Reserva de Salas Guia do Usuário Introdução Este tutorial é destinado aos servidores solicitantes de reserva de salas de reuniões agendáveis do Instituto Federal de São Paulo - IFSP no SUAP Administração. O objetivo deste tutorial é orientar os servidores nos procedimentos de solicitação, consultas e cancelamentos de reservas de salas O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial. As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir. Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a Solicitante de reserva Comum - Comum Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala Qualquer servidor do IFSP Avaliador de reserva de sala Comum - Avaliador de sala Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir Servidor responsável por salas de reuniões Cadastrador de sala Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. Servidores do setor de patrimônio Acessando o SUAP Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha. Solicitar reserva de sala Localizar sala desejada Para selecionar a sala clicar nas opções: “ ADMINISTRAÇÃO ”, “ Reserva de Salas ” e “ Solicitações de Reserva ”, conforme segue: Nesta tela é apresentada uma lista de salas já com o filtro automático por: Câmpus de lotação do solicitante Tipo de sala agendável Para solicitar a reserva de sala desejada clicar no botão “Solicitar/Ver Reservas”. A reserva poderá ser agendada por tipo de evento: evento único, semanal, quinzenal e mensal. Verificar data disponível Preencher formulário de reserva Consultar e/ou Cancelar reservas Consultar reservas requisitadas Ao salvar o pedido de reserva, o sistema retorna a tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. Cancelar reserva O cancelamento da reserva irá alterar a situação do registro para “Indeferida” automaticamente. Consultar reservas deferidas Guia do Avaliador Introdução Este tutorial é destinado aos servidores responsáveis pela gestão do agendamento das salas de reuniões no SUAP Administração. O objetivo deste tutorial é orientar os avaliadores de sala para realizar deferimento/indeferimento, consultas e cancelamentos de reservas de salas. O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial. Links relacionados: Tutorial SUAP- ADM -Reserva de Sala – Guia do Usuário Tutorial SUAP – ADM - Cadastro de Prédios/Salas Grupos e Perfis As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir. Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a Solicitante de reserva Geral - Comum Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala Qualquer servidor do IFSP Avaliador de reserva de sala Comum - Avaliador de sala Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir Servidor responsável pela gestão de salas de reuniões Cadastrador de sala Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. Servidores do setor de patrimônio Acessando o SUAP Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha. Solicitar cadastro de sala agendável e avaliadores de sala A solicitação de cadastro de sala agendável e avaliadores de sala deverá ser encaminhada ao setor de patrimônio do Câmpus, contendo as seguintes informações: Cadastramento de sala agendável (Finalidade da sala, sugestão de nome para a sala, setores relacionados, capacidade em nº de pessoas, informar se será exclusivo aos servidores do câmpus e informações complementares) Adicionar perfil de Avaliador de Sala ao servidor (nome e SIAPE) ou terceirizado (nome e CPF). O modelo de solicitação está disponibilizado no link: https:// nuvem.ifsp.edu.br/public.php?service=files&t=de13c3468369e69c32a54c6d40835abf Avaliar solicitação de reserva de sala Verificar solicitações pendentes de avaliação Verificar notificações e clicar no ícone da mensagem Também é possível verificar agendamentos pendentes de avaliação no menu de Reservas de Salas e selecionar “ Solicitações de Reserva”. Esta funcionalidade tem por objetivo listar as solicitações de reserva de sala cadastradas no sistema. Disponível ao Servidor e Avaliador de Sala . Através do formulário de busca, é possível buscar as solicitações de reserva de sala através dos seguintes campos: Nome da sala solicitada e do solicitante e ainda filtrar por Situação, exemplo, deferida ou não. O resultado é paginado e apenas 100 registros são listados por vez. Para visualizar outros registro navegue clicando no link da página contendo seu respetivo número de página. Selecionar solicitação pendente de avaliação. Deferir/ Indeferir agendamento Consultar, Cancelar e Excluir Reserva A tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. A exclusão do registro da reserva poderá ser realizada ao clicar no ícone da figura da lata de lixo. Para cancelar a reserva será necessário selecionar a opção para visualizar Solicitação de Reserva de Sala. O cancelamento poderá ser realizado selecionando os ícones destacados. A justificativa é obrigatória e ao concluir a operação o status da solicitação ficará registrada como “Indeferida”. A funcionalidade de “Reservas Deferidas” permite a consulta da listagem de todas as reservas aprovadas. Indisponibilizar sala É possível indisponibilizar uma sala para agendamento em um período determinado. Basta selecionar a funcionalidade “Indisponibilizações” e “Registrar Indisponibilização” Informações para avaliação Na hipótese de duplicidade de solicitação de agendamento na mesma data e horário, recomenda-se excluir ou cancelar a solicitação que não foi deferida, para não manter a ocorrência de Conflito.