Frota

[0] Apresentação

O Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas do  Instituto Federal do Rio Grande do Norte e está sendo aprimorado para utilização no Instituto Federal de São Paulo.

O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da Instituição.

Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuário no Agendamento de Viagens no Módulo Frota do SUAP.

O módulo “Frota” é o responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, fornecendo o histórico das viagens.

Para acessar o módulo “Frota”, clicar nas opções “ADMINISTRAÇÃO” e “Frota”.

[1] Cadastrar Viatura

Quem faz? Coordenador de Frota Sistêmico ou Coordenador de Frota

  1. Acesse Viaturas 

    No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Cadastros >> Viaturas

  2. Adicionar Viatura

    Acione o botão Adicionar Viatura

  3. Preencher Dados
    Preencha os dados da Viatura. Caso seja um veículo de uso coletivo entre os campi marque a opção Permite Agendamento Geral

[2] Ver Calendário de Agendamentos

  1. Acesse Agendamentos

    No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos

  2. Ver Calendário

    Acione o botão Ver Calendário e filtre os agendamentos a serem exibidos

FrotaCalendario.PNG

[3] Agendar Viagem

  1. Acesse Agendamentos

    No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos

  2. Adicionar Agendamento de Viagem

    Acione o botão Adicionar Agendamento de Viagem

  3. Preencher Dados
    Preencha os dados da Viagem:
    • Solicitante:  o Suap indica automaticamente o “Solicitante”
    • Objetivo: detalhar o “Objetivo” da viagem. Atenção: Evitar usar “somente” os termos: “Reunião no câmpus” ou “Visita ao câmpus” ou “Visita técnica”, etc.
    • Itinerário: descrever o “Itinerário”
    • Saída e Chegada: informar data e hora prevista de “Saída” e “Chegada”
    • Condutor: Indicar o nome do “Condutor”. Na omissão, considerar-se-á a necessidade de motorista terceirizado
    • Autorizador: Indicar o nome do “Autorizador”
    • Passageiros: Indicar os “Passageiros” que irão na viagem
    • Local de Saída: Selecionar o “Local de Saída”
    • Solicitar Viatura Coletiva: Para a utilização de veículos coletivos (por exemplo ônibus) marque a opção Solicitar Viatura Coletiva? em seguida selecione uma Viatura Coletiva.

“Autorizador” – são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró-Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”).
* Para Viaturas Coletivas o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do campus do solicitante

Algumas células, mediante a digitação de alguns caracteres, são automaticamente preenchidas com base no banco de dados do SUAP, que poderá ser selecionada com um clique na opção adequada

Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.


[5] Autorizar Agendamento de Viagem

Quem faz? Autorizador indicado no momento do agendamento

Um Gestor Concedente não consegue autorizar uma viagem que foi destinada para outro gestor aprova-la. Sendo o caso, o requisitante deverá editar o Agendamento de Viagem selecionando o gestor que está disponível para aprovar a viagem.

  1. Acesse Agendamentos

    No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos

  2. Validar Agendamento
    Acione o botão Validar Agendamento do agendamento a ser aprovado

[4] Avaliar Agendamento

  1. Acesse Agendamentos

    No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos

  2. Selecione Agendamentos Futuros

    Clique na aba Agendamentos Futuros

  3. Avaliar
    Acione o botão Avaliar do agendamento a ser analisado
  4. Preencher Dados

    Necessário colocar a Situação de deferimento e indicar a Viatura, Motorista, sendo possível também adicionar uma Observação para detalhar a ação. Acione o botão Salvar

    Agendamento avaliado com sucesso

[6] Informações Complementares

bpm-reserva-viagem-frota.PNG