Almoxarifado e Patrimônio

Árvore de Almoxarifado e Patrimônio - Reitoria

Árvore de Almoxarifado e Patrimônio

Consultar Inventário - Responsável pela Carga do Bem Patrimonial

 

Quem faz? Qualquer Servidor

Acesse o Suap com sua conta IFSP

  1. Acesse Inventários - No menu, abra: ADMINISTRAÇÃO >> Patrimônio >> Inventários
  2. Configure o Filtro - Para consultar seu inventário selecione seu setor em Setor do Responsável, ou informe o "Número" ou "Descrição" de determinado bem. 
  3. Acione Enviar - Acione o botão Enviar.
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É possível exportar a planilha através dos botões “Também Gerar CSV” e “Gerar XLS”.

Cadastrar Empenho - Material de Consumo

 

Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado.

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

Figura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho.

PREMISSAS:

Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados:

Figura 2 - Nota de Empeno - NE

Antes de iniciar o cadastro da NE, faça uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo.

Passo 1:

Figura 3 - Tela 1 do SUAP para adicionar empenho.

Cadastrando a Nota de Empenho

Passo 2:

Figura 4 - Tela 2 do SUAP para adicionar empenho.

Passo 3:

Preencher os seguintes campos:

Figura 5 - Tela 3 do SUAP para adicionar empenho.

Os campos com "Lupa": 1, 3, 4, 6, e 9 são preenchidos a partir de lista de opções que se abrem e que devem estar compatíveis com os dados da Nota de Empenho.

No caso do campo 6 - Fornecedor, quando não localizado, deve-se providenciar o seu cadastro (Ver Tutorial Cadastro de Fornecedores)

Os campos 2, 5, e 10 devem ser prenchidos de acordo com os dados encontrados na NE.

O campo 7 deve ser preenchido a partir do documento do formnecedor confirmando o recebimento da NE que pode ser, por exemplo: um e-mail, um Aviso de Recebimento-AR, etc.

O campo 8 deve ser verificado no Termo de Referência do Processo Licitatório (Ver Tutorial - Pesquisa de Dados da Licitação)

O campo 11 é livre para inserir informações que facilitem a identificação do requisitante/área; de alteração do material entregue que tenha sido deferida anteriromente pelo solicitante ou qualquer outra que o cadastrador julgar necessária.

Passo 4:

Adicionar os itens da Nota de Empenho:

Figura 6 - Tela 1 do SUAP para adicionar item do empenho.

Figura 7 - Tela 2 do SUAP para adicionar item do empenho.

Campo 1 (com lupa): deve ser preenchido a partir da relação de materiais da lista que se abre, os quais estão inseridos no Cadastro de Materiais existente no SUAP, classificados em Elemento de Despesa-ED (subitem). 

Atencão: um mesmo material pode estar classificado em Elementos de Despesas-ED (subitens) diferentes.

Verifique sempre se o material que foi localizado na relação está classificado no mesmo Elemento de Despesa-ED (subitem) da NE. Caso o material não seja localizado na lista existente ou, apesar de ter sido localizado o Elemento de Despesa-ED (subitem) não for o mesmo da NE, deve-se solicitar o respectivo cadastramento à CAP-Reitoria, através do seguinte e-mail: cadastrodemateriais@ifsp.edu.br, informando a descrição do material, a unidade de distribuição e em qual Elemento de Despesa-ED (subitem) deve ser inserido.

Uma NE pode conter vários Elementos de Despesas-ED (subitens), portanto, muita atenção na hora de "Empenhar" o item no SUAP!

Campos 2 e 3 - devem ser preenchidos de acordo com o que está expresso na NE.

Campo 4 - este campo vem marcado e serve para incluir quantos itens existirem na NE. Caso a NE possua um único item, conforme o exemplo deste Tutorial, este campo deve ser desmarcado.

Botão 5 - após conferidos os campos anteriores, clicar em <Salvar>

Figura 8 - Tela 3 do SUAP comprovando o cadastro do item do empenho e com a possibilidade de inserção de outros itens, caso seja necessário.

Sempre faça uma conferência de todas as informações alimentadas no Sistema. Verifique se a quantidade do marterial, o valor unitário, o valor total estão de acordo com o da NE e se o material está no Elemento de Despesa-ED correto.

Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso.

IFSP/CAP/ras - junho/2020 - v1

Cadastrar Fornecedor - Pessoa Jurídica

 

Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio

Quando se detecta a falta de cadastro do fornecedor? - Geralmente, é no momento do cadastro da Nota de Empenho, conforme abaixo:

Atenção: Apesar do exemplo deste tutorial apresentar como dado digitado no campo "Pessoa Jurídica" o nome da empresa, no caso Ana Paula Cruz dos Santos, prefira efetuar a busca pelo número do CNPJ, pois o nome da empresa pode sofrer alteração e o número do CNPJ não. 

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

Você tem que estar logado no SUAP.

Ao clicar nas opções acima o sistema disponibiliza a seguinte tela:

Clicar no botão "Adicionar Pessoa Jurídica"

Preencher os campos solicitados, principalmente os assinalados com um asterísco vermelho, conforme telas a seguir:

Os dados do fornecedor deverão ser pesquisados no processo de licitação: Sicaf, carta proposta, e-mail do fornecedor confirmando o recebimento da Nota de Empenho ou ainda no site de Compras Governamentais.

Após o salvamento, o sistema apresenta a tela seguinte com a mensagem: "Cadastro realizado com sucesso." 

Para ver o cadastro, proceder uma busca, conforme segue:

No campo "Texto" preencher o nome do fornecedor e clicar em "Ir"

Pode-se pesquisar pelo CNPJ. Aliás dê preferência por este filtro para evitar os Homônimos.

Para o detalhamento dos dados cadastrados, clicar na "lupa" e o sistema apresenta a seguinte tela:

IFSP/CAP/ras - 29.09.2020 - v2

Atribuir Carga Patrimonial

 

Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio.

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

Existe um atalho para acesso à funcionalidade "Atribuir Carga" na página inicial do SUAP, conforme segue:

A carga deve ser atribuída a um servidor previamente indicado pela área solicitante do material permanente.

Os campos com "Lupa": 1 e 3 - atribuir os dados a partir dos cadastros pré-existentes. 

O campo 2:  clicar a opção desejada a partir da lista que se abre.

O campo 4: lista dos materiais permanentes a serem marcados para a atribuição da carga patrimonial ao servidor de destino.

Antes de pressionar o Botão "Enviar", fazer uma conferência dos dados informados nos campos anteriores e certificar-se de que os patrimônios marcados são os que devem ser enviados ao servidor de destino.

Foi criada uma Requisição de Transferência de Carga.

A carga patrimonial será efetivamente atribuída quando o servidor de destino deferir a Requisição.

IFSP/CAP/ras - 05.06.2020 - v1

Cadastrar Material de Consumo

 

Quem pode cadastrar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado.

O pedido de cadastro de material deve ser atendido a partir do e-mail: cadastrodematreiais@ifsp.edu.br. O campo “Assunto” deve conter a palavra Cadastro + Sigla do câmpus + numeração com três dígitos para a sequência e dois dígitos referentes ao ano, conforme e-mail abaixo:

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

Passo 1 - Clicar em "Adicionar Material de Consumo"

Passo 2 - Clicar no campo "Categoria" para visualizar a lista de subelementos de despesa (= subitem) , conforme abaixo:

Passo 3 -  Clicar sobre o subitem , de acordo com o informado no e-mail do solicitante, para que o dado se fixe no campo "Categoria". 
 

No exemplo temos o subitem 35 - Material Laboratorial

Passo 4 - Clicar no campo "Unidade" para visualizar a lista de tipos de unidades, conforme tela abaixo:

Passo 5 - Clicar sobre o tipo de unidade , de acordo com o informado no e-mail do solicitante, para que o dado se fixe no campo "Unidade". 

No exemplo temos a unidade de fornecimento = Kg

Passo 6 - Preencher o campo "Nome" = descrição do material que está sendo cadastrado. 

Observação: A partir do e-mail do solicitante, selecionar todo o conteúdo do campo "Descrição Complementar" do material que está sendo cadastrado e copiá-lo (CTR+C)

Passo 7 - Clicar dentro do campo "Nome" e colar o conteúdo copiado do e-mail do solicitante (CTR+V), conforme figura abaixo:

Passo 8 - Conferir os dados preenchidos e clicar em "Salvar"

Pronto! Cadastro realizado com sucesso, conforme mensagem indicada.

Para consultar o código que foi atribuído ao material, na tela Materiais de Consumo, informar no campo "Texto" a descrição do material e no campo "Categoria" o subitem e clicar em "Ir" (ao lado do campo "Texto"). O sistema trará as informações do material com seu respectivo "Código", conforme tela a seguir:

Passo 9 - Informar ao solicitante que o cadastro do marterial foi realizado. Responder no prórpio e-mail da solicitação,

IFSP/CAP/ras - 02.07.2020 - v1

Manual de Alienação e Destinação de Bens Móveis

Considerando a necessidade de regulamentação do processo de alienação, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de  São Paulo, e em atendimento às disposições previstas no Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018, e na Lei nº 12.305, de 02 de agosto de 2010, o IFSP passa a adotar o presente Manual.

Suas orientações são gerais e aplicáveis a todos os câmpus e à reitoria do IFSP.

Permitida a reprodução total ou parcial desta publicação desde que citada a fonte.

- 2019 - 

Elaborado pelas Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio da Reitoria e Coordenadoria de Patrimônio do Câmpus São Paulo, servidores:

Hector Daniel Garcia Daitter

Assistente em Administração

Jeferson Rodrigues de Oliveira

Assistente em Administração

José Maria de Lima

Técnico em Contabilidade

Simone Borges

Técnico em Contabilidade

 

Agradecemos a colaboração dos servidores:

Andre de Freitas Simões

Revisor de Textos

Osmario Pereira dos Santos

Analista de Tecnologia da Informação

Suzana Mayumi Iha Chardulo

Administrador

  SUMÁRIO

Parte I - Base Legal

Parte II - Introdução

Parte III - Comissão de Alienação 

Parte IV - Classificação dos Bens Inservíveis

Parte V - Alienação dos Bens

  1. Para os efeitos deste manual, entende-se por: Alienação de bens públicos e OSCIP
  2. Alienação dos Bens Conforme a Classificação   

2.1 Ocioso ou Recuparável   

2.2 Antieconômico   

2.3 Irrecuperável

Parte VI - Alienação dos Bens de Tecnologia da Informação e Comunicação  

  1. Ocioso ou Recuparável
  2. Antieconômico 
  3. Irrecuperável        

Parte VII - Procedimentos

  1. Publicação no SIAFI
  2. Consulta a OSCIP
  3. Fluxo Administrativo de Alienação

Parte VIII - Destinação e a Disposição Final Ambientalmente Adequada dos Bens

Parte IX - Destinação a Associações ou Cooperativas dos Catadores de Materiais Recicláveis 

Parte X - Procedimentos Comissão para a Coleta Seletiva Solidária

  1. Fluxo Administrativo para a Destinação Final Ambientalmente Adequada

Parte XI - Informações Complementares

  1. Bandeira Nacional
  2. Doação no Ano Eleitoral

Parte XII - Anexos

Parte XIII - Modelagem de processos

 

  Parte I - Base Legal

 

  Parte II - Introdução

A função do controle patrimonial abrange as atividades de recepção, registro, controle, utilização, movimentação, guarda, conservação e alienação dos bens permanentes da Instituição.

A alienação fundamenta-se em processo administrativo, no qual deverá constar a autorização expressa da autoridade superior da Unidade Administrativa.

Considera-se como autoridade superior da Unidade Administrativa: reitor e diretor do câmpus.

Base Legal: Portaria 1372, art.1º. Parágrafo único.

 

  Parte III - Comissão de Alienação

As classificações e avaliações de bens serão efetuadas por comissão especial, instituída pela autoridade competente e composta por três servidores do órgão ou da entidade, no mínimo.

Base Legal: Decreto 9.373, art. 10.

No início do exercício, a Coordenadoria de Patrimônio solicita junto a sua chefia imediata a nomeação da comissão com término em 31 de dezembro do mesmo ano corrente.

Os servidores do setor de patrimônio não poderão participar como Presidente da Comissão de Alienação, por motivo de ser este o setor que gerência os bens patrimoniais, podendo haver um conflito de interesses com a consequente quebra de imparcialidade do servidor, salvo a hipótese de não haver outros servidores empossados no câmpus.

 

  Parte IV - Classificação dos Bens Inservíveis

 Tipos de classificação dos bens:

Base Legal: Decreto 9.373, art. 3º.

 

  Parte V - Alienação dos Bens

1. Para os efeitos deste manual, entende-se por:

2.  Alienação dos Bens Conforme a Classificação:

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A Alienação é permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, não devendo acarretar quaisquer ônus para os cofres públicos. Poderá ser em favor de:

2.1 Ocioso ou Recuperável

 Para autarquias e fundações públicas federais e dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas.

2.2 Antieconômico

Para os Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP.

2.3 Irrecuperável

Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de

Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º.

 

  Parte VI - Alienação dos Bens de Tecnologia da Informação e Comunicação

Os equipamentos, as peças e os componentes de tecnologia da informação e comunicação poderão ser doados conforme análise e classificação dada pela comissão em favor de:

1. Ocioso ou Recuperável

A Secretaria de Telecomunicações do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações — SETEL/MCTIC indicará a entidade participante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal, o Ministério tem um prazo de 30 dias, caso não ocorra manifestação por parte das instituições que fazem parte do programa de inclusão digital, a coordenação de articulação oficializará a liberação para proceder ao processo de doação.

Deverá ser enviado um ofício à SETEL/MCTIC, juntamente com a planilha, informando os itens disponíveis. O modelo da planilha a ser usado está no site: http://www.comprasnet.gov.br/orientacoesParaDesfazimento.html

O ofício com a relação de bens deve ser enviado para:

Base Legal: Decreto 9.373, art. 14º, Parágrafo único.

2. Antieconômico

 Para os Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público –

Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º.

3. Irrecuperável

Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de

Base Legal: Decreto 9.373, art. 8º.

 

  Parte VII - Procedimentos

1. Publicação no SIAFI

A divulgação dos bens disponíveis para alienação a qualquer Unidade Gestora de todos os Ministérios do país terão de ser direcionadas a setorial contábil do MEC, utilizando o código de UG. nº. 150003.

Para o envio da mensagem solicitar à Coordenadoria de Contabilidade do seu câmpus.

2. Consulta a OSCIP

Por ser uma qualificação, e não uma forma de organização em si mesma, vários tipos de instituições podem solicitar a qualificação como OSCIP. De maneira geral, as organizações não governamentais (ONGs) são as entidades que mais se encaixam no perfil para solicitar a qualificação de OSCIP.

Para acessar as entidades qualificadas como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP em sua cidade consultar o site do Ministério da Justiça – Consulta a OSCIP’s: http://www.justica.gov.br/seus-direitos/politicas-de-justica/entidades/oscip-1/consulta-oscip

3. Fluxo Administrativo de Alienação

O processo de ALIENAÇÃO deverá ser composto pelos seguintes passos:

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Para a alienação dos bens de Tecnologia da Informação e Comunicação classificados como OCIOSOS OU RECUPERÁVEIS após o passo 6º incluir o passo:

Comissão de Alienação – enviar ofício, planilha e e-mail à SETEL/MCTIC disponibilizando os bens, aguardar o prazo de resposta, se houver interesse continuar com o passo 12º, se não houver interesse continuar com o passo 7º.

 

  Parte VIII - Destinação e a Disposição Final  Ambientalmente  Adequada  dos Bens

Nesta parte iremos tratar somente dos bens classificados como IRRECUPERAVÉIS e que por impossibilidade ou inconveniência NÃO FORAM DOADOS a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIP, restando  como única opção a destinação e disposição final a Associações ou Cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n 5.940, de 25 de outubro de 2006.

A Comissão de Alienação SÓ PODERÁ OPTAR PELA DESTINAÇÃO A ASSOCIAÇÕES OU COOPERATIVAS se no Câmpus já estiver instituída a Comissão de Coleta Seletiva, conforme fundamenta o Decreto n 5.940, de 25 de outubro de 2006

Para melhor entendermos, segue definição:

Destinação final ambientalmente adequada: destinação de resíduos que inclui a reutilização, a reciclagem, a compostagem, a recuperação e o aproveitamento energético ou outras destinações admitidas, observando normas operacionais específicas de modo a evitar danos ou riscos à saúde pública e à segurança e a minimizar os impactos ambientais adversos;                                                                                                                                                        Resíduos sólidos: material, substância, objeto ou bem descartado resultante de atividades humanas em sociedade, a cuja destinação final se procede, se propõe proceder ou se está obrigado a proceder, nos estados sólido ou semissólido, bem como gases contidos em recipientes e líquidos cujas particularidades tornem inviável o seu lançamento na rede pública de esgotos ou em corpos d’água, ou exijam para isso soluções técnica ou economicamente inviáveis em face da melhor tecnologia disponível;

Base Legal: Lei 12.305, art. 3º, VII, XVI.

Disposição final ambientalmente adequada: distribuição ordenada de rejeitos em aterros, observando normas operacionais específicas de modo a evitar danos ou riscos à Saúde Pública e à segurança e a minimizar os impactos ambientais adversos;                                                                                                                                                        Rejeitos: resíduos sólidos que, depois de esgotadas todas as possibilidades de tratamento e recuperação por processos tecnológicos disponíveis e economicamente viáveis, não apresentem outra possibilidade que não a disposição final ambientalmente adequada;

Base Legal: Lei 12.305, art. 3º, VIII, XV.

 

  Parte IX - Destinação   a   Associações   ou   Cooperativas    dos   Catadores de Materiais Recicláveis

A destinação final ambientalmente adequada dos bens a associações ou cooperativas dos catadores de materiais recicláveis são regulamentadas pelo Decreto 5.940/2006.

No Decreto 9.373, art. 2º, consta como princípios e objetivos:

 

  Parte X - Procedimentos Comissão para a Coleta Seletiva Solidária

A Comissão para a Coleta Seletiva Solidária firmará o Termo de Compromisso com a associação ou cooperativa habilitada, para efetuar a coleta de resíduos recicláveis.

A instituição que receber os bens inservíveis deve possuir infraestrutura para realizar a triagem e a classificação dos resíduos recicláveis descartados, se responsabilizando pela execução dos serviços de recolhimento, transporte e destinação final ambientalmente adequada.

A assinatura do Termo de Compromisso, implicará a aceitação de todos os itens constantes do respectivo lote e no estado de conservação em que se encontrarem.

1. Fluxo Administrativo para a Destinação Final Ambientalmente Adequada

O processo de Destinação Final Ambientalmente Adequada deverá ser composto pelos seguintes passos:

 

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  Parte XI - Informações Complementares

Nesta última parte trataremos do descarte da bandeira nacional, das doações em ano eleitoral, situações que possuem legislação específica e dos anexos parte integrante deste manual.

1. Bandeira Nacional

 A Bandeira Nacional em desuso por estar em mau estado de conservação deverá ser entregue a qualquer unidade militar, para que seja incinerada no Dia da Bandeira em solenidade especial, única data reservada para esse ato, não podendo ter outro destino.

O processo necessita de autorização da autoridade superior da Unidade Administrativa: Reitor e Diretor do Câmpus.

Base Legal: Lei 5700, art. 32º.

2. Doação no Ano Eleitoral

Durante o ano eleitoral, algumas condutas são vedadas aos agentes públicos, para que não haja tendências que possam afetar a igualdade de oportunidades entre os candidatos.

Inclui-se nessa conduta o tratamento ao patrimônio pelas instituições públicas nos casos de doação (saída) de bens públicos por parte do IFSP.

Deste modo, no ano em que se realizar a eleição, desde o dia 1º de janeiro, fica PROIBIDA a distribuição gratuita de bens, valores ou benefícios (doações e cessões) por parte da Administração Pública a entidades particulares (OSCIPs, associações e cooperativas).

No entanto, É PERMITIDO realizar doações (saída/entrada) entre órgãos públicos que envolvam entes federativos distintos, da União aos Estados e Municípios, e dos Estados aos Municípios, observando-se que nesses casos fica proibida a doação nos três meses que antecedem a data da eleição.

E por último, É PERMITIDO realizar doações (saída/entrada) no ano eleitoral entre entidades que integram a mesma esfera de governo.

Em qualquer caso, recomenda-se a não realização de solenidades, cerimônias, atos, eventos ou reuniões públicas de divulgação, ou qualquer outra forma de exaltação do ato administrativo   de   transferência   capaz   de   afetar   a   igualdade    de    oportunidades  entre candidatos nos pleitos eleitorais.

Base Legal: Lei 9504, art. 73º, inciso VI, alínea “a”, e § 10.

Por fim, É PERMITIDO ao IFSP o recebimento de doação de particulares (pessoa física ou jurídica).

 

  Parte XII - Anexos

Os anexos estão disponibilizados nos Documentos Eletrônicos no Sistema SUAP.

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 Parte XIII - Modelagem de Processos

A modelagem de processos é uma atividade que possibilita a análise e melhoria dos processos de uma empresa, os fluxos internos dos processos indicam as tarefas e pontos de decisões, eventos que podem ocorrer no início, durante ou no fim do processo, além de representar os envolvidos nas tarefas.

Assim como no manual separamos a modelagem de processo em duas partes: Alienar bens - Doação e Destinação Final Ambientalmente Adequada e estes estão separados por seção de atividades.

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IFSP/CAP/ras - (responsável pela inclusão deste Manual nesta plataforma em 12/07/2020)

 

Encaminhar Nota Fiscal do Contrato de Fornecimento de Água Mineral para Pagamento - Procedimento para CAP Reitoria

Quem pode encaminhar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado.

Passo 1 - Receber a Nota Fiscal do Fornecedor e as declarações exigidas por lei

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Passo 2 - Fazer o download dos arquivos anexos ao e-mail do fornecedor:


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Passo 3 - Atestar a NF (Tem que ser o fiscal do contrato de fornecimento de água mineral)

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No exemplo deste Tutorial, a aquisição está vinculada a um contrato com cronograma, para o qual o fiscal deverá efetuar o ateste no SUAP, módulo Contrato, conforme as orientações apresentadas no Manual do Usuário - Módulo Contratos - subitem 5.2, disponibilizado no lnk: https://drive.ifsp.edu.br/s/CEAfORqTgQyzsT3?path=%2FMANUAIS%20E%20PROCEDIMENTOS%2FSuap#pdfviewer 

O Ateste gera um documento, conforme abaixo, o qual deverá ser anexado ao Processo Eletrônico, que será aberto para o envio da NF para o pagamento.

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Passo 4 - Dar entrada do material no SUAP - Módulo Almoxarifado, conforme sequência de telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

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Passo 5 - Dar saída do Almoxarifado

O empenho do contrato de fornecimento de água mineral possui dois itens: galão de 20 litros/cada e copo com água de 200ml/cada. Para os galões de água, quando recebidos do fornecedor, estes já ficam à disposição da Área de Manutenção para o abastecimento dos bebedouros da Reitoria. Portanto, quando do faturamento, que geralmente se refere aos pedidos do mês, ao registrar a entrada da NF no SUAP, já se efetua a saída desses galões do estoque. Já para o item do empenho referente a copos com água, estes permanecem no estoque do Almoxarifado e são retirados somente quando requisitados pelas áreas solicitantes.

- SISTEMA: SUAP

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- SISTEMA: SUAP

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Assinar como Fornecedor e solicitar a assinatura do Solicitante. Manter esta Nota em arquivo na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio - CAP. 

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Passo 6 - Abrir Processo Eletrônico para o envio da NF para o pagamento.

Com a NF devidamente atestada e com sua entrada de material realizada no SUAP - Almoxarifado, encaminhar toda a documentação, via processo eletrônico, para a área responsável pelo pagamento.

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Para abrir o processo eletrônico no SUAP, seguir as orientações das telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

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Inserir os documentos ao processo um a um.

O arquivo de documento inserido deve ser de extensão "pdf".

Cada tipo de documento deve ser devidamente identificado e assinado por senha.

As duas telas que se seguem demonstram a inclusão de um tipo de documento e os dados que devem ser informados:

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Após a inserção de todos os documentos necessários para acompanhar a NF para o respectivo pagamento, encaminhar o processo para a área financeira, com despacho, conforme as 3 telas que se seguem:

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Pronto! O Processo foi encaminhado com sucesso!

IFSP/CAP/ras - 03.08.2020 - v1

 

Modelos de Documentos Eletrônicos do Patrimônio

Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio.
O comunicado na íntegra e a lista dos modelos dos Documentos Eletrônicos do Patrimônio disponibilizados podem ser consultados no seguinte link, clicando com o botão direito do mouse e solicitando abrir em uma nova guia: PAT 10 - COMUNICADO Nº 02 - 08/10/2020

Para criar um documento de texto Clique Aqui!

CAP-ras - v. 11/02/2021

Cadastrar Empenho - Material Permanente

Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado e Patrimônio.

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

image-1601399813622.pngFigura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho.

PREMISSAS:

Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados:

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image-1601400404581.pngFigura 2 - Nota de Empeno - NE a ser cadastrada

Cadastrando a Nota de Empenho

Antes de iniciar o cadastro da NE, fazer uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo.

Passo 1: Consultar o sistema para verificar se o empenho já está cadastrado:

image-1601401086709.pngFigura 3 - Tela do SUAP para cadastrar a Nota de Empenho

Passo 2: Adicionar empenho:

Figura 4 - Tela do SUAP para cadastrar Nota de Empenho

Passo 3: Preencher os dados solicitados:

Para o preeenchimento da tela a seguir, extrair os dados da Nota de Empenho, e-mails trocados com o fornecedor, Aviso de Recebimento-AR, Termo de Referência no Processo Licitatório, etc.

image-1601402044366.pngFigura 5 - Tela do SUAP para cadastrar Nota de Empenho

3.1 Como preencher os campos:

image-1601405274919.png

Passo 4: Adicionar os itens do empenho (empenhar item):

image-1601402616394.pngFigura 6 - Tela do SUAP para adicionar Item da Nota de Empenho.

image-1601403329528.pngFigura 7 - Tela do SUAP para adicionar Item da Nota de Empenho.

4.1 Como preencher os campos:

image-1601408980881.png

Repetir o Passo 4 para cadastrar todos os itens da Nota de Empenho.

image-1601409653332.pngFigura 8 - Tela do SUAP comprovando o cadastro dos itens e a conformidade com o valor total da Nota de Empenho.

Conferência todas as informações alimentadas no Sistema: a quantidade do material, o valor unitário, o valor total devem estar de acordo com os da Nota de Empenho e se o material está no subítem correto.

Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso.

IFSP/CAP/ras - 29/09/2020 - v1

[0] Perguntas Frequentes

Cancelar Empenho

Quem pode cancelar? - Servidor com perfil de Coordenador de Patrimônio e Coordenador de Patrimônio Sistêmico

Passo a Passo para Cancelar Empenho no SUAP

  1. Acesse o SUAP com sua conta do IFSP.
  2. No menu lateral, navegue até: ADMINISTRAÇÃO → Almoxarifado → Empenho.
  3. Filtre pela situação "Iniciado".
  4. Selecione o empenho que deseja cancelar.
  5. Clique no ícone da lupa ao lado do empenho selecionado para visualizar os detalhes.


Na página seguinte, você encontrará o botão "Cancelar", com as opções de cancelamento parcial e cancelamento total. Selecione a opção que melhor se aplica à sua necessidade, conforme mostrado na imagem abaixo.

# Orientações para Cancelamento Residual Total do Empenho

Na tela de Cancelamento Total do empenho, você encontrará um resumo detalhado do Cálculo do Valor Residual, composto pelos seguintes elementos:

O Valor Residual é calculado levando em consideração os itens empenhados, as entradas de notas fiscais e os cancelamentos parciais. Este valor é o que permanecerá para ser utilizado no cancelamento total do empenho.

Na parte inferior da tela, no campo "Processo" é obrigatório que seja informado o número do processo eletrônico relacionado ao cancelamento. O número deve corresponder ao processo da instituição responsável por justificar o cancelamento. Após preencher, clique em "Enviar" para concluir o cancelamento.

Cancelamento total do empenho efetuado com sucesso

# Orientações para Cancelamento Residual Parcial do Empenho

O cancelamento parcial do empenho permite que uma parte do valor residual seja cancelada, mantendo o restante disponível para futuras operações.

Preencha as informações obrigatórias para prosseguir com o cancelamento parcial:

  1. Número do Processo Eletrônico: No campo "Processo", é obrigatório informar o número do processo eletrônico relacionado ao cancelamento, a fim de vincular o cancelamento ao processo específico.
  2. Valor Residual: No campo "Valor", informe o valor a ser cancelado. Esse valor pode ser:

        3. Após preencher, clique em "Enviar" para concluir o cancelamento.

Cancelamento parcial do empenho efetuado com sucesso.

O valor do cancelamento parcial do empenho não pode ultrapassar o valor residual. Caso seja informado um valor superior, será exibida a seguinte mensagem, e o sistema não permitirá o cancelamento do empenho:

                                                           "Valor informado acima do valor residual."

Após o cancelamento do empenho, seja total ou parcial, é possível adicionar um novo item ao mesmo. O valor referente ao novo item adquirido ficará disponível para futuros cancelamentos. Importante destacar que, tanto o cancelamento total quanto o parcial, não exclui as informações do empenho, que permanecem registradas no sistema para fins de histórico.