Frota
- [0] Apresentação
- [1] Cadastrar Viatura
- [2] Ver Calendário de Agendamentos
- [3] Agendar Viagem
- [5] Autorizar Agendamento de Viagem
- [4] Avaliar Agendamento
- [6] Informações Complementares
[0] Apresentação
O Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas do Instituto Federal do Rio Grande do Norte e está sendo aprimorado para utilização no Instituto Federal de São Paulo.
O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da Instituição.
Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuário no Agendamento de Viagens no Módulo Frota do SUAP.
O módulo “Frota” é o responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, fornecendo o histórico das viagens.
Para acessar o módulo “Frota”, clicar nas opções “ADMINISTRAÇÃO” e “Frota”.
[1] Cadastrar Viatura
Quem faz? Coordenador de Frota Sistêmico ou Coordenador de Frota
[2] Ver Calendário de Agendamentos
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Ver Calendário
Acione o botão Ver Calendário e filtre os agendamentos a serem exibidos
[3] Agendar Viagem
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Adicionar Agendamento de Viagem
Acione o botão Adicionar Agendamento de Viagem
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Preencher Dados
Preencha os dados da Viagem:- Solicitante: o Suap indica automaticamente o “Solicitante”
- Objetivo: detalhar o “Objetivo” da viagem. Atenção: Evitar usar “somente” os termos: “Reunião no câmpus” ou “Visita ao câmpus” ou “Visita técnica”, etc.
- Itinerário: descrever o “Itinerário”
- Saída e Chegada: informar data e hora prevista de “Saída” e “Chegada”
- Condutor: Indicar o nome do “Condutor”. Na omissão, considerar-se-á a necessidade de motorista terceirizado
- Autorizador: Indicar o nome do “Autorizador”
- Passageiros: Indicar os “Passageiros” que irão na viagem
- Local de Saída: Selecionar o “Local de Saída”
- Solicitar Viatura Coletiva: Para a utilização de veículos coletivos (por exemplo ônibus) marque a opção Solicitar Viatura Coletiva? em seguida selecione uma Viatura Coletiva.
“Autorizador” – são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró-Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”).
* Para Viaturas Coletivas o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do campus do solicitante
Algumas células, mediante a digitação de alguns caracteres, são automaticamente preenchidas com base no banco de dados do SUAP, que poderá ser selecionada com um clique na opção adequada
Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.
[5] Autorizar Agendamento de Viagem
Quem faz? Autorizador indicado no momento do agendamento
Um Gestor Concedente não consegue autorizar uma viagem que foi destinada para outro gestor aprova-la. Sendo o caso, o requisitante deverá editar o Agendamento de Viagem selecionando o gestor que está disponível para aprovar a viagem.
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Validar Agendamento
Acione o botão Validar Agendamento do agendamento a ser aprovado
[4] Avaliar Agendamento
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Acesse Agendamentos
No menu ADMINISTRAÇÃO >> Frota >> Agendamentos
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Selecione Agendamentos Futuros
Clique na aba Agendamentos Futuros
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Avaliar
Acione o botão Avaliar do agendamento a ser analisado -
Preencher Dados
Necessário colocar a Situação de deferimento e indicar a Viatura, Motorista, sendo possível também adicionar uma Observação para detalhar a ação. Acione o botão Salvar
Agendamento avaliado com sucesso
[6] Informações Complementares
- A Portaria IFSP nº 2690/11, publicada no site institucional, normatiza a utilização da frota de veículos oficiais da Instituição.
- As requisições deverão ser solicitadas com antecedência mínima de dois dias úteis para veículos comuns ou dez dias para transporte de alunos ou de materiais, salvo casos excepcionais, conforme estabelecido na Portaria IFSP nº 2690/11.
- As viagens que necessitam motoristas terceirizados estarão sujeitas à prévia disponibilidade da agenda dos condutores.
- Não é permitida a utilização de veículos oficiais aos sábados, domingos e feriados, exceto quando autorizado pela autoridade máxima do câmpus, pró-reitor ou reitor, para o desempenho do exercício da função pública.
- Retirada e entrega do veículo e ficha de controle de tráfego, para registro do trajeto percorrido.
- O cadastro de servidores no módulo “Frota”, para conduzir os veículos, é realizado na área responsável pela frota no próprio câmpus ou reitoria, ao qual o veículo está vinculado, mediante cópia da CNH válida.
- O cadastro de servidores para viabilizar o abastecimento de veículos oficiais é realizado pela Coordenadoria de Transportes da Reitoria junto à empresa contratada, mediante solicitação com cópia da CNH válida e prontuário do servidor.
- A consulta de postos para abastecimento de veículos pode ser conferida em listagem disponível no próprio veículo ou junto à área responsável pela frota no câmpus ou reitoria. Recomendamos prévia consulta dos estabelecimentos para o trajeto a ser realizado.
- Para o primeiro abastecimento o servidor deverá previamente cadastrar uma senha pessoal no próprio estabelecimento, informando o registro funcional e/ou prontuário.
- Cada veículo tem seu próprio cartão para abastecimento, não sendo possível a troca de cartões entre os veículos para este fim.
- Não está previsto o ressarcimento de valores referente a abastecimento pago diretamente pelo servidor.
- As multas decorrentes da utilização de veículos, durante o deslocamento a serviço da Administração, será de responsabilidade do condutor do veículo. Do exposto, recomendamos o registro dos condutores conforme trajeto realizado.
- Os usuários dos veículos oficiais, ao transitarem nas Rodovias Federais, não podem utilizar a opção de sistema de cobrança eletrônica, conforme Resolução 3916, de 18 de outubro de 2012.
- O Sistema Sem Parar não deve ser utilizado em estacionamentos, aeroportos, abastecimentos ou outros serviços que estão ou venham a ficar disponíveis.
- Conforme Instrução Normativa nº 03/2008, é vedada a utilização de veículos oficiais para o transportes a locais de embarque e desembarque, na origem e no destino, em viagens a serviço, quando se recebe a indenização de locomoção prevista no artigo 8º do Decreto nº 5.992/2006.
- Para eventuais esclarecimentos orientamos entrar em contato diretamente na área responsável pela frota no câmpus ou reitoria.
