Frota
- [0] Apresentação
- [1] Cadastrar Viatura
- [2] Ver Calendário de Agendamentos
- [3] Agendar Viagem
- [5] Autorizar Agendamento de Viagem
- [4] Avaliar Agendamento
- [6] Informações Complementares
[0] Apresentação
O Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas do Instituto Federal do Rio Grande do Norte e está sendo aprimorado para utilização no Instituto Federal de São Paulo.
O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da Instituição.
Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuário no Agendamento de Viagens no Módulo Frota do SUAP.
O módulo “Frota” é o responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, fornecendo o histórico das viagens.
Para acessar o módulo “Frota”, clicar nas opções “ADMINISTRAÇÃO” e “Frota”.
[1] Cadastrar Viatura
Quem faz? Coordenador de Frota Sistêmico ou Coordenador de Frota
[2] Ver Calendário de Agendamentos
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
-
Ver Calendário
Acione o botão Ver Calendário e filtre os agendamentos a serem exibidos
[3] Agendar Viagem
Permissões Requeridas: Servidor ativo, Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota e Agendador de Frota.
O módulo Frota é responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, mantendo o histórico completo de cada deslocamento, da solicitação até a emissão da Requisição de Transporte.
Este manual descreve o funcionamento completo da tela de Agendamentos de Viagem do módulo Frota, incluindo a listagem de agendamentos, o cadastro de um novo agendamento, a avaliação do agendamento pelo setor responsável e a emissão da Requisição de Transporte
1 - Acessando a Listagem de Agendamentos de Viagem
- Acesse o SUAP com sua conta institucional
- No menu lateral, selecione: ADMINISTRAÇÃO → Frota → Agendamentos.
O sistema apresenta a tela principal de Agendamentos de Viagens, que funciona como o painel central de acompanhamento: nela é possível consultar os agendamentos já registrados, aplicar filtros, navegar entre eles de acordo com sua situação e acessar os detalhes de um agendamento específico.
Quem pode acessar
A tela de Agendamentos de Viagens e o botão "Adicionar Agendamento de Viagem" são exibidos apenas para usuários que possuem um dos grupos de permissão relacionados ao módulo de Frota (Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota ou Agendador de Frota). Caso não visualize essa opção ou precise de acesso, entre em contato com a PRA (Pró-Reitoria de Administração), setor responsável pela concessão das permissões do módulo Frota.
1.1 - Grupos de Permissão do Módulo
A tabela a seguir apresenta os grupos de permissão relacionados ao Agendamento de Viagem e o escopo de atuação de cada um:
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Grupo |
Escopo de Atuação |
Principais Permissões |
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Coordenador de Frota Sistêmico |
Acesso sistêmico: visualiza e gerencia agendamentos de todos os campi. |
• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso sistêmico aos agendamentos |
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Coordenador de Frota |
Acesso por campus: visualiza e gerencia apenas os agendamentos do próprio campus. |
• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso por campus aos agendamentos |
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Agendador de Frota |
Acesso de agendador: pode registrar e acompanhar agendamentos conforme regra de agendador definida para o setor. |
• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso de agendador aos agendamentos |
1.2 - Filtros de Pesquisa
Na parte superior da tela estão disponíveis filtros que permitem restringir os agendamentos exibidos:
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Campo |
Descrição |
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Texto |
Permite realizar uma pesquisa textual para localizar agendamentos. |
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Campus |
Filtra os agendamentos de acordo com o campus do solicitante. |
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Setor |
Filtra os agendamentos de acordo com o setor do solicitante. |
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Situação |
Filtra os agendamentos conforme a etapa em que se encontram (por exemplo: Deferida, Indeferida, Pendente e Parcialmente Pendente). |
Após selecionar os critérios desejados, clique em "Filtrar" para atualizar a lista de agendamentos exibida na tela. Os filtros podem ser combinados entre si para refinar a pesquisa.
1.3 - Guias de Acompanhamento
Logo abaixo dos filtros, a tela apresenta guias (abas) que permitem acompanhar os agendamentos conforme sua situação:
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Guia |
Finalidade |
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Últimos Agendamentos |
Exibe os agendamentos mais recentes, independentemente da situação em que se encontram. |
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Agendamentos Futuros |
Exibe os agendamentos cuja data e horário previstos para a saída ainda não ocorreram. |
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Pendentes de Autorização da Chefia |
Exibe os agendamentos que ainda aguardam a autorização da chefia do solicitante para seguir no fluxo. |
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Todos |
Exibe a totalidade dos agendamentos disponíveis para consulta pelo usuário, conforme seu perfil e permissões. |
1.4 - Colunas e Ações da Listagem
Cada linha da tabela representa um agendamento e apresenta as seguintes informações: ID, Solicitante, Responsável, Setor, Saída, Chegada, Objetivo, Autorizado e Situação.
Na coluna “Opções” ficam disponíveis os seguintes botões de ação:
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Botão |
Descrição |
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Lupa (Ações) |
Abre a visualização detalhada do agendamento selecionado. |
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Editar |
Direciona à tela de Avaliação de Agendamento, onde é possível analisar os dados da viagem, consultar a disponibilidade das viaturas e preencher o Formulário de Avaliação. Este botão é exibido apenas para os usuários com permissão de gerenciar o agendamento (Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota ou Agendador de Frota, conforme o escopo do agendamento). |
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Requisição de Transporte |
Realiza o download do documento de Requisição de Transporte referente ao agendamento (ver seção 4). |
Os botões Editar e Requisição de Transporte são exibidos exclusivamente para usuários que possuem o perfil Coordenador de Frota Sistêmico.
2 - Adicionar Novo Agendamento de Viagem
No canto superior direito da listagem está disponível o botão “Adicionar Agendamento de Viagem”, utilizado para registrar uma nova solicitação de viagem. Assim como a tela de listagem, esse botão só é exibido para usuários que possuem um dos grupos de permissão do módulo Frota.
Ao clicar no botão, o sistema apresenta o formulário de cadastro, com os campos descritos a seguir:
Cadastro realizado com sucesso. Acesse o cadastro.
Opções de salvamento
- Salvar: grava e conclui o cadastro do agendamento;
- Salvar e adicionar outro(a): grava o agendamento atual e abre um novo formulário em branco;
- Salvar e continuar editando: grava as informações sem sair da tela de edição.
Após salvar com sucesso, o sistema exibe a confirmação “Cadastro realizado com sucesso”, com um link para acessar o cadastro criado.
2.1 - Data e horário de saída e chegada
A data e o horário informados para saída e chegada devem ser posteriores à data e ao horário atuais, ou seja, devem se referir a um momento que ainda vai acontecer. Se for informada uma data igual à data atual, o horário também precisa ser posterior ao horário atual. Caso contrário, o sistema não permitirá o cadastro e exibirá a mensagem: “A data de saída não pode ser inferior a data atual.”
Essa mesma validação é aplicada para os campos de data e horário de saída, chegada e no cadastro de horário de trabalho. Informe sempre uma data e um horário que ainda não tenham ocorrido.
2.2 - Buscando Passageiros pelo SUAP
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Prefira buscar pelo SIAPE No campo Passageiros, após digitar o termo de busca, aguarde alguns instantes para que o sistema carregue e retorne as informações do SUAP. |
A busca possui um limite máximo de resultados retornados. Ao pesquisar apenas pelo nome, caso existam muitos registros semelhantes no SUAP, esse limite pode ser atingido e o registro desejado pode não aparecer na listagem, por isso, buscar apenas pelo nome tende a retornar poucas opções.
Já a busca pelo nome completo (nome e sobrenome) tende a retornar o resultado corretamente. Ainda assim, a forma mais confiável de localizar o servidor desejado é pesquisar pelo número de SIAPE, já que, por ser um identificador único, ele elimina a maior parte desses problemas.
Esse comportamento não se trata de uma falha do sistema: consultas que retornam um volume muito grande de resultados tendem a ser mais lentas e podem impactar negativamente o desempenho do sistema. Por esse motivo, foi definido um limite máximo de registros retornados, equilibrando usabilidade e desempenho, de modo a não comprometer a estabilidade da aplicação.
2.3 - Viatura coletiva
Ao marcar a opção “Solicitar Viatura Coletiva?”, o campo “Viatura Coletiva” é exibido para seleção do veículo (com indicação de câmpus e lotação). Nessa condição, o campo “Autorizador” é ajustado automaticamente: para viaturas coletivas, o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do câmpus do solicitante, e o sistema exibe o aviso “Atenção o autorizador foi alterado”.
Pontos de atenção sobre o formulário
• “Autorizador”: são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”). Para Viaturas Coletivas, o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do câmpus do solicitante.
• Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.
Atenção o autorizador foi alterado: Para viaturas coletivas o autorizador é apenas o "Diretor Geral" do campus
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- Objetivo: detalhar o “Objetivo” da viagem. Atenção: Evitar usar “somente” os termos: “Reunião no câmpus” ou “Visita ao câmpus” ou “Visita técnica”, etc.
- Itinerário: descrever o “Itinerário”
- Saída e Chegada: informar data e hora prevista de “Saída” e “Chegada”
- Condutor: Indicar o nome do “Condutor”. Na omissão, considerar-se-á a necessidade de motorista terceirizado
“Autorizador” – são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró-Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”).
* Para Viaturas Coletivas o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do campus do solicitante
Algumas células, mediante a digitação de alguns caracteres, são automaticamente preenchidas com base no banco de dados do SUAP, que poderá ser selecionada com um clique na opção adequada
Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.
[5] Autorizar Agendamento de Viagem
Quem faz? Autorizador indicado no momento do agendamento
Um Gestor Concedente não consegue autorizar uma viagem que foi destinada para outro gestor aprova-la. Sendo o caso, o requisitante deverá editar o Agendamento de Viagem selecionando o gestor que está disponível para aprovar a viagem.
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Validar Agendamento
Acione o botão Validar Agendamento do agendamento a ser aprovado
[4] Avaliar Agendamento
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Selecione Agendamentos Futuros
Clique na aba Agendamentos Futuros
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Avaliar
Acione o botão Avaliar do agendamento a ser analisado -
Preencher Dados
Necessário colocar a Situação de deferimento e indicar a Viatura, Motorista, sendo possível também adicionar uma Observação para detalhar a ação. Acione o botão Salvar
Agendamento avaliado com sucesso
[6] Informações Complementares
- A Portaria IFSP nº 2690/11, publicada no site institucional, normatiza a utilização da frota de veículos oficiais da Instituição.
- As requisições deverão ser solicitadas com antecedência mínima de dois dias úteis para veículos comuns ou dez dias para transporte de alunos ou de materiais, salvo casos excepcionais, conforme estabelecido na Portaria IFSP nº 2690/11.
- As viagens que necessitam motoristas terceirizados estarão sujeitas à prévia disponibilidade da agenda dos condutores.
- Não é permitida a utilização de veículos oficiais aos sábados, domingos e feriados, exceto quando autorizado pela autoridade máxima do câmpus, pró-reitor ou reitor, para o desempenho do exercício da função pública.
- Retirada e entrega do veículo e ficha de controle de tráfego, para registro do trajeto percorrido.
- O cadastro de servidores no módulo “Frota”, para conduzir os veículos, é realizado na área responsável pela frota no próprio câmpus ou reitoria, ao qual o veículo está vinculado, mediante cópia da CNH válida.
- O cadastro de servidores para viabilizar o abastecimento de veículos oficiais é realizado pela Coordenadoria de Transportes da Reitoria junto à empresa contratada, mediante solicitação com cópia da CNH válida e prontuário do servidor.
- A consulta de postos para abastecimento de veículos pode ser conferida em listagem disponível no próprio veículo ou junto à área responsável pela frota no câmpus ou reitoria. Recomendamos prévia consulta dos estabelecimentos para o trajeto a ser realizado.
- Para o primeiro abastecimento o servidor deverá previamente cadastrar uma senha pessoal no próprio estabelecimento, informando o registro funcional e/ou prontuário.
- Cada veículo tem seu próprio cartão para abastecimento, não sendo possível a troca de cartões entre os veículos para este fim.
- Não está previsto o ressarcimento de valores referente a abastecimento pago diretamente pelo servidor.
- As multas decorrentes da utilização de veículos, durante o deslocamento a serviço da Administração, será de responsabilidade do condutor do veículo. Do exposto, recomendamos o registro dos condutores conforme trajeto realizado.
- Os usuários dos veículos oficiais, ao transitarem nas Rodovias Federais, não podem utilizar a opção de sistema de cobrança eletrônica, conforme Resolução 3916, de 18 de outubro de 2012.
- O Sistema Sem Parar não deve ser utilizado em estacionamentos, aeroportos, abastecimentos ou outros serviços que estão ou venham a ficar disponíveis.
- Conforme Instrução Normativa nº 03/2008, é vedada a utilização de veículos oficiais para o transportes a locais de embarque e desembarque, na origem e no destino, em viagens a serviço, quando se recebe a indenização de locomoção prevista no artigo 8º do Decreto nº 5.992/2006.
- Para eventuais esclarecimentos orientamos entrar em contato diretamente na área responsável pela frota no câmpus ou reitoria.
