ser cadastrada Cadastrando a Nota de Empenho Antes de iniciar o cadastro da NE, fazer uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo. Passo 1: Consultar o sistema para verificar se o empenho já está cadastrado: Figura 3 - Tela do SUAP para cadastrar a Nota de Empenho Passo 2: Adicionar empenho: Figura 4 - Tela do SUAP para cadastrar Nota de Empenho Passo 3: Preencher os dados solicitados: Para o preeenchimento da tela a seguir, extrair os dados da Nota de Empenho, e-mails trocados com o fornecedor, Aviso de Recebimento-AR, Termo de Referência no Processo Licitatório, etc. Figura 5 - Tela do SUAP para cadastrar Nota de Empenho 3.1 Como preencher os campos: Passo 4: Adicionar os itens do empenho (empenhar item): Figura 6 - Tela do SUAP para adicionar Item da Nota de Empenho. Figura 7 - Tela do SUAP para adicionar Item da Nota de Empenho. 4.1 Como preencher os campos: Repetir o Passo 4 para cadastrar todos os itens da Nota de Empenho. Figura 8 - Tela do SUAP comprovando o cadastro dos itens e a conformidade com o valor total da Nota de Empenho. Conferência todas as informações alimentadas no Sistema: a quantidade do material, o valor unitário, o valor total devem estar de acordo com os da Nota de Empenho e se o material está no subítem correto. Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso. IFSP/CAP/ras - 29/09/2020 - v1[0] Perguntas Frequentes Reserva de Salas Guia do Usuário Introdução Este tutorial é destinado aos servidores solicitantes de reserva de salas de reuniões agendáveis do Instituto Federal de São Paulo - IFSP no SUAP Administração. O objetivo deste tutorial é orientar os servidores nos procedimentos de solicitação, consultas e cancelamentos de reservas de salas O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial. As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir. Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a Solicitante de reserva Comum - Comum Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala Qualquer servidor do IFSP Avaliador de reserva de sala Comum - Avaliador de sala Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir Servidor responsável por salas de reuniões Cadastrador de sala Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. Servidores do setor de patrimônio Acessando o SUAP Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha. Solicitar reserva de sala Localizar sala desejada Para selecionar a sala clicar nas opções: “ADMINISTRAÇÃO”, “Reserva de Salas” e “Solicitações de Reserva”, conforme segue: Nesta tela é apresentada uma lista de salas já com o filtro automático por: Câmpus de lotação do solicitante Tipo de sala agendável Para solicitar a reserva de sala desejada clicar no botão “Solicitar/Ver Reservas”. A reserva poderá ser agendada por tipo de evento: evento único, semanal, quinzenal e mensal. Verificar data disponível Preencher formulário de reserva Consultar e/ou Cancelar reservas Consultar reservas requisitadas Ao salvar o pedido de reserva, o sistema retorna a tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. Cancelar reserva O cancelamento da reserva irá alterar a situação do registro para “Indeferida” automaticamente. Consultar reservas deferidas Guia do Avaliador Introdução Este tutorial é destinado aos servidores responsáveis pela gestão do agendamento das salas de reuniões no SUAP Administração. O objetivo deste tutorial é orientar os avaliadores de sala para realizar deferimento/indeferimento, consultas e cancelamentos de reservas de salas. O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial. Links relacionados: Tutorial SUAP- ADM -Reserva de Sala – Guia do Usuário Tutorial SUAP – ADM - Cadastro de Prédios/Salas Grupos e Perfis As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir. Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a Solicitante de reserva Geral - Comum Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala Qualquer servidor do IFSP Avaliador de reserva de sala Comum - Avaliador de sala Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir Servidor responsável pela gestão de salas de reuniões Cadastrador de sala Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. Servidores do setor de patrimônio Acessando o SUAP Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha. Solicitar cadastro de sala agendável e avaliadores de sala A solicitação de cadastro de sala agendável e avaliadores de sala deverá ser encaminhada ao setor de patrimônio do Câmpus, contendo as seguintes informações: Cadastramento de sala agendável (Finalidade da sala, sugestão de nome para a sala, setores relacionados, capacidade em nº de pessoas, informar se será exclusivo aos servidores do câmpus e informações complementares) Adicionar perfil de Avaliador de Sala ao servidor (nome e SIAPE) ou terceirizado (nome e CPF). O modelo de solicitação está disponibilizado no link: https://nuvem.ifsp.edu.br/public.php?service=files&t=de13c3468369e69c32a54c6d40835abf Avaliar solicitação de reserva de sala Verificar solicitações pendentes de avaliação Verificar notificações e clicar no ícone da mensagem Também é possível verificar agendamentos pendentes de avaliação no menu de Reservas de Salas e selecionar “Solicitações de Reserva”. Esta funcionalidade tem por objetivo listar as solicitações de reserva de sala cadastradas no sistema. Disponível ao Servidor e Avaliador de Sala. Através do formulário de busca, é possível buscar as solicitações de reserva de sala através dos seguintes campos: Nome da sala solicitada e do solicitante e ainda filtrar por Situação, exemplo, deferida ou não. O resultado é paginado e apenas 100 registros são listados por vez. Para visualizar outros registro navegue clicando no link da página contendo seu respetivo número de página. Selecionar solicitação pendente de avaliação. Deferir/ Indeferir agendamento Consultar, Cancelar e Excluir Reserva A tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. A exclusão do registro da reserva poderá ser realizada ao clicar no ícone da figura da lata de lixo. Para cancelar a reserva será necessário selecionar a opção para visualizar Solicitação de Reserva de Sala. O cancelamento poderá ser realizado selecionando os ícones destacados. A justificativa é obrigatória e ao concluir a operação o status da solicitação ficará registrada como “Indeferida”. A funcionalidade de “Reservas Deferidas” permite a consulta da listagem de todas as reservas aprovadas. Indisponibilizar sala É possível indisponibilizar uma sala para agendamento em um período determinado. Basta selecionar a funcionalidade “Indisponibilizações” e “Registrar Indisponibilização” Informações para avaliação Na hipótese de duplicidade de solicitação de agendamento na mesma data e horário, recomenda-se excluir ou cancelar a solicitação que não foi deferida, para não manter a ocorrência de Conflito. Cadastro Pessoas Externas Primeiro Acesso ao SUAP - Usuário Externo Para realizar o primeiro acesso como Pessoa Externa, é fundamental realizar o cadastro no sistema SUAP. Quem faz? Essa atividade é descentralizada, sendo de competência da Coordenação Geral de Pessoal (CGP) do campus. 1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/ 2. Para CONSULTAR o Cadastro de Pessoas Externas, siga estas etapas abaixo: Clique em Administração; Em seguida, clique em Cadastros; Por fim, clique na opção Pessoas Externas; 3. Na sequência, você encontrará o relatório de Pessoas Externas cadastradas no SUAP. Para facilitar a busca e consulta, você tem a opção de FILTRAR os resultados pelo nome no campo de texto e em seguida clique em "Filtrar". 4. Para ADICIONAR Pessoa Externa, siga as seguintes etapas abaixo: Preencha o campo "Nome de Registro" (obrigatório). Se desejar, você pode cadastrar um "Nome Social". Insira o CPF no campo "CPF" (obrigatório). Informe a data de nascimento. Selecione a Pessoa Jurídica correspondente no campo "Pessoa Jurídica" ao expandir as opções disponíveis. Por fim, forneça um endereço de e-mail no campo "E-mail" (obrigatório). Em seguida, clique em "Salvar". Cadastro realizado com sucesso! A partir deste ponto, a Pessoa Externa registrada receberá um e-mail contendo um link que a direcionará para o Sistema SUAP. Caso não encontre o e-mail na caixa de entrada, por favor, verifique sua pasta de spam. Em conformidade com o Artigo 1º da Lei Nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que busca a racionalização dos atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, ao atestar as informações de Pessoa Externa, esta poderá acessar o SUAP, podendo visualizar e assinar documentos, assim como acessar processos nos quais tenha interesse, desde que esteja de posse do link correspondente ao processo. 5. Em seguida, você será redirecionado para a seguinte página, onde deverá seguir as instruções para preencher os campos a seguir: Matrícula: Insira seu CPF, digitando apenas números. Marque a caixa "CPF" ou Passaporte. Caso tenha selecionado a opção "CPF", Preencha novamente com seu CPF. Marque a caixa "Usuário Externo" e o reCAPTCHA. Por fim, clique em "Enviar". Cadastro realizado com sucesso! Um e-mail será enviado com as instruções para criar uma senha de acesso. Caso não encontre o e-mail na caixa de entrada, por favor, verifique sua pasta de spam. 6. Para CADASTRAR uma senha, siga as instruções abaixo para preencher os campos: Insira uma senha no campo "Senha". Confirme a senha digitando-a novamente no campo "Confirmação de senha". Marque a caixa de verificação do reCAPTCHA. Por fim, clique em "Enviar" para finalizar o processo. 7. Para ACESSAR o SUAP, siga as seguintes etapas abaixo: No campo "Usuário", insira o número do documento escolhido (CPF ou Passaporte); No campo "Senha", informe a senha que você cadastrou anteriormente; Marque a caixa "Usuário Externo" (Obrigatório). Por fim, clique no botão "Acessar". Ao acessar, você deverá assinar o *Termo de Uso e Responsabilidade antes de acessar determinadas áreas ou funcionalidades do sistema. 8. O conteúdo da tela do SUAP para o usuário externo inclui: Documentos eletrônicos nos quais o usuário tenha sido designado como interessado pelo servidor responsável pela criação do documento, acessados por meio do Dashboard (Painel) conforme ilustração abaixo: Para saber como acessar e assinar um documento eletrônico como pessoa externa, clique no link: Acessando e Assinando um Documento Eletrônico como Pessoa Externa. (Este manual não está atualizado)Prestador de Serviços [0] Perguntas Frequentes ?????? Permissões 1. Não encontro o menu para adicionar Prestador de Serviço, o que eu faço? O SUAP é estruturado em grupos de permissões, sendo que algumas funções estão disponíveis apenas para determinados grupos. Para adicionar Prestador de Serviço, você deverá estar cadastrado em um destes grupos: Administrador Acadêmico. Coordenador de Contrato Sistêmico; Gerente de Contrato; Gerenciador de Prestador de Serviço; Operador de Contrato; Secretário Acadêmico; 2. Como solicito a minha inclusão em um dos grupos? Os grupos são gerenciados pelos gestores dos módulos, sendo assim você deve buscar o gestor do módulo para solicitar a inclusão, conforme a seguir: Grupo Gestor do Módulo Observação Administrador Acadêmico Pró-Reitoria de Ensino Grupo exclusivo para servidores da Reitoria Coordenador de Contrato Sistêmico; Gerente de Contrato. Pró-Reitoria de Administração Grupos exclusivos para servidores da Reitoria Gerenciador de Prestador de Serviço Diretoria de Sistemas da Informação (DSI-PRD) Grupo exclusivo para servidores da Reitoria Operador de Contrato Pró-Reitoria de Administração - Secretário Acadêmico Diretor(a) Adjunta Educacional do Campus - ?????? Cadastro 1. O que o Prestador de Serviço pode fazer? O prestador de serviço pode assinar, visualizar e editar documentos, mas não têm permissão para criá-los. 2. Prestador de Serviço não está conseguindo assinar, o que eu faço? Para assinar o documento, importante observar se o Prestados de Serviço possui: Ocupação cadastrada com período vigente e; Vinculo ocupacional. ?????? Outros 1. Gostaria de sugerir uma alteração no sistema, como eu faço? Em construção...[1] Cadastrar Prestador de Serviço Podem cadastrar prestador de serviço os servidores cadastrados nos seguintes grupos de permissões:* Administrador Acadêmico;* Coordenador de Contrato Sistêmico;* Gerente de Contrato;* Gerenciador de Prestador de Serviço;* Operador de Contrato;* Secretário Acadêmico. Após login no SUAP, acesse o menu principal, conforme a imagem: Para cadastrar prestador de serviço selecione a aba Administração -> Cadastro -> Prestadores de Serviço Na sequência você será direcionado para a pagina de cadastro, onde deverá selecionar o botão "Adicionar Prestador de Serviço" na lateral direita, conforme a imagem: Preencha o formulário com a seguintes informações: Nome; Nome social (Opcional); Sexo; CPF; Selecione o setor; Em "Setores visíveis no sistema de protocolo" ...; Insira uma foto (Opcional); Baixe o "Termo de Responsabilidade de Sigilo" e assine; Faça o upload do termo devidamente assinado; Por fim, clique no botão "Salvar". [2] Cadastro da Ocupação do Prestador de Serviço Para assinar documentos, após o cadastro do prestador de serviço no ambiente SUAP, é necessário que o Prestador de Serviço possua vínculo ocupacional cadastrado com período vigente. Para cadastrar a ocupação faça uma busca pelo prestador cadastrado e, após sua localização, clique na lupa na lateral esquerda conforme imagem: Na sequência, você será direcionado para a seguinte tela onde poderá visualizar as informações gerais do prestador e adicionar vinculo ocupacional clicando no botão "Vincular Ocupação" conforme imagem: Uma página de cadastro será aberta em sua tela onde você deverá preencher os seguintes campos: Ocupação; Empresa; Data de início; Data de fim e; Setor suap. Por fim, salve as informações. Acordos Acordos Quem faz? O módulo é administrado pela PRX 1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/ 2. Para CONSULTAR o menu Acordos, siga estas etapas abaixo: Clique em Administração; Em seguida, clique em Acordos; Por fim, clique na opção Acordos; Quando acessar o menu de "Acordos", você poderá realizar as seguintes ações: a) Adicionar Acordo: Esta opção permite cadastrar um novo Acordo Técnico de Cooperação. b) Notificar: Nesta opção, é possível enviar notificações para Acordos prestes a vencer e Acordos sem relatório, selecione o Acordo e em seguida clique em "Enviar". Notificar Acordos Vencendo: Após configurar os dias de vencimento dos Acordos no menu Configurações, quando faltar exatamente o número de dias configurados para o vencimento do Acordo, o mesmo ficará disponível na tela "Notificar Acordos Vencendo" para que a ação de enviar um alerta/e-mail de lembrete seja acionada. Notificar Acordos Sem Relatório: Após o término do período do Acordo, se ele for passível de relatório e o prazo tiver finalizado sem que um relatório tenha sido emitido, ele será exibido na tela de "Notificar Acordos Vencidos com Relatório Pendente". Isso possibilitará que a ação de enviar um alerta/e-mail seja acionada. Notificação enviadas com sucesso! 3. Para FILTRAR os Acordos, utilize os seguintes critérios: Para filtrar por TEXTO: informe o número do Acordo, o objeto, as metas ou as ações que foram cadastradas ao criar o Acordo e clique em "Filtrar". Para filtrar por CAMPI: selecione o campus correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar". Para filtrar por Partícipe Externo: selecione o campus correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar". Para filtrar por Área: selecione o setor correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar": PRA PRD PRE PRP PRX Para filtrar por Tipo: selecione o tipo correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar": Sem Contrapartida Financeira Com Contrapartida Financeira Protocolo de Intenções Memorando de Entendimento Chamada Pública Para filtrar por Acordo com ou sem relatório: selecione as opções após expandir as opções disponíveis e, em seguida, clique em "Filtrar". Todos Com relatório Sem relatório Meus Acordos A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração e Coordenador/Suplente. 1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/ 2. Para VISUALIZAR e AJUSTAR informações em Meus Acordos, siga estas etapas abaixo: Clique em Administração. Em seguida, clique em Acordos. Por fim, clique na opção Meus Acordos. 3- Tela de acesso ao Acordo Técnico. Permissões compartilhadas entre Coordenadores e Diretores de Acordo de Colaboração: Encerrar e visualizar acordos. A ação de editar o acordo, participantes, representante legal, coordenador e configurações, além de poder cadastrar e remover aditivos é exclusiva para o diretor. a) Ao clicar na lupa, você será redirecionado para a tela referente ao Acordo Técnico. Nesta página é possível: Editar acordo; Encerrar; Navegar pelas guias: Partícipe Interno; Partícipe Externo; Cronograma; Aditivos; Relatório. No botão "Editar Acordo", você poderá ajustar as informações cadastradas ao criar um "Novo Acordo" incluindo Área, Tipo, Número, Objetivo, Metas, Ações, data de início, data de término, publicação DOU, Unidades Envolvidas e Processos. No caso de Acordos com contrapartida e sem contrapartida, ao tentar encerrá-los, o sistema verificará se há relatório cadastrado. O encerramento desse tipo de Acordo só será possível se existir relatório cadastrado. 4- Telas de cadastro de Partícipes Internos e Externos. Em ambas as guias, Partícipe Interno e Partícipe Externo, é possível editar as informações dos participantes, como Dados Gerais e Representante Legal. Informações como CPF e CNPJ devem ser cadastradas sem pontos e hífens. a) Na aba do Partícipe Interno, é possível editar e substituir as informações cadastradas inicialmente ao cadastrar um novo acordo como: Coordenador Suplente O Suplente pode realizar as mesmas atividades que o coordenador, mesmo este último esteja ativo em suas funções, sem a necessidade deste estar afastado ou de férias. Dados editados com sucesso! b) Na aba do Partícipe Externo, é possível adicionar informações para coordenadores externos e suplentes tais como: Nome: Informe o nome do coordenador externo; CPF: Informe apenas os números do CPF; E-mail: Informe um e-mail válido. Dados adicionados com sucesso! 5- Tela para cadastrar "Cronograma". a) O botão "Adicionar Atividade" permite o registro de atividades do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos: Especificação: Informe uma especificação da atividade a ser cadastrada; Início: A data de início informada deve ser igual ou posterior à data de início do Acordo; Fim: A data fim informada deve ser anterior ou igual à data de término do Acordo; Por fim, clique no botão "Salvar" para cadastrar a atividade; Ações como cadastrar, editar, concluir e remover atividades específicas de seus acordos, são exclusivas para os coordenadores. Cadastro de atividade concluído com sucesso! O Diretor de acordos de colaboração e o Coordenador de um determinado Acordo em específico podem cadastrar, remover e concluir atividades. 6- Tela para cadastrar "Aditivos". a) O botão "Adicionar Termo" permite o registro de aditivos do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos: Número: Informe o número do aditivo, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o mesmo; Início: A data de início informada deve ser igual ou posterior à data de início do Acordo; Fim: A data final do termo não pode ser anterior à data final do Acordo; Observações: Informe a observação, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o aditivo; Processos: Informe o número do proceso vinculado ao aditivo; Por fim, clique no botão "Salvar" para registrar as informações. Cadastro de aditivo concluído com sucesso! 7- Tela para cadastrar "Relatório". a) O botão "Adicionar Relatório" permite o cadastro do relatório anual e o relatório para cada período de vigência do acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos: Tipo de Relatório: Neste campo, você encontrará duas opções: Anual: Gerado para cada ano de vigência do Acordo. Final: Gerado após o primeiro ano de vigência do Acordo. Descrição: Neste campo informe; Data: Informe a data; Documento: Realize a busca pelo número do processo eletrônico do Acordo; Salvar: Por fim, clique no botão "Salvar" para salvar as informações e gerar o relatório. Importante ressaltar que em Acordos com 1 ano de vigência, haverá apenas o relatório final (obrigatório), enquanto Acordos com mais de 1 ano de vigência, será necessário um relatório anual para cada ano, além do relatório final (obrigatório). Cadastro de relatório concluído com sucesso!Novo Acordo A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Coordenador de acordos de colaboração e Suplente. 1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/ 2. Para CADASTRAR um novo acordo de colaboração, siga estas etapas abaixo: Clique em "Administração". Em seguida, selecione "Acordos". Por fim, clique na opção "Novo Acordo". Ao acessar a tela de cadastro, você encontrará as seguintes opções: 1. Seleção de Setor: Escolha o setor no campo "Área", selecionando entre as opções disponíveis: PRX, PRA, PRD, PRE ou PRP. 2. Tipo de Acordo: Escolha o tipo de acordo entre as seguintes opções: Sem Contrapartida Financeira Com Contrapartida Financeira Protocolo de Intenções (pré-acordo) Memorando de Entendimento Chamada Pública 3. Número do acordo: Informe o número do acordo, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o acordo. 4. Informações Adicionais:      a) Objeto: Descreva o objetivo do acordo conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo.  (Campo obrigatório)      b) Metas: Informe as metas conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório)      c) Ações: Informe as ações conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório) 5. Informações Complementares (todos os campos são obrigatórios):         a) Início: Informe a data de início do acordo conforme consta no documento anexo ao processos.         b) Fim: Informea data de término do acordo conforme consta no documento anexo ao processos..         c) Publicação no DOU: Informe a data da publicação do Diário Oficial da União. Destaca-se que acordos com 1 ano de vigência terão um relatório final, enquanto aqueles com mais de um ano terão um relatório para cada ano de vigência, além de um relatório final. 6. Informações do Partícipe Interno (todos os campos são obrigatórios): Partícipe Interno: Selecione o campus do Partícipe Interno Representante legal: Selecione  o representante legal (Chefe maior da unidade, por exemplo, Reitor, Pró-Reitor, Diretor). Coordenador: Informe o nome do coordenador do acordo. Suplente: Informe o nome dosuplente do acordo. 7. Informações do Partícipe Externo (todos os campos são obrigatórios): Partícipe Externo: Informe o nome da organização externa participante do acordo. CPF/CNPJ: Digite o número do CPF ou CNPJ da organização externa (No caso de CPF, informe sem pontos e hífens). Endereço: Forneça o endereço. O cadastro das informações do coordenador externo e suplente externo pode ser realizado conforme consta no manual  Partícipe Externo 8. Informações do Representante Legal Externo (todos os campos são obrigatórios): Nome: Informe o nome completo do representante legal. E-mail: Digite o endereço de e-mail do representante legal. CPF: Informe o número do CPF do representante legal. Telefone: Forneça o número de telefone do representante externo. Cargo: Indique o cargo do representante legal na organização externa. Após o preenchimento de todas as informações, clique no botão "Enviar". Cadastro do novo acordo concluído com sucesso! Configurações A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração e Coordenador/Suplente 1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/ 2. Para EDITAR os prazos de notificações de vencimentos de acordos e atividades, siga estas etapas abaixo: Clique em "Administração"; Em seguida, selecione "Acordos"; Por fim, clique na opção "Configurações"; No menu de configurações, você encontrará duas opções: a) Notificar acordos vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente. Siga os passos abaixo para configurar esta opção: Localize a opção "Notificar acordos vencendo em (dias)". Insira o número de dias antes do vencimento do acordo que deseja receber a notificação. Salve as alterações para aplicar a nova configuração. Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail aos coordenadores quando faltar o número de dias configurado para o vencimento do acordo. Na tela inicial do SUAP, a informação sobre o acordo a vencer será destacada na parte de "Pendências", e um Dashboard específico será habilitado para acompanhamento. Configuração de prazo de acordo a vencer concluída com sucesso! b) Notificar atividades vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente. Siga os passos abaixo para configurar esta opção: Localize a opção "Notificar atividades vencendo em (dias)". Insira o número de dias antes do vencimento da atividade que deseja receber a notificação. Salve as alterações para aplicar a nova configuração. Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail quando faltar o número de dias configurado para o vencimento da atividade. Configuração de prazo de atividade a vencer concluída com sucesso!