Reserva de Salas
Guia do Usuário
Introdução
Este tutorial é destinado aos servidores solicitantes de reserva de salas de reuniões agendáveis do Instituto Federal de São Paulo - IFSP no SUAP Administração.
O objetivo deste tutorial é orientar os servidores nos procedimentos de solicitação, consultas e cancelamentos de reservas de salas
O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial.
As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir.
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Denominação |
Grupo - perfil |
Descrição |
Destinado a |
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Solicitante de reserva |
Comum - Comum |
Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala |
Qualquer servidor do IFSP |
|
Avaliador de reserva de sala |
Comum - Avaliador de sala |
Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir |
Servidor responsável por salas de reuniões |
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Cadastrador de sala |
Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador |
Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. |
Servidores do setor de patrimônio |
Acessando o SUAP
Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha.
Solicitar reserva de sala
Localizar sala desejada
Para selecionar a sala clicar nas opções: “ADMINISTRAÇÃO”, “Reserva de Salas” e “Solicitações de Reserva”, conforme segue:
Nesta tela é apresentada uma lista de salas já com o filtro automático por:
- Câmpus de lotação do solicitante
- Tipo de sala agendável
Para solicitar a reserva de sala desejada clicar no botão “Solicitar/Ver Reservas”.
A reserva poderá ser agendada por tipo de evento: evento único, semanal, quinzenal e mensal.
Verificar data disponível
Preencher formulário de reserva
Consultar e/ou Cancelar reservas
Consultar reservas requisitadas
Ao salvar o pedido de reserva, o sistema retorna a tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas.
Cancelar reserva
O cancelamento da reserva irá alterar a situação do registro para “Indeferida” automaticamente.
Consultar reservas deferidas
Guia do Avaliador
Introdução
Este tutorial é destinado aos servidores responsáveis pela gestão do agendamento das salas de reuniões no SUAP Administração.
O objetivo deste tutorial é orientar os avaliadores de sala para realizar deferimento/indeferimento, consultas e cancelamentos de reservas de salas.
O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial.
Links relacionados:
Tutorial SUAP- ADM -Reserva de Sala – Guia do Usuário
Tutorial SUAP – ADM - Cadastro de Prédios/Salas
Grupos e Perfis
As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir.
|
Denominação |
Grupo - perfil |
Descrição |
Destinado a |
|
Solicitante de reserva |
Geral - Comum |
Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala |
Qualquer servidor do IFSP |
|
Avaliador de reserva de sala |
Comum - Avaliador de sala |
Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir |
Servidor responsável pela gestão de salas de reuniões |
|
Cadastrador de sala |
Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador |
Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala. |
Servidores do setor de patrimônio |
Acessando o SUAP
Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha.
Solicitar cadastro de sala agendável e avaliadores de sala
A solicitação de cadastro de sala agendável e avaliadores de sala deverá ser encaminhada ao setor de patrimônio do Câmpus, contendo as seguintes informações:
- Cadastramento de sala agendável (Finalidade da sala, sugestão de nome para a sala, setores relacionados, capacidade em nº de pessoas, informar se será exclusivo aos servidores do câmpus e informações complementares)
- Adicionar perfil de Avaliador de Sala ao servidor (nome e SIAPE) ou terceirizado (nome e CPF).
O modelo de solicitação está disponibilizado no link:
https://nuvem.ifsp.edu.br/public.php?service=files&t=de13c3468369e69c32a54c6d40835abf
Avaliar solicitação de reserva de sala
Verificar solicitações pendentes de avaliação
Verificar notificações e clicar no ícone da mensagem
- Também é possível verificar agendamentos pendentes de avaliação no menu de Reservas de Salas e selecionar “Solicitações de Reserva”.
- Esta funcionalidade tem por objetivo listar as solicitações de reserva de sala cadastradas no sistema. Disponível ao Servidor e Avaliador de Sala.
- Através do formulário de busca, é possível buscar as solicitações de reserva de sala através dos seguintes campos: Nome da sala solicitada e do solicitante e ainda filtrar por Situação, exemplo, deferida ou não. O resultado é paginado e apenas 100 registros são listados por vez. Para visualizar outros registro navegue clicando no link da página contendo seu respetivo número de página.
Selecionar solicitação pendente de avaliação.
Deferir/ Indeferir agendamento
Consultar, Cancelar e Excluir Reserva
A tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. A exclusão do registro da reserva poderá ser realizada ao clicar no ícone da figura da lata de lixo. Para cancelar a reserva será necessário selecionar a opção para visualizar Solicitação de Reserva de Sala.
O cancelamento poderá ser realizado selecionando os ícones destacados. A justificativa é obrigatória e ao concluir a operação o status da solicitação ficará registrada como “Indeferida”.
A funcionalidade de “Reservas Deferidas” permite a consulta da listagem de todas as reservas aprovadas.
Indisponibilizar sala
É possível indisponibilizar uma sala para agendamento em um período determinado. Basta selecionar a funcionalidade “Indisponibilizações” e “Registrar Indisponibilização”
Informações para avaliação
Na hipótese de duplicidade de solicitação de agendamento na mesma data e horário, recomenda-se excluir ou cancelar a solicitação que não foi deferida, para não manter a ocorrência de Conflito.
